Transcript Финансовая отчётность по грантам - the European External Action

Москва, 18 марта 2013
Финансовая
отчетность по грантам
Общие условия контракта 2010
(Версия Март 2011)
Delegation of the
European Union to
Russia
Ваш контракт состоит из
следующих документов:
Special conditions + Annexes:
Annex I Description of the Action
Annex II General conditions
applicable to EU financed grant
contracts for external actions
Annex III Budget
Annex IV Contract-award procedure
Annex V Standard request for
payment
Annex VI Model narrative and
financial reporting
Annex VII Model report of factual
findings and TOR for expenditure
verification
Delegation of the
European Union to
Russia
Особые условия и приложения:
Описание проекта
Общие условия, применяемые к
грантовым соглашениям,
финансируемым ЕС
Бюджет
Тендерные правила
Стандартный запрос на платеж
Образец промежуточной и
финальной отчетности
Образец аудиторского отчета
Наши требования к финансовой отчетности
основаны на перечисленных документах
1
Общие условия контракта
Бенефициар единолично несет
ответственность перед
Представительством ЕС за
осуществление проекта.
(Annex II, art.1.3)
Бенефициар обязуется
обеспечить соблюдение
требований по контракту его
партнерами и субподрядчиками.
Delegation of the
European Union to
Russia
2
Общие условия контракта
Бенефициар обязан вести
достоверный и регулярный
финансовый учет по проекту в
соответствии с правилами и
требованиями ЕС, который может
быть интегрирован в стандартную
систему бухгалтерского учета
Бенефициара (РФ), либо являться
ее дополнением.
(Annex II, art.16.1)
Delegation of the
European Union to
Russia
3
Общие условия контракта
Бенефициар обязан
предоставлять всю
необходимую информацию о
ходе осуществления проекта и
составлять с этой целью
промежуточный (при запросе
промежуточного платежа) и
итоговый отчеты, состоящие из
содержательной и финансовой
частей.
(Annex II, art.2 )
Delegation of the
European Union to
Russia
4
Изменение контракта и
бюджета
В случае изменения названия организации,
юридического адреса, банковского счета и
аудитора необходимо проинформировать об
этом Вашего координатора в
Представительстве ЕС и предоставить новые
Financial Identification Form
И Legal Entity Form
КАК МОЖНО СКОРЕЕ
На исправления нужно время
Delegation of the
European Union to
Russia
5
Изменение бюджета
Письменное Уведомление:
При условии, что изменения не затрагивают основные
цели и задачи проекта
•
•
перераспределение внутри бюджетной статьи
перераспределение средств между статьями бюджета
не более чем 15% от первоначального значения
Кроме статей Административных расходов и Резерва
непредвиденных затрат
( Annex II art. 9.2)
Все остальные изменения вносятся через
специальное дополнение к контракту
(Addendum):
запрос по изменениям должен быть представлен
минимум за месяц до вступления в силу и не может
быть ретроспективным (Annex II, art.9)
Delegation of the
European Union to
Russia
6
Платежы
Первый авансовый платеж будет произведен в
течение 45 дней после получения подписанного
контракта.
Запрос на платеж не нужен
Сумма авансового платежа указывается в Особых
условиях контракта.
(Special Conditions, art.4)
Delegation of the
European Union to
Russia
Все запросы на последующие платежи должны
быть оформлены в соответствии с
требованиями, указанными в приложении V
(Annex V - template)
7
Промежуточный платеж
Структура Промежуточной Финансовой Отчетности,
сопровождающей запрос на промежуточный платёж
(по грантам, превышающим 100,000.00 Евро
и продолжительностью более 12 месяцев)
1.
Interim Financial report - Итоговая таблица промежуточного финансового
отчета ( Annex VI)
2.
Forecast budget & Follow-up - Таблица в которой отражены как расходы за
отчетный период так и прогнозируемые расходы
3.
Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих
происхождение оборудования при стоимости покупки больше 5000 Евро за
единицу (Annex IV art. 2.2)
Копии списков присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут
являться частью содержательного отчета)
4.
Delegation of the
European Union to
Russia
5.
Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕC по изменениям
бюджета (если есть)
6.
В таблице должна быть указаны проценты, начисленные на авансовый
платеж, полученный от ЕС и размещенный на счете Бенефициара
8
Промежуточный платеж
При пересчете расходов произведенных в
рублях в Евро следует использовать
ставку, равную среднему значению курсов
валют, опубликованных в InfoEURO за
отчетный период
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_c
ontracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Delegation of the
European Union to
Russia
9
Промежуточный платеж
По грантам, превышающим 100,000.00 Евро
и продолжительностью более 12 месяцев
• Промежуточный платёж производится в
размере указанном в контракте, когда
часть фактически понесенных расходов,
финансируемых ЕС, составляет не менее
70 % от аванса
• Если фактически понесенные расходы,
финансируемые Комиссией, составляют
менее 70 % от аванса, сумма
промежуточного платежа будет уменьшена
на неиспользованную сумму предыдущего
платежа
Delegation of the
European Union to
Russia
(Annex II, art.15.1, option 2)
10
Промежуточный платеж
По контракту:
•Общая сумма проекта:
•Вклад Европейского Союза (90%):
•Авансовый платеж:
•70 % аванса
500,000.00 €
450,000.00 €
300,000.00 €
210,000.00 €
Фактические затраты за первый период:
Вариант 1
230,000.00 €
230,000.00 *90% =
207,000.00 € Менее 70%
Сумма промежуточного платежа будет уменьшена на 3,000 €
Вариант 2
240,000.00 *90% =
Delegation of the
European Union to
Russia
240,000.00€
216,000.00 €
Более 70%
Сумма промежуточного платежа будет выплачена в размере
указанном в контракте
11
Финальный платеж
Итоговый отчёт должен
направляться в течение трех
(шести*) месяцев с момента
окончания срока осуществления
проекта по Контракту.
* Если главный офис Бенефициара находится не в РФ
Delegation of the
European Union to
Russia
12
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой
вместе с запросом на финальный платёж (Annex V)
(по грантам, превышающим 100,000.00 Евро и продолжительностью более 12
месяцев)
1. Итоговая таблица финального финансового отчета (Оригинал)
FINAL FINANCIAL REPORT (подпись, дата, печать аудитора)
2. Отчет аудитора в соответствии с образцом, приведенном в
Приложении VII ( Annex VII)
3. Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование),
подтверждающих происхождение оборудования при стоимости
покупки больше 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2)
4. Сертификат передачи оборудования, в случае если бенефициар
не имеет представительства в России или не является конечным
получателем гранта, если другое не оговорено в Специальных
условиях, на оборудование стоимость покупки более 5000 Евро за
единицу. Если оборудование остается у бенефициара, то
подтверждение о постановке на баланс при стоимости покупки
более 5000 Евро за единицу ( Annex II art 7)
Delegation of the
European Union to
Russia
13
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой
вместе с запросом на финальный платёж (Annex V)
(по грантам, превышающим 100,000.00 Евро и продолжительностью более 12
месяцев)
Delegation of the
European Union to
Russia
5.
Списки присутствующих на семинарах,
конференциях и т.д. (могут являться частью
финального содержательного отчета)
6.
Копии всех контрактных дополнений и переписки с
ЕС по изменениям бюджета (если есть), том
числе разрешение на использование резерва
непредвиденных расходов
7.
В итоговой таблице должна быть указаны проценты,
начисленные на авансовый и промежуточные
платежи, полученный от ЕС и размещенный на счете
Бенефициара
8.
Sources of Funding- Таблица, где указаны фактический
вклад Бенефициара, партнеров и другие источники
финансирования
14
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности,
предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж
(по грантам, не превышающим 100,000.00 Евро
или продолжительностью менее 12 месяцев)
Вместо аудиторского заключения предоставляются копии
всех подтверждающих платежи документов по статьям
бюджета 1-6. Они должны быть пронумерованы в
соответствии с указанными в сводной таблице суммами
платежей, сброшюрованы и представлены в читаемом виде.
Также предоставляется пакет тендерной документации.
Delegation of the
European Union to
Russia
15
Финансовый отчет
Jcyj
Delegation of the
European Union to
Russia
Итоговая таблица промежуточного и финального финансового отчета
(INTERIM FINANCIAL REPORT and FINAL FINANCIAL REPORT )
•
Общая фактическая стоимость проекта (вклад ЕС + вклад
грантополучателя и его партнеров) в Евро
•
Расходы понесенные строго в период реализации проекта,
определенный Статьей 2 Особых условий контракта (Annex II
art. 14.1) за исключением расходов, связанных с
составлением финального отчета, аудиторского отчета и
оценки результатов проекта
•
Все расходы указываются в той валюте, в которой были
фактически произведены, и в пересчете на Евро
•
Следует использовать ставку, равную среднему значению
курсов валют, опубликованных в InforEURO за месяцы,
указанного отчетного периода (Annex II, art.15.8)
•
Четкое соответствие статьям и подстатьям бюджета
•
Округление чисел: два знака после запятой для всех
расходов, четыре знака - в обменном курсе
16
Финансовый Отчет
Для учета рабочего времени введутся Табели учета
рабочего времени (Timesheets )
Delegation of the
European Union to
Russia
•
Каждым работником регулярно заполняются на каждый
календарный месяц табели учета рабочего времени и суточных
•
Заверяются ответственным лицом, подписавшим контракт
(Директором или Менеджером проекта)
•
В колонке Days Worked отмечаются отработанные дни (если
предусмотрено бюджетом - количество отработанных часов
•
В колонке Per Diems отмечаются ночи, проведенные в
командировке вне места базирования проекта.
•
Полный рабочий месяц состоит из 22 рабочих дней
17
Финансовый Отчет
Табели учета рабочего времени не
являются обязательным документом в
случае, если присутствие сотрудников на
работе месте может быть подтверждено
другими документами, например трудовым
соглашением или зарплатными
ведомостями, или, в случае совмещения
сотрудником работы на несколько проектов,
предоставлены подтверждения четкого
распределения его/ее рабочего времени
между проектами
Delegation of the
European Union to
Russia
18
Финансовый Отчет
Правило происхождения оборудования
Правила Европейской Союза по закупке оборудования включают
Правило Происхождения товара (“Rule of Origin”),
подразумевающее, что все приобретаемое оборудование должно
быть произведено/собрано в странах Европейского Союза
+страны кандидаты, в странах общего экономического
пространства (Исландия, Лихтенштейн, Норвегия), в России, или
(применимо к проектам DCI) в развивающихся странах, входящих
в список Организации Экономического Сотрудничества и
Развития (OECD)
Список доступен на
http://www.oecd.org/dataoecd/32/40/43540882.pdf
Правило происхождения распространяется на все оборудование
независимо от стоимости
Delegation of the
European Union to
Russia
Сертификат Происхождения
(При сумме более 5000 евро за единицу товара)
Копии сертификатов происхождения или другой официальный
документ, подтверждающий происхождение товара, с указанием
страны происхождения следует приложить к финансовому отчету
(Annex IV, art. 2.2)
19
Финансовый Отчет
Акт передачи оборудования
Transfer of Ownership
Delegation of the
European Union to
Russia
•
Составляется в соответствии с образцом, представляется в
оригинале
•
Включает все оборудование, закупленное в рамках проекта
(Статья 3 бюджета) (Annex II, art 7.3)
•
Список оборудования является неотъемлемой частью Акта
передачи оборудования и заверяется обеими сторонами.
Печать принимающей организации обязательна
•
В случае, если по контракту оборудование остается у
бенефициара, должно быть подтверждении о постановки
оборудования на баланс организации
(Annex II, art 7)
•
Копии актов о передаче оборудования стоимостью более
5000 Евро за единицу предоставляется в
Представительство ЕС
20
Финансовый Отчет
Закупки и субподряд в рамках проекта
•
•
•
•
•
Delegation of the
European Union to
Russia
Подробная информация – Приложение IV контракта
При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги
до 10,000 Евро включительно проведение конкурса не
требуется
При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги
свыше 10,000 Евро и до 60,000 Евро (закупки), до 200,000
(услуги), до 300,000 Евро (работы) следует получить
предложения от минимум трех поставщиков данных
товаров/ работ/ услуг и выбрать наиболее оптимального
по критерию «цена-качество» (Annex IV, art.3)
Искусственная разбивка на лоты не разрешается
Пакет
тендерной
документации
должен
быть
предоставлен аудитору
21
Финансовый Отчет
Резерв непредвиденных затрат
(Annex II, art.14.3)
• Может быть использован только после
получения письменного разрешения от
Представительства ЕС
• Сумма не может превышать 5% от общей
стоимости прямых затрат по проекту
Delegation of the
European Union to
Russia
22
Финансовый Отчет
Административные расходы
• Расходы, связанные с реализацией проекта, но
не включенные ни в одну другую статью
бюджета, ограничены установленной при
подписании контракта суммой (Annex III) и
Фиксированным процентом, не превышающим
7% от прямых затрат по реализации проекта
(General Conditions 14.4, Special Conditions).
• Административные
расходы
обязательно
должны быть приемлемыми по содержанию.
Delegation of the
European Union to
Russia
23
Финансовый Отчет
Статья 12 Налоги ( НДС)
НДС не является приемлемым расходом
(General Conditions art. 14.6 & Special Conditions art. 3) и не включен
в прямые расходы по реализации проекта.
Однако, В случаи если Бенефициар предоставит
доказательства, что он или его партнеры не могут
добиться возмещения НДС, то НДС будет
считаться приемлемым расходом за счет
со-финансирования
Delegation of the
European Union to
Russia
24
Финансовый Отчет
Источники Финансирования
(Sources of funding)
Получатель гранта обязан предоставить
информацию о всех источники финансирования
проектной деятельности с указанием конкретной
суммы вклада в евро, включая доход от проектной
деятельности и проценты, начисленные банком на
авансовые платежи, полученные от ЕС и
размещенные на счете Бенефициара.
Проценты, начисленные банком на авансовые
платежи более 250 000 Евро должны быть потрачены
на проектную деятельность и вычтены из суммы
балансового платежа.
(Annex II art. 15.9)
Delegation of the
European Union to
Russia
25
Финальный платеж
По контракту:
Общая сумма проекта:
500,000.00 €
Вклад Европейского Союза (90%):
450,000.00 €
Авансовый платеж:
300,000.00 €
Промежуточный платёж:
100,000.00 €
Прогнозируемый финальный платёж:
Delegation of the
European Union to
Russia
50,000.00 €
26
Финальный платеж
Расчет балансового платежа, основанный
на
фактически понесенных и утвержденных после
проверки
финального финансового отчета расходах:
Общая сумма фактических
приемлемых затрат,
подтвержденная соответствующей
документацией:
450,000.00 €
Вклад Европейского Союза
90% от общих утвержденных затрат: 405.000,00
€
Delegation of the
European Union to
Russia
Финальный платеж:
(405,000.00 € - 300,000.00 € - 100,000.00 € ) 5.000,00 €
27
Финансовый Отчет
Представительство
Европейского Союза
оставляет за собой право
запросить дополнительную
информацию, которая должна
быть предоставлена в
течение 30 дней с момента
поступления запроса
Delegation of the
European Union to
Russia
28