Transcript Réunion juin 2013

Réunion juin 2013
Agents comptables
Programme
• 1 : Actualité du contrôle interne comptable et
financier
– Echanges
• 2 : Comptabilité – RCBC
– La reprise des bilans d’entrée, la comptabilité
patrimoniale, la balance
– Echanges
• 3 : Questions diverses
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Contrôle interne comptable et
financier
Du CIC au CICF
La maîtrise des risques
Contrôle interne comptable et
financier
• Historique du CIC en EPLE
• Evolution réglementaire
• Renouveau du contrôle interne comptable et
financier
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Historique du CIC
• Expérience de l’académie de Poitiers
• Création de l’outil ODICé (2007)
• Mis en place de cet outil selon un schéma
classique
Des formateurs académiques
 Déploiement par les formateurs académiques
Mise en place d’un site académique FODAD
CIC
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Le contrôle interne comptable
• Le contrôle interne comptable constitue le levier
majeur pour atteindre l’objectif de qualité des
comptes, en tant que démarche de maîtrise des
risques comptables et financiers.
• Un risque se définit comme la possibilité que se
produise un événement susceptible d’avoir un
impact sur la réalisation des objectifs.
• Le risque se mesure en termes de conséquences
et de probabilité.
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Le contrôle interne comptable
• Le contrôle interne n’est pas une notion nouvelle même si le
renforcement de sa qualité et de sa pertinence est d’actualité. En effet,
l’organisation financière et comptable s’appliquant à l’État faisait d’ores et
déjà appel à des notions de contrôle interne, parmi lesquelles on peut
noter :
 une séparation des acteurs au sein des processus, entre un ordonnateur et un
comptable, le premier étant à l’initiative des opérations financières mais ne
pouvant les dénouer sans l’intervention du second ;
 les obligations s’appliquant aux agents de l’État en vertu du statut de la
fonction publique ;
 des points de contrôle fixés par le règlement général sur la comptabilité
publique, par exemple, les contrôles des opérations de dépense incombant à
l’ordonnateur en vertu de l’article 30 de l’ancien règlement général (décret n°
62-1587 du 29 décembre 1962) ;
 les obligations liées à la tenue de la comptabilité et à la reddition annuelle des
comptes ;
 les contrôles exercés par les inspections ministérielles, les corps d’audit et les
juridictions financières.
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Evolution réglementaire
Décret sur audit et CIC : Décret n°2011-775 du
28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans
l'administration
Décret GBCP : décret gestion budgétaire et
comptable publique (GBCP) n° 2012-1246 du 7
novembre 2012)
Instruction M9-6 : L'Instruction n° 2012-208
du 14 décembre 2012 et annexes portant sur
le cadre budgétaire et comptable des EPLE
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Le décret n°2011-775 du
28 juin 2011
• Le décret n°2011-775 du 28 juin 2011 relatif à
l'audit interne dans l'administration confère
dorénavant
le
caractère
d'obligation
réglementaire à la mise en œuvre du contrôle
interne dans les administrations publiques.
• Cette dernière notion est plus large que celle
de contrôle interne comptable, car elle
dépasse le champ des domaines budgétaire,
comptable et financier.
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Définition du CICF
• Ce décret relatif à l'audit interne dans l'administration
Définition réglementaire du contrôle interne
« Le contrôle interne est l'ensemble des dispositifs
formalisés et permanents décidés par chaque
ministre, mis en œuvre par les responsables de tous
les niveaux, sous la coordination du secrétaire général
du département ministériel, qui visent à maîtriser les
risques liés à la réalisation des objectifs de chaque
ministère. »
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Principes fondamentaux du contrôle
interne
• Un ensemble de dispositifs de la responsabilité de l’ordonnateur
– Rappel : les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont
incompatibles (art 9 du décret gestion budgétaire et comptable
publique (GBCP) n° 2012-1246 du 7 novembre 2012) ;
doit être rattaché au plus haut niveau de l’organisation (académie
ou établissement) ;
qui ne peut s’assimiler à « un empilement de contrôles » Inspection
générale des finances (IGF) ;
qui est le fruit d’un arbitrage entre le coût du contrôle et le gain
résultant de la couverture du risque (ne vise qu’à donner une «
assurance raisonnable » dans la conduite des opérations) ;
dont la mise en œuvre est un acte de management ;
dont les réalisations sont tracées.
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L’audit interne
• L’audit interne s’assure ainsi que les
dispositifs de contrôle interne sont efficaces.
« L’audit interne est une activité exercée de
manière indépendante et objective qui donne
à chaque ministre une assurance sur le degré
de maîtrise de ses opérations et lui apporte
ses conseils pour l’améliorer ». (Article 1 du
décret n°2011-775 du 28 juin 2011)
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Le décret n°2012-1246
• Ce décret relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique (GBCP)
– rappelle l’incompatibilité des fonctions
d’ordonnateur et de comptable (article 9)
– définit comment doit se traduire la qualité
comptable, ce qu’il convient d’entendre avec cette
notion. (article 57 )
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La qualité comptable
Une obligation
Un objectif de qualité comptable est désormais assigné à l’agent
comptable
• L’objectif de qualité comptable trouve son fondement dans l’article
47-2 de la constitution de 1958
– « Les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères.
Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur
patrimoine et de leur situation financière."
• « Les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères et donner
une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. »
(article 27 de la loi organique sur les lois de finances)
Le principe d’image fidèle est un objectif en soi, vers lequel tend
l’ensemble des autres principes comptables. La qualité comptable
s’appréhende donc comme le respect de l’image fidèle.
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La qualité comptable
Des exigences à respecter
Les exigences fixées par la comptabilité publique (1°
et 2° de l’article 53 du décret GBCP)
• saisir, classer, enregistrer et contrôler les
données des opérations budgétaires, comptables
et de trésorerie afin d'établir des comptes
réguliers et sincères,
• présenter des états financiers reflétant une image
fidèle du patrimoine, de la situation financière et
du résultat à la date de clôture de l'exercice.
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La qualité comptable
Des objectifs à atteindre
Les objectifs poursuivis (article 57 du décret GBCP) :
• 1° Les comptes doivent être conformes aux règles et
procédures en vigueur ;
• 2° Ils doivent être établis selon des méthodes
permanentes, dans le but d'assurer leur
comparabilité entre exercices comptables ;
• 3° Ils doivent appréhender l'ensemble des
événements de gestion, en fonction du degré de
connaissance de leur réalité et de leur importance
relative, dans le respect du principe de prudence ;
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La qualité comptable
Des objectifs à atteindre
Les objectifs poursuivis (article 57) :
• 4° Ils doivent s'attacher à assurer la cohérence des
informations comptables fournies au cours des exercices
successifs en veillant à opérer le bon rattachement des
opérations à l'exercice auquel elles se rapportent ;
• 5° Ils doivent être exhaustifs et reposer sur une évaluation
séparée et une comptabilisation distincte des éléments
d'actif et de passif ainsi que des postes de charges et de
produits, sans possibilité de compensation ;
• 6° Ils doivent s'appuyer sur des écritures comptables
fiables, intelligibles et pertinentes visant à refléter une
image fidèle du patrimoine et de la situation financière.
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La qualité comptable
L’image fidèle
• La comptabilité image fidèle => l’image fidèle consiste à offrir une
information comptable claire qui soit le plus proche possible de la
situation financière et patrimoniale réelle de l’EPLE. L’image fidèle
suppose que tous les aspects importants soient décrits.
• L’objectif de qualité comptable revient ainsi à permettre à la
comptabilité de remplir trois rôles complémentaires; elle doit être :
– un vecteur d’information,
– un outil de gestion,
– un support de contrôle.
• La comptabilité est la traduction, sous forme chiffrée, d’un
ensemble de flux économiques et patrimoniaux. Elle décrit au fur et
à mesure de leur survenance l’exécution de ces flux sur différents
supports (journal, grand-livre...), dans des classes de comptes
déterminées, suivant des normes comptables préétablies.
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La qualité comptable
L’image fidèle
• Des comptes de qualité permettent d’apporter à ses
destinataires une information comptable claire (univoque
et sans ambiguïté), pertinente (directement utilisable par
le destinataire et concentrée sur l’essentiel), lisible
(directement compréhensible par des non comptables) et
périodique (régulièrement transmise et dans des délais
permettant son utilisation).
• La qualité et la crédibilité de l’information comptable
résultent de la rigueur de chaque écriture et dépendent
ainsi de chacun des acteurs qui y contribuent
La comptabilité doit donner une vision réelle par
une traduction loyale de ce qu'est l'entité.
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La qualité comptable
Les critères de la qualité
Différents critères de la qualité vont permettre
d’atteindre et de poursuivre l’objectif principal de
la qualité comptable :
la régularité,
la sincérité,
l’exactitude,
l’exhaustivité,
l’imputation et le rattachement au bon
exercice.
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La qualité comptable
Les acteurs de la qualité
• L’ordonnateur
– en intervenant en amont dans la constatation des
droits et des obligations, amorce le processus
d’enregistrement comptable. Il lui appartient en
effet de constater la naissance de la dette ou de la
créance (fait générateur).
• L’agent comptable
La notion de chaîne comptable
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La qualité comptable
La chaîne comptable
• Dans une démarche de contrôle interne fondée sur la
maîtrise des activités, il n’est plus possible de s’en tenir
aux seuls risques comptables stricto sensu ; il faut
adopter une approche transversale des activités qui
privilégie le fonctionnement sur l’organisation, en ne
prenant pas une démarche de type hiérarchique,
verticale, mais une logique horizontale.
Il faut raisonner de bout à bout de la chaîne en associant
tous les acteurs qui participent à cette chaîne.
La maîtrise des risques commence dès le fait générateur.
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L'Instruction n° 2012-208
du 14 décembre 2012
L’instruction M9-6 : L'Instruction n° 2012-208 du 14 décembre 2012 et
annexes portant sur le cadre budgétaire et comptable des EPLE
• Modernise le cadre comptable des EPLE et, ce faisant, généralise de
nouvelles procédures initiées par l’ordonnateur
– stocks, inventaires (entrées, sorties), amortissement, provision
• Dans ses paragraphes 1132 et 2133 notamment, l'instruction, en
cohérence avec les principes rapidement rappelés ci-dessus,
réaffirme la nécessité du contrôle interne comptable et le définit
comme une composante d'une politique globale de maîtrise des
risques comptables et financiers dans laquelle l'ordonnateur et ses
missions ont une place plus importante.
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Le renouveau du CICF
• Au niveau de l’Etat
s'effectue au sein des ministères chargés de
l'éducation nationale et de l'enseignement
supérieur depuis 2011 à travers un plan d'action
ministériel (PAM)
– Certaines actions nécessitent le concours des services
académiques et/ou des EPLE : exemple bourses,
subvention, etc...
• dossier de référence sur ce sujet sur l'intranet de
la DAF : rubrique contrôle interne comptable.
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Le renouveau du CICF
• Au niveau de l’EPLE
– Où les principaux constats des audits signalent
l’absence ou l’insuffisance de dispositifs de
contrôle interne formalisé ; l’organigramme
fonctionnel est souvent élaboré au cours de l’audit
(compte-rendu de la journée du 25 janvier 2013)
Adaptation de l’outil de diagnostic ODICé 2007
aux nouvelles dispositions réglementaires
(instruction codificatrice M9-6 notamment)
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Le renouveau du CICF
• Le CICF est un des chantiers en cours de la
DAF
– Refonte sur son site de la rubrique « CIC »
devenue « Maitrise des risques »
– Travail avec les académies
• Académie de Lille : version « AC-ordo »
d’Odicé
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Le renouveau du CICF
• Au niveau académique
L’objectif : l’existence et la réalité du CICF. Il faut pour cela construire un
cadre pour le CICF.
 la Convention de groupement comptable avec la possibilité de réunir un
conseil technique
– L’agent comptable devient l’animateur du groupement comptable dans le
cadre de la convention de groupement. A l’intérieur de ce cadre, il lui est
possible de développer des partenariats avec les ordonnateurs pour faciliter et
développer les échanges d’information, entreprendre des audits conjoints
pour dégager un bilan partagé de l’existant, améliorer le recouvrement des
recettes, définir des délais conventionnels de paiement, organiser la période
d’inventaire, développer ensemble de bonnes pratiques.
L’agent comptable, en sa qualité d’expert des comptes publics, pilote le
contrôle interne comptable.
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Le renouveau du CICF
À cette fin, pour accompagner les établissements dans cette
démarche :
Un modèle de convention de groupement comptable est mis à
disposition des agences comptables sur le site du rectorat
Des échanges sont organisés :
– Lors de l’organisation de réunion (2 à 3 fois par an avec ou sans DGFIP)
– Par l’intermédiaire du site FODAD CIC (espace d’échanges et de
collaboration)
Des guides et des outils sont mis à disposition sur le site
académique : exemples
– Agent comptable ou régisseurs en EPLE
– Les carnets « Repères sur le cadre budgétaire et comptable des
établissements » (carnets RCBC)
Un outil est, en l’attente d’un outil national, créé.
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Le renouveau du CICF
• Réalisation d’un outil commun construit sur le modèle du
CICF de l’Etat
– Cet outil constituerait une trame commune pour tous les
établissements sous forme de classeur Excel avec liens
hypertextes renvoyant à la réglementation ou à des fiches de
procédures
– Cette trame comprendrait : titre, présentation, processus,
organigramme, le cas échéant sous-processus, ordonnateur,
comptable, plusieurs annexes consacrées respectivement à la
qualité et compétence de l’ordonnateur, pièces justificatives,
imputation et schéma d’écritures
L’agent comptable adapte cette trame à son agence
comptable
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Le renouveau du CICF
Présentation du CICF_dépenses
onglets :
• Onglet Présentation
• Onglet Processus
• Onglet Organigramme
• Onglet ordonnateur
– L’exécution des dépenses par
l’ordonnateur (lien sur Aix)
– Fiche « Engagement »
– Fiche « Liquidation »
– Fiche « Mandatement »
– Fiche « Plan d’action »
– Fiche « Contrôle ordonnateur »
– Fiche « Navette du bordereau
mandatement »
1 fichier Excel avec différents
• Onglet Comptable
– L’exécution des dépenses par le
comptable (lien sur Aix)
– Guide « Le contrôle de la prise en
charge »
– Guide « Le contrôle en tant que
caissier, le paiement »
– Fiche « Plan d’action »
– La fiche de contrôle comptable
– Fiche « navette du bordereau
mandatement »
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Le renouveau du CICF
•
Onglet Annexe A : La qualité et
compétence de l’ordonnateur
•
– Comptabilité : le plan comptable (lien
sur Aix)
– Comptabilité : Classe 6 : le
fonctionnement des comptes de classe
6 (lien sur Aix)
– Comptabilité : Classe 2 : le
fonctionnement des comptes de classe
2 (lien sur Aix)
– Comptabilité : Classe 4 : le
fonctionnement des comptes de la
classe 4 (lien sur Aix)
– Qualité de l'ordonnateur (lien Bercy)
– Fiche « Acte de délégation »
– Chef d'établissement et délégation (lien
sur Aix)
– Autorisation de passer les marchés (lien
DAF)
•
Onglet Annexe B : Les pièces
justificatives
– Instruction N° 07-024-M0 du 30-3-2007
: Pièces justificatives des dépenses du
secteur public local (lien Bercy)
– L'EPLE et les pièces justificatives (lien
DAF)
– Outil pratique : recherche par mots-clés
des pièces justificatives (lien Bercy)
Onglet Annexe C : Les imputations
•
Onglet Annexe D : Les écritures
– Les planches comptables (lien sur Aix)
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Le renouveau du CICF
• Quatre outils sont mis à disposition :
CICF Dépenses
CICF Recettes
CICF Marchés publics
CICF scolaires Voyages
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Le renouveau du CICF
Vos remarques, vos suggestions, vos questions
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Merci de votre attention