Transcript organización deportiva - Instituto Tecnológico de San Juan del Río

DISEÑO Y ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DE
INSTALACIONES Y AREAS
DEPORTIVAS
M.C. MIGUEL CONCHAS RAMÍREZ
ADMINISTRACIÓN
Proceso a través del cual se integran los
recursos
(humanos,
materiales
y
financieros) de una organización con el
propósito de lograr un objetivo.
Factores
del
proceso:
Planeación,
Organización, Dirección, Integración y
Control
Otra definición: Utilización de los recursos
en forma óptima.
PLANEACIÓN
Planear es decir qué hacer aquí y
ahora y prospectivamente, cómo
hacerlo, cuándo y quién lo llevará a
cabo.
Planear es proyectar un futuro deseado con los
medios y recursos efectivos para lograrlo.
PRINCIPIOS PARA LA
PLANEACIÓN
Factibilidad
Objetividad y cuantificación
Flexibilidad
Unidad
Del cambio de estrategias
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Establece los lineamientos generales de la
planeación y sirve de base a los demás
planes. Está diseñada por los miembros
de mayor jerarquía y consiste en regir la
obtención, uso y disposición de los medios
necesarios para alcanzar los objetivos
generales de la organización.
Es a largo plazo y comprende toda la
institución.
CONTENIDOS DE UN PROGRAMA ESTRATÉGICO
ANTECEDENTES
DIAGNÓSTICO
VISIÓN
MISIÓN
OBJETIVOS
PROGRAMAS Y
CRONOGRAMA DE
SUBPROGRAMAS
ACTIVIDADES
NECESIDADES
METAS
ESTÁNDARES
VISION
FODAS
¿Dónde
estamos?
Presente
MISIÓN
Razón de ser
¿Cómo lograrlo?
¿Qué
queremos?
En términos de
resultados finales
Futuro
FODAS
Implica presentar un diagnóstico preciso
basado en las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas con las que se
cuenta para desarrollar el plan de trabajo.
FORTALEZAS
Elementos o recursos
con los que se cuenta y
que permiten que las
actividades se realicen
con eficiencia.
OPORTUNIDADES
Áreas que no están
exploradas, explotadas
o desarrolladas y que
nos
ofrecen
una
posibilidad de éxito.
DEBILIDADES
Todo aquello con lo que
no se cuenta y que
resulta difícil obtener
para la operación de la
organización.
AMENAZAS
Problemas o factores
críticos de riesgo contra
la organización a los
que nos enfrentamos al
realizar
cualquier
actividad.
VISIÓN
Planteamiento de un futuro deseado o
idealizado a largo plazo de lo que
queremos ser y hacer como organización.
MISIÓN
Precisa y destaca los principales rasgos
distintivos de la institución o empresa.
La misión
integración
decisiones
congruencia
operativas.
marca las pautas para la
del personal, orienta las
del más alto nivel y da
a las decisiones y acciones
VISIÓN Y MISIÓN
VISIÓN DE
SEMARNAT
Cómo queremos ser
reconocidos a largo
plazo por la sociedad
y lo que queremos
ser y hacer como
Secretaría
MISIÓN DE LOS
JUEGOS
DEPORTIVOS
NACIONALES
SEMARNAT
Razón de ser de los
juegos, destacando
los beneficios que
proporciona a los
involucrados
PLANEACIÓN TÁCTICA Y
OPERATIVA
Determinan planes más
específicos
que
se
refieren a cada uno de
los departamentos de la
institución
y
se
subordinan a los planes
estratégicos.
Se dan a mediano y corto
plazo.
Su función consiste en la
formulación y asignación
de
actividades
más
detalladas que ejecutan
los
últimos
niveles
jerárquicos
de
la
institución.
Son a corto plazo y se
refieren a cada una de
las unidades en que se
divide
un
área
de
actividad.
OBJETIVOS
Existen
tres
tipos
de
objetivos
dependiendo del área que abarquen y el
tiempo
en
que
se
establezcan:
estratégicos,
departamentales
y
específicos.
ESTRATEGIAS
Son cursos de acción general o
alternativas que muestran la dirección de
los recursos para lograr los objetivos de la
manera más provechosa.
PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS
Son criterios generales de acción que nos
permiten orientar el rumbo de cualquier
actividad, algunos de éstos son:
Dirigir tus recursos en una dirección y
acrecentarlos: pequeñas acciones constantes y
bien
dirigidas
que
generan
grandes
oportunidades, evitando las acciones que no
tengan posibilidades de resonancia en el futuro.
Pensar y hacer en grande: realizar acciones que
formen parte de proyectos ambiciosos,
analizando las oportunidades y concentrando
las energías para la solución de problemas
pasajeros en función de metas superiores.
Determina tu valor agregado: reconocer las
cualidades y conocimientos que te hacen valioso en
tu medio. Valor agregado significa que debes ser el
mejor en el conocimiento de un área, de una
habilidad o en una cualidad.
Maneja el efecto dominó: consiste en mover
grandes energías con pocas energías. Hacer las
cosas precisas en el preciso momento para abrir
una nueva oportunidad que a su vez abrirá
oportunidades mayores.
Explora y cultiva áreas promisorias en donde pocos
hayan explorado: procura encontrar nichos de
trabajo y de estudio poco abordados por la gente.
Convierte tus desventajas en ventajas: analiza tus
limitaciones y dificultades y trata de encontrar algo
positivo en ellas para realizar acciones que te
acerquen a tus metas.
PROGRAMAS
Es un esquema donde se establecen: la secuencia de
actividades específicas para alcanzar objetivos y el
tiempo requerido para cada una de sus partes. Para su
elaboración se requiere:
Identificar las actividades.
Ordenarlas cronológicamente.
Interrelacionarlas o determinar si son simultáneas.
Asignar el tiempo para su realización (cronograma), así
como los recursos necesarios (técnicos, materiales,
financieros, tecnológicos, humanos, etc.).
El éxito de un programa es directamente proporcional a
la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo
con su grado de importancia y, a su ejecución en cuanto
a la fecha de iniciación y terminación de cada actividad.
CARACTERÍSTICAS DE LOS
PROGRAMAS
Claros y bien definidos.
Establecimiento de temporalidad



Puntuales
Cíclicos
Permanentes
Perfectamente evaluables.
Van siempre asociados a un presupuesto.
Poseen un responsable.
PROCEDIMIENTOS
Establecen el orden cronológico y la secuencia
de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo. Su
importancia radica en que:
Promueven la eficiencia y la especialización.
Delimitan responsabilidades, evitan
duplicidades.
Determinan cómo deben ejecutarse las
actividades, cuándo y quien debe realizarlas.
ORGANIZACIÓN
Se especifican las funciones, se
establecen
jerarquías,
responsabilidades y obligaciones, se
definen objetivos y políticas.
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN
División del trabajo: Es la separación y
delimitación de las actividades para realizar
funciones precisas, eficientes y especializadas
con el mínimo esfuerzo.
Las etapas son: jerarquización (rango, grado o
importancia), departamentalización (división y
agrupamiento de funciones y actividades con
base en su similitud), y descripción de
funciones, actividades y obligaciones (definición
clara de labores y actividades a desarrollar en
cada unidad o puesto de cada departamento).
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN
Coordinación: Sincronización de los
recursos y los esfuerzos de un grupo con
el fin de lograr oportunidad, unidad,
armonía y rapidez.
ORGANIGRAMAS
Indican la jerarquía, interrelaciones, persona
que ocupa el cargo de cada uno de los
puestos de la estructura orgánica.
Para la elaboración de los organigramas
debe considerarse el análisis del puesto, ya
que clasifica minuciosamente las labores
específicas que se desempeñan en un
puesto, así como las características,
conocimientos y aptitudes que debe poseer
el personal.
DIRECCIÓN
Conducir a un grupo para que actúe con
eficiencia en la consecución de un objetivo,
donde comunicación y motivación son
indispensables.
INTEGRACIÓN
Articular los recursos humanos, materiales y
financieros para el óptimo funcionamiento
de la institución.
CONTROL
Es la medición de los resultados actuales
y pasados, en relación con lo esperado,
ya sea parcial o totalmente, con el fin de
corregir, mejorar y formular nuevos
planes.
El control no existe si no hay planeación.
Gracias al control se asegura que lo que
se hace es lo planeado.
CONSIDERACIONES Y PASOS PARA EL
CONTROL
A través del control comunicamos rápidamente las
desviaciones.
Se conduce a la acción correctiva.
Se establecen metas y estándares para medir
resultados.
Las metas representan el nivel de avance cuantitativo o
porcentualizado, con base en lo programado.
Los estándares pueden ser: unidades de servicio, horashombre, cantidades de productos, velocidad, volumen,
número de personas atendidas, etcétera.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
DEPORTIVOS
En la organización de un evento deportivo
requerimos de una planificación eficiente y
una reflexión previa, prestando atención
tanto a los detalles más pequeños como a
las
grandes
consideraciones
como
transporte y alojamiento. Es frecuente que
las organizaciones se encuentren perdidas
por la simple razón de la falta de
planeación, organización, etc.
REQUISITOS PREVIOS PARA
ACEPTAR O SOLICITAR UN EVENTO
Es indispensable que las organizaciones
cuestionen su capacidad para la realización de un
evento deportivo local, estatal, regional, nacional o
internacional, tomando en cuenta las instalaciones
existentes, el financiamiento, los recursos
humanos, el tiempo necesario y el equipo
tecnológico con el que se cuenta.
La respuesta satisfactoria a los anteriores
cuestionamientos es lo que determina la
adjudicación del evento.
La realización de un evento deportivo implica
que sus organizadores y patrocinadores
respondan de manera clara y concisa los
siguientes cuestionamientos:
¿Qué hacer y para quien?
¿De qué beneficios gozarán los participantes?
¿Cuántos
participantes,
espectadores
y
personal de apoyo requerimos?
¿Cuáles son las alternativas que benefician al
evento de manera integral?
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada
alternativa?
Determinar la mejor alternativa y la manera de
conseguirla
ADJUDICACIÓN DEL EVENTO
Nombrar a una persona que reúna a un equipo
de trabajo para integrar el Comité Organizador
encargado de la planeación y supervisión de las
áreas operativas más importantes. Estas áreas
podrían ser:
Instalaciones
y
equipamiento,
aspectos
técnicos, logística, transporte, alojamiento,
prensa y publicidad, protocolo, finanzas y
control financiero, servicios médicos y
normatividad deportiva.
Las áreas anteriores pueden aumentar,
disminuir o fusionarse dependiendo de las
características particulares del evento.
FIJACIÓN DE METAS
El comité organizador determina los
resultados específicos que espera de cada
área, y que se refieren al número de
participantes y patrocinadores, disciplinas,
metas
técnicas,
mercadológicas,
de
atención, etc.
REUNIONES DE SEGUIMIENTO
El
Comité
Organizador
se
reúne
periódicamente antes, durante y después
del evento, de acuerdo con la gravedad de
los problemas que se presenten graficando
los tiempos, tareas, responsabilidades,
grados de avance, necesidades de sus
colaboradores, detección de problemas y
planteamiento de solución inmediata de los
mismos.
ELEMENTOS TÉCNICOS DE LAS
COMPETENCIAS DEPORTIVAS
1.
2.
3.
4.
Convocatoria.
Junta previa.
Sistemas de competencia.
Desarrollo de las actividades en la
competencia.
5. Memorias de resultados.
CONVOCATORIA
Es el medio más importante para la invitación,
reglamentación y difusión del evento. Debe
elaborarse con gran anticipación y estar
completa y distribuida para que tenga
posibilidades de contar con un número
importante de participantes.
Cuenta con tres elementos esenciales:
encabezado (logos y especificar qué, a quién y
para qué), bases (normas generales de
participación) y firma de los responsables
(fecha, cargo, nombre e institución que
representa).
ELABORACIÓN
A cargo de los responsables técnicos de
la competencia.
Debe contemplar los aspectos que el
Comité Organizador considera relevantes
para los participantes en los aspectos:
técnico
deportivo,
administrativos,
logísticos, protocolarios y de interés
general para el buen funcionamiento de la
competencia.
PARTES DE LA CONVOCATORIA
1. Título escrito en papel membretado con el
nombre de la competencia.
2. Lugar y fecha: dirección exacta de la
instalación o instalaciones sede incluyendo
características físicas y técnicas.
3. Horarios: de entrenamiento y competencias de
cada disciplina, en forma de torneo o sesión.
Puede agregarse un número telefónico del
comité organizador.
4. Junta previa: dar a conocer la dirección y lugar
exactos, así como el horario de la junta.
Deberá especificar quienes asisten.
5. Participantes:
Se
contemplan
las
características que deben reunir los aspirantes
en la competencia, definir categorías y ramas.
Deberá definir el perfil de atletas o equipos
que pueden inscribirse, así como los requisitos
a presentar como documentos que los
acrediten o certificados que comprueben su
nivel técnico.
6. Inscripciones: Establece el costo, día de cierre
de inscripciones y características que reúne la
inscripción, así como la dirección del lugar
para recepción y revisión de documentos. Se
incluye el número mínimo de participantes por
disciplina, rama y categoría
7. Sistema de competencia: lo determina el
comité organizador de acuerdo con el
número de participantes y fechas
establecidas.
8. Reglamentación: se especificará el
reglamento que rige el evento o las
modificaciones de acuerdo con el
enfoque del evento.
9. Árbitros: menciona el organismo que
sanciona el evento.
10. Desempates: de acuerdo al reglamento
establecido y los criterios determinados
en junta previa.
11. Premiación: indica el número de lugares
que se premiará. El comité organizador
determina el tipo de premios.
12. Gastos: indica los apoyos y servicios que
ofrece el comité organizador y los
participantes que son susceptibles de
obtenerlos.
13. Protestas: se especifica la manera en
que deberán entregarse y el proceso
establecido para su desahogo.
14. Transitorios: aclaración de casos no
previstos y el organismo que los
resuelve.
JUNTA PREVIA
Necesidades materiales mínimas
Iluminación.
Mesas y sillas.
Ventilación.
Equipo de sonido.
Pizarrón o equivalente.
Hojas y lápices.
Programas de competencia.
Gráficas.
Cédulas de inscripción.
Convocatoria y reglamentos.
Urnas para sorteos.
Desarrollo de la reunión
Lista de asistencia.
Palabras de bienvenida.
Aclaración de dudas u omisiones
de acuerdo con las inscripciones.
Realización de sorteos.
Presentación de gráficas del
torneo.
Entrega de calendario de juegos.
Información técnica adicional.
Información general sobre
hospedaje, alimentación,
transporte y patrocinadores.
Información sobre ceremonia de
inauguración y desfile de
participantes.
Premiaciones y ceremonia de
clausura.
Asuntos generales.
ASISTENTES A LA JUNTA PREVIA
Director técnico de la competencia.
Responsable de infraestructura deportiva de las
sedes.
Responsable de transportación de atletas.
Juez representante del arbitraje.
Entrenadores de los equipos.
Responsable de elaboración de gráficas o
programas.
Responsable de registro de inscripciones y
resultados.
Representantes de los patrocinadores.
FACTORES QUE DETERMINAN EL TIPO DE
TORNEO O SISTEMA DE COMPETENCIA
El número de equipos o atletas inscritos.
El tiempo disponible para la competencia.
Instalaciones deportivas disponibles.
Ventajas y desventajas que den la
estructura de los sistemas de competencia
posibles.
Situaciones y problemas que pueden
surgir.
SISTEMAS DE COMPETENCIA
Eliminación sencilla.
Doble eliminación.
Round Robin.
Sistema suizo.
DESARROLLO DE LA
COMPETENCIA
Necesidades materiales: Cada deporte
requiere recursos materiales específicos.
La obtención de los mismos depende del
presupuesto asignado y el tamaño de la
competencia.
Áreas de competencia.
Aditamentos técnicos.
Adecuación de las áreas.
Mesa de control y
papelería específica del
deporte.
Equipo de sonido.
Equipo de cómputo.
Fotocopiadora.
Trofeos, medallas,
premios y podium.
Áreas para entrenadores,
jueces, comité
organizador y descanso.
Botiquín de primeros
auxilios y camilla.
Seguro médico temporal.
Música para premiación,
calentamiento,
descansos y
ambientación.
Tableros para
cronometraje y
marcadores.
Señalización de áreas.
Bodega.
Sala de prensa y VIP.
Recursos humanos: Contratar al personal y
confirmar al voluntariado necesario para el
desarrollo del evento.
Responsable del comité organizador y autoridad
técnica.
Jueces, árbitros y oficiales.
Oficiales de mesa de control.
Responsable de resultados.
Operadores de cronometraje y marcadores.
Locutor.
Responsable de premiación.
Médico.
Responsable de la instalación.
Aspectos técnicos de la organización:
Gráficas de competencia.
Programa de competencias.
Mapas de ubicación de áreas.
Papelería específica para cada deporte.
Listado de participantes.
Reglamento por deporte.
Documentos informativos: sanciones a atletas y
equipos, resolución de jueces, resultados, tabla
de posiciones y puntuaciones parciales,
resoluciones del comité organizador,
información de interés general.
MEMORIA DE LA COMPETENCIA
Son documentos que reflejan el desarrollo del evento.
Resultados por sesión: Son oficiales, tienen
carácter definitivo y se colocan a la vista de todos.
Tabla de posiciones: Permite a los asistentes
conocer la situación de los participantes en el
torneo.
Resultados finales: Pueden prepararse a medida
que avanza el evento para que los delegados o
entrenadores cuenten con una memoria completa
de su participación.
Memoria periodística: Está dirigida a autoridades
anfitrionas y patrocinadores. Consta de gráficas,
tabla de posiciones, recortes y fotografías y
mensajes de las autoridades y patrocinadores.
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Inauguración.
Clausura.
Ceremonia de
premiación.
Para cada ceremonia debe considerarse la
normatividad existente por el gobierno sede, la
institución que convoca y el reglamento de la
disciplina.
PROCESO PARA CEREMONIA DE INAUGURACIÓN
Distribución de invitaciones.
Confirmación de asistentes.
Elaboración del guión de locución.
Recepción de autoridades y deportistas.
Honores al Presidente Constitucional o presentación de
presidium.
Desfile de participantes.
Protocolo a símbolos patrios.
Palabras de bienvenida.
Declaratoria inaugural.
Arribo del fuego simbólico (en caso de tenerse
contemplado).
Juramento deportivo y jueces.
Salida de participantes.
Programa artístico.
Despedida de participantes.
PROCESO PARA CEREMONIA DE PREMIACIÓN
Obtención de resultados oficiales.
Preparar y concentrar a deportistas y autoridades que
participan en la ceremonia.
Elaboración de guión de locución que contenga deporte,
prueba o evento, rama y categoría; nombre y cargo de
autoridades que premian; nombre del deportista, lugar,
premio y marca obtenida.
Anuncio del inicio de la ceremonia.
Premiación por lugares.
Toque del himno e izamiento de bandera.
Salida de comitiva.
Conferencia de prensa.
REQUERIMIENTOS HUMANOS Y
MATERIALES PARA PREMIACIÓN
Responsable de
protocolo.
Edecanes.
Locutor.
Responsable de
sonido.
Responsable de
banderas.
Banda de música.
Podium.
Banderas y astas.
Medallas, diplomas y
trofeos.
Himnos.
Equipo de sonido.
PROCESO PARA CEREMONIA DE CLAUSURA
Distribución de invitaciones.
Confirmación de asistentes.
Elaboración del guión de locución.
Recepción de autoridades.
Desfile de participantes.
Mención del presidium.
Palabras de bienvenida.
Declaratoria de clausura.
Arrió de banderas.
Entrega de banderas a representantes de la
próxima sede.
Extinción del fuego.
Izamiento de la bandera de próxima sede.
REQUERIMIENTOS HUMANOS Y
MATERIALES PARA CLAUSURA
Comité organizador.
Comité de recepción.
Edecanes.
Locutor.
Pancartistas.
Banda de guerra.
Responsable de
sonido.
Instalación sede.
Presidium equipado.
Pancartas.
Astas y banderas.
Himnos.
Equipo de sonido.