Transcript sia- personalia stiesia - Firdaus Indrajaya Tuharea

SIA- PERSONALIA
Buku Nugroho Widjajanto
BAB XVII hal 383
Manajemen Personalia

Aktifitas :
Perencanaan SDM
 Koordinasi SDM
 Pengendalian SDM


Sistim Informasi :
Rekruting
 Pelatihan
 Kompensasi

2

Fungsi manajemen personalia adalah fungsi
yang bersifat desentralisasi
 Divisi personalia  Manpower Planning
kebutuhan Tenaga Kerja:
1. Keterampilan
2. Tingkat Pendidikan
3. Pengalaman
3
Struktur Organisasi Personalia
Direktur SDM
Divisi Pendidikan
dan Pelatihan
Divisi Tenaga
Kerja
Divisi
Kesejahteraan
dan Keamanan
Kerja
Divisi
Administrasi
Tenaga Kerja
4
Eksekutif personalia bertanggung jawab
atas pengelolaan berbagai fungsi staf
personalia.
 Rencana tenaga kerja merupakan dasar
yang dapat dijadikan basis perencanaan
dan pengendalian berbagai kegiatan
tenaga kerja serta pendidikan dan
pelatihan.

5

Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif
puncak personalia :

Informasi kuantitatif





Jumlah Karyawan dengan perincian tertentu
Jam kerja
Efisiensi tenaga kerja
dll
Informasi kualitatif



Moral karyawan
Motivasi
Kemampuan inovasi
6
Divisi Pendidikan & Pelatihan
Kegiatan pengembangan keterampilan
karyawan
 Yang perlu diperhatikan :

Perencanaan dan pengaturan program
pelatihan
 Pengembangan bahan-bahan pelatihan
 Pemilihan peserta, traning, lokasi pelatihan
 Evaluasi hasil-hasil pelatihan

7
Divisi Tenaga Kerja
Pengembangan spesifikasi tugas,
rekruitment karyawan (test &
wawancara), pengelolaan arsip pelamar
kerja
 Informasi yang dibutuhkan :

Inforasi Internal (kebutuhan TK)
 Informasi Eksternal (sumber TK)

8
Divisi Kesejateraan dan
Keselamatan Kerja
Bertanggungjawab atas kesehatan dan
terpenuhinya standar keamanan kerja
dalam perusahaan
 Kesehatan :

Catatan Medis
 Pengujian fisik
 Layanan kesehatan
 Dll

9

Keamanan :
Kelengkapan kerja
 Pelatihan keamanan kerja
 Penelitian sebab-sebab kecelakaan kerja
yang terjadi

10
Peran Pimpinan Unit dalam
Fungsi Personalia

Memotivasi Karyawan
 Pemberdayaan Karyawan

Informasi yang dibutuhkan :



produktifitas,
motivasi,
tingkat absensi yang terjadi.
11
Informasi Untuk Fungsi Personalia

Sistem Informasi Akuntansi


Jajaran departemen personalia atau sumberdaya
manusia,


Gaji & Upah
File data Personaliaa
Dua input penting yang digunakan dalam penyusunan
informasi gaji dan upah :
 Kartu jam kerja pabrik
 Kartu absensi karyawan
12

Kartu Jam Kerja Pabrik
Adalah kartu yang digunakan untuk mencatat
distribusi jam kerja yang dijalani oleh masingmasing karyawan pabrik.
Bentuk kartu jam kerja :
1. Kartu jam kerja per periode upah
2. Kartu jam kerja harian
3. Kartu jam kerja per unit, dari
4. Gang sheet
13

Kartu absensi karyawan
Merupakan kartu yang digunakan untuk
masing-masing karyawan guna mencatat saat
masuk dan keluar tempat kerja.

Input lain yang diperlukan oleh sistem
informasi akuntansi gaji dan upah adalah input
untuk penambahan, pengurangan serta
penyesuaian berbagai catatan gaji dan upah
karyawan.
14

Jenis penyesuaian yang perlu dilakukan
antara lain adalah:






Perubahan tarif gaji dan upah
Perubahan alamat
Perpindahan karyawan antar unit organisasi
Perubahan dalam potongan pajak
Perubahan dalam peraturan-peraturan pemotongan
gaji dan upah serta
Perubahan lain-lainnya yang biasanya sangat
bervariasi
15
Output sistem informasi akutansi
gaji dan upah
Perhitungan gaji dan upah serta uang
atau cek gaji dan upah.
 Selain itu sistem informasi akuntansi
seringkali diwajibkan untuk menyusun
berbagai laporan untuk kepentingan
pemerintah.

16

Untuk kepentingan internal, sistem informasi akuntansi
biasanya perlu meyajikan informasi sebagai berikut :








Laporan penilaian efisiensi dan produktivitas karyawan
Laporan dan analisis tingkat kemangkiran dan keterlambatan
kerja karyawan
Analisis upah tak langsung menurut jenis biaya (pengawasan,
inspeksi, penanganan barang, dsb), dan menurut
departemen.
Anlisis realisasi biaya gaji dan upah dibandingkan dengan
standar atas produk yang dihasilkan
Analisis biaya lembar per departemen
Analisis biaya untuk tunjangan-tunjangan
Laporan biaya komisi penjualan serta
Berbagai laporan yang bermanfat bagi perencanaan tenaga
kerja, misalnya jumlah karyawan, jumlah jam kerja yang
dilalui, tarif gaji dan upah rata-rata, tingkat perputaran
karyawan, rata-rata dan total tunjangan karyawan.
17
Informasi dari jajaran
personalia

File data personalia:
memuat catatan lengkap mengenai setiap
karyawan perusahaan.





Karakteristik fisik karyawan
Informasi gaji dasar
Evaluasi kuantitatif dan kualitatif pengalamannya
dimasa lalu
Keterangan kesehatan dan riwayat medis
karyawan
Hasil berbagai tes mengenai kemampuan dan
sikap dan lain-lainnya
18

File data tersebut dapat dijadikan dasar
pengambilan keputusan :
Penempatan pada posisi tertentu
 Kenaikan pangkat dan jabatan
 Penetapan program pelatihan yang
diperlukan

19

Informasi lain yang dikembangkan oleh
jajaaran personalia anatara lain adalah:




Spesifikasi kerja yang merinci program pelatihan
dan pengalaman yang diperlukan untuk
menjelaskan setiap pekerjaan dalam organisasi
Statistik keamanan dan kecelakaan kerja
Prakiraan kebutuhan tenaga kerja menurut kategori
pekerjaan dalam organisasi dan
Catatan stastistik mengenai program pelatihan,
layanan kesehatan lembaga kredit karyawan serta
layanan lainnya untuk karayawan.
20
Sumber Informasi

Sumber internal

kepala departemen:


Kebutuhaan tenaga kerja berdasarkan jumlah dan
kualifikasi
Sumber eksternal

Bisa berasal dari kantor tenaga kerja, serikat kerja,
pimpinan-pimpinan universitas, sekolah-sekolah
pelatihan, serta berbagai kantor pemerintahan.
21
Transaksi Akuntansi Dan
Pencatatan Gaji Dan Upah

Ayat jurnal pertama dalam transaksi
akuntansi dan pencatatan gaji dan upah
adalah:
Persediaan dalam proses
 Biaya produksi tak langsung
 Biaya umum dan administratif
 Upah gaji dan upah

XXX
XXX
XXX
XXX
22

Ayat jurnal kedua menjelaskan
perhitungan gaji dan upah serta jumlah
yang dibayarkan tunai kepada para
karyawan :

Utang gaji dan upah
xxx
 Potongan pajak penghasilan
 Dana pensiun
 Asuransi
 Kas –bank
xxx
xxx
xxx
xxx
23
Metode Perhitungan Gaji dan
Upah
1.
2.
3.
Mengalikan jumlah jam kerja karyawan
dengan tarif gaji dan upah untuk
karyawan bersangkutan
Mengurangkan berbagai potongan
yang dikenakan sehingga diperoleh
jumlah gaji atau upah neto
Mempersiapkan uang atau cek serta
berbagai laporan dan dokumen gaji dan
upah terkait.
24
Master File Pengelolaan Gaji &
Upah
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Master file gaji dan upah
Master file barang dalam proses
Master file pesanan produksi
Master file biaya produksi tak langsung
Master file biaya umum dan
administrasi serta
Master file biaya penjualan
25
Sistem Pengolahan Data Gaji Dan
Upah Berbasis Manual
26

Pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan dapat dilakukan dengan tiga
pendekatan
Dengan menyerahkan uang tunai
 Dengan menyerahkan cek atas nama
karyawan bersangkutan, dan
 Dengan menyetorkan uang gaji dan upah
ke rekening tabungan atau automatic teller
machine (ATM) atas nama karyawan
bersangkutan.

27
Sistem Pengolahan Data Gaji Dan
Upah Berbasis Komputer

Prosedur gaji dan upah berbasis
komputer dibagi menjadi dua:
 Prosedur
dengan pendekatan batch
processing, dan
 Prosedur dengan pendekatan real-time.
28
29
Sistim Real Time Gaji dan Upah
Data Jam
Kerja dan
Perubahan
data
personalia
Pemasukan Data
Program gaji
dan upah
serta
pemilihakn
profesional
Database
Personalia
30
Daftar Gaji &
Upah
Program gaji
dan upah
serta
pemilihakn
profesional
Faktur didasarkan
jam profesional
Laporan
Kualifikasi
Profesional
31