Oleh : Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I.

Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang

 Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yang baik.

 Menentukan kegiatan sebagai dasar bagi pengembangan jadwal proyek.

 Menjelaskan bagaimana manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan dependensi untuk urutan aktivitas.

membantu dalam 2

 Memahami proyek.

hubungan antara memperkirakan sumber daya dan jadwal  Menjelaskan bagaimana berbagai alat dan teknik dapat membantu manajer proyek dalam melakukan kegiatan memperkirakan durasi 3

 Menggunakan Gantt Chart untuk perencanaan jadwal, mencari jalur kritis untuk sebuah proyek, dan dan pelacakan menggambarkan informasi betapa pentingnya jadwal.

penjadwalan rantai dan Evaluation Programme dan Review Technique (PERT) dalam mempengaruhi perkembangan 4

 Mendiskusikan bagaimana orang cek realitas dan isu-isu yang terlibat dalam mengendalikan dan mengelola perubahan dengan jadwal proyek.

 Menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen waktu proyek dan meninjau kata-kata hati-hati sebelum menggunakan software ini.

5

6

    Manajer sering menyampaikan bahwa proyek tepat waktu sebagai salah satu tantangan terbesar mereka.

50% dari proyek TI mendapat tantangan pada studi Chaos tahun 2003, dan waktu rata-rata mereka meningkat menjadi 82% dari yang terendah 63% tahun 2000.

Isu jadwal adalah alasan utama untuk konflik pada proyek, terutama pada periode tengah proyek.

Waktu yang tersisa memiliki paling sedikit fleksibilitas; Hal ini melewati apa pun yang terjadi pada sebuah proyek.

7

0.40

0.35

0.30

0.25

0.20

0.15

0.10

0.05

0.00

Average Total Conflict

Schedules Priorities Manpower Technical opinions Procedures Cost Personality conflicts Project Formation Early Phases Middle Phases End Phases 8

 Kegiatan definisi: spesifik bahwa para anggota tim proyek dan stakeholder Mengidentifikasi kegiatan harus bekerjasama untuk menghasilkan deliverables proyek.

 Aktivitas Berurut: mendokumentasikan kegiatan proyek.

Mengidentifikasi dan hubungan antara  Kegiatan memperkirakan sumber daya: Memperkirakan berapa banyak sumber daya sebuah tim proyek yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek.

9

 Kegiatan Memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individual.

memperkirakan durasi:  Pembangunan jadwal: Menganalisis urutan kegiatan, estimasi sumber daya aktivitas, dan perkiraan durasi aktivitas untuk membuat jadwal proyek.

 Jadwal kontrol: Mengendalikan mengelola perubahan jadwal proyek.

dan 10

 Penetapan Aktivitas  Pengurutan Aktivitas  Perkiraan Waktu Aktivitas  Pengembangan Jadwal  Pengendalian Jadwal 11

   Kegiatan atau tugas adalah elemen kerja biasanya ditemukan pada WBS yang memiliki durasi, biaya, dan persyaratan sumber daya yang diharapkan.

Jadwal proyek tumbuh dari dokumen dasar yang memulai proyek .

  Piagam proyek meliputi tanggal mulai dan berakhir, serta informasi anggaran .

Pernyataan cakupan dan WBS menentukan apa yang akan dilakukan .

membantu Definisi kegiatan mengembangkan WBS yang lebih rinci dan mendukung penjelasan untuk memahami semua pekerjaan yang harus dilakukan, sehingga Anda dapat mengembangkan biaya yang realistis dan perkiraan waktu .

12

 Aktivitas-aktivitas ditetapkan berdasarkan jenis dan lingkup pekerjaan proyek yang akan dilakukan  Penetapan dilakukan berdasarkan WBS dengan cara dekomposisi  Keluarannya merupakan daftar aktivitas 13

 Daftar tabulasi kegiatan adalah kegiatan untuk dimasukkan pada jadwal proyek. Daftar harus mencakup :  Nama kegiatan  Sebuah kegiatan atau nomor pengenal  Deskripsi singkat tentang kegiatan  Kegiatan atribut memberikan informasi lebih lanjut tentang aktivitas masing-masing, seperti pendahulu, penerus, hubungan logis, leads dan lags, kebutuhan sumber daya, kendala, tanggal yag dipaksakan, dan asumsi yang berkaitan dengan kegiatan.

14

 Milestone adalah peristiwa penting yang biasanya tidak memiliki durasi.

 Sering membutuhkan beberapa kegiatan dan banyak pekerjaan untuk menyelesaikan milestone.

 Milestone adalah alat yang berguna untuk menetapkan tujuan jadwal dan pemantauan kemajuan.

 Contohnya termasuk penyelesaian dan pelanggan yang berhenti di dokumen kunci dan penyelesaian produk tertentu.

15

 Meninjau dependensi.

kegiatan dan menentukan  Sebuah ketergantungan atau tugas.

atau hubungan berkaitan dengan kegiatan berurut proyek  Menentukan dependensi untuk menggunakan analisis jalur kritis.

16

 Mandatory dependencies: Inheren dalam sifat pekerjaan yang dilakukan pada proyek, kadang-kadang disebut sebagai logika keras.



Discretionary

dependencies: Ditetapkan oleh tim proyek, kadang-kadang disebut sebagai lunak dan logika, harus digunakan dengan hati-hati karena mereka dapat membatasi pilihan penjadwalan kemudian.



External

proyek.

dependencies: Melibatkan hubungan antara proyek dan kegiatan bukan 17

 Masukan    Daftar aktivitas Deskripsi produk Dll.

 Alat bantu  

Precedence Diagramming Method (PDM) Arrow Diagramming Method (ADM)

 Keluaran: Diagram jaringan proyek 18

 Daftar aktivitas harus mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan di proyek.

 Deskripsi produk seringkali berpengaruh pada pengurutan aktivitas (misalnya: subsistem antarmuka).

 PDM adalah metode pembuatan digram jaringan proyek yang menggunakan kotak untuk mewakili aktivitas dan menghubungkannya dengan anak panah.

19

 PDM disebut juga Activity On Node.

 ADM adalah metode pembuatan diagram jaringan proyek yang menggunakan anak panah untuk mewakili aktivitas dan menghubungkannya pada titik simpul (node) untuk juga Activity On Arrow.

menunjukkan ketergantungannya. Teknik ini disebut 20

 Diagram jaringan adalah teknik yang lebih disukai untuk menunjukkan urutan aktivitas.

 Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis tentang hubungan logis diantara, atau pengurutan, kegiatan proyek.

 Dua format utama adalah panah dan metode diagram utama.

21

 Disebut activity-on-arrow (AOA) network diagram.

 Kegiatan yang diwakili oleh panah.

 Node atau lingkaran adalah titik awal dan akhir kegiatan.

 Hanya dapat menunjukkan finish-to-start dependencies.

22

 Setiap kegiatan hanya dapat diwakili oleh satu anak panah.

 Tidak ada dua kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor dan kepala kejadian yang sama

A 1 2 B

23

 Pengambaran pada contoh tersebut salah karena dua kegiatan A dan B ditunjukkan oleh ekor dan kepala kejadian yang sama.

 Penyelesaiannya aktivitas dummy. dengan

A 2

menggunakan

C 1 B

24

3

25

26

 Kegiatan diwakili oleh kotak.

 Panah aktivitas.

menunjukkan hubungan antara  Lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek.

 Lebih baik dalam menunjukkan berbagai jenis dependensi.

27

28

29

 Sebelum memperkirakan jangka waktu kegiatan, Anda harus memiliki ide yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan.

 Pertimbangkan isu-isu penting memperkirakan sumber daya : dalam  Bagaimana kesulitan yang akan dihadapi untuk melengkapi kegiatan-kegiatan khusus pada proyek ini?

 Apakah sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa?

 Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?

30

 Jangka waktu meliputi jumlah aktual waktu bekerja pada suatu kegiatan ditambah waktu yang telah berlalu.

 Upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

 Upaya durasi biasanya tidak sama.

 Orang yang melakukan pekerjaan harus membantu menciptakan estimasi, dan seorang ahli harus meninjaunya.

31

 Daripada menyediakan perkiraan kegiatan sebagai angka diskrit, seperti empat minggu, sering kali membantu untuk membuat perkiraan tiga-titik:  Perkiraan yang mencakup optimis, kemungkinan besar, dan perkiraan pesimis, seperti tiga minggu untuk optimis, empat minggu untuk kemungkinan besar, dan lima minggu untuk estimasi pesimis.

 Tiga-titik perkiraan diperlukan untuk PERT estimasi dan simulasi Monte Carlo.

32

 Menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain untuk menentukan tanggal mulai dan akhir proyek.

 Tujuan terakhir adalah untuk menciptakan sebuah jadwal proyek realistis yang menyediakan kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek.

dasar untuk memantau  Alat penting dan teknik termasuk grafik Gantt, analisis jalur kritis, penjadwalan rantai kritis, dan analisis PERT.

33

 Grafik Gantt menyediakan format standar untuk menampilkan informasi proyek jadwal dengan daftar kegiatan dan kegiatan yang berhubungan dengan tanggal mulai dan selesai dalam format kalender.

     Simbol meliputi: Black diamonds: Milestones Thick black bars: Ringkasan tugas Lighter horizontal bars: Durasi tugas Arrow: Ketergantungan di antara tugas 34

Catatan: Pada Proyek 2003 batang hitam-merah untuk mewakili tugas-tugas penting.

35

36

 Banyak orang ingin fokus pada pertemuan milestone, terutama untuk proyek-proyek besar.

 Milestones menekankan peristiwa-peristiwa penting atau pencapaian dalam proyek.

 Anda biasanya membuat milestone dengan memasukkan tugas-tugas yang tugas sebagai sejarah milestone.

memiliki durasi nol, atau Anda dapat menandai setiap 37



Milestones harus:

 Specific  Measurable  Assignable  Realistic  Time-framed 38

 CPM merupakan tehnik diagram jaringan yang digunakan untuk memprediksi total durasi proyek.



Critical path

suatu proyek merupakan serangkaian aktivitas yang menentukan waktu paling cepat proyek dapat diselesaikan.

 Critical path merupakan jalur terpanjang dalam diagram.

 Slack atau float adalah jumlah waktu suatu kegiatan yang bisa ditunda tanpa menunda suatu kegiatan berikutnya atau tanggal menyelesaikan proyek .

39

 Mengembangkan diagram jaringan yang baik.

 Tambahkan perkiraan durasi untuk semua aktivitas pada setiap jalur melalui network diagram.

 Jalur terpanjang adalah jalur kritis.

 Jika satu atau lebih kegiatan pada jalur kritis memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan, jadwal keseluruhan proyek akan jatuh kecuali jika manajer proyek mengambil tindakan korektif.

40

41

 PERT adalah analisis jaringan teknik yang digunakan individu.

untuk memperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian tingkat tinggi mengenai perkiraan durasi aktivitas  PERT menggunakan probabilistik : perkiraan waktu  Jangka waktu perkiraan berdasarkan dengan perkiraan optimis, kemungkinan besar, dan perkiraan pesimis durasi kegiatan, atau suatu perkiraan tiga-titik.

42

 Rata-rata tertimbang PERT =  optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6 Contoh: Rata-rata tertimbang PERT = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days 6 dimana: waktu optimis = 8 hari waktu yang paling mungkin = 10 hari Waktu pesimis = 24 hari Oleh karena itu, Anda akan menggunakan 12 hari pada diagram jaringan bukan 10 ketika menggunakan PERT untuk contoh di atas 43

 Melakukan pemeriksaan pada jadwal realitas.

 Biarkan untuk kontinjensi.

 Tidak berencana untuk semua orang untuk bekerja pada kapasitas 100 % sepanjang waktu.

 Mengadakan pertemuan dengan para stakeholder dan kemajuan jelas serta jujur dalam mengkomunikasikan masalah jadwal.

44

 Tujuan adalah untuk mengetahui status dari jadwal, pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika terjadi .

  Peralatan dan teknik meliputi Kemajuan laporan.

    : Perubahan sistem kontrol jadwal.

Perangkat lunak manajemen proyek, termasuk grafik perbandingan jadwal, seperti Gantt chart pelacakan.

Varians analisis, seperti menganalisis float atau slack.

Kinerja manajemen.

45

 Mengingat kenbali jadwal atau tanggal penyelesaian diperkirakan dalam project charter.

 Siapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek.

 Pastikan jadwal yang realistis dan diikuti.

 Peringatan pimpinan baik di muka jika ada masalah jadwal.

46

 Kepemimpinan yang pembuatan bagan PERT.

kuat membantu keberhasilan proyek-proyek lebih baik dari  Manajer proyek harus menggunakan:  Pemberdayaan  Insentif  Disiplin  Perundingan 47

 Software untuk memfasilitasi komunikasi membantu orang bertukar informasi terkait jadwal.

 Keputusan dukungan model membantu menganalisis trade-off yang dapat dibuat.

 Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam berbagai bidang manajemen waktu.

48

49

 Banyak orang menyalahgunakan perangkat lunak manajemen proyek karena mereka tidak memahami konsep-konsep penting dan belum pernah pelatihan.

 Anda harus memasukkan dependensi untuk mempunyai penyesuaian tanggal secara otomatis dan untuk menentukan jalur kritis.

 Anda harus memasukkan informasi jadwal sebenarnya untuk membandingkan kemajuan direncanakan dan aktual.

50

 Proyek manajemen waktu sering disebut sebagai sumber utama konflik pada proyek, dan sebagian besar proyek-proyek TI melebihi perkiraan waktu.

 Proses utama meliputi :       Definisi Kegiatan Urutan Kegiatan Kegiatan Memperkirakan Sumber Daya Kegiatan Memperkirakan Durasi Jadwal Pembangunan Jadwal Kontrol 51