Transcript admon 2 manuales administrativos

Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas
UNIDAD II
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Apuntes de Administración II,
realizado con fines didácticos.
CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática,
información
de
una
organización
(antecedentes,
legislación,
estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
etc) así como las instrucciones y lineamientos
que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de las tareas.
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OBJETIVOS
• Fijar por escrito y sistematizar las diversas
políticas y procedimientos de trabajo.
• Servir de medios de comunicación entre la
dirección y los empleados.
• Facilitar la delegación de funciones y la
autoridad
• Simplificar y ordenar el trabajo.
3
CLASIFICACIÓN
1.
POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN
a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la
mación de más de una organización.
infor-
b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una
sola organización y pueden referirse a ella en
forma general o a una de sus área en forma
específica.
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CLASIFICACIÓN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organización
b) De normas y procedimientos
3.
a)
b)
c)
d)
POR AREAS FUNCIONALES (Deptos.)
Dirección
Ventas
Producción
Administración
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GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES
a) Deben hacerse en papel tamaño carta y a
renglón cerrado
b) Debe ponerse el nombre de la empresa en
el margen izquierdo
c) Todas las hojas deben tener agujeros en el
margen izquierdo
d) Se debe contar con suficientes ejemplares
e) Para la edición se usará el sistema de hojas
sueltas.
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GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES
f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claro
y conciso, que no tenga que recurrirse al
diccionario para aclarar conceptos.
g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos de
los temas
h) Las hojas de los manuales llevaran
numeración correlativa del 1 en adelante. Se
omitirá el número 1 y en el resto se anotará el
número en el margen superior derecho
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MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Este tipo de manual contiene información
detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones, organigramas, niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, así
como
canales
de
comunicación
y
coordinación de una organización.
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CONCEPTO
El manual de organización es un conjunto de
referencias
de
organización
usados
frecuentemente
por los directores, tienen
mucha
utilidad
como
instrumentos
administrativos para ayudar a realizar el
trabajo con mayor eficacia.
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OBJETIVOS
• Permiten conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organización.
• Facilitan el conocimiento de la estructura y
hacen posible la valoración de los puestos que
la integran.
• Posibilitan la acción directiva al establecer los
canales de comunicación.
• Fomentan la motivación al proporcionar a
cada funcionario una visión global de la
unidad, un conocimiento completo de su papel
dentro de ella.
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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN
Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1.
Descripción de los elementos de la Unidad
Administrativa: debe principiarse por la
unidad de más alto nivel jerárquico.
2.
Descripción de puestos: debe principiarse por
el puesto de trabajo de la autoridad máxima
de la empresa.
3.
Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser
formalmente observado el contenido del
manual.
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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN Y
REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
4. Sanción
de
la
autoridad
superior:
aprobación, Vo. Bo. o autorización de
aplicación y uso del manual
5. Identificación y presentación: el manual debe
llevar su carátula e índice de contenido
6. Aspectos de redacción, limpieza y empastado.
Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan
las modificaciones, cambios y mejoras.
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DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
I.
IDENTIFICACIÓN:
− Código del puesto
− Título del puesto
− Ubicación administrativa
− Inmediato superior
− Subalternos
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I.
IDENTIFICACIÓN:
•
Código del puesto: Este es un número clave que en algunas
empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización
de los mismos. En algunos casos, se otorga el número que
presupuestariamente le corresponde.
•
Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (vía
presupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha
denominado el puesto.
•
Ubicación administrativa: En este apartado se debe anotar el órgano
administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde
se le puede localizar.
•
Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona de
quien recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.
•
Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige,
supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.
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DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
II.
DESCRIPCIÓN
− Naturaleza: (descripción genérica del
puesto)
− Atribuciones: (descripción específica del
puesto)
− Relaciones de trabajo:
− Autoridad:
− Responsabilidades:
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II
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
•
Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales y
específicos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que
se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este
apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo,
técnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y
autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisión recibida y/o
ejercida, así como el grado de independencia y criterios necesarios para
el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y evaluadas las labores o
tareas realizadas.
•
Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algún
grado de importancia de las tareas o labores que son características del
puesto. En este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o
labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se
describen serán limitativas de lo que debe desempeñar la persona que
ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado
representativo de un puesto en particular y existen varias formas de
enmarcar su descripción.
Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la más a la menos importante.
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II
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
•
Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones
públicas que los empleados deben mantener en el desempeño de sus
atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.
•
Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular del
puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores
en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en
qué grado se afectan sus relaciones de trabajo.
•
Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos que
inciden en la participación del servidor en la custodia, despacho, uso de
equipo y mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo.
Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía de
utilización.
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DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
III.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
(requisitos mínimos exigidos)
a) Educación:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos:
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III
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)
•
Educacionales o Académicos: Grado de educación escolar, media y/o
universitaria indispensable.
•
Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/o
técnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo,
preferentemente se debe dar en función del tiempo de práctica dentro
y/o fuera de la empresa o institución.
•
Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental
para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,
instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relación de trabajo.
•
Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad
especifica; esta función es práctica y tiene relación directa con la
habilidad necesaria y requerida para acometer una acción, actividad o
tarea.
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III
•
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)
Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta
sección, puede servir como complemento a la información otorgada al
aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente.
Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentración y atención
necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular
requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.
Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o
desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el
empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo
incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros
puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite
requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.
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EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN
TECNICA DE PUESTO
I.
IDENTIFICACIÓN
Código
Título del puesto
Ubicación administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
I.
IDENTIFICACIÓN
Código
Título del puesto
Ubicación administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1.
Naturaleza:
1.
Naturaleza:
2.
Atribuciones:
2.
Atribuciones:
3.
Relaciones de trabajo
3.
Relaciones de trabajo
4.
Autoridad:
4.
Autoridad:
5.
Responsabilidades:
5.
Responsabilidades:
III.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
III.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1.
Académicos
1.
Académicos
2.
Experiencia
2.
Experiencia
3.
Habilidades y destrezas
3.
Habilidades y destrezas
4.
Otros requisitos
4.
Otros requisitos
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CONTENIDO
1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Antecedentes de la empresa, unidad
administrativa y manual.
4. Marco jurídico institucional, bases legales
que sustentan el origen de la institución o
empresa: (acuerdos, acta de constitución,
escritura pública, estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, específico, de
funciones y nominal o de puestos
7. Descripción de puestos
8. Glosario
9. Anexos
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MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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CONCEPTO
Instrumento administrativo de carácter
informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecución
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su área de aplicación y la toma de
decisiones en el desarrollo de las actividades.
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CAMPO DE APLICACIÓN
Es el conjunto de unidades administrativas,
puestos, niveles jerárquicos que tienen
relación con los procedimientos, así como el
área física en la que se desarrollan las
actividades.
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OBJETIVOS GENERALES
Es la descripción clara y concreta del fin
último que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientación del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.
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NORMAS GENERALES
Es la descripción de los lineamientos que
rigen o guían la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuación externa e interna en la
realización de las actividades que integran el
procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales,
también prohíbe cualquier acción que
contradiga la normalización del quehacer en
las operaciones necesarias.
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SIMBOLOGIA
Los símbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La más común para la elaboración de los
diagramas es de la forma ANSI (American
National Standard Institute) Ha preparado una
simbología para representar flujos de
información del procesamiento electrónico de
datos, de la cual se han adoptado algunos
símbolos
para
diagramas
de
flujo
administrativos.
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SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI
INICIO O FIN
OPERACIÓN,
ACTIVIDAD O
PROCESO
INSPECCIÓN,
REVISIÓN O
VERIFICACIÓN
CONECTOR
FUERA DE PAGINA
ARCHIVO FINAL
ARCHIVO
TEMPORAL
DOCUMENTO
TRANSFERENCIA
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA
MULTIDOCUMENTO
DECISIÓN
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ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
1.
DEFINICIÓN: es el titulo que identifica lo que
se va a realizar.
2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: son todos aquellos
aspectos técnico-administrativos que se
alcanzaran por medio del procedimiento.
3.
NORMAS ESPECIFICAS: puede señalarse como
norma , lo relativo al proceso de distribución
de las formas o formularios y sus copias, que
participan en el procedimiento.
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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
narración descriptiva, ordenada cronológica y
secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (4 columnas)
Unidad
Puesto
Paso No.
Actividad
5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:
representa gráficamente la participación
directa de cada puesto de trabajo en el
proceso operativo de un procedimiento
determinado
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Empresa:
Procedimiento:
No. de Pasos:
Fecha:
Empresa:
Hoja:
Procedimiento:
Fecha:
No. de Pasos:
Hoja:
No. de Forma:
Elaboró:
Titulo:
Titulo:
No. de Forma:
Elaboró:
PUESTO
PASO No.
ACTIVIDAD
DEFINICIÓN:
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
NORMAS ESPECIFICAS:
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Empresa:
Procedimiento:
Fecha:
No. de Pasos:
Hoja:
Aspirante o
Solicitante
Junta Directiva
A
INICIO
Titulo:
No. de Forma:
Gerente de RR.HH
Gerente de
RR.HH
Junta Directiva
Elaboró:
1
3
2
4
Aspirante o
Solicitante
B
A
B
5
SI
NO
5.1
5.2
FIN
1
34
CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Índice o contenido
Introducción
Campo de aplicación
Objetivos generales del manual
Normas generales del manual
Simbología
Descripción de los procedimientos
- Objetivos y normas específicas del
procedimiento.
- Descripción del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8. Glosario
9. Anexos
35
ALTO
No lo olvides:
“La mejor forma de aprender es
poner en practica los
conocimientos adquiridos”
¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!