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DOCUMENTO DE
VISIÓN Y ALCANCE
Noviembre de 2010
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1.CONTENIDO
2. GENERALIDADES DEL PROYECTO
2.1. Antecedentes de la problemática
2.2. Problemática a solucionar
3. VISIÓN
3.1. Objetivo
3.2. Beneficios esperados
4. ALCANCE (DELIMITACIONES DEL PROYECTO)
5. USUARIOS INVOLUCRADOS
6. RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS
7. IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN
8. RIESGOS DEL PROYECTO
GENERALIDADES DEL PROYECTO
2.1. ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA
Descripción del por qué surge la necesidad ¿Qué necesidad dio origen al
proyecto?
¿Qué se solicita? un sistema que haga que…
GENERALIDADES DEL SISTEMA
2.1. ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA
El Sistema de Control Escolar (SCE) actualmente carece de información suficiente y a tiempo que
permita la toma de decisiones oportuna en los componentes de cobertura, libros, docentes,
infraestructura y mobiliario relacionados con el proyecto “Lo Importante Esta en la Escuela” (LIEE).
En la actualidad en cuanto a la preinscripción de primarias y secundarias existen errores en la captura
de las cédulas (opciones de escuelas y domicilios de alumnos) y por ende el proceso de distribución
automática maneja un margen considerable de error.
En el proceso de preinscripción a preescolar, ante la problemática que representa para el Estado que
los padres de familia tengan que hacer enormes filas para preinscribir a sus hijos en las escuelas del
nivel correspondiente, además de que muchos de los alumnos a pesar de que su domicilio se
encontraba dentro del área de influencia de una escuela, no lograban inscribir a sus hijos en la misma
debido a que ya no se contaba con lugares al ser ocupados por otros alumnos que no vivían dentro del
área de influencia. Esto originaba que muchas escuelas se colmaran hasta rebasar su capacidad de
atención para los alumnos y en muchos de los casos no pertenecían a colonias o localidades cercanas
a su domicilio. Ante toda esa problemática que año tras año crecía y se hacía cada vez más difícil de
controlar, surgió el Sistema de Inscripción (SI) con la intención de distribuir a los alumnos observando
algunas condiciones que fueron determinantes tales como: área de influencia, hermanos en la misma
escuela, discapacidad del alumno, estos filtros permitieron que la distribución se hiciera de manera
equitativa y que las escuelas tuvieran las mismas oportunidades de captar alumnos sin distinción
alguna.
2.2 PROBLEMÁTICA A SOLUCIONAR
<Definir la problemática>
¿Cuál es la situación indeseable?
¿Qué sucede normalmente que no debe suceder?
¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo?
¿Cuándo es que no se cumplen?
¿Con qué frecuencia no se cumplen?
¿Cuál es el precio del incumplimiento?
2.2 PROBLEMÁTICA A SOLUCIONAR
Las áreas de oportunidad detectadas en el Sistema de Control Escolar para apoyar el cumplimiento del
objetivo LIEE son:
SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR
En el proceso de traslados no se realiza la validación tomando en cuenta no exceder la capacidad máxima
del grupo en base a la RAM lo que genera sobrepasar la capacidad autorizada.
Actualmente no existe una confirmación de término de inscripción de los grupos por parte de Directores de
escuela.
Actualmente se cuenta con registros de alumnos duplicados en el SCE, por lo que no se refleja la
información real.
Se cuenta con grupos abiertos no autorizados con alumnos registrados en el SCE.
No se tiene identificada en el SCE la matrícula de escuelas del Programa de Lengua Indígena por lo que la
entrega de Libros de Texto es errónea.
SISTEMA DE INSCRIPCION
No existe el modulo de preinscripción preescolar y se debe de considerar que dicho
modulo no deberá de permitir la preinscripción de un mismo alumno en varias
escuelas, debido a que esto repercute en el análisis de MICROPLANEACIÓN.
El sistema no permite realizar la ratificación de la distribución de los alumnos asignados
por el S.I., por parte del responsable asignado para dicho fin, antes del envío de las
necesidades de expansiones y nuevas creaciones.
En el S.I., no se cuenta con un catalogo oficial de colonias de los municipios del estado,
tampoco existe el control para la solicitud de altas de actualización de colonias,
provocando una inadecuada asignación de alumnos en el S.I., de acuerdo a las áreas
de influencia.
No se cuenta con la base de datos de niños en edad preescolar, que no están siendo
atendidos con servicios educativos.
No se tiene información homologada del S.I. al SCE, de los domicilios de los alumnos.
El S.I. es considerado como un sistema separado del SCE, cuando debe ser un modulo
del mismo
3. VISIÓN
3.1
OBJETIVO
<Definir el objetivo del proyecto>
3. VISIÓN
3.1 OBJETIVO
Asegurar los registros de todos los niños en edad escolar en una
institución educativa que conformen una base de datos de control escolar
actualizada en tiempo real con información veraz, de tal manera que
contribuya a que los usuarios tomen decisiones pertinentes, además de
conformar el historial académico del alumno en el nivel educativo básico.
Garantizar la continuidad de los alumnos del estado de Guanajuato al
transitar de un nivel educativo al otro, favoreciendo la equidad de la
atención de alumnos en las instituciones educativas oficiales y
particulares, asignando un lugar que contemple las condiciones educativas
favorables para ellos.
Propiciar una distribución equitativa en: 2° y 3° de preescolar, 1° de
primaria y 1° de secundaria que disminuya las solicitudes de cambio de
asignación de escuelas.
3.2
BENEFICIOS ESPERADOS
<Pensando en el éxito del proyecto que beneficios se obtendrán>
<¿A qué metas del PROEDUCA directamente impacta el proyecto?>
Metas generales del PROEDUCA en las que incide:
CALIDAD
Meta General.
Estrategia.
Objetivo Particular.
Meta particular.
Acciones.
ORDEN
2.
2.2.
2.2.2.
2.2.2.2
2.2.2.2.2
Meta General.
Estrategia.
Objetivo Particular.
Meta Particular.
Acciones.
3.2 BENEFICIOS ESPERADOS
Contar con la matrícula en los tiempos señalados en el SCE de los alumnos que cursan
un grado escolar del nivel básico en alguna institución educativa del Estado.
Que el SCE provee información veraz y confiable a los demás sistemas de la SEG
(SIAPSEG, SISTEMA DE INVENTARIOS Y ALMACEN y SISPEE)
Generación de informes ejecutivos de acuerdo a las necesidades de sus usuarios.
Facilitar la detección de alumnos desertores para lograr su recuperación.
Facilitar la detección de alumnos en riesgo de reprobación para su regularización
(recuperación).
Contar con la estadística real de los indicadores educativos para la toma de decisiones.
Disminución de inconformidades de padres de familia en los procesos de preinscripción
a: 2° y 3° de preescolar, 1° de primaria y 1° de secundaria.
Contribuir a la eliminación de filas en el proceso de preinscripción a preescolar
Contribuir a la identificación de necesidades más real para su atención.
Contribuir a realizar una distribución equitativa en las asignaciones del nivel
preescolar.
Contribuir a agilizar los procesos de captura y seguimiento a los usuarios del SCE.
Disminución de errores en los procesos de captura.
Optimización de recursos en los procesos de control escolar.
METAS GENERALES DEL PROEDUCA EN LAS QUE INCIDE:
Equidad.
Objetivo General. Incrementar la cobertura de los servicios del sector, con criterios de
equidad y justicia, a toda la población.
Estrategia. Crear condiciones para atender a la población que demanda servicios del
sector.
Objetivo Particular. Incrementar la cobertura en educación.
Meta Particular. Atender a toda la población en edad escolar.
Acciones. Vinculación interinstitucional para mayor aprovechamiento de los espacios
potencialmente educativos.
Calidad
Objetivo General. Lograr que el 100% de los grupos autorizados de educación básica
cuenten con docente
Estrategia. Asegurar que las escuelas oficiales de educación preescolar, primaria y
secundaria tengan las condiciones básicas para trabajar
Objetivo Particular. Incrementar el número de escuelas que cuenten con docentes,
libros de texto, materiales didácticos y mobiliario a tiempo
Meta Particular. Lograr que la información de sistemas de alumnos, maestros, y
planteles este actualizada en un plazo máximo de 15 días, para una adecuada
planeación de la atención a la demanda
Acciones. Planeación prospectiva de las necesidades.
4. ALCANCE (DELIMITACIONES DEL PROYECTO)
<Definir el alcance del proyecto inicia en y termina en…>
<Que incluye este proyecto>
<Que excluye este proyecto>
<Que características principales debería considerar el sistema a desarrollar>
Nota. Hacer uso de las tablas 4.1 y 4.2 de este documento
4.1. Delimitación del proyecto
No.
Que incluye:
1.
2.
3.
4.
5.
4.2. Productos Esperados
No.
Entregables / Productos
1.
2.
3.
4.
5.
Que excluye:
Características de calidad / Especificaciones
4. ALCANCES (DELIMITACIONES DEL PROYECTO)
Mejoras al Sistema de Control Escolar en los siguientes módulos:
Inscripción.
Calificaciones.
Regularizaciones.
Creación de pantalla de Traslados (altas y bajas).
Pantalla de inicio (incluir sugerencias y quejas) y ligas con documentos normativos.
Modificación de los reportes del POWER ANALYZER.
Reporte de matrícula de alumnos en el programa de Lengua Indígena (clasificadas con clave indígena y escuelas regulares):
por municipio, centro de trabajo y tipo de lengua.
Habilitar tecnología de captura sin conectividad (correo Outlook)
Manual interactivo de ayuda.
Mejoras al Proceso de Preinscripción:
Mejoras del S.I. para el nivel educativo básico que incluya:
Actualización de capacidades y áreas de influencia (catálogos).
Captura de cédulas (en el caso de preescolar la generación de folios en el momento).
Adicionar base de datos única de ID de colonias
Distribución automática de acuerdo a criterios establecidos.
Impresión de cartas y listas de asignación.
Ratificación de asignaciones.
Módulo de reubicación de alumnos con criterios establecidos
Validación de recursos para las nuevas creaciones de CT
5. USUARIOS INVOLUCRADOS
Usuarios involucrados:
ROL
NOMBRE
PUESTO
Líder de proyecto
Personal de la DGSyTI involucrado:
ROL
Líder del proyecto
Coordinador de desarrollo
Coordinador de procesos
Coordinador de infraestructura
Coordinador de capacitación
NOMBRE
PUESTO
5. USUARIOS INVOLUCRADOS
Usuarios involucrados:
ROL
NOMBRE
PUESTO
Líder del proyecto
Víctor M. Hernandez Ramos
Jefe de USAE Leon
Asesor SCE
Juan Angel Rodríguez Lozano
Asesor SCE
Abelardo Zamora Olmos
Asesor SCE
Cristina Morales Aguilera
Jefe de Departamento de Servicios Escolares de
Educación Básica
Subjefe de Acreditación e Incorporación de USAE
Irapuato.
Administrador del SCE
Asesor SCE
Bernardo Ortiz Valades
Jefe de Control Escolar de DRI (Dolores)
Asesor S.I.
Oscar Alcocer
Jefe de USAE Irapuato.
Asesor S.I.
Fabiola Alejandra Moreno Sánchez
Jefe de Atención a la Demanda
Asesor S.I
Saúl Salazar Barbosa
Director de Atención a la Demanda
Asesor LTG
Adrián Ramírez Zamora
RUD (INVESTIGAR)
Procesil
José de Jesús González Hdez.
USAE León
Personal de la DGSyTI involucrado:
ROL
NOMBRE
PUESTO
Líder de proyecto
Daniel Gpe. Jimenez Reynoso
Director de área
Coordinador de Desarrollo
Luz Ma. Aracely Soto
Jefe de departamento
Coordinador de Infraestructura
Marcos O. Espinosa
Jefe de departamento
Coordinador de Calidad
Moises Lopez
Jefe de departamento
Coordinador de Procesos
Juan Jose Camacho
Apoyo en procesos
6. RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS
Tipo de recurso
Cantidad
requerida
Cantidad con la que se
cuenta
NOTA.
¿Se cuenta con presupuesto en caso de requerirse?
IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN
Cantidad Faltante
Código Programático
6. RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS
Tipo de recurso
3 servidores
Cantidad requerida
Cantidad con la que se
cuenta
Cantidad Faltante
Código Programático
$ 600,000
$900,000
$0
Partida 5206 código
0107021107G101
fondo 2101
Contratación de
mejoras al SCE
(Genexus)
$300,000
$2,708,810
$0
Partida 3303
Contratación de
mejoras al SI (Java)
$300,000
$2,708,810
$0
Partida 3303
(2 de aplicaciones y 1
para BD)
NOTA.
Se cuenta dentro de la Dirección General de Profesiones y Servicios escolares con código programático 1107G101
partida 3303 la cantidad de $ 2,708,810 para los 5 proyectos informáticos de la Dirección.
7. IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN
PROCESOS QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO
1.
2.
3.
4.
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
Etc…
7.1 SISTEMAS QUE SE RELACIONA CON ESTE PROYECTO
7.1. Sistema que se relaciona con este proyecto
No
Descripción de sistema
.
1.
2.
3.
4.
5.
Se relaciona para…
7. PROCESOS QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO
1. Preinscripción de alumnos de preescolar
2. S.I de primarias y secundarias.
3. Registro de inscripción y reinscripción de alumnos en el SCE
4. Registro de alumnos de traslado
5. Acreditación de alumnos.
6. Regularización de exámenes extraordinarios del nivel secundaria
7. Proyección definitiva de cifras para CONALITEG
8. Asignación de libros del maestro e indígenas
9. Distribución de libros gratuitos a centros de trabajo.
Sistemas con los que se relaciona este proyecto:
7.1 SISTEMAS QUE SE RELACIONAN CON ESTE PROYECTO
Sistema de
Control
Escolar /
Sistema de
Inscripciones
Sistema de
Control
Escolar
Sistema de
Inscripciones
Sistema con el que se
relaciona…
CEO
SINA
SCE
Porque…
Para extraer la siguiente información:
CCT, Turno, tipo de población (CATPOB),
localidades, estados, municipios, colonias,
niveles educativos, modalidad, CP, Tipo de
estructura, Indígena, tipo de dialecto
Para extraer la información referente a los
paquete de libros entregados a las instituciones
educativas
Para extraer la siguiente información:
Matricula en línea (grupo, grado, número de
alumnos, turno), estructura grupal
8. RIESGOS DEL PROYECTO
Ocurrencia
10% de probabilidad de que ocurra, 2. 25% de probabilidad de que ocurra, 3. 50% de probabilidad de que ocurra,
4. 75% de probabilidad de que ocurra, 5. 99% de probabilidad de ocurrencia
Impacto
Impacto nulo 2. Poco impacto 3. Impacto regular 4. Impacto alto 5. Impacto muy alto
Nivel de detección
Siempre detectable 2. Normalmente detectable 3. Algunas veces detectable 4. Poco detectable 5. Difícilmente detectable
Descripción del riesgo
Ocurrencia
Impacto
Nivel de detección
Índice de
Riesgo
Prioridad
8. RIESGOS DEL PROYECTO
Ocurrencia
10% de probabilidad de que ocurra, 2. 25% de probabilidad de que ocurra, 3. 50% de probabilidad de que ocurra,
4. 75% de probabilidad de que ocurra, 99% de probabilidad de ocurrencia
Impacto
Impacto nulo, 2. Poco impacto, 3. Impacto regular, 4. Impacto alto, 5. Impacto muy alto
Nivel de detección
Siempre detectable, 2. Normalmente detectable, 3. Algunas veces detectable, 4. Poco detectable, 5. Difícilmente detectable
Descripción
Ocurrencia
Impacto
Nivel de detección
Índice de
Riesgo
Prioridad
Tiempo de entrega del proyecto
es muy corto
5
5
1
25
3
No tener claridad en los
requerimientos.
3
5
5
75
1
No se cuente con la
infraestructura suficiente
3
5
2
30
2
9. CRITERIOS DE EVALUACION
Criterio
Valor
Proeduca
Recursos financieros
Prioridad Secretario
No. Usuarios
Impacto en cantidad de
directos
beneficiarios
20%
20%
15%
10%
Puntaje
(Obtenido)
20
20
15
10
1 a 30 = 1%
1 a 30 = 1%
0
31 a 100 = 2%
31 a 100 = 2%
0
101 a 500 = 3%
101 a 500 = 3%
0
501 a 2000 = 4%
501 a 2000 = 4%
0
2001 a 10000 =
2001 a 10000 = 5%
5%
Procesos documentados y actualizado
Infraestructura tecnológica
Tiempo estimado
De 1 a 30 días
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Más de 120 días
Justificación del Valor asignado
0
10%
20%
5%
5%
4%
3%
2%
1%
TOTAL
10
15
1
0
0
0
0
0
91
Está pendiente la adquisición de equipos
NOTA. Proyectos con una puntuación de 70% a 80% se consideran proyectos condicionados.
NOTA. Proyectos con una puntuación menor a 70% se consideran proyectos NO APROBADOS.
Condiciones necesarias para iniciar el proyecto
1.
Requerimientos aprobados y bien definidos por el usuario solicitante (líder de proyecto)
1.
Se respete el presupuesto asignado para la adquisición de bienes
Responsable (Líder del Proyecto)
Fecha de entrega (plan de trabajo general)
Daniel Gpe. Jimenez Reynoso
26 de abril del 2010
NOTA.
Se tienen 10 días hábiles a partir de que se firma este documento para que el Líder del Proyecto de la DGSyTI,
haga entrega formal del plan de trabajo al Director General de Sistemas y Tecnologías de Información
10. GLOSARIO Y TERMINOLOGIA
SCE, Sistema de Control Escolar
SI, Sistema de Inscripciones
LIEE, Lo Importante Esta en la Escuela
11. FIRMAS
Puesto
Nombre
Líder de Proyecto
Daniel Gpe. Jimenez Reynoso
Director General Sistemas y Tecnologías
de Información
Director de Estrategia y Vinculación
Tecnológica
Director de Ingeniería de Sistemas de
Información
Director de Infraestructura Tecnológica y
Conectividad
Luis Alberto Ojeda Rodriguez
Firma
Daniel Gpe. Jimenez Reynoso
Eduardo Hernandez Rangel
Gerardo Becerril de Anda
Usuario (Firmas de Vo.Bo.):
Noemi Lira Albarrán
Víctor Manuel Hernandez Ramos
Sara Gisela García Perez
Director General de Profesiones y
Servicios Escolares
Líder de Equipo de Gestión de Mejora
Líder de Componente