Transcript Audit externe

Audit externe
Dec 2010
Audit
Définition
►
►
Examen a posteriori des livres comptables, états financiers, relevés des
opérations et systèmes financiers
Examen de l’adéquation des systèmes et procédures comptables, de la
capacité à tenir des comptes et des états appropriés des dépenses des
projets/dons
Objectifs sous-jacents
►
►
►
donner crédibilité et garantir la responsabilité
Vérifier la conformité avec les clauses des accords prêt concernant les
questions financières
Déceler les faiblesses des contrôles internes/ systèmes financiers, et
formuler des recommandations à cet égard
Fréquence
►
►
Annuelle
À remettre au FIDA normalement six moins après la fin de l’année
2
Types d’Audit
Audit des états financiers
L’auditeur exprime son opinion sur les états
financiers du projet
Obligatoire pour les projets du FIDA
Audit de conformité
Audit opérationnel
L’auditeur vérifie la conformité avec les règles
internes, réglementations, procédures et
processus mis en place par la direction
Examen approfondi des techniques de gestion
et des résultats du projet. Étude de tous les
domaines fonctionnels, recensement des
problèmes d’exécution et recommandations sur
les mesures à prendre pour améliorer
l’efficience et l’efficacité des opérations
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Rôles de l’audit
Emprunteur/bénéficiaire
d’un don
Auditeur externe
• Prépare le mandat, gère le processus de
sélection (le cas échéant) et nomme
l’auditeur
• Exécute le travail d’audit, y compris 3
rapports/opinions d’audit
• Présente les états financiers annuels
• Indique les dépenses non admissibles/
irrégularités
• Applique les mesures correctives
• Présente une lettre de recommandations
FIDA
• Approuve le mandat et nomme l’auditeur après évaluation de ses capacités
• Suit attentivement la présentation et l’examen des rapports d’audit
• Suit l’application des mesures correctives
• Applique des sanctions/ autres mesures s’il y a lieu, y compris la suspension des
décaissements et/ou l’annulation du reliquat du financement
4
Dispositions de l’accord de financement/LE
concernant l’audit
⇉
Section 5.02 a) de l’accord de financement: délai prescrit pour la nomination
des auditeurs pour la 1re année (habituellement 90 jours à partir de la date
d’entrée en vigueur) et pour les années suivantes (90 jours à compter du début
de l’exercice)
⇉
Section 5.02 b) de l’accord de financement: le rapport d’audit doit être
présenté au Fonds dans les six mois suivant la fin de exercice budgétaire. Y
sont aussi stipulées les opinions spécifiques que doivent exprimer les
auditeurs – ED et gestion du compte spécial. Y est également énoncé que les
auditeurs doivent présenter une lettre de recommandations indiquant les
faiblesses des contrôles internes et les mesures correctives à prendre à cet
égard
⇉
Section 6.04 de l’accord de financement: si l’emprunteur ne présente pas le
rapport d’audit dans le délai prescrit à la section 5.02 b) et que de l’avis du Fonds
il paraît peu probable qu’il le fasse dans un délai raisonnable, le Fonds peut
engager des auditeurs indépendants pour mener à bien l’audit
⇉
Section 6.01: la non présentation du rapport d’audit dans le délai de 12 mois
donne au Fonds le droit de suspendre les décaissements (NB: aux termes
des nouvelles conditions générales, c’est aussi le cas si le rapport d’audit
n’est pas satisfaisant)
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Dispositions de l’accord de financement/LE
concernant l’audit
⇉
Section 9.03 a) des conditions générales dispose que les états financiers y
compris le relevé du compte spécial et les états de dépenses doivent être
audités conformément aux principes d’audit généralement acceptés
⇉
Section 9.03 b) des conditions générales prévoit que l’auditeur doit vérifier:
 L’adéquation des systèmes de comptabilité et de contrôle interne
permettant de suivre les dépenses et autres opérations financières

L’adéquation des systèmes de comptabilité de de contrôle interne
permettant de protéger les actifs du projet
 L’adéquation des relevés conservés sur les opérations pertinentes
⇉
Section 10.04 des conditions générales stipule que l’emprunteur et les
parties au projet doivent coopérer pleinement avec les auditeurs dans le cas
d’un audit entrepris à l’initiative du Fonds
6
Portée et objectifs de l’audit
►
Des auditeurs acceptables par le Fonds doivent être nommés de façon
équitable, ponctuelle et transparente pour conduire l’audit des systèmes
de gestion financière du projet pour la 1re année du projet et chaque
année suivante (note: l’obligation d’audit peut être levée par le Fonds pour la
première année si les circonstances le justifient (par exemple, absence de
décaissements, etc)
►
L’audit doit comprendre le rapport d’audit exprimant une opinion sur
les états financiers, le rapport d’audit de conformité concernant la
conformité avec les dispositions du prêt et une lettre de
recommandations. S’il le juge approprié, le Fonds peut insister pour qu’un
audit opérationnel soit entrepris
►
Doit être conduit conformément à des normes d’audit admises
(habituellement les normes internationales d’audit (ISA) ou les normes
nationales, si elles sont acceptables), Dans le cas contraire, il est
nécessaire de signaler dans quelle mesure elles s’en écartent.
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Auditeur externe – Qui est-il?
Qui est-il?
►
Un professionnel externe indépendant
►
Dans certains pays, c’est obligatoirement l’office
national des comptes / institution supérieure de
contrôle des finances publiques; sinon, un cabinet du
secteur privé à convenir avec le FIDA
Mission de l’auditeur externe
►
Un audit professionel comprend des opinions sur:
o
o
o
Les états financiers du projet
L’utilisation du compte spécial/des comptes spéciaux conformément à
l’accord de financement
L’admissibilité des dépenses figurant sur les DR/ ED
►
Une lettre de recommandations sur les contrôles internes et les
systèmes
►
Le signalement des dépenses non admissibles
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Auditeur externe – Base de travail
Base de travail
►
Normes d’audit:
o
Renseignent sur les objectifs et les principes généraux régissant l’audit des
états financiers
o
Comprennent un ensemble de directives méthodiques utilisées par les
auditeurs pour la conduite des audits, et assurant l’exactitude, la cohérence et
la vérificabilité des actions et des rapports des auditeurs
o
Il existe differents systèmes de normes d’audit généralement admises (GAAS)
►
Les projets du FIDA sont généralement tenus d’utiliser les normes
internationales d’audit (ISA)/ Organisation internationale des institutions
supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI)
►
►
Les normes nationales peuvent être utilisées avec l’accord du FIDA
Les normes d’audit utilisées doivent être spécifiées dans le rapport de
l’auditeur
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L’audit des états financiers vérifie
 Si les états financiers sont établis conformément à des principes comptables
internationalement reconnus (IFRS/ IPSAS) ou à des normes nationales
acceptables appliquées de façon cohérente et sur une durée raisonnable
 Si les dépenses sont admissibles en vertu des dispositions de l’accord de
financement
 Si les relevés et les états financiers et comptables sont exacts

Si les différentes dépenses comprises dans les totaux indiqués dans les
RD sont correctement approuvées, classées, accompagnées de pièces
justificatives et admissibles aux termes de l’accord de financement. Si
des dépenses non admissibles sont détectées, le Fonds peut revoir le droit
de l’emprunteur à utiliser le mécanisme du RD: l’emprunteur peut être invité
à rembourser au compte spécial le montant de toute dépense non
admissible
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L’audit des états financiers vérifie
 Si le mécanisme du compte spécial est utilisé de façon appropriée, le
CS correctement rapproché, les retraits du CS dûment autorisés
 Si le solde de fin d’année du financement est rapproché des états du
FIDA
 Si le projet est doté de contrôles internes et comptables adéquats pour
enregistrer et rapporter les opérations financières avec ponctualité et
exactitude et pour protéger les actifs du projet. Si le système d’audit
interne est à la mesure de la taille et de la complexité du projet
 Si les actifs du projet existent physiquement, sont en bon état de
fonctionnement et sont détenus au nom du projet
 Tout autre sujet sur lequel le Fonds peut demander spécifiquement aux
auditeurs de rendre compte, qu’il figure ou non dans l’accord de
financement
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Rapport d’Audit – Teneur
Le rapport doit être présenté selon un plan normalisé:
 Le paragraphe 1: retrace le travail d’audit accompli. Définit les
responsabilités respectives de l’auditeur et de l’audité
 Le paragraphe 2: décrit de façon détaillée la portée du travail d’audit,
fournit une description générale de la nature du travail, donne des exemples des
procédures appliquées, signale toute limitation de l’audit imputable à la nature du
travail. Ce paragraphe précise aussi que l’audit a été exécuté conformément aux
GAAS de référence
 Le paragraphe 3: expose l’opinion de l’auditeur sur les états financiers,
par exemple, s’ils ne comportent pas d’inexactitudes ou de problèmes importants (par
exemple erreurs importantes ou graves), donnent une image exacte et fidèle des
résultats opérationnels, de la situation financière et de la trésorerie de l’audité, et s’ils
sont conformes aux principes comptables de référence indiqués
S’il le juge nécessaire, l’auditeur peut aussi ajouter des informations
supplémentaires au rapport sans modifier l’opinion générale du rapport
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Rapports d’audit – Opinion
On distingue 4 différents types d’opinion:
1. Opinion sans réserve*
2. Opinion avec réserve**
3. Opinion défavorable***
4. Refus de certifier***
•
Dans certains cas, l’opinion sans réserve exprimée n’est pas entièrement cohérente avec les
conclusions de l’audit sur les données financières, la lettre de recommandations ou les
constatations du FIDA à l’occasion de la superivision des activités
**
Éventuellement non acceptable par le FIDA – les normes d’audit du FIDA prévoient qu’une
opinion sans réserve doit être reçue pour tous ses projets, programmes et dons. Une opinion
avec réserve ne peut être acceptée que s’il est avéré qu’un plan, assorti de délais déterminés,
a été adopté pour mettre en oeuvre les changements nécessaires ou si la réserve ne porte pas
atteinte aux responsabilités fiduciaires du FIDA
*** Non acceptable par le FIDA. Les états financiers doivent être établis et audités à nouveau
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Rapport d’audit – Opinion
1. Opinion sans réserve
C’est l’équivalent de “bon état de santé” pour un patient
2. Opinion avec réserve
Il existe 2 types de réserve:
•Simple irrégularité par rapport aux GAAP – sur un point au moins les comptes ne sont pas
conformes aux GAAP, mais la présentation du reste des états financiers est sincère, par
exemple, charges d’amortissement erronées
•Limitation de la portée – l’auditeur n’a pas été en mesure de vérifier les états financiers sur un
ou plusieurs points. Par exemple, il n’a pas pu voir et vérifier les stocks de l’entité
Le rapport avec réserve déclare que la présentation des états financiers est sincère, à une
exception près. Un paragraphe spécial explique alors les raisons de cette réserve
3. Opinion défavorable
Les états financiers ne sont pas conformes aux GAAP. C’est l’inverse d’une opinion sans réserve;
les données sont entachées d’erreurs, d’incertitudes et d’inexactitudes importantes
4. Refus de certifier
Cette opinion est rare; Elle est exprimé quand l’auditeur n’a pas été en mesure de se faire une
opinion, parce qu’il n’a pas pu achever le travail d’audit pour diverses raisons, par exemple, le
caractère très limité des vérifications
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Lettre de recommandations

Doit accompagner le rapport d’audit

Doit identifier les points faibles éventuels des contrôles
internes et recommander des mesures correctives.

La direction doit répondre dans le délai de 30 jours

Dans sa réponse, la direction doit indiquer son
accord/ désaccord avec l’auditeur et présenter un
plan d’action assorti de délais déterminés pour
résoudre le(s) problème(s) identifié(s)
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Audit – Responsabilités de l’UGP

Établir le mandat de l’auditeur et obtenir l’approbation du FIDA

S’assurer que les informations obligatoires figurent dans les états
financiers (conformément aux directives du FIDA concernant les rapports)

Présenter les états financiers au FIDA dans les 3 mois suivant la clôture
de l’exercice budgétaire

Le FIDA présentera des observations sur les points
manquants/obscurs qui peuvent être corrigés par l’UGP, plutôt que d’en
faire une question d’examen du rapport d’audit

En cas de doute, contacter le FIDA!
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Audit – Responsabilités du FIDA
►
S’assure que le rapport d’audit est présenté avec ponctualité
►
Vérifie que l’auditeur s’est conformé au mandat, concernant
notamment chacun des 3 rapports d’audit et la lettre de
recommandations
►
Si le rapport émet des réserves, déterminer la gravité des réserves, et
si des mesures immédiates s’imposent
►
La suspension des décaissement peut être décidée dans les cas
suivants:

Non présentation des rapports dans le délai prescrit
(180 jours à compter de la date initialement prévue)

Non conformité avec les normes du FIDA
(Par exemple, réserves sur les comptes et absence de plan d’action
satisfaisant)
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Sélection et nomination des auditeurs



Habituellement par mise en concurrence de 3 à 6 cabinets qualifiés


Doivent présenter des références satisfaisantes


Doivent affecter du personnel suffisamment qualifié et expérimenté

Doivent être en mesure de remplir leur mission en toute indépendance –
aucune relation avec une partie au projet ou toute autre partie y étant liée
Sur la base d’une évaluation technique et financière
Doivent justifier d’une expérience et d’une performance satisfaisantes
dans des missions analogues
Doivent déclaré que ni le cabinet ni le personnel ne s’exposent à un conflit
d’intérêt en acceptant la mission
Ne doivent être nommés pour aucune autre mission – conseil en
gestion, audit interne, comptabilité, services consultatifs, etc
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Teneur de la lettre de mission relative à
l’audit

Description du projet, du financement et des parties concernées

Description et échantillons des états financiers

Stipulation concernant l’utilisation de normes d’audit acceptables

Accès aux livres, états, documents, et disponibilité du personnel durant l’audit

Durée du mandat – deux exercices budgétaires ou plus (sous réserve d’une
performance satisfaisante l’année précédente)

Suivi des problèmes relevés l’année précédente

Teneur du rapport d’audit et opinions spécifiques à présenter

Délai de présentation du rapport d’audit

Livrables, résultats et opinions

Soumission du programme d’audit, du plan de dotation en personnel et de la
proposition d’audit

Présentation de la lettre de recommandations
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Responsabilités de l’auditeur
►
Soumettre une proposition indiquant les méthodes d’audit, le plan
de dotation en personnel, le programme d’audit et les honoraires de
l’auditeur
►
Formuler des opinions d’audit conformément au mandat
►
Remettre une lettre de recommandations conformément au mandat
►
Fournir la traduction dans les langues officielles du FIDA du rapport
d’audit si ce report est rédigé dans la langue locale
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Suivi des recommandations issues de
l’audit

Le suivi des recommandations issues de l’audit est aussi important
que l’exécution de l’audit elle-même

L’agent du projet doit être doté d’un système de suivi de la mise en
conformité, de façon ponctuelle, avec les recommandations issues de
l’audit

Un journal des observations de l’audit doit être tenu

Le journal doit enregistrer chaque observation de l’audit et la validation
par l’auditeur que des mesures correctives ont été prises


Doit être mis à jour périodiquement et soumis aux missions de
supervision
L’état du suivi doit être examiné périodiquement par le coordonnateur du
projet/ le FIDA/l’auditeur interne/ l’auditeur externe
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État des audits

Pour chaque projet, un état des audits doit être établi et présenté de la
façon suivante
Rapport d’audit pour
la période

Date prévue
Présenté par les
auditeurs le
Présenté par le
FIDA le
Remarques
Doit être mis à jour régulièrement et soumis aux missions de supervision
22
Formulaire d’examen de l’audit/liste
de contrôle
⇉
Outil itératif, établi par le FIDA pour l’appui à l’exécution
⇉
Importance accrue suite au regain d’attention apporté aux responsabilités fiduciaires
dans le cadre de la supervision directe
⇉
Analyse si:



Les états financiers
Les opinions formulées
Le travail d’audit accompli
⇉
Sont complets et raisonnables
⇉
Énumère les principales mesures de suivi que le projet doit mettre en oeuvre
⇉
Peut exiger l’établissement d’un plan d’action
⇉
Un modèle à jour sera adopté dans le nouveau système de suivi des rapports
d’audit (ARTS)
23
Merci