Transcript Písemnosti při obchodování

Písemnosti při
obchodování
Ivana Rybáčková
Písemnosti při obchodování
DODAVATEL



Nevyžádaná nabídka
Nabídka

Potvrzení objednávky

Návěstí zásilky (avízo)
Dodací list, faktura
Odpověď na reklamaci
Odpověď na urgenci
Odpověď na upomínku









ODBĚRATEL
Poptávka
Odpověď na nabídku
(objednávka)
Odvolávka (zpřesňuje
objednávku)



Přepravní dispozice
Reklamace
Urgence
Upomínka (1. upomínka, 2.
upomínka, poslední upomínka – pokus
o smír)
Nabídka
Každá nabídka by měla obsahovat:
 Popis nabízeného zboží (služby)
 Cenu zboží (služby), event. Množství, které prodávající
může dodat
 Dodací, platební a přepravní podmínky
 Výzvu k objednávce
Nabízet lze také volná místa, obytné a skladovací prostory,
pozemky aj.
V těchto případech se nabídka přibližuje spíše
propagačním materiálům.
Zvláštní typ nabídky – dopisy rozesílané vybraným skupinám
adresátů (lékaři, právníci apod.) Obsahují propagační nabídky
a jedná se prakticky o reklamní písemnosti.
Nevyžádaná nabídka




je iniciativou prodávajícího
Musí být přesvědčivá a bezvadná i po formální stránce
Cíl – získat zákazníka
Musí obsahovat:
oslovení zákazníka, zdvořilostní fráze,výzvu k objednávce,
závěrečnou zdvořilostní větu.
Měla by se týkat vždy jen jednoho předmětu (nenabízet
současně čistokrevná štěňata a zajišťování pohřbů
Nevyžádanou nabídkou jsou i nejrůznější propagační
odpovědní dopisnice, odpovědi na poptávkové inzeráty nebo
písemnosti při průzkumu trhu. Může mít formu inzerátu, ale
může jít také o individuální písemnost.
Poptávka
Kupující hledá nejvhodnějšího prodávajícího
 Může požádat o cenu, vzorky, event. o dodací
podmínky
 Je vhodné uvést i způsob získání informací o
dodavateli
 V závěru poptávky se vyžaduje brzká nabídka
 Pokud je podkladem nabídky inzerát nebo
propagační dopis, zajímají kupujícího i doplňující
nebo zpřesňující informace
Poptávka je nezávazná !!!

Vyžádaná nabídka




Odpověď na poptávku
Budoucí prodejce v ní musí odpovědět na
všechny dotazy v poptávce, zaslat prospekty,
katalogy, apod.
Neměla by být záporná – pokud prodejce právě
nemá zboží na skladě, nabídne jiný typ nebo si
zboží obstará.
Nechceme odradit budoucího zákazníka!!!
Odpověď na nabídku
Pokud obdržíme
nevyžádanou
nabídku ve formě
propagačního
dopisu, nemusíme
na ni reagovat
 Při individuálně
adresované
nabídce záleží na
adresátovi, zda
odpoví

Kladná
odpověď na
nabídku
=
Objednávka
Úprava nabídky
Kupující může požádat o úpravu nabídky –
o výhodnější smluvní podmínky (snížení
ceny, jiný termín dodávek, …)
 Prodávající se snaží vyjít co nejvíce vstříc.
V případě záporné odpovědi – formulovat
velmi taktně, i když naprosto
jednoznačně.
 Nejlepší výsledek – kompromisní řešení
vyhovující oběma stranám

Záporná odpověď na nabídku

Zamítavou
odpověď je nutné
vhodně stylizovat,
aby event. budoucí
partnery zcela
jednoznačně
neodradila
Objednávka – vždy doporučené!!!
základ pro uzavření
kupní smlouvy
 Odesílá se ve dvojím
vyhotovení
(jedno partner vrátí
obratem potvrzené
objednateli)
 Pokud je objednávka
odesílána faxem –
nutné odeslat ještě
její originál




Posíláme formou dopisu
nebo na formuláři
Můžeme odeslat
emailem – buď přímo v
textu zpráva nebo jako
přílohu. I v tomto případě
by měl být příjem
objednávky ihned zpětně
potvrzen.
Možné vyřídit telefonicky
nebo při osobním jednání
– nutné dodatečně zaslat i
písemně (co nejdříve).
Objednávka má obsahovat:
1. Číslo objednávky
2. Datum objednávky
3. Název objednávajícího subjektu vč. Adresy
4. Číslo telefonu, faxu, e-mail adresu
objednávajícího
5. Přesný popis objednávaného zboží
6. Množství a cenu (bez DPH nebo s)
7. Termín a způsob dodání
8. Způsob placení (hotovost, příkaz..)
9. Číslo účtu a peněžní ústav kupujícího
10.Způsob potvrzení objednávky
11.Podpis objednávajícího
12.Razítko (není podmínkou)

Reakce na objednávku

Potvrzení
objednávky
Odmítnutí
objednávky
dodavatelem
 V některých
případech může
dojí i ke Zrušení
objednávky

Potvrzení objednávky


Na vráceném
vyhotovení, faxem
nebo e-mailem
Může mít formu
obchodního dopisu,
měl by obsahovat
poděkování za
objednávku. Dále je
nutné zopakovat údaje
o množství a ceně
objednaného zboží a
další důležité
podmínky.


V závěru dopisu –
ujistit, že objednávka
bude vyřízena k jeho
spokojenosti, event.
uvést konkrétní termín
vyřízení objednávky.
Není chybou poslat
potvrzení objednávky
doporučeně.
Odmítnutí objednávky dodavatelem

Dodavatel není povinen vyřídit:



Objednávku bez předchozí nabídky
Pozdě zaslanou objednávku
Objednávku, která má s ohledem k nabídce
pozměněné údaje
Objednávky zaslané včas a v
souladu s nabídkou může odmítnou
pouze vzhledem ke zvýšení cen nebo proto, že
zboží již nevyrábí.
Odmítnutí má obsahovat poděkování za objednávku,
zdvořilé odmítnutí spolu se zdůvodněním event. novou
nabídku.
Zrušení objednávky







Velice nepříjemné pro obě strany
Správně lze zrušit jen tehdy, dojde-li zrušení k
dodavateli dříve než samotná nabídka nebo
současně s ní
Proto se většinou řeší telefonicky, faxem nebo emailem, dodatečně se potvrzuje dopisem
obsahujícím důvody zrušení.
Zdvořilá formulace
Dojde-li ke zrušení vinou dodavatele – může být
stručná, bez omluvy a zdůvodnění.
Pokud zrušení objednávky přijde později, je na
dodavateli, zda zákazníkovi vyhoví.
Vhodné zaslat DOPORUČENĚ.
Kupní smlouva
 Prodávající
se zavazuje dodat
kupujícímu movitou věc, povinen
předat kupujícímu doklady, které se
ke zboží vztahují
 Kupující se zavazuje zaplatit kupní
cenu, která byla ve smlouvě
dohodnuta.
 Písemně, lze i ústně
Smlouva o dílo
Provedení určitého
díla
 Zhotovitel je
povinen provést
dílo na svůj náklad
a na své nebezpečí
ve sjednané době.
 Objednatel je
povinen provedené
dílo převzít.
