Pemaparan SOP - Tatalaksana Kalsel

Transcript Pemaparan SOP - Tatalaksana Kalsel

PERGESERAN PARADIGMA PEMERINTAHAN Perubahan Lingkungan Strategik OTDA REFORMASI BIROKRASI DAERAH birokrasi efektif, efisisen & ekonomis • Penataan Urusan • Penataan kelembagaan • Penataan ketatalaksanaan • Penataan SDM

PELAYANAN PUBLIK

C:yulian3\reformaasi kelembagaan.ppt

   

Bertujuan membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas dan bertanggungjawab, serta mampu memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set) dalam manajemen pemerintahan.

Ref. Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah, meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan, SDM aparatur, pengawasan, akuntabi litas, pelayanan publik, mind-set dan culture-set.

Aspek ketatalaksanaan pemerintahan diarahkan pada pewujudan tatalaksana pemerintahan yang efektif dan efisien.

Salah satu aspek ketatalaksanaan yang perlu ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya adalah prosedur kerja dalam bentuk Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP)

GRAND DESIGN RB 2010 - 2025 1.

Terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN 1.

ROAD MAP RB 2010 - 2014 Manajemen Perubahan Penataan Peraturan Per-UU-an Penataan dan Penguatan Organisasi 2.

Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat 4.

Penataan Tatalaksana : a.

Penyusun SOP pelaksanaan tugas dan fungsi Pembangunan/pengembangan E-Government 3.

Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi 5.

Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 6.

Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Penguatan Pengawasan Penguatan Akuntablilitas Kinerja Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

 

Oleh karena itu penetapan sistem,prosedur dan tata kerja dalam manajemen adalah hal yang wajar dan menjadi suatu keharusan.



Hal ini dikuatkan oleh Victor Lazaro dalam bukunya “System and Procedure, A Handbook for Bussines and Industry“ yang menyatakan “All corporate functions – production, marketing,finance,purchasing, industrial relations, and so on – are performed by mean of routines, or systems and procedures, which transelate the policies of management into action “



Keberadaannya sangat diperlukan dalam manajemen.

Sistem dan prosedure sangat penting dalam proses manajemen.



TATA KERJA : cara melaksanakan pekerjaan yang se efisien mungkin atas suatu tugas dengan mem perhatikan segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang, biaya dsb.



PROSEDUR KERJA : rangkaian tata kerja yang berurut an, tahapan yang secara jelas menunjukkan jalan, alur, arus (flow) yang harus ditempuh, dari mana kegiatan berawal, kemana/kepada siapa diteruskan dan kapan/di mana selesai.



SISTEM KERJA : rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan atau pola tertentu dalam pelaksanaan suatu pekerjaan/kegiatan

Klasifikasi surat menyurat dan dokumen.

2. Pembubuhan kode-kode surat (coding).

3. Penyimpanan dalam bundel tertentu (folder).

4. Menyusun dalam almari file (filling).

1. Prosedur Penerbitan Surat Keputusan.

2. Prosedur Kearsipan.

3. Prosedur Surat Menyurat.

4. Prosedur Penyelesaian Jawaban DPRD.

5. Prosedur Pendidikan dan Pelatihan Pegawai.

6. Prosedur Perencanaan dan Pengadaan Pegawai.

7. Prosedur Keamanan Intern.

8. Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah.

9. Prosedur Penyusunan Anggaran.

10. Prosedur Pengadaan Barang.

11. Prosedur Penghapusan Barang. 12. Dan sebagainya.

BENTUK PROSEDUR KERJA

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE serangkaian instruksi tertulis yg.dibakukan

mengenai pelaksanaan serangkaian kegiatan, baik administratif maupun teknis.

PEDOMAN KERJA : pengaturan pelaksanaan suatu kegiatan secara umum.

PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA : pengaturan lebih lanjut masing-masing pedoman kerja, lebih terperinci MANUAL KERJA : pengaturan lebih rinci dari petunjuk pelaksanaan kerja

(PERMENPAN & RB NOMOR 35 TAHUN 2012)

Sebagai standarisasi cara yang harus dilakukan dalam penyelesaian pekerjaan.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin akan terjadi.

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas.

Membantu pelaksanaan tugas lebih mandiri.

Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang memberikan acuan konkrit.

Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dlm. berbagai situasi.

Menjamin konsistensi pelayanan baik dari segi mutu, waktu dan tahapan kegiatan.

Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang diperlukan.

10. Memberikan informasi bagi peningkatan kompetensi SDM.

11. Memberikan informasi beban tugas yang harus diemban oleh setiap individu.

12. Sebagai instrumen yg. dapat melindungi pelaksana dari tuntutan hukum.

13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural yang terjadi.

15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pela yanan.

a. kemudahan dan kejelasan ; b. effisisensi dan effectivitas ; c. keselarasan ; d. keterukuran ; e. dinamis ;

f. berorientasi pada pengguna (pelanggan) ; g. kepatuhan hukum ; h. kepastian hukum ;

a. komitmen ; b. konsisten ; c. perbaikan dan penyempurnaan berkelanjutan ; d. mengikat ; e. setiap unsur yang terlibat mempunyai peran penting ; f. setiap unsur sadar peran dan tanggung jawabnya ; g. terdokumentasi dengan baik.

Dalam penyusunan SOP, terlebih dulu diinventarisasikan kegiatan atau aktivitas apa saja yang diperlukan serta siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaannya.

Misalnya SOP Penghapusan Barang : 1. Aktivitas yang perlu dilakukan : a. menyusun daftar barang yang dihapus ; b. mengirim barang ke gudang ; c. menyimpan barang di gudang ; d. memeriksa barang yang disimpan ; e. menyampaikan saran penghapusan barang ; f. meneliti barang-barang yang akan dihapus ; g. persetujuan barang-barang yang diusulkan dihapus ; h. penetapan Keputusan Penghapusan barang ; i. pelaksanaan penghapusan barang.

2. Pejabat yang terlibat : a. Pejabat Fungsional/Tim Khusus ; b. Penyimpan Barang (Petugas Gudang); c. Tim Pemeriksa Ahli ; d. Unit Organisasi Pengguna/Pemakai ; e. Pimpinan Instansi.

SIFAT KEGIATAN CAKUPAN & BESARAN KEGIATAN CAKUPAN & KELENGKAPAN KEGIATAN CAKUPAN & JENIS KEGIATAN SOP TEKNIS SOP ADMINIST .

SOP MAKRO SOP MIKRO SOP FINAL SOP PARSIAL SOP GENERIK SOP SPESIFIK

1. SOP TEKNIS : prosedur standar yang sangat rinci yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran/ jabatan.

(pemeliharaan makanik industri, medical check up, penanganan pasien gawat dsb.

pemeliharaan sarana/prasarana, audit keuangan, pelayanan masyarakat dll.) 2. SOP ADMINISTRATIF : prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang di lakukan lebih dari satu orang pelaks.

dgn. Lebih dari satu peran/jabatan.

(perencanaan, penganggaran, pengadaan barang, dsb.

Langkah Sederhana (simple steps) : diterapkan untuk prosedur kerja dengan sedikit kegiatan dan melibatkan sedikit penanggungjawab.

2. Tahapan Berurutan ( hierarchical steps) : merupakan pengembangan dari simple steps, jika prosedur lebih panjang (lebih dari 10 langkah) dan perlu informasi detail.

3. Grafik (Graphic) : diterapkan bagi prosedur yang lebih komplek dan spesifik, sehingga perlu digambarkan sub-sub proses kegiatan.

Masing-masing sub proses terdiri dari serangkaian kegiatan spesifik.

4. Diagram Alir (Fowcharts) : diterapkan pada prosedur yang sangat komplek sehingga memerlukan banyak kebijakan yang ditetapkan.

Ada dua macam flowchart, yaitu Linear Flowcharts dan Branching Flowcharts.

Format yang digunakan dalam SOP-AP adalah dalam bentuk Branching Flowcharts, dengan asumsi bahwa prosedur pelaks.

tugas dan fungsi pemerintahan terdiri dari banyak kegiatan (lebih dari sepuluh) dan perlu beberapa pengambilan kpts. Hanya menggunakan 5 (lima) simbol flowchart, yaitu : a. 4 simbol dasar (basic symbol of flowcharts) yang terdiri : 1) simbol kapsul/ Terminator ( ) untuk awal/akhir kgtn.

2) simbol kotak/ Process ( ) untuk proses/kegtn. eksekusi.

3) simbol belah ketupat/ Decision ( ) untuk pengambilan kpts.

4) simbol anak panah/panah/ Arrow ( ) untuk arah kegiatan.

b. 1 simbol ganti halaman, yaitu : simbol segi lima/ Off Page Connector ( ) untuk menyatakan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

SIMBOL FLOWCHARTS DALAM

SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

Simbol yang dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya 5 buah dari 29 buah simbol dalam flowcharts

1. 2. 3. 4. 5. KOTAK (Process) BELAH KETUPAT (Decision) KAPSUL (Terminator) SEGI LIMA (Off-page connector) ANAK PANAH (Arrow) proses atau kegiatan eksekusi pengambilan keputusan awal dan akhir kegiatan hubungan antar simbol yang berbeda halaman arah kegiatan (proses

SIMBOL KOTAK (SIMBOL 1)

(Process)

 Simbol Utama (yang diutamakan)  Melambangkan kegiatan eksekusi (proses)  Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai Kaidah  Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi.

PENERAPAN SIMBOL KOTAK

Diikuti simbol di sebelah kiri

Diikuti simbol di bawah

Diikuti simbol di sebelah kanan

SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 2)

(Decision)

 Simbol Kedua;  Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai tidak, dsb.);  Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak;  Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT

Diikuti simbol dari sebelah kiri

Diikuti simbol dari bawah

Diikuti simbol dari sebelah kanan

SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 3)

(Terminator )

 Simbol Ketiga (awal - akhir);  Melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish);  Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul;  Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.

PENERAPAN SIMBOL KAPSUL

Diikuti simbol dii sebelah kiri

Diikuti simbol di bawah

Diikuti simbol di sebelah kanan

Tidak Ada Tidak Ada

Melanjutkan simbol dari sebelah kiri

Melanjutkan simbol dari bawah

Melanjutkan simbol dari sebelah kanan

SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)

(Off-page connector)

× Simbol Keempat (penghubung); × × × Melambangkan penghubung

flowcharts

karena ganti halaman; yang terputus Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan; Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.

PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA

Menghubungkan simbol ke sebelah kiri

Menghubungkan simbol kebawah

Menghubungkan simbol ke sebelah kanan halaman1 halaman2 halaman1 halaman2

1 1 2 2

halaman1 halaman2

1 1 2 2

halaman1 halaman2

1 1 2 2

SIMBOL ANAKPANAH (SIMBOL 5)

× × × ×

(Arrow)

Simbol Kelima (Arah Proses); Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbolselanjutnya; Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan; Prinsip yang digunakan : -

Pertama

, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri.

Kedua

, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω=omega”

PENERAPANSIMBOL PANAH (1)

Menghubungkan simbol kesebelah kiri

Menghubungkan simbol ke bawah

Menghubungkan simbol ke sebelah kanan

PENERAPAN SIMBOL PANAH (2)

Menghubungkan dua simbol ke sebelah kiri

Menghubungkan tiga simbol ke bawah

Menghubungkan dua simbol ke sebelah kanan

Panahbalikanke simboldisebelahkiri

Panahbalikanke simboldiatas

Panahbalikankesimbol disebelahkanan

Bersilangan

Berisi prosedur-prosedur yang distandarkan secara keseluruhan sehingga membentuk suatu kesatuan proses, meliputi : A. Unsur Dokumentasi :

1. Halaman judul (cover).

2. Keputusan pejabat yang berwenang.

3. Daftar isi dokumen.

4. Penjelasan singkat penggunaannya.

5. Standard Operating Procedure.

B. Unsur Prosedur.

1. Bagian Identitas.

2. Bagian Flowchart.

HALAMAN JUDUL DOKUMEN SOP-AP Standar Operasional Prosedur Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota… 2012 Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota ………………………………………..

Jln. …………………………………..

Logo/Lambang Daerah Judul dokumen SOP-AP Tahun pembuatan SOP-AP Alamat Instansi

Setiap SOP harus dilengkapi dengan informasi identitas sbb. :

a. Nama SOP : nama prosedur yang disandarkan ; b. Satuan Kerja/Unit Kerja : satuan kerja/unit mana yang menerapkan ; c. Nomor dokumen : nomor prosedur yang di SOP kan; d. Tanggal pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat ; e. Tanggal revisi : tanggal SOP direvisi ;

Tanggal efektiv : tanggal mulai diberlakukan ;

g. Pengesahan Pejabat yang berkompeten ;

h. Dasar Hukum : pert. Per-UU-an yg. melandasi penetapannya; Keterkaitan : beri informasi keterkaitan dg. prosedur lainnya;

Peringatan : beri informasi kemungkinan yang terjadi jika SOP dilaksanakan/tidak dilaksanakan; k. Kualifikasi Personel : beri informasi kualifikasi/kompetensi SDM yang diperlukan ;

Peralatan dan Perlengkapan : m. Pencatatan.

BAGIAN IDENTITAS SATUAN KERJA Dasar Hukum :

1. ………………..

2. ……………..

3. ……………..

Keterkaitan :

1. ……………. 2. ………… 3. ……………..

Peringatan : Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP Kualifikasi Pelaksana :

1. …………….

2. …………… 3. …………..

Peralatan/Perlengkapan :

1. …………… 2. …………..

3. …………..

Pencatatan dan Pendataan :

BAGIAN FLOWCHART No 1 Aktivitas 2 Pelaksana 1 3 Pelaksana Pelaksana 2 4 Pelaksana 3 5 Pelaksana 4 6 Mutu Baku Prsyrtn/Klkpn Waktu 7 8 Output 9 Ket.

TATA CARA PENGISIAN FLOWCHART :



Dalam flowchart dipisahkan antara kegiatan (aktivitas) dan pelaksana kegiatan (aktor).



Penulisan pada kolom kegiatan (aktivitas) menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan, tanpa menyebutkan subyeknya.

Misalnya : menulis laporan, meneliti dan mencatat surat permohonan, mengirim surat kepada pesarta, memaraf draf surat dst.



Selanjutnya penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarkhi, tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan (urutan kegiatan) sehingga alur kegiatan selalu diawali dari sebelah kiri.

TIM PENYUSUN SOP UNIT KERJA MANDIRI/UPT TIM PENYUSUN SOP UNIT KERJA PEMBINA TIM KERJA REFORMASI BIROKRASI PEMDA KEPALA DAERAH PIMPINAN UNIT KERJA MANDIRI/UPT Menyusun Ranc. Do kumen SOP menyampaikan dan ke pada Tim Pe-nyusun SOP-AP Mandi-ri Unit Kerja Pembina untuk diintegrasikan menjadi Ranc. Dok.

SOP-AP Unit Kerja Mandiri Pembina se cara berjenjang.

Mengintegrasikan Ranc. Dok. SOP-AP Unit Kerja Mandiri /UPT menjadi Ranc.

Dok.SOP-AP Unit Kerja Mandiri Pem bina dan menye rahkan ke-pada Tim Reformasi krasi Pemda.

Biro Tim Kerja Reformasi Birokrasi Pemda mengintegrasikan Ranc. Dok. SOP-AP Unit Kerja Mandiri menjadi Ranc. Dok.

SOP-AP Pemda. dan mengajukannya ke pada Kepala Daerah untuk ditetapkan.

Kepala Daerah me netapkan Dokumen SOP-AP dengan Peraturan Kepala Daerah.

Menetapkan pem berlakuan SOP-AP di lingkungan ma sing-masing ber dasarkan Dokumen SOP-AP yang di tetapkan oleh Kepa la Daerah dengan Peraturan Kepala Daerah

PERLU DIPERHATIKAN : a. segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu serta macam dan sifat kegiatan ; b. tugas pokok dan skema organisasi, skema jabatan dan uraian jabatan ; c. pilih satu bidang kegiatan yang akan dibuat sistem dan prosedurnya ; d. buat dan jelaskan tiap detail kegiatan yang harus dilakukan berikut lama waktu setiap kegiatan, serta siapa yang harus melaksanakan setiap kegiatan ; e. setiap tahap kegiatan adalah kegiatan faktual yang diperlukan untuk penyelesaian seluruh kegiatan ; f.

disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas ; g. penyusunannya disesuaikan dengan kemajuan IPTEK, harus dijaga updatednessnya ; h. visualisasi dengan simbol-simbol, skema dan bagan yang tepat ; i.

jika diperlukan didukung dengan referensi dan manual.

PERSIAPAN PENILAIAN KEBUTUHAN SOP MONITORING DAN EVALUASI INTEGRASI SOP DALAM MANAJEMEN PENGEMBANGAN SOP

PERSIAPAN PENILAIAN KEBUTUHAN PENGEMBANG AN INTEGRASI DALAM MANAJEMEN MONITORING & EVALUASI



Membentuk Tim dan kelengkapan nya.



Melakukan tihan bagi Tim.

pela angg.



Menginfromasi kan kepada se luruh unit tentang kegiatan penyu – sunan SOP.



Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan.



Melakukan penilai an kebutuhan.



Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.



Membuat doku men penilaian kebutuhan SOP.



Pengumpulan infor masi dan identifika si alternatif.



Analisis dan pemi lihan alternatif pe nulisan SOP.



Penulisan SOP.



Pengujian dan reviu.



Pengesahan SOP.



Perencanaan pene rapan.



Pemberitahuan



Distribusi dan ak sebilitas.



Pelatihan dan pe mahaman.

Monitoring.

Evaluasi

1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPANNYA.

Tim bertugas identifikasi kebthn, kumpulkan data, analisis prosedur, lakukan pengembangan, sosialisasi, mengawal penerapan, monev, penyempurnaan dsb. 2. MEMBERIKAN PELATIHAN KEPADA ANGGOTA TIM.

Untuk mencapai hasil terbaik setiap anggota harus mendapat pembekalan ttg maksud dan bagaimana menyusun SOP yang baik.

Juklak pembekalan ini merupakan acuan dalam penyusunan SOP.

3. MEMASTIKAN SELURUH UNSUR ORGANISASI TAHU TENTANG UPAYA PIMPINAN UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN SOP.

Agar seluruh unsur organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan, maka setiap pimpinan unit harus mengetahuinya.

Peran pimpinan puncak sangat menentukan hal ini.

KELENGKAPAN TIM : a.

harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab yang jelas; b. keanggotaan dibatasi dengan memperhatikan rentang kendali; c. dilengkapi dengan struktur yang jelas dan lebih bersifat fungsional; d. merumuskan lebih dulu misi, tujuan dan sasaran serta memperhatikan waktu dan sumberdaya lain dalam pengembangan SOP-AP; e.

tugas meliputi aspek substansi SOP-AP dan aspek administratif .

Faktor lain yang perlu diperhatikan : a. pedoman dalam pelaksanaan tugas (urtug dan mekanisme tugas tim); b. fasilitas yang dibutuhkan agar dapat bekerja optimal ; c.

komitmen pimpinan; d. pembekalan dengan pelatihan ; e. kepastian bahwa seluruh unit mengetahui upaya perbaikan prosedur.

TUJUAN PENILAIAN KEBUTUHAN SOP.

Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan akan SOP, yang sangat bermanfaat dlm. tentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah SOP.

dlm. penilaian kebutuhan perlu dipertimbangkan : a. lingkungan operasional ; b. kebijakan Pemerintah ; c. kebutuhan organisasi dan stakeholders. 2. LANGKAH-LANGKAH PENILAIAN KEBUTUHAN.

a. menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan ; b. melaksanakan penilaian kebutuhan ; c. membuat daftar SOP yang akan dikembangkan ; d. membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.

RENCANA TINDAK PENYUSUNAN SOP-AP URAIAN KEGIATAN OUTPUT PENANGGUNG JAWAB 1 2 3 4 JADUAL 5 6 7 8 9 10

PENILAIAN KEBUTUHAN SOP

SATUAN KERJA 1 BIDANG 2 PROSEDUR 3 TUPOKSI 4 PENILAIAN KETERKAITAN DENGAN PERATURAN PER-UU-AN 5 STAKE HOLDERS 6 PROSEDUR LAINNYA 7 PRIORITAS KEBUTUHAN 8

NO 1 SATKER/ UNIT KERJA 2 SOP YANG AKAN DIKEMBANGKAN BIDANG 3 PROSEDUR 4 ALASAN PENGEMBANGAN 5

1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN IDENTIFIKASI ALTERNATIF 2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF.

3. PENULISAN SOP.

4. PENGUJIAN DAN REVIEW SOP.

5. PENGESAHAN SOP.

Pengumpulan Informasi & Identifikasi Alternatif Analisis dan Pemilihan Alternatif Penulisan SOP Pengujuan & Review SOP Pengesahan SOP

PENGUMPULAN INFORMASI & IDENTIFIKASI ALTERNATIF SOP TEKNIK BRAINSTORMING TEKNIK FOCUS GROUP DISCUSSION TEKNIK INTERVIEW TEKNIK SURVEY TEKNIS BENCHMARK TELAAHAN DOKUMEN

IDENTIFIKASI S O P SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH BIDANG 1 PROSEDUR 2 AKTIVITAS 3 PRSYRT/KLPN

WAKTU 5 OUTPUT 6

1. Menganalisa tugas dan fungsi organisasi (dengan fokus pada unit organisasi terendah sebagai unit operasional).

2. Mengidentifikasi output final (end-product).

3. Mengidentifikasi aspek kegiatan output final dengan merumuskan aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari output final.

4. Merumuskan judul SOP-AP dengan menggabungkan aspek kegiatan output final (SOP Makro dan SOP Mikro) 5. Mengidentifikasi seluruh judul SOP-AP (Makro dan Mikro) dengan mengelompokkan sesuai tingkat struktur organisasinya Keseluruhan judul SOP-AP inilah yang merupakan kebutuhan riil SOP pada unit kerja yang bersangkutan.

Contoh : 1. Salah satu uraian tugas Sub Bagian Program : Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan laporan.

Output final adalah laporan.

Kegiatan utama adalah menyusun.

Dengan memperhatikan output final dan aktivitas yang dilakukan maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Penyusunan Laporan 2. Salah satu uraian tugas Kepala Seksi Perizinan : Menyiapkan bahan dan memproses pelayanan Izin Trayek Output final adalah Izin Trayek Kegiatan utama memproses permohonan Izin Trayek.

Memperhatikan output final dan kegiatan yang dilakukan maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Pelayanan Izin Trayek.

FORMULIR IDENTIFIKASI SOP-AP BERDASARKAN TUGAS NO 1 1 TUGAS URTUG 2 Menyiapkan bahan dan menyusun rencana strategis 4 a. . . . . . . . . . . . .

b. . . . . . . . . . . . .

c. . . . . . . . . . . . .

d. . . . . . . . . . . .

KEGIATAN OUTPUT 5 Menghimpun, menganalisis, merumuskan dan menyusun 6 Rencana strategis ASPEK KEGIATAN 7 Merumuskan dan menyusun JUDUL SOP 8 SOP Penyusunan Rencara Strategis

KEMUDAHAN & KEJELASAN (apakah SOP telah dirumus scr mudah & jelas) EFISIENSI & EFEKTIVITAS (apakah SOP mrp prosedur yg paling efisien/efektif) K E S E L A R A S A N (apakah SOP telah selaras dg.prosedur-prosedur yg.lain

KETERUKURAN (apakah output SOP telah ditetapkan standar mutu yg terukur keberhasilannya) D I N A M I K (apakah SOP dpt scr cepat disesuaikan dg.kebutuhan sesuai dengan perkembangan pelayanan/adm.pem.) BERORIENTASI KPD USERS (apakah SOP sdh sesuai dg kbthan pengguna/customer Sehingga dpt meemberikan kepuasan) KEPATUHAN HUKUM (apakah SOP sdh memenuhi ketentuan pert perUUan) KEPASTIAN HUKUM (apakah SOP sudah merupakan produk hukum yg memberi jaminan legalitas pelaksanaannya)

ASPEK YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN SOP : a. Tipe SOP yang mencakup dua aspek yaitu : 1) technical SOP 2) administrative SOP b. Format SOP.

1) Menuangkan SOP-AP dalam bentuk branches flowchart.

2) SOP-AP terdiri dari Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

c. Hal penting dalam proses penulisan SOP-AP adalah bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi saling terkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan

1. Untuk mengetahui jenis-jenis pekerjaan, tahapan, gerakan dan bagian-bagian pekerjaan yang bagaimana yang diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas.

2. Untuk mengetahui waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun untuk penyelesaian waktu seluruhnya.

3. Untuk mengetahui dan menentukan persyaratan kecapakapan (skill) pegawai, agar kegiatan terselenggara dengan sebaik baiknya.

4. Untuk mengetahui peralatan-peralatan dan fasilitas-fasilitas kerja yang diperlukan dan untuk dapat mengerjakan dengan baik.

5. Untuk mengetahui jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk setiap tahap kegiatan (dengan terlebih dulu diketahui volume of work and standard rate of performance).

6. Untuk mengetahui mengetahui apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas seharusnya.

7. Untuk mengetahui di manakah paling banyak terjadi kemacetan atau rawan kemacetan.

8. Digunakan sebagai salah satu sarana evaluasi kerja (job evaluation).

9. Sebagai alat mengatur tata ruang (lay-out) kantor.

10. Untuk menghindarkan terjadinya penumpukan kerja.

11. Sebagai alat perencanaan kerja dan pengembangan selanjutnya.

12. Sebagai alat penentuan kualifikasi pelatihan yang diperlukan.

13. Sebagai alat klasifikasi uraian dan analsisis jabatan.

14. Untuk persiapan otomatisasi dan mekanisasi kegiatan.

15. Untuk memberikan kepastian waktu, tenaga dan peralatan (serta pembiayaan jika diperlukan).

BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU KOTA BANJARMASIN Lampiran : Peraturan Kepala Daerah ………………… Nomor Tanggal ………………………………………… ……………………………………… Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP

0350 Tahun 2012 10 Agustus 2012 1 September 2012 Walikota Banjarmasin SOP Pelayanan Izin Trayek Angkot

Dasar Hukum :

1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2009 tentang LLAJ 2. Per.Menpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang SOP

Keterkaitan :

1. SOP Izin Usaha Angkutan. 2. - dsb

Peringatan :

Jika SOP tidak dilaksanakan maka akan terjadi ketidak lancaran, ketidak transparanan, ketidak jelasan pelayanan Izin trayek

Kualifikasi Pelaksana :

1. Menguasai peraturan perundangan tentang LLAJ 2. Memahami dengan baik prinsip-prinsip pelayanan prima 3.

Peralatan/Perlengkapan :

1. Perangkat komputer 2. Filling cabinet

Pencatatan dan Pendataan :

1. Dokumentasi izin trayek.

2. Data trayek angkutan penumpang.

N O

PELAKSANA

AKTIVITAS

Menerima berkas permo honan ijin trayek angkot dilengkapi dengan per syaratan yang ditentukan PE TUGAS LOKET

2 3 4 Memeriksa kelengkapan berkas permohonan ser ta memberikan tanda terima berkas. Menerus kan berkas ke Pengadm.

Umum.

Mencatat buku agenda permohon an Ijin Masuk dan dite ruskan kepada Sub Bag.

Umpeg.

berkas dlm Menerima sesuai jenis perijinan serta meneruskan kepada Kep.

BP2T dan memilah 5 Memeriksa dan memberi disposisi untuk ditindak lanjuti sesuai ketentuan yang berlaku, dan dikem balikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha 6 Meneima dan mendistri busikan kepada Kabid Perijinan Perekon.

PENG ADM. UMUM

KASUB BAG.

UMPEG

KABAG.

TU KEPALA BP2T KABID.

PERIJINA PEREK.

TIM TEKNIS

6 7 8 9

PEMROS ES IJIN TRAYEK

PERSYARATAN / KELENGKAPAN WAKTU 11 12 Ijin usaha angkutan, copy dokumen ranmor, buku uji 5 menit OUTPUT 13 Berkas diterima petugas loket Berkas dan seluruh kelengkapan persyaratan 15 menit Berkas permohonan terperiksa & kelengkapan nya Berkas permohonan dan kelengkapan 15 menit Permohonan tercatat dalam buku agenda KET

Berkas permohonan dan kelengkapan 15 menit Berkas terpilah Berkas permohonan terpilah dan kelengkapan nya 60 menit Berkas dan disposisi Kepala BP2T Berkas dan disposisi Kepala BP2T 15 menit Berkas dan disposisi Kepala BP2T

1 2

7 Menerima dan memeriksa berkas serta menteruskan kepada Tim Teknis Bidang Transportasi.

9 8 10 11 Berkoordinasi dengan Di nas Perhubungan & IK meneliti kebenaran dokumen kelengkapan berkas perIjinan Memberikan pertimbang an diloloskan atau ditolak permohonan ijin trayek kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian

Meneruskan pertimbangan Tim Teknis kepada Kepala BP2T dengan telaahan dan alternatif penyelesai an perijinan yang dimo hon.

Mengambil keputusan untuk mengabulkan atau menolak permohonan ijin dan membeberikan arahan penyelesaian ijin trayek Kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.

4 5 6 7 8 9 10 11

12 13 Berkas dan disposisi Kepala BP2T 10 menit Penyerahan berkas kepada Tim Teknis 14 Disposisi Ka. BP2T dan berkas prmohonan 60 menit Hasil koordinasi teknis dengan Dinas Perhu bunngan Hasil koordinasi teknis dengan Dinas Perhu bunngan 60 menit Pertimbang an Teknis disetujui atau ditolaknya permohonan ijin trayek Pertimbangan disetujui atau ditolaknya permohonan ijin trayek 30 menit Telaahan sesuai pertimbang an teknis Telaahan sesuai pertimbangan teknis 30 menit Keputusan persetujuan atau penolakan permohonan ijin trayek

NO AKTIVITAS PELAKSANA

1 1.

2 Menyerahkan berkas permohonan ijin trayek angkot dilengkapi dengan persyaratan yang ditentukan (misal : Ijin usaha transportasi, copy dokumen kendaaraan bermotor dsb) 2.

Berkas permohonan diterima dan diperiksa kelengkapannya dan diberikan tanda terima berkas Berkas diterusakan Sub Bagian Umum dan Kepeg.

untuk dicatat dlm buku agenda permohonan ijin masuk.

Diteruskan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepeg. untuk dipilah sesuai jenis perijinan.

3 Pemohon Ijin Petugas Loket Pengadministrasi Umum.

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepeg.

5. Diteruskan kepada Kepala Bagian TU untuk diperiksa dan diteruskan kepada Kepala BP2T.

Kepala Bagian Tata Usaha KET.

1 2 6 .

Diperiksa Kepala BP2T dan diberikan disposisi untuk ditindak lanjuti sesuai ketentuan yang berlaku, dan dikembalikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha 7.

10.

11.

Kembali ke Kepala Bagian Tata Usaha, dan didistribusikan Kepada Kebid Perijinan Perekon.

Diterima oleh Kepala Bidang Perijinan Perekonomian untuk diperiksa dan diteruskan kepada Tim Teknis bidang Transportasi.

Tim Teknis Bidang Transportasi berkoordinasi dengan Dinas Perhubungan untuk meneliti kebenaran dokumen kelengkapan berkas perijinan, yang meliputi Surat Ijin Usaha Angkutan, Surat Keterangan Domisili, Dokumen Kendaraan dsb.

Tim Teknis sesuai kewenangannya memberikan pertimbangan diloloskan atau ditolak permohonan ijin trayek, kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.

Kepala Bidang Perijinan Perekonomian meneruskan pertimbangan Tim Teknis kepada Kepala BP2T dengan telaahan dan alternatif penyelesaian perijinan yang dimohon.

Kepala BP2T Kepala Bagian Tata Usaha Kepala Bidang Perijinan Perekonomian Tim Teknis Bidang Transportasi Tim Teknis Bidang Transportasi Kepala Bidang Perijinan Perekonomian 4

1 12.

13.

14.

15.

2 Kepala BP2T mengambil keputusan untuk mem berikan atau menolak permohonan ijin dan memberikan arahan penyelesaian ijin trayek kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.

Kepala Bidang Perijinan memerintahkan kepada Pemroses Ijin Trayek menyiapkan naskah ijin trayek atau penolakan ijin trayek.

Pemroses Ijin Trayek menyiapkan naskah ijin trayek atau penolakan ijin trayek sesuai ketentuan berlaku, dan diserahkan kepada Kabid Perijinan Perekonomian untuk diperiksa,dan diparaf.

yang Diperiksa dan diparaf oleh Kabid Perijinan Pereko nomian dan dmintakan tanda tangan Kepala BP2T 16.

Kepala BP2T menandatangani Surat Keputusan Ijin Trayek atau surat penolakan dan diserahkan kem bali kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.

17.

Kabid Perijinan Perkonomian menerima dan mene ruskan Surat Keputusan Ijin atau surat penolakan ke Loket Penyerahan Ijin.

18.

Petugas Loket menyerahkan Surat Keputusan Ijin Trayek atau surat penolakan kepada pemohon ijin.

Kepala BP2T Kepala Bidang Perijinan Perekonomian Pemroses Ijin Trayek Kabid. Perijinan Perekonomian Kepala BP2T Kabid. Perijinan Perekonomian Petugas Loket 4

Terminator Mulai Proses Selesai Persiapan T Pengambilan Keputusan Y

T Proses Serentak Konektor perpindahan aktivitas dalam satu halaman Proses pendokumentasian Konektor perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya Simbol-simbol flowchart

DINAS PERTAMBEN BIDANG PERTAMBAGAN UMUM & AIR BAWAH TANAH SEKSI PERTAMBANGAN UMUM SEKSI AIR BAWAH TANAH SEKSI PENGUSAHAAN SEKRETARIAT BIDANG PENGEMBANGAN WILAYAH TAL SEKSI GEOLOGI & SUMBERDAYA MINERAL SEKSI PENYIAPAN WILAYAH SEKSI PEMETAAN SUB BAGIAN PROGRAM BIDANG E N E R G I SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN KEPEG & UMUM BIDANG PENGAWASAN & PENGENDALIAN SEKSI TENAGA LISTRIK SEKSI MIGAS DAN NON MIGAS SEKSI ENERGI BARU & TERBARUKAN SEKSI WASDAL ADM SEKSI WASDAL TEKNIS SEKSI PENEGAKAN HUKUM