Transcript Diapos de présentation sous format PowerPoint

Muhsin Aboud
Chercheur principal IEARDA (MUHAS)
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Avant de déposer une demande / s’inscrire
Repérage d’une possibilité de financement
Préparation d’une demande
Soumission, suivi, consultation
La soumission par voie électronique des
demandes de subvention est obligatoire pour
toutes les demandes de subventions
concurrentes aux instituts de santé NIH *
 Le processus exige une grande attention aux
détails pour assurer une présentation réussie!
* Sauf pour les demandes multi-projets
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Présentation de la demande: Qui dans votre
organisation est responsable de la
préparation de chaque partie de la demande?
Pouvoir de signature: Qui a le pouvoir de
signer la demande au nom de votre
organisation?
Instruction des demandes: Quels sont les
examens et autorisations internes qui
s’imposent avant la soumission?
Les administrateurs et les chercheurs
principaux doivent travailler ensemble
Grants.gov
 Le seul portail en ligne du gouvernement fédéral permettant
de trouver et de demander une subvention fédérale
 Utilisé par l’ensemble des 26 agences fédérales prestataires
de subventions
eRA Commons
 Système informatique de gestion de la recherche NIH qui
permet aux demandeurs /bénéficiaires de subventions de
recevoir et transmettre les informations relatives à leur
demande ou à leur attribution par voie électronique
 Utilisé par les NIH et autres organes de l’administration
chargée de la santé publique aux Etats-Unis (HHS – Health &
Human Services.
 IMPORTANT: Chaque système a ses propres exigences
d‘inscription et de demande
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Il existe diverses options pour soumettre une
demande électronique:
Formulaires téléchargeables: option la plus
courante
Flux des données, de système à système, propre
à une institution: Habituellement utilisé
seulement par les institutions qui reçoivent
beaucoup de subventions NIH
Prestation de services commerciale:
http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/sp.htm
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Adobe Reader obligatoire: Seules certaines
versions spécifiques d'Adobe Reader sont
compatibles avec les formulaires Grants.gov
Page de téléchargement de logiciels à
Grants.gov/resources/download_software.jsp
Convertisseur PDF Les documents exigés
doivent être inclus dans la demande sous
format PDF
Suivez les instructions du NIH pour le format
PDF à: http://grants.nih.gov/grants/
ElectronicReceipt/pdf_guidelines.htm
Les organisations doivent s'inscrire dans tous
les systèmes suivants:
 NCAGE (uniquement à l’étranger)
 DUNS
 SAM
 Grants.gov
 eRA Commons: Les chargés de recherches
doivent travailler avec leur institution pour
s’inscrire à eRA Commons.
 Vérifiez si votre organisation est déjà inscrite.
Les organisations étrangères doivent se munir
d’un code NCAGE de spécification d'entité
commerciale ou gouvernementale de l'OTAN
 Il s’agit d’un code à 5 caractères utilisé pour
identifier un établissement donné à un endroit
précis
 Exigé pour l’inscription au système de gestion
des subventions (SAM)
 Pour obtenir un code NCAGE; consultez:
http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_AC135.asp
Tél.: 269-961-7766
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Dun & Bradstreet (D&B) fournit un numéro
d'identification unique de neuf chiffres à
votre entreprise / institution.
Gratuite
Démarrez l’inscription à :
http://fedgov.dnb.com/webform
SAM – Système de gestion des subventions
 Remplace l’ancien système d’inscription (CCR)
 Si vous avez déjà été inscrit(e) dans CCR, il
conviendra de visiter SAM pour créer un
compte SAM.
 Votre adresse courriel permettra de relier
votre nouveau compte SAM avec les
informations de votre ancien compte CCR .
Renouvellement annuel obligatoire!
Étapes pour inscrire votre organisation à SAM:
1) Allez à www.sam.gov
2) Créez un compte personnel et ouvrez une session
3) Cliquez sur “Register New Entity” sous “Manage Entity”
4) Sélectionnez le type d'entité
5) Sélectionnez “No” à la question “Do you wish to bid on
contracts?” (Voulez-vous répondre à un appel d’offres?)
6) Sélectionnez “Yes” en réponse à la question “Do you want to
be eligible for grants and other federal assistance?” [Voulezvous devenir admissible aux subventions et autres sortes
d’assistance fédérale?]
7) Renseignez la section “Core Data” [Données de base]
8) Renseignez la section “Points of Contact” [Contacts]
Attendez la validation de l’inscription
Vue d'ensemble des étapes d‘inscription à Grants.gov
1) Se munir d’un numéro d'inscription DUNS
2) Se munir d’un Code NCAGE
3) S’inscrire à AM Designate un point de Contact E-business (E-Biz POC),
chargé d’approuver les demandes d'autorisation de dépôt d’une demande.
4) Identifiant et mot de passe pour Grants.gov
Toute personne chargée de déposer ou de suivre les demandes de votre
organisation doit remplir un profil de représentant autorisé de
l’organisation (AOR) à Grants.gov et créer un identifiant et mot de passe.
5) Autorisation AOR : E-Biz POC recevra un courriel concernant la demande
AOR et devra accéder à Grants.gov pour approuver la demande et fournir
le rôle de «candidat autorisé» à l'utilisateur. Il peut y avoir plus d'un AOR
pour votre organisation.
6) Suivi AOR : a tout moment, vous pouvez suivre l'état AOR en vous
connectant avec votre identifiant et mot de passe.
IMPORTANT!
Inscriptions multiples – Responsables autorisés AOR (Autorise Organizational Representatives)!
 Seule une personne ayant le statut AOR peut
déposer une demande à Grants.gov
 Suppléant au cas où la première personne n'est
pas disponible
 Permet à plusieurs personnes de suivre l'état de
la demande.
L’organisation requérante ET le chercheur principal
doivent ensemble être inscrits à eRA Commons
1) L’organisation requérante doit s’inscrire
2) L'organisation requérante lance l’inscription du
chercheur principal à eRA Commons
-Ou s’associe au chercheur principal lorsque celui-ci possède
déjà un compte à eRA Commons
3) Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons
Présentation des étapes d'inscription à eRA Commons
1) Remplir le formulaire d’inscription en ligne pour les organisations
2) Imprimez & faxez la page d’inscription. Le signataire officiel (SO) doit signer,
dater et faxer l'inscription au numéro indiqué sur le formulaire.
3) Le signataire officiel doit vérifier l’adresse courriel: Une fois l'inscription soumise
par voie électronique, un courriel de vérification est envoyé. Le SO devra cliquer le
lien pour vérifier l’exactitude de l’adresse courriel . Les étapes 2 & 3 doivent être
achevées avant que NIH puisse traiter l'inscription.
4) Le signataire officiel recevra un courriel "d'agrément" de la part de NIH . Le
courrier d'agrément" contient un lien vers des informations dont l’exactitude devra
être vérifiée avant que le processus de confirmation soit terminée.
5) Le signataire officiel reçoit les identifiants et mots de passe temporaires. Après
l'achèvement de la confirmation, le SO va recevoir deux courriel qui contiennent les
identifiants et mots de passe temporaires pour le Signataire Officiel (SO )et
l’administrateur du compte (AA) créés au cours du processus d'inscription.
6) Ouvrir une session à Commons eRA Le SO et AA peuvent se connecter à
Commons eRA et peuvent administrer des comptes supplémentaires s’il y a lieu.
1) Les possibilités de financement sont affichées dans
le guide NIH pour les subventions et contrats (OER) ET
2) à Grants.gov
Pourquoi doit-on vérifier ces deux sources de
subvention.
3) Examinez la liste des FOA (Funding Opportunity
Announcement) correspondant à vos critères et
trouvez les FOA d'intérêt
4) Lisez et suivez toutes les instructions d'annonce
5) Une attention particulière à la section IV.
Information pour la demande et pour communication
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Dans l'annonce– Cliquez le bouton Apply for
Grant Electronically (Déposez une demande
de subvention par voie éléctronique)
◦ Remarque: vous ne pouvez pas déposer de
demande avant la « date d'ouverture» indiquée sur
l’annonce FOA.
◦ Remarque: L’annonce FOA a préséance sur le guide
des demandes de subvention Grants.gov

Cela vous mènera directement à Grants.gov
pour y télécharger le dossier de demande
18
NIH utilise le formulaire SF424 (R&R Research &
Related) pour l’ensemble des données
appartenant à et gérées par Grants.gov
Les demandes électroniques de subventions
NIH comprennent:
1) Des composants (R&R) à l'échelle fédérale.
Les NIH ne contrôlent pas les champs marqués
obligatoires dans ces formulaires publiques
2) Composants propres aux agences - (PHS)


SF424 (R&R) – Il s’agit d’un dossier de demande
de subvention dont les différents composants
sont comparables à ceux de PHS 398
Les composants de ce dossier ne sont pas tous
utilisés pour chaque annonce de possibilité de
financement (FOA)
◦ Les Agences peuvent créer des dossiers de demande
spécifiques pour chaque FOA
◦ Chaque FOA indique les composants nécessaires au
dossier de demande

Guide pour le dossier de demande SF424
◦ Les instructions générales vous guideront à travers
toutes le étapes nécessaires pour remplir les
diverses parties du dossier.
◦ Des instructions figurent dans les formulaires
◦ Les instructions spécifiques aux NIH sont indiquées
par le logo HHS.
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
Dossier de demande = combinaison SF424 (R&R) +
PHS398
L’annonce d’une possibilité de financement FOA
(Funding Opportunity Announcement) indique les
formulaires exigés du dossier de demande
Les composants SF424 (R&R) incluent:
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◦
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◦
◦
Page de couverture de la demande R&R
Site du projet / Performance R&R
Autres informations relatives au projet R&R
Personnel responsable / clef R&R
Budget R&R
Formulaire de sous-subvention du budget en Annexe R&R
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Composants spécifiques aux agences NIH
(PHS 398)
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◦
◦
◦
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PHS
PHS
PHS
PHS
PHS
398
398
398
398
398
Lettre de motivation
Supplément de la page de motivation
Budget modulaire
Plan de recherche
Liste
Les composants incluent des champs de
données spécifiques (rempli en ligne) et de
multiples Annexes
Les Annexes DOIVENT être converties sous
format PDF avant d’être téléchargées
Astuces pour réussir
 Suivez les Directives FOA-spécifiques (par ex.,
annexes spéciales, titres de sections
spécifiques)
 Suivez les exigences du guide de demande de
subvention - y compris les directives pour les
polices et les marges
 Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de page –
les titres de section dans le cadre du texte sont
encouragés
 Évitez les formats «paysage» et les colonnes
Utilisez le format PDF pour toutes les annexes
1) Utilisez des fichiers PDF au format simple
◦ Ne pas utiliser Portfolio ou une fonction similaire pour
regrouper plusieurs fichiers en un seul document PDF
◦ Désactiver les fonctions de sécurité telles que la
protection par mot de passe
2) Garder les noms des fichiers à 50 caractères ou
moins et utiliser uniquement des lettres, des
chiffres, le tiret par le bas (_), l'espace et le tiret (-)
3) Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de page
Les têtes de section dans le cadre du texte sont
encouragés
4) Suivez les directives pour les polices et les
marges
Formulaire SF424 : Article #6 Champ
d'identification d'employeur (EIN ou TIN) – les
organisations non-U.S. peuvent utiliser 444444444
 Admissibilité : Assurez-vous que l’annonce
FOA permet aux organismes à l’étranger de
déposer des demandes de subvention.
Budget: Les demandes à l’étranger
nécessitent TOUJOURS un budget détaillé
 Date: TOUJOURS sous format MM/JJ/AAAA
(09/27/2012)
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Soumission à temps: les demandes sans erreur seront
acceptées par Grants.gov uniquement lorsque pointées
à17h ou avant, heure locale de l'organisation requérante,
à la date d'échéance. Quelques rappels importants:
NIH recommande de soumettre la demande aussi tôt que
possible (quelques jours à l’avance et non quelques
minutes!) afin de disposer du temps pour corriger les
erreurs constatées pendant le créneau de consultation
de la demande avant la date d'échéance
La politique NIH en matière de retard ne permet pas
d’apporter de corrections après la date d'échéance
Toutes les inscriptions doivent être effectuées avant la
date d'échéance



Première réponse de Grants.gov: Demande
reçue, est en cours de validation. (Inclut le
nom du fichier d'origine et le numéro DUNS.)
Deuxième réponse de Grants.gov:
Demande validée, en cours de préparation
pour l’examen concédant
Troisième réponse de Grants.gov:
Demande reçue par l’agence concédant


Première réponse de l'agence concédant:
Demande reçue. En cas d’avertissements ou
d’erreurs repérées, d'autres mesures
s’imposeront.
Avertissements: pas assez importants pour
influer le processus
◦ Erreurs: suffisamment importantes pour justifier
une nouvelle soumission

La Demande devra être soumise de nouveau
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
Troisième réponse de Grants.gov:
La demande reçue par l'agence concédant
Avis par couriel - eRA Commons
◦ Les responsables autorisés (AOR/SO/chercheur principal)
reçoivent des avis par courriel
◦ Validation terminée – Dossier de demande vérifié
◦ Validation terminée – Dossier de demande vérifié – Uniquement
des avertissements
◦ Mesure à prendre - erreurs et/ou avertissements
◦ Mesure à prendre – identifiant eRA Commons manquant ou non
valide (AOR/SO sont les seuls destinataires)
◦ (seulement envoyé aux AOR/SO)
◦ Mesure à prendre – Erreur de système
◦ Le Signataire Officiel a refusé la demande électronique (rejetée)
◦ NIH a auto-vérifié la demande (suite à un créneau de
consultation de 2 jours)
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

Les erreurs interrompent le processus de
soumission et elles doivent être solutionnées avant
l’acheminement de la demande pour réception et
aiguillage (Receipt & Referral)
Les avertissements peuvent être résous à la
discrétion du demandeur mais n’imposent pas de
mesure pour faire suivre la demande.
Lorsque le chercheur principal corrige un
Avertissement ou une Erreur, les responsables
autorisés AOR/SO doivent être avertis et ceux-ci
devront redéposer l’ensemble de la nouvelle
demande, corrigée ou modifiée, par l’intermédiaire
de Grants.gov

Soumission à temps
◦ Demande acceptée par Grants.gov à 17h; heure
locale le jour de la date de soumission (Vérifiez
l’annonce FOA pour les dates et l’heure )
◦ Au cours de la première période de transition— Les
erreurs NIH repérées DOIVENT être corrigées dans
les 2 jours après la date de réception


Réponse de Grants.gov à la soumission de la
demande, en général en quelques heures,
jusqu'à 2 jours ouvrables.
Instruction de la demande par le chercheur
principal (PI) et le responsable autorisé de
l’organisation (AOR) / Signataire officiel (au
Bureau des projets parrainées) dans les 2
jours ouvrables suivant disponibilité à eRA
Commons.
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
NIH ne tiendra pas les candidats responsables
des problèmes de Grants.gov ou d’eRA
Commons
Les candidats sont tenus de:
Procéder à toutes les inscriptions requises
avant soumission de la demande
Effectuer toutes les étapes de la soumission
de la demande en temps opportun, par ex.
 Soumission à Grants.gov
 Correction des erreurs
 Vérification de la demande

Préparation avant la demande
◦ Connaître son rôle
◦ Inscription
 Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov,
et à eRA Commons
 Le Chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par
l’intermédiaire des responsables autorisés (AOR/SO)
◦ Sélection du mode de soumission
 Formes de base, Org.systeme à systeme, fourniseur de
service
◦ Acquisition des logiciels: PureEdge,CitrixMac,Generateur PDF
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Repérage d’une possibilité et téléchargement
d’un dossier de demande
◦ Repérage d’une possibilité spécifique à Grants.gov
ou dans le guide NIH et téléchargement du dossier
de demande
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Préparation de la demande
Soumission de la demande à Grants.gov
(soumission au responsable autorisé
◦ Grants.gov procède à des verifications de base
◦ En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit
déposer une demande corrigée à Grants.gov
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Attendre que NIH récupère la demande
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Vérification du statut de la soumission à eRA
Commons
◦ eRA Commons vérifie la demande d’après les guides
◦ En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit déposer
une demande corrigée à Grants.gov
◦ Traitement réussi - demande sans erreurs (des
avertissements possibles)
 Demande rassemblée
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Vérification de la demande rassemblée

Soumission complète
◦ Demande vérifiée par les responsable autorisés,
chercheur principal et AOR/SO. Option pour eux de
rejeter ou d’approuver la demande – Acheminement
sous 2 jours ouvrables.
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Grants.gov effectue des vérifications de base
eRA Commons vérifie la demande avec les guides
Erreurs identifiées
Repérage d’une possibilité spécifique ou guide NIH et téléchargement du dossier de demande
Connaître son rôle
Traitement réussi; demande sans erreurs (des avertissements possibles)

Formes de base, Org.systeme système fournisseur de service

En cas d’erreurs le responsable autorisé AOR doit soumettre le dossier correct à Grants.gov
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Le chercheur principal et les responsables autorisés AOR/SO vérifient la demande. Ceux-ci
peuvent rejeter ou approuver la demande pendant un créneau de consultation de deux jours
ouvrables.
Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons
Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables
autorisés
Demande rassemblée
Inscription
Sélection du mode de soumission
Acquisition des logiciels: PureEdge, Citrix-Mac, Generateur PDF
Soumission de la demande à Grants.gov (AOR)
Attendre que NIH récupère la demande
Vérification du statut de la soumission à eRA Commons
Vérification de la demande rassemblée
Soumission complète