Transcript 3Modul Pengorganisasian Proyek

1
PELATIHAN MANAJEMEN PROYEK
PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN
PROYEK
Oleh
IR EDUARD PAUNER, MT, ERMAP, CRMP
Email : [email protected]
JAKARTA 17 Februari 2012
2
ARTI PENGORGANISASIAN
• PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATU
FUNGSI MANAJEMEN UNTUK
MENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAI
SISTEM KEWENANGAN DAN
PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANG
ADA DI DALAM ORGANISASI.
• KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG
JAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAM
SUATU STRUKTUR ORGANISASI.
3 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
R TERRY :
MANAJEMEN merupakan suatu proses khas
yang terdiri dari tindakan-tindakan
PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,
PEGERAKAN, DAN PENGENDALIAN.
STRUKTUR ORGANISASI
4
MENGAPA PENGORGANISASIAN
PENTING ?
PENGORGANISASIAN PENTING KARENA :
•
•
•
•
MENGATUR PEMBAGIAN TUGAS DAN
TANGGUNG JAWAB DALAM ORGANISASI
MELALUI STRUKTUR YANG JELAS
MENGKOORDINASIKAN BERBAGAI SUMBER
YANG ADA DI DALAM ORGANISASI
MENGATUR PENGGUNAAN SUMBER-SUMBER
SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF
MENGATUR HUBUNGAN-HUBUNGAN FORMAL
YANG TERJADI DALAM ORGANISASI
5 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
PRINSIP-PRINSIP PENGORGANISASIAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DIVISION OF WORK
DEPARTEMENTALIZATION
CHAIN OF COMMAND
SPAN OF CONTROL
CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION
FORMALIZATION
COMPLEXITY
6
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU
1). DIVISION OF WORK
DIVISION OF WORK SERING PULA DIARTIKAN SEBAGAI
SPESIALISASI TUGAS.
UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFISIEN DAN
EFEKTIF, TUGAS-TUGAS DIDISTRIBUSIKAN SESUAI DENGAN
KEWENANGAN DAN FUNGSI SETIAP TINGKATAN DALAM
STRUKTUR ORGANISASI. DENGAN DEMIKIAN SETIAP
TINGKATAN MEMILIKI SPESIFIKASI TUGAS SENDIRI-SENDIRI.
7 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
2). DEPARTEMENTALISASI
SETELAH PEMBAGIAN TUGAS (DIVISION OF WORK)
DILAKUKAN, MAKA UNTUK KEPERLUAN MEMUDAHKAN
KOORRDINASI TUGAS-TUGAS YANG SEJENIS/BERTUJUAN
SAMA, DIPERLUKAN DEPARTEMENTALISASI
DEPARTEMENTALISASI ADALAH PENYATUAN ATAU
PENGELOMPOKAN TUGAS-TUGAS SEJENIS/BERTUJUAN
SEARAH
8 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
3). RANTAI KOMANDO (CHAIN OF COMMAND)
RANTAI KOMANDO MERUPAKAN PRINSIP YANG MENGATUR
GARIS KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN
TUGAS-TUGAS, DIMULAI DARI TOP, MIDDLE, HINGGA LOWER
MANAGER.
SECARA FORMAL RANTAI KOMANDO MENUNJUKKAN
HIRARKHI/TINGKAT KEWENANGAN YANG BERSUMBER
PADA LEVEL TERTINGGI HINGGA LEVEL TERBAWAH.
9 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
KONSEP-KONSEP YANG BERHUBUNGAN
DENGAN RANTAI KOMANDO
1.
2.
3.
AUTHORITY
MERUPAKAN KEWENANGAN UNTUK
MEMBERIKAN TUGAS/PERINTAH KEPADA
BAWAHAN, DAN MEMINTA
PERTANGGUNGJAWABANNYA SEKALIGUS.
RESPONSIBILITY
PERTANGGUNGJAWABAN DARI TUGAS-TUGAS
YANG DIPERINTAHKAN OLEH ATASAN.
UNITY OF COMMAND
PRINSIPNYA SESEORANG HANYA MEMILIKI SATU
ATASAN YANG MEMBERIKAN PERINTAH.
10
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
PU
4). RENTANG PENGAWASAN
(SPAN OF CONTROL)
PRINSIP SPAN OF CONTROL
MEMBERIKAN PEDOMAN PADA PARA
MANAJER TENTANG KEMAMPUAN
MANAJER DALAM MENGONTROL
JUMLAH BAWAHANNYA.
DIASUMSIKAN JIKA JUMLAH BAWAHAN
SEMAKIN BESAR/BANYAK, MAKA
MANAJER MEMILIKI KETERBATASAN
UNTUK MENGONTROLNYA.
11 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
5).CENTRALIZATION &
DECENTRALIZATION
• CENTRALIZATION ADALAH TINGKAT
MELALUI MANA TITIK SUATU
PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIPUSATKAN
• DECENTRALIZATION ADALAH TINGKAT
MELALUI MANA PARA PEGAWAI DI LEVEL
BAWAH DAPAT MEMBERIKAN INPUT
SECARA AKTUAL DALAM PROSES
PENGAMBILAN KEPUTUSAN.
12 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
6). FORMALIZATION
• FORMALISASI ADALAH TINGKAT
MELALUI MANA PEKERJAANPEKERJAAN DI DALAM ORGANISASI
DISTANDARISASI MELALUI
PERATURAN-PERATURAN,
PROSEDUR, YANG MENJADI
PEDOMAN DAN MENGIKAT PERILAKU
PEGAWAI
13 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
7). KOMPLEKSITAS (COMPLEXITY)
KOMPLEKSITAS MERUPAKAN PRINSIP ORGANISASI
YANG MENGGAMBARKAN SEBERAPA BANYAK
BAGIAN-BAGIAN DAN TINGKATAN-TINGKATAN
YANG TERDAPAT DI DALAM ORGANISASI.
KOMPLEKSITAS DAPAT DITUNJUKKAN MELALUI :
a). KOMPLEKSITAS VERTIKAL (MENUNJUK
JUMLAH TINGKATAN-TINGKATAN DALAM
STRUKTUR ORGANISASI)
b). KOMPLEKSITAS HORISONTAL (MENUNJUK
JUMLAH BAGIAN-BAGIAN DALAM STRUKTUR
ORGANISASI)
14 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
Pengorganisasian Proyek
1.Organisasi Proyek harus mengelola
pembagian Tugas dan Tanggung
Jawab dengan jelas dari tiap-tiap
Tim sesuai dengan Lingkup Proyek.
2.Organisasi Proyek harus sesuai
dengan Metode yang ditetapkan
misalnya WBS dan Tahap-Tahap
daur ulang proyek.
15
DISAIN STRUKTUR
ORGANISASI
PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI ADALAH SISTEM FORMAL DARI
TUGAS-TUGAS DAN HUBUNGAN PELAPORAN
PERTANGGUNG JAWABANNYA, DI MANA SISTEM
TERSEBUT MENENTUKAN BAGAIMANA PARA ANGGOTA
ORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER UNTUK
MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI.
(JONES &GEORGE, 2007:243)
16 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
DISAIN ORGANISASIONAL
DISAIN ORGANISASIONAL BERHUBUNGAN DENGAN
STRUKTUR ORGANISASI, SEBAB
DISAIN ORGANISASIONAL ADALAH SUATU PROSES
MELALUI MANA PARA MANAJER MEMBUAT
PILIHAN-PILIHAN KHUSUS TENTANG HUBUNGANHUBUNGAN TUGAS-TUGAS DAN PEKERJAAN YANG
DIBANGUN DALAM SEBUAH STRUKTUR
ORGANISASI.
17 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI
1.ORGANIZATIONA
L ENVIRONMENT
2.TECHNOLOGY
DETERMINE THE
DESIGN OF
ORGANIZATIONAL
STRUCTURE
4.STRATEGY
3.HUMAN
RESOURCES
18
STRUKTUR FUNGSIONAL
SUATU FUNGSI ADALAH SUATU KELOMPOK ORANG,
PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN SECARA
BERSAMA-SAMA, KEMUDIAN PENEKANAN PADA
KEMAMPUAN YANG SAMA ATAU PENGGUNAAN
BEBERAPA PENGETAHUAN,ALAT DAN TEKNIK
YANG SEJENIS DALAM PEKERJAAN MEREKA.
SUATU STRUKTUR ORGANISASIONAL YANG
DISUSUN DARI SELURUH DEPARTEMENDEPARTEMEN YANG ADA DI DALAM ORGANISASI,
DI MANA MASING-MASING DEPARTEMEN MEMILIKI
PRODUK BARANG JASA YANG BERBEDA-BEDA
19 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
STRUKTUR DIVISIONAL
STRUKTUR DIVISIONAL MERUPAKAN
PEMECAHAN MASALAH AKIBAT ADANYA
PERTUMBUHAN DAN PENINGKATAN
DIVERSIFIKAS.
STRUKTUR DIVISIONAL DISUSUN
BERDASARKAN PEMISAHAN UNIT-UNIT DI
DALAM MANA SUATU FUNGSI-FUNGSI
YANG MEMPRODUKSI BARANG JASA
KHUSUS DIKELOMPOKAN DALAM SUATU
FUNGSI PEKERJAAN TERTENTU
20 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
STRUKTUR DIVISIONAL PRODUK
CEO
MANAGER
DIVISI
MESIN
PENGERING
DIVISI
ALAT
PENERANGAN
DIVISI
STEREO DAN
TELEVISI
21 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
STRUKTUR DIVISIONAL MARKET
CEO
MANAGER
DIVISI
PELANGGAN
INSTANSI
DIVISI
PELANGGAN
SKALA KECIL
DIVISI
PELANGGAN
ECERAN
22 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
STRUKTUR DIVISIONAL GEOGRAFI
CEO
MANAGER
DIVISI
WILAYAH UTARA
DIVISI
WILAYAH BARAT
DIVISI
WILAYAH TIMUR
23 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
ORGANISASI PENYELENGGARA
KEGIATAN - SATUAN KERJA
PA
MENTERI
SATKER TETAP PUSAT
SATKER
SATKER UNIT PELAKSANA
TEKNIS PUSAT
KPA
ULP
SATKER NON VERTIKAL
TERTENTU (SNVT)
24 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
PEJABAT INTI SATKER
a. KEPALA
SATUAN KERJA/KPA/KPB
b.PEJABAT PEMUNGUT PENERIMAAN NEGARA
c.PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK)
d.PEJABAT YG MELAKUKAN PENGUJIAN DAN
PERINTAH PEMBAYARAN
e.BENDAHARA PENERIMAAN
f.BENDAHARA PENGELUARAN
25
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
PU
SATKER UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT
SDA DAN BM
MENTERI PU
PenggunaAnggaran/Barang
PEJABAT ESELON IA
Pembantu Pengguna Anggaran/Barang/Atasan/Atllas
SATKER
PEJABAT ESELON II TERKAIT
PembantuTlas
KEPALA BALAI BESAR/BALAI
KA.SATKER/Kuasa Pengguna
Anggaran/Barang
Pejabat
Pemungut
PNBP
Pembant
u
Bendahara
Penerimaan
PNBP
Pembant
u
Pejabat
PEJABAT
SPM
PEMBUAT
PEMBUAT
KOMITMEN
NN
Pembant
Pembant
Bendahar
Pengeluaran
Pembant
Pejabat
Pet
UAKP
E
A
Mnt
UAKPB
Gudang d
23
Persediaan
26
Organisasi Proyek Konstruksi
Organisasi proyek bertujuan untuk membentuk hubungan atau ikatan
berbagai pihak yang terlibat dalam proyek untuk mencapai tujuan yang sama
(berkaitan dengan Biaya yang tersedia,Mutu yang harus dicapai, Waktu yang
telah ditetapkan).
Dua jenis hubungan/ikatan dalam organisasi proyek konstruksi,yaitu:
 Hubungan fungsional,yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk atas
dasar keterkaitan pekerjaan,baik berdasarkan kontrak maupun tidak.
Contoh: hubungan antara konsultan perencana dengan kontraktor,
Kontraktor dengan konsultan pengawas,dst.
 Hubungan kontraktual,yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk
Melalui mekanisme kontrak sehingga memiliki kekuatan hukum.
Contoh: hubungan antara pemilik proyek dengan kontraktor, kontraktor
dengan sub-kontraktor,dst.
27
24
ORGANISASI PELAKSANAAN
SATKER
Hub. Birokrasi
Hub. Kontraktual
Hub. Fungsional
PPK
KONSULTAN
KONTRAKTOR
28
STRUKTUR ORGANISASI
KEPALA BALAI
Teknik
Adm
Pengawas
29
• TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN
Tugas
(Permen PU No 14/PRT/M/2011)
Melaksanakan sebagian tugas Kasatker yaitu:
1.
2.
3.
4.
Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan B/J : Spesifikasi Teknis,HPS dan
Rencana Kontrak
Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
Menandatangani Kontrak/SPK
Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia B/J
5. Mengendalikan pelaksanaan kontrak
6.
7.
8.
Melaporkan pelksanaan/Penyelesaian Pengadaan B/J kepada Kasatker
Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan B/J kepada Kasatker dengan BA penyerahan
Melaporkan kemajuan pekerjaan dan penyerapan anggaran kepada Kasatker/triwulan
9. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelksanaan
10. Mengusulkan perubahan paket pekerjaan,perubahan jadwal pengadaan kepada
Kasatker
11. Menetapkan tim pendukung panitian peneliti kontrak ,Pejabat Pelksana Teknis
Kegiatan (PPTK),Direksi Lapangan,Konsultan Pengawas,Tim pelaksana Swakelola
12. Menetapkan tim atau TA untuk aanwijing
13. Menetapkan besaran uang muka
14. Menyiapkan ,menandatangani
30
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA
KEGIATANKOMITMEN
PEJABAT PEMBUAT
16. Menyerahkan aset hasil pengadaan B/J dan aset lainnya kepada Menteri melalui
Kasatker
17. Menandatangani pakta integritas
18. Melksanakan rencana kerja dalam DIPA
19. Menandatangani SK yg mengakibatkan pengeluaran,SPT,SPPD berdasarkan SPT
20. Menyusun draft kontrak yg tercantum dlm DIPA,dokumenpendukungnya dan
rencana kegiatan Swakelola
21. Menandatangani bukti-bukti dokumen pengeluaran anggaran Satker
22. Menandatangani Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan pendukung dan
diteruskan kepada Pejabat Pengujian dan Perintah Pembayaran
23. Mengajukan tagihan pembayaran kepada Bendahara Pengeluaran
24. Menyusun laporan seluruh kegiatan yg dilakukan sesuai DIPA dan
menyampaikan ke Kasatker
25. Menyusun usulan Rencana kegiatan Satker Tahunan yg merupakan RKA-KL
tahun berikutnya.
28
31
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Tanggung jawab
1.
2.
3.
Bertanggungjawab atas kebenaran material dan akibat yg timbul dari
kontrak/SPK atau keputusan
Bertanggungjawwab atas realisasi keuangan dan keluaran/output kegiatan
yg dilksanakan sesuai rencana kerja yg ditetapkan dalam DIPA
Bertanggungjawab kepada Kepala Satker
29
32
TERIMAKASIH
33 PU
Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian
Evaluasi Pengorganisasian Proyek
Gambarkan struktur organisasi
tempat saudara bekerja dan
jelaskan keuntungan dan
kerugian struktur tsb.
34