Reformasi Layanan
Download
Report
Transcript Reformasi Layanan
Konsep, Rencana, dan Implementasi
Reformasi Layanan
Kementerian Pendidikan Nasional
30 Juni 2010
Skema Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Analisis
Beban Kerja dan
Kualifikasi
Jabatan
Pengukuran Kinerja
Perumusan
Budaya Kerja
Manajemen
perubahan
Peningkatan
Kompetensi
Pengukuran Kinerja
& Remunerasi
Efisiensi internal,
Transparansi, Akuntabilitas
Reformasi Layanan
Peserta Didik
Reformasi Layanan
Pendidik & Tenaga
Kependidikan
Reformasi Layanan
Satuan Pendidikan
Reformasi Layanan
Substansi
Pendidikan
Reformasi Pelaksanaan Sisdiknas
untuk Semua Pemangku Kepentingan
(PesertaDidik, OrangTua, Masyarakat,
PTK, Dunia Usaha, dll)
Redefinisi Tugas
dan Fungsi
Rekayasa Ulang
Proses Organisasi
Simplifikasi dan
Integrasi Posedur
Pengembangan
Sistem
Pemanfaatan TIK
(Teknologi Informasi dan Komunikasi)
Restrukturisasi
Organisasi
Pembenahan
Tata-laksana
Penajaman Visi,
Misi, Strategi
Penguatan
SDM
Penguatan Organisasi
Renstra 2010-2014: Menyelenggarakan Layanan Prima Pendidikan Nasional dengan
meningkatkan Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas, Kesetaraan, Kepastian (5K)
Efisiensi eksternal,
Efektivitas organisasi, Transparansi
Efisiensi Nasional
Daftar Isi
Posisi Reformasi Layanan dalam Kerangka
Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Agenda Reformasi Kemdiknas
Permasalahan Layanan Pendidikan
Konsep Reformasi Layanan Pendidikan
Model Pengembangan e-Layanan
Peta Jalan e-Layanan
Metodologi Pengembangan e-Layanan
Daftar Layanan Kemdiknas
Lampiran: Uraian Reformasi Layanan Kemdiknas
Posisi Reformasi Layanan dalam Kerangka
Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Arahan Strategis
VISI :
Terselenggaranya Layanan Prima
Pendidikan Nasional untuk Membentuk
Insan Indonesia Cerdas Komprehensif
MISI : 5K
Kepastiaan
Kesetaraan
Kualitas dan
Relevansi
Keterjangkauan
Ketersediaan
MOTTO :
“Melayani Semua dengan Amanah”
Amanah
Professional
Demokratis
Visioner
Berkeadilan
Inklusif
Dalam Rencana Strategis 2010-2014, Kemdiknas telah menetapkan Visi yakni “Terselenggaranya Layanan
Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif “. Untuk mencapai visi
tersebut, dilaksanakan ”Misi 5K” yaitu Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas dan Relevansi, Kesetaraan, dan
Kepastian. Selanjutnya ditetapkan tata nilai guna mewujudkan layanan prima pendidikan, yakni amanah,
profesional, visioner, demokratis, inklusif, dan berkeadilan, yang dirangkum menjadi sebuah motto
“Melayani Semua dengan Amanah”. Motto ini secara strategis menjiwai Kemdiknas dalam melaksanakan
Reformasi Birokrasi.
Konsep Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Manajemen Perubahan:
Pola Pikir, Pola Sikap, Pola Tindak
Pembenahan
Sistem
Ketatalaksanaan
Penguatan
SDM
Kondisi
Ideal
Kondisi
Saat Ini
Penguatan
Organisasi
Penataan Sistem:
Efisien, Transparan, Akuntabel
Pemanfaatan TIK
Untuk mewujudkan kondisi Kemdiknas yang ideal agar mampu memberikan layanan yang terbaik kepada
masyarakat dibutuhkan 3 aspek, yaitu:
• Penguatan organisasi yang sehat dan dinamis,
• Ketatalaksanaan yang efisien dan efektif, dan
• Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, memiliki tata nilai, dan etika kerja.
Ketiga aspek tersebut perlu didukung dengan penataan sistem yang efisien, transparan, dan akuntabel
melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan optimal, serta manajemen
perubahan SDM terkait dengan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak
Pendekatan Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Orientasi
Basis
Sifat
Birokrasi
Unit kerja
Dokumen
Ekslusif
Publik
Fungsi
Informasi
Flow &
Share
SDM yang Kompeten
Sistem berbasis TIK
(Efisien, Transparan, Akuntabel)
Lembaga yang Kokoh-Mandiri
Birokrasi Ideal
Birokrasi
Konvensional
Fokus
Pendekatan yang dipergunakan dalam Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Kemdiknas dari birokrasi konvensional menuju
birokrasi yang ideal adalah sebagai berikut :
• Setiap proses dirancang untuk memudahkan yang menerima layanan, bukan yang memberikan layanan (public
centric).
• Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi/unit kerja (function based).
• Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based).
• Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan
terkait (information sharing).
• SDM yang kompeten di bidangnya dan mempunyai kinerja terukur.
• Setiap layanan didukung oleh:
Pemanfaatan TIK sehingga lebih transparan, akuntabel, dan efisien.
Lembaga yang kokoh, mandiri, dan mempunyai kinerja terukur (performance-based organization).
Skema Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Reformasi Pelaksanaan
Sistem Pendidikan Nasional
Reformasi Layanan
Substansi Pendidikan
Reformasi Layanan
Peserta Didik
Reformasi Layanan
Pendidik &
Ten. Kependidikan
Reformasi Layanan
Reformasi Layanan
Satuan Pendidikan
Reformasi di lingkungan Kemdiknas
ditujukan untuk Reformasi Pelaksanaan
Sistem
Pendidikan Nasional. Dalam
reformasi pelaksanaan Sistem Pendidikan
Nasional tahun 2010-2014 terdapat dua
fokus utama pembenahan, yaitu :
Reformasi Birokrasi Internal Kementerian
Pendidikan Nasional yang meliputi
penataan organisasi, tatalaksana dan
SDM.
Reformasi Layanan, yang terdiri dari:
• Reformasi layanan kepada satuan
pendidikan,
• Reformasi layanan kepada pendidik
dan tenaga kependidikan,
• Reformasi layanan kepada peserta
didik,
• Reformasi
layanan
substansi
pendidikan.
Reformasi Birokrasi Internal
Kementerian Pendidikan Nasional
Organisasi
Tatalaksana
SDM
Agenda Reformasi Kemdiknas
Reformasi
Birokrasi Internal
Reformasi Layanan
Agenda Reformasi Kemdiknas
Reformasi Layanan Satuan Pendidikan
Reformasi Layanan Peserta Didik
Reformasi Layanan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Reformasi Layanan Substansi Pendidikan
Penataan Organisasi
Penataan SDM
Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem
Reformasi Kemdiknas ditujukan untuk Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan
Nasional dengan menekankan 7 (tujuh) agenda reformasi; 4 (empat) agenda
merupakan Reformasi Layanan dan 3 (tiga) agenda merupakan Reformasi Birokrasi
Internal Kementerian Pendidikan Nasional.
Rencana Aksi
Kelompok
•
•
•
•
Sekolah
Perguruan Tinggi
Program Studi
Lembaga Pendidikan Non Formal
• Sekolah
• Perguruan Tinggi
• Lembaga Pendidikan Non Formal
• Sistem Layanan Penyaluran Hibah
• Pengembangan Standar layanan
Minimum Pendidikan, Standar
Nasional, maupun Internasional
• Pengembangan Sistem Pemetaan
Daya Tampung
• Pengembangan Sistem Pemetaan
Kondisi Sekolah
• Pengembangan Sistem Penyelarasan
Program Studi atau Sekolah dengan
Kebutuhan Tenaga Kerja
Reformasi Layanan
Peserta Didik
Kelompok
Pemberian Beasiswa
Mekanisme Penjaminan Ketepatan
Penyaluran Beasiswa
Mekanisme Penjaminan Kepastian
Memperoleh Layanan Pendidikan
Sistem Pemberian Ijin Belajar
Rencana Aksi
• Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan
• Pengembangan Sistem Penjaminan Ketepatan
Penyaluran Beasiswa dan Bantuan
• Pengembangan Sistem Penjaminan Kepastian
Memperoleh Layanan Pendidikan
• Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing
• Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah
Kerjasama Lembaga Asing
• Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri ke
Sekolah Nasional atau ke Sekolah Kerjasama
Lembaga Asing
Sistem Penyetaraan Ijazah
• Sekolah Luar Negeri
• PT Luar Negeri
Pendataan Siswa dan Penduduk Usia
Sekolah
• Pengembangan Sistem Pendataan Peserta Didik
dan Penduduk Usia Sekolah
• Pengembangan Sistem NISN
Layanan Informasi
• Info Lembaga Kursus
• Info Penyelenggara Uji Kompetensi
Rencana Aksi
Kelompok
•
•
•
•
Dosen
Guru
Tenaga Fungsional Lainnya
Tenaga Administrasi
• Sistem Peningkatan Kualifikasi PTK
(Pemberian Bantuan Subsidi - Guru,
Pengawas dan PTK-PNF)
• Sistem Peningkatan Kualifikasi Dosen
• Sistem Pensertifikasian Guru
• Sistem Inpassing Guru Bukan PNS
• Sistem Pensertifikasian Dosen
• Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja
PTK (guru, kepala sekolah, pengawas)
• Pengembangan Sistem Penghitungan
Angka Kredit Guru (SIMPAKGU)
• Pengembangan Sistem Peningkatan
kompetensi PTK berkelanjutan melalui
KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS
• Publikasi Online Database Trainer
Peningkatan Kompetensi Kepala Sekolah
dan Pengawas
• Pengembangan Sistem Uji Kompetensi PTKPNF
• Peningkatan Mutu PTK-PNF Melalui Dana
Pembantuan Pada SKB Kab/Kota
Kelompok
Rencana Aksi
• Pengembangan Sistem NUPTK Online
• Penyediaan dan Pendistribusian Guru
• Pengembangan Sistem Pemilihan PTK
Berprestasi
• Perlindungan dan Bantuan Hukum
Terhadap Profesi PTK
• Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD,
honor TLD dan FDI
• Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan
Fungsional, Khusus, Profesi
• Proses Ijin Perjalanan Dinas
Kelompok
Rencana Aksi
• Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi,
Metode, dan Manajemen Lembaga
Persekolahan dan PT
• Pengembangan Modul Materi
Pembelajaran Berbasis TIK
• Kamus Besar Bahasa Indonesia
• Glosarium
• Garuda
• Pendidikan Karakter
• Pendidikan Kewirausahaan
• Penyelarasan Pendidikan dengan Dunia
Industri
• Informasi Kurikulum
• Sistem Informasi Materi dan Nilai UN
Kelompok
Rencana Aksi
• Penataan Struktur Organisasi Kemdiknas
• Penataan Keterpaduan Sistem dan Tata
Kerja antar Unit Organisasi
• Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Sesuai Dengan Misi dan Tujuan Organisasi
• Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja
Organisasi yang Selaras Dengan Misi dan
Tujuan Organisasi
• Penataan Struktur Organisasi
• Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Sesuai Dengan Misi dan Tujuan Organisasi
• Penataan Keterpaduan Sistem dan Tata
Kerja antar Unit Organisasi
• Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja
Organisasi yang Selaras Dengan Misi dan
Tujuan Organisasi
• Mekanisme Koordinasi Pusat dengan Unit
Kerja Daerah
Kelompok
Rencana Aksi
• Penguatan Budaya Kerja Sesuai Dengan
Tata Nilai Kemdiknas
• Analisis dan Evaluasi Jabatan serta Beban
Kerja
• Penataan SDM Aparatur Sesuai Dengan
Kualifikasi Jabatan
• Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja
Individual yang Selaras Dengan Misi dan
Tujuan Organisasi
• Pengembangan Sistem Remunerasi
Berbasis Beban Kerja dan Kinerja
• Penguatan Budaya Kerja Sesuai Dengan
Tata Nilai Kemdiknas
• Analisis dan Evaluasi Jabatan
• Penataan SDM Aparatur Sesuai Dengan
Kualifikasi Jabatan
• Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja
Individual yang Selaras Dengan Misi dan
Tujuan Organisasi
• Pengembangan Sistem Remunerasi
Berbasis Beban Kerja dan Kinerja
Kelompok
Rencana Aksi
• Pengembangan Sistem Perencanaan dan
Penganggaran Berbasis Kinerja
• Pengembangan Sistem Pengendalian
Manajemen
• Penyusunan Database Pengawasan
• Pengembangan Sistem Pengelolaan
Kepegawaian Berbasis Kinerja
• Penerimaan CPNS Online
• Pengembangan Sistem Pengelolaan Barang
Milik Negara
• Pengembangan Sistem Akuntansi dan
Keuangan
• Pengembangan Sistem Manajemen
Dokumen
• Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)
• Pengorganisasian Data Kemdiknas
Reformasi Pembenahan
Tatalaksana dan
Pengembangan Sistem
Kelompok
Rencana Aksi
Sistem Manajemen Portal Layanan
Pendidikan Nasional
• Pengembangan Pusat Layanan Prima
Pendidikan Nasional
• Call Center
• Pembangunan Portal Pengaduan
Masyarakat / Auditan
Sistem Pengelolaan Kinerja Organisasi
• Pembangunan dan Implementasi Sistem
Pengelolaan Kinerja Organisasi yang
selaras dengan misi dan tujuan organisasi
Sistem Pengelolaan Kinerja Individual
• Pembangunan dan Implementasi Sistem
Pengelolaan Kinerja Individual yang
selaras dengan misi dan tujuan organisasi
Sistem Informasi Produk Hukum
• Peningkatan Sistem Penyusunan Peraturan
Perundang-Undangan Bidang Pendidikan
• Peningkatan Sistem Pendokumentasian
dan Layanan Informasi PerundangUndangan Bidang Pendidikan
• Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi
Bantuan Hukum
Permasalahan Layanan Pendidikan
Transformasi
Layanan Menuju Harapan Masyarakat
Kurang
informasi
Layanan
Konvensional
Layanan
Prima
Kurang
akses
advisor
calo
pengacara
Kurang
kepastian
Publik
Kemdiknas
advisor
Pegawai
Aplikasi e-Layanan
Selama ini, publik cukup disulitkan dengan sistem layanan yang ada. Publik harus menunggu lama untuk
mendapatkan layanan, namun mereka juga tidak mendapatkan kepastian mengenai status layanan
tersebut, hingga publik dapat membawa ke dalam jalur hukum. Selain itu, di sisi lain, kurangnya informasi
dan akses ke Kemdiknas, memungkinkan munculnya pihak-pihak ketiga yang memanfaatkan situasi. Padahal
masyarakat sangat mengharapkan layanan yang dapat mengatasi semua permasalahan di atas, yakni tanpa
menunggu lama, mendapatkan kepastian, akses dan informasi yang mudah dari Kemdiknas.
Permasalahan Penyelenggaraan Layanan
Konvensional
Penyelenggaraan
Layanan Publik
Kurang Responsif
Kurang Informatif
Kurang accessible
Kurang Koordinasi
Kurang Terbuka
Birokrasi berjenjang
dan rumit
Kurang Efisien
Kurang responsif terhadap berbagai keluhan dan
tidak sensitif terhadap harapan masyarakat
sehingga layanan dilaksanakan dengan apa adanya,
tanpa ada perbaikan layanan.
Kurang informatif yakni berbagai informasi yang
lambat atau tidak sampai kepada masyarakat.
Kurang accessible yakni unit pelaksana layanan jauh
dari jangkauan masyarakat sehingga menyulitkan
bagi penerima layanan.
Kurang koordinasi menyebabkan pertentangan
kebijakan antar instansi layanan sejenis.
Kurangnya keterbukaan sehingga sulit dipantau
perkembangan pengajuan yang aktual.
Birokratis berjenjang dan rumit menyebabkan
penyelesaian permalahan yang lama.
Kurang efisien yakni beberapa persyaratan yang
sama diperlukan dalam proses yang berbeda karena
tidak ada sharing data dalam satu departemen.
Akar Permasalahan
Kurang responsif
Kurang informatif
Kurang keterbukaan
Proses
Kurang accessible
Birokrasi rumit
Data/Info
Kurang koordinasi
Kurang efisien
Organisasi
dan Birokrasi
SDM
Panjangnya
proses layanan
Rendahnya
akurasi &
integrasi data
Kuatnya sekatsekat organisasi
Belum
terpenuhinya
kualifikasi SDM
Kurangnya
keterpaduan
antar proses
Kurangnya
berbagi data/
informasi
Masih adanya
proses tatap
muka
Belum sesuainya
kompetensi SDM
Kurangnya
standardisasi
proses
Kurangnya
rekaman data
elektronik
Kurangnya
keterbukaan
proses layanan
Lemahnya
standardisasi utk
berbagi data
Mengharuskan
tersedianya
dokumen fisik
Lemahnya
mekanisme
umpan balik
Masih terdapat
ketidakselarasan
antar regulasi
Belum meratanya
sebaran SDM
Konsep Reformasi Layanan Pendidikan
Konsep Reformasi Layanan Prima
+ Standar Pelayanan Publik
(UU No 25 Tahun 2009)
Solusi TIK
dengan e-Layanan
Fungsi Pengawasan Eksternal &
Internal
+ Kriteria standar TIK
G2C:
Government
to citizen
G2B:
Government
to business
G2G:
Government
to government
Reformasi Layanan Konvensional menuju Layanan Prima dengan menggunakan Pendekatan
TIK yang berupa e-Layanan (layanan secara elektronik) dengan berlandaskan kriteria standar
TIK dan Standar Layanan Publik sesuai dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik.
Penilaian Kinerja dilakukan oleh penyelenggara layanan secara berkala dengan menggunakan
indikator kinerja yang berdasarkan standar layanan
Pengawasan Penyelenggaraan Layanan Publik dilakukan oleh pengawas internal (atasan
langsung dan pengawas fungsional) dan pengawas eksternal (masyarakat, ombudsman, DPR,
DPRD Provinsi dan DPRD Kab/Kota).
Standar Layanan Publik
Berdasarkan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik,
maka asas standar layanan publik adalah sebagai berikut :
•
•
•
•
•
•
•
•
Kepentingan umum
Kepastian hukum
Kesamaan hak
Keseimbangan hak dan
kewajiban
Keprofesionalan
Partisipatif
Persarnaan perlakuan/tidak
diskriminatif
Keterbukaan
• Akuntabilitas
• Fasilitas dan perlakuan
khusus bagi kelompok rentan
• Ketepatan waktu
• Kecepatan, kemudahan dan
keterjangkauan.
Kriteria Standar e-Layanan Kemdiknas
Manfaat
Partisipatif
Kemudahan
User
Flow and
Share
Keamanan
Konsistensi
Sustainability
Integrasi dan
Arsitektur
• Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari
e-Layanan, yakni penerima layanan mendatkan kemudahan, kepastian dan
kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan
data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat.
• Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem
memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai
dengan ketentuan
(validasi dan verifikasi awal) dan sistem
memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik).
• Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik
ulang oleh operator serta data dalam bentuk database.
• Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu
harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati
otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE).
• Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan
konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan
tidak perlu diminta berulang-ulang.
• Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process
support dan pemantauan kinerja layanan.
• Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan
nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi.
Model Pengembangan e-Layanan
Portal Informasi dan Layanan Terintegrasi
Kondisi Sebelumnya
Unit II
Unit I
Kondisi Saat Ini
Unit III
Unit IV
Unit I
Unit III
Unit II
Unit IV
Pusat Layanan
Prima Pendidikan
Nasional
Publik
Informasi
Layanan
Publik
Mengintegrasikan sumber-sumber data ke portal yang menjadi “pintu masuk” utama.
Mengintegrasikan layanan-layanan yang diberikan unit utama melalui portal utama.
Model e-Layanan
Pemangku Kepentingan
Peserta
Didik
Orang
Tua
PTK
Satuan
Pendidikan
DUDI
Pegawai
Media
Pengelola Pendidikan
di Daerah
Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional
e-Layanan
e-Layanan
e-Layanan
e-Layanan
Infrastruktur Bersama
Integrasi Proses
Data Induk
Satuan
Pendidikan
(NPSN)
Data Induk
PTK
(NUPTK)
Data Induk
Peserta Didik
(NISN)
Data Induk
Pembelajaran
Integrasi Data
Intergrasi dari data, integrasi proses dan penggunaan infrastruktur bersama dalam semua e-Layanan akan
dihubungkan dalam Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional yang merupakan pintu masuk bagi
semua pemangku kepentingan Kemdiknas untuk mendapatkan semua layanan pendidikan.
DATA INDUK
PROSES EVALUASI
DATA
DIRI (RUTIN AKTIF) SPESIFIK
PROSES
Konsep Integrasi e-Layanan (Contoh)
PERIJINAN PRODI
BARU PT BARU
PERIJINAN PT
PERIJINAN PRODI
BARU PT LAMA
STUDI
KELAYAKAN
PENYALURAN
HIBAH
PROPOSAL
HIBAH
MUTASI
DOSEN
EPSBED
Data Induk
PS
BORANG
AKREDITASI
Data Induk
Mahasiswa
PENILAIAN
PERSEPSION
AL
MONEV
HIBAH
DATA ED
DOSEN
DATA EVALUASI
DIRI (ED) PRODI
Data Induk
PT
SERTIFIKASI
DOSEN
AKREDITASI PRODI
Data Induk
Lulusan
PAK
Data Riwayat
Hidup Dosen
EWMP
Data Induk
Dosen
Pembuatan e-Layanan mengacu pada prinsip single source of data. Dengan kata lain bahwa
segala aliran informasi dan sharing data bersama melalui prinsip single source of data.
Arsitektur Portal Layanan Prima
Publik
Web
Telepon
Peserta Didik
Orang Tua
Fax
Satuan
Pendidikan
Pers
Web
Portal
Pusat
Layanan
Prima
Pendidikan
Nasional
DUDI
e-Mail
Pegawai
Pengelola
Pendidikan di
Daerah
Helpdesk
Kunjungan
Unit
Utama
Unit
Utama
Unit Utama
DB
DB
DB
Kotak Saran
Pengaduan
Distribusi Media
Cetak
Integrasi
Integrasi
Integrasi
PTK
SMS
Call center :
177
PIH
Humas
Portal Layanan Prima Pendidikan Nasional
Situs web “kemdiknas.go.id” secara terintegrasi dapat :
Menampilkan informasi dan layanan Kemdiknas yang dibutuhkan oleh semua pemangku
kepentingan.
Memudahkan publik untuk mendapatkan layanan dan menyampaikan keluhan/permasalahan
Rancangan situs berorientasi pada “penerima layanan” bukan “pemberi layanan”
Peta Jalan e-Layanan
Ruang Lingkup
Nonformal
& Informal
PAUD
PD
PM
PT
Satuan
Pendidikan
Satuan
Pendidikan
Satuan
Pendidikan
Satuan
Pendidikan
Satuan
Pendidikan
Peserta Didik
Peserta Didik
Peserta Didik
Peserta Didik
Peserta Didik
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
Substansi
Pendidikan
Substansi
Pendidikan
Substansi
Pendidikan
Substansi
Pendidikan
Substansi
Pendidikan
Ruang Lingkup
NFI
PAUD
PD
PM
PT
Perijinan
√
√
√
√
√
Akreditasi
√
√
√
√
√
Hibah
√
√
√
√
√
√
√
√
Ijin Belajar
√
√
Penyetaraan Ijazah
√
√
√
Satuan pendidikan
Peserta Didik
√
Beasiswa
PTK
Sertifikasi
√
√
√
√
√
Mutasi
√
√
√
√
√
Penerimaan&Pemenuhan Kebutuhan PTK
√
√
Penghargaan dan Perlindungan PTK
√
√
Kolaborasi Berbagi Pengetahuan&Pengalaman
√
√
√
Penyediaan dan Penggalangan Materi
√
√
√
Reformasi Kurikulum Pembelajaran
√
√
Substansi Pendidikan
Kedewasaan e-Layanan
kompleksitas teknologi & organisasi
sederhana
kompleks
Horizontal Integration (H):
Vertical Integration (V):
Collaboration (C):
- Community participation
- Enhanced collaborations
- Reduce intermediaries
•Systems integrated across
different functions
•Real one-stop shopping for
citizens
•Local systems linked to
higher level systems
•Within similar
functionalities
Transactions (T):
Information
Dissemination (D):
•Services & forms online
•Working database
supporting online
transactions
- Online presence
- Catalogue presentation
sparse
integrasi
lengkap
Kedewasaan e-Layanan Saat Ini
kompleksitas teknologi & organisasi
sederhana
kompleks
Horizontal Integration (H):
Vertical Integration (V):
NUPTK Online
Mutasi Dosen
Collaboration (C):
Perijinan Lembaga Kursus
vv
Transactions (T):
Penyetaraan Ijazah
KBBI
Information
Dissemination (D):
PKBM
Bimbel
Ijin WNA
Beasiswa Unggulan Ijin WNI
Perjalanan Dinas Luar Negeri
Garuda
Glosarium
Edukasi.net
Perijinan Prodi
Info Penyelenggara Uji Kompetensi
sparse
integrasi
lengkap
Kedewasaan e-Layanan yang Dituju
kompleksitas teknologi & organisasi
sederhana
kompleks
Hibah
Horizontal
Integration (H) :
Perijinan Lembaga Kursus
Vertical Integration (V):
Ijin WNI
PKBM
Edukasi.net
Bimbel
Mutasi Dosen
Perjalanan Dinas Luar Negeri
NUPTK Online
Perijinan Prodi
Collaboration (C):
Garuda
KBBI
Glosarium
vv
Transactions (T) :
Penyetaraan Ijazah
Information
Dissemination (D):
Beasiswa Unggulan
Ijin WNA
Info Penyelenggara Uji Kompetensi
sparse
integrasi
lengkap
Metodologi Pengembangan e-Layanan
Metodologi Reformasi e-Layanan
Identifikasi dan Evaluasi Layanan
Konvensional
Perancangan e-Layanan
Sosialisasi dan Implementasi e-Layanan
Evaluasi e-Layanan
Layanan Prima
Layanan
Konvensional
Analisa Arahan Strategis dan Capaian Kinerja
Layanan Pendidikan Nasional
Reformasi layanan dari Layanan Konvensional menjadi Layanan Prima di
Kemdiknas melalui beberapa tahapan, yakni mulai dari analisa arahan strategis
Kemdiknas mengenai layanan, evaluasi layanan konvensional, perancangan eLayanan, sosialisasi dan implementasi e-Layanan baik kepada pengguna maupun
pengelola, serta evaluasi e-Layanan.
Tahapan Umum Rencana Aksi
Tahap Pembangunan dan Penataan Sistem
Identifikasi
Proses Saat Ini
Evaluasi Proses
Saat Ini
Penentuan
Kebutuhan
Teknologi
Penentuan
Beban Kerja dan
Kualifikasi SDM
Pengembangan
Sistem Berbasis
Teknologi
Penyusunan
Prosedur Kerja
Penentuan Tata
Nilai
Penentuan
Indikator Kinerja
Penyusunan
Kebijakan dan
Regulasi
Penentuan
Standar Layanan
Minimum
Internalisasi dan
Aktualisasi Visi,
Misi dan Strategi
Keterangan :
Tahap 1: Perencanaan
Tahap 2: Pembangunan
Tahapan Umum Rencana Aksi (Lanjutan)
Tahap Sosialisasi dan Implementasi
Sosialisasi Keterkaitan Kegiatan
Reformasi dengan Pencapaian
Visi Misi dan Strategi
Instalasi
Sistem
Sosialisasi
Kebijakan dan
Regulasi Baru
Inisialiasi Data
Penyediaan
SDM dan
Prosedur Kerja
Sosialisasi Proses
Bisnis Hasil
Reformasi
Sosialisasi Indikator
Kinerja
Sosialisasi
Kebutuhan Jumlah
dan Kualifikasi SDM
Sosialisasi Sistem
Informasi
Uji Coba
Sistem
Operasional
Sistem Baru
Tahap Pengukuran Dampak Reformasi
Pengukuran dan Evaluasi
Kinerja Proses, Organiasi
dan Individu
Tahap 3: Sosialisasi
Pengukuran dan
Evaluasi Ketercapaian
Standar Layanan
Penyesuaian
Standar Layanan
Pendidikan
Tahap 4: Implementasi
Pengukuran dan
Evaluasi Efisiensi
Eksternal dan
Internal
Tahap 5: Operasional
Daftar Layanan Kemdiknas
Keterangan Tabel Daftar Layanan
Kelengkapan
Penilaian kelengkapan diukur berdasarkan kriteria berikut :
Fitur
Bobot
Keterangan
Security
2
otentifikasi & otorisasi, audit trail
Database
1
RDBMS
Workflow
2
tracking, notifikasi aktif, delegasi
Web service
1
Dokumentasi
1
Source Code, Struktur Database
SDM
1
Untuk Pemeliharaan
Panduan (Online)
1
Alur Proses, Panduan Penggunaan
Integrasi
1
Integrasi dengan sistem lain yang terkait
Search
1
Untuk e-Layanan yang bersifat informasi
Total
10
Kompleksitas
Penilaian kompleksitas diukur berdasarkan jumlah proses yang terwadahi
oleh sistem
Reformasi Layanan kepada Satuan Pendidikan
Kelompok
Sistem Perijinan
Sistem Akreditasi
Rencana Aksi
•
•
•
•
Sekolah
Perguruan Tinggi
Program Studi
Lembaga Pendidikan Non
Formal
• Sekolah
• Perguruan Tinggi
• Lembaga Pendidikan Non
Formal
Mekanisme Ketepatan
Pemberian
Bantuan/Hibah
• Sistem Layanan Penyaluran
Hibah
Penentuan Standar
Layanan
• Pengembangan Standar
Layanan Minimum Pendidikan,
Standar Nasional, maupun
Internasional
Sub Rencana
Aksi
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
0
0
1
5
2
4
D
V
H
H
3
1
0
1
-
2,5
-
T
-
H
-
0
1
0
0
-
-
-
-
1
-
-
-
H
• SD & SMP
3
-
-
-
-
• SMA & SMK
1
-
-
-
-
• Lembaga
Kursus Kab.
dan Prop.
• PKBM
• PAUD
• Penyetaraan
• Kursus
• PAUD
Pemetaan Kondisi
Sekolah, Daya Tampung
dan Cakupan Layanan
• Pengembangan Sistem
Pemetaan Daya Tampung
• Pengembangan Sistem
Pemetaan Kondisi Sekolah
1
-
-
-
-
1
-
-
-
-
Pembukaan Sekolah
Berdasarkan Kebutuhan
Masyarakat dan Dunia
Kerja
• Pengembangan Sistem
Penyelarasan Program Studi
atau Sekolah dengan
Kebutuhan Tenaga Kerja
0
-
-
-
-
Reformasi Layanan kepada Peserta Didik
Kelompok
Rencana Aksi
Sub Rencana Aksi
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
Pemberian Beasiswa
• Reformasi Sistem Penyaluran
Beasiswa Unggulan
5
1
5,5
T
T
Mekanisme
Penjaminan Ketepatan
Penyaluran Beasiswa
• Pengembangan Sistem
Penjaminan Ketepatan
Penyaluran Beasiswa dan
Bantuan
1
-
-
-
-
Sistem Pemberian Ijin
Belajar
• Siswa WNI di Sekolah
Kerjasama Lembaga Asing
• Siswa WNA ke Sekolah
Nasional dan Sekolah
Kerjasama Lembaga Asing
• Penyaluran Siswa WNI dari
Luar Negeri ke Sekolah
Nasional atau ke Sekolah
Kerjasama Lembaga Asing
5
8
7
T
T
5
6
6,5
T
V
5
8
6,5
T
H
Sistem Penyetaraan
Ijazah
• Sekolah Luar Negeri
• PT Luar Negeri
5
5
12
1
7
6
T
T
T
T
Pendataan Siswa dan
Penduduk Usia Sekolah
• Pengembangan Sistem NISN
-
-
-
-
-
Layanan Informasi
• Info Lembaga Kursus
• Info Penyelenggara Uji
Kompetensi
5
5
1
1
4
4
D
D
D
Reformasi Layanan kepada PTK
Kelompok
Rencana Aksi
Sistem Mutasi
•
•
•
•
Peningkatan Kualifikasi
PTK
• PTK (Pemberian Bantuan
Subsidi - Guru, Pengawas
dan PTK-PNF)
• Dosen
Pensertifikasian PTK
Dosen
Guru
Tenaga Fungsional Lainnya
Tenaga Administrasi
• Pensertifikasian Guru
• Sistem Inpassing Guru
Bukan PNS
• Pensertifikasian Dosen
Peningkatan
Kompetensi PTK
Sub Rencana Aksi
• Pengembangan Sistem
Penilaian Kinerja PTK
(guru, kepala sekolah,
pengawas)
• Pengembangan Sistem
Penghitungan Angka Kredit
Guru (SIMPAKGU)
• Pengembangan Sistem
Peningkatan kompetensi
PTK berkelanjutan melalui
KKG/MGMP/MKKS/
MKPS/KKPS/KKKS
• Informasi Data
Peserta
Sertifikasi Guru
• Pengumuman
Kelulusan Hasil
Sertifikasi Guru
• Konsultasi Online
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
4
2
2
2
101
-
6,5
-
V
-
H
H
H
H
1
-
-
-
-
-
-
-
-
-
2
1
4
D
T
2
1
4
D
T
5
5
1
4,5
T
-
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
Reformasi Layanan kepada PTK (Lanjutan)
Kelompok
Peningkatan
Kompetensi
PTK
Penerimaaan
/Pemenuhan
Kebutuhan
PTK
Rencana Aksi
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
4
-
-
D
D
3
1
4,5
T
-
2
-
-
-
-
• Pengembangan Generator
SIM NUPTK
• Pendaftaran NUPTK Online
• Pemutakhiran Data NUPTK
2
-
-
-
-
3
1
1
-
5
-
V
-
H
-
• Pengembangan sistem
rekrutmen kepala sekolah dan
pengawas
• Pengembangan Sistem
rekrutmen Guru
• Pengembangan sistem
pendistribusian guru
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
1
-
-
-
-
• Publikasi Online
Database Trainer
Peningkatan
Kompetensi Kepala
Sekolah dan Pengawas
• Pengembangan Sistem
Uji Kompetensi PTK-PNF
• Peningkatan Mutu PTKPNF Melalui Dana
Pembantuan Pada SKB
Kab/Kota
• Pengembangan Sistem
NUPTK
• Penyediaan dan
Pendistribusian Guru
Penghargaan
dan
Perlindungan
PTK
Sub Rencana Aksi
• Pengembangan Sistem
Pemilihan PTK
Berprestasi
• Perlindungan dan
Bantuan Hukum
Terhadap Profesi PTK
Reformasi Layanan kepada PTK (Lanjutan)
Kelompok
Penghargaan dan
Perlindungan PTK
Fasilitasi
Internasional
Rencana Aksi
Sub Rencana Aksi
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
• Publikasi Pemberian insentif
tutor PAUD, honor TLD dan FDI
• Publikasi SK Penyaluran Subsidi
Tunjangan Fungsional, Khusus,
Profesi
3
-
-
D
D
5
1
4
D
-
• Ijin Perjalanan Dinas
5
1
4,5
T
H
Reformasi Layanan Subtansi Pendidikan
Kelompok
Rencana Aksi
Kolaborasi
Berbagi
Pengetahuan dan
Pengalaman
• Pengembangan Sistem
Pengelolaan Materi, Metode,
dan Manajemen Lembaga
Persekolahan dan PT
Penyediaan dan
Penggalangan
Materi
• Pengembangan Modul Materi
Pembelajaran Berbasis TIK
• Kamus Besar Bahasa Indonesia
• Glosarium
• Garuda
Reformasi
Kurikulum
Pembelajaran
• Informasi Kurikulum
• Sistem Informasi Materi dan
Nilai UN
Sub Rencana Aksi
• Modul Materi
Pembelajaran
• BSE
• Bimbingan
Belajar Online
• e-dukasi.net
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
0
-
-
-
-
1
-
-
-
-
5
5
1
1
4,5
5
D
T
D
H
5
5
5
5
1
1
1
1
5,5
2
2
5,5
T
D
D
D
H
C
C
C
0
-
-
-
-
-
Reformasi Pembenahan Tatalaksana dan
Pengembangan Sistem
Kelompok
Rencana Aksi
Sub Rencana Aksi
Tahap
Kompleksitas
Kelengkapan
Level
Saat ini
Level
Dituju
Sistem Manajemen
SDM
• Penerimaan CPNS Online
2
2
5,5
-
-
Sistem Manajemen
Data Pendidikan
• Pangkalan Data Perguruan
Tinggi (PDPT)
2
-
-
T
H
Sistem Manajemen
Portal Layanan
Pendidikan
• Pengembangan Pusat
Layanan Prima Pendidikan
Nasional
• Call Center
• Pembangunan Portal
Pengaduan Masyarakat
5
1
5
D
C
4
0
2
-
6,5
-
-
-
• Peningkatan Sistem
Pendokumentasian dan
Layanan Informasi
Perundang-Undangan Bidang
Pendidikan
• Peningkatan Sistem Layanan
Fasilitasi Bantuan Hukum
0
-
-
-
-
0
-
-
-
-
Sistem Informasi
Produk Hukum
Lampiran:
Uraian Reformasi Layanan Kemdiknas
Uraian Reformasi Layanan MPDM
Reformasi Layanan MPDM
RENCANA AKSI
TAHAPAN
Reformasi Proses Layanan Perizinan Sekolah
-
Reformasi Sistem Pengakreditasian sekolah
-
Reformasi Proses Pemberian Izin Belajar
a. Pemberian izin belajar siswa WNI di sekolah kerjasama lembaga asing
Operasional
b. Pemberian izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama
lembaga asing
Operasional
c. Sistem dan rekomendasi penyaluran siswa WNI dari luar negeri ke sekolah nasional
atau sekolah kerjasama lembaga asing
Operasional
Reformasi proses layanan penyetaraan ijasah sekolah luar negeri
Operasional
Pengembangan mekanisme untuk menjamin ketepatan penyaluran beasiswa
Telah/Sedang dikerjakan
-
Reformasi Layanan MPDM (Lanjutan)
RENCANA AKSI
TAHAPAN
Pengembangan standar layanan minimum pendidikan, standar
nasional maupun standar bertaraf internasional
Perencanaan
Pengembangan sistem pemetaan daya tampung
Perencanaan
Pengembangan sistem pemetaan kondisi sekolah
Perencanaan
Perencanaan pembukaan prog. Studi atau sekolah berdasarkan
kebutuhan tenaga kerja
Pengembangan sistem untuk meningkatkan kepastian memperoleh
layanan pendidikan
-
Pemberian Izin Belajar Siswa WNA ke Sekolah
Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing
Rencana Reformasi Sistem Pemberian
Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNA
Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian rekomendasi
izin belajar siswa WNA
Sasaran
: Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi izin belajar
siswa WNA yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses pemberian izin belajar
siswa WNI (hari)
5
4
3
2
Tingkat keakurasian proses
pemberian izin belajar siswa WNI (%)
75
85
90
95
2
1
100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA
Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa
WNA yang handal
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA
Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA Saat Ini
Pemohon
Pengisian
Formulir
Permohonan
izin belajar
Sub Bagian Kerjasama
Penerimaan /pengecekan berkas
permohonan izin
Pencatatan / pengagendaan berkas
permohonan izin
Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag
Kerjasama
Pemberian disposisi dari Kasubag kepada
staf pemroses
Pencatatan disposisi pada agenda Sub
Bagian
Penerimaan berkas kepada pemroses
Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin
Penerimaan berkas draft izin kepada
Kasubag
Validasi dan pemarafan draft izin oleh
Kasubag
Kepala Bagian TLK
Penyampaian
berkas kepada
kepala bagian
Pencatatan
disposisi pada
agenda bagian
Ses Ditjen
Eksternal
Mandikdasmen
Entiti
Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA Saat Ini (Lanjutan)
Pemohon
Sub Bagian
Kerjasama
Kepala Bagian TLK
Pengagendaan
draft izin
Penerimaan draft izin
kepada Kabag
Ses Ditjen Mandikdasmen
Validasi dan
pemarafandraft izin Kabag
Pengagendaan draft izin.
Penerimaan draft izin
kepada staff Ses Ditjen
Pencatatan&pengecekan
draft izin oleh Staff Ses Ditjen.
Penerimaan&penandatangan
-an izin belajar oleh Ses Ditjen
Pengiriman
surat
kepada
pemohon
Penerimaan oleh
pengagenda di Bagian TLK
Penomoran surat izin
belajar oleh Bagian TLK
Pencatatan / pengagendaan
izin belajar oleh Staff Ses
Ditjen
Pengagendaan /
pengarsipan surat keluar
Eksternal
Entiti
Kondisi Saat Ini
- Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :
Kepala Bagian
1 Kepala Subbagian
2 orang pemroses
1 orang pengagenda
- Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian
unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan
kerajinan pemroses.
- Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari
Permasalahan
• Kurangnya informasi tentang proses izin belajar siswa
WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama
lembaga asing;
• Layanan pemberian izin belajar siswa masih
konvensional/dilakukan secara manual sehinga
memerlukan kehadiran si pemohon;
• Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum
memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga
pemohon
harus
datang
kembali
untuk
melengkapinya.
Proses Hasil Reformasi
Hari ke-2, 3
Hari ke-1 dan 3
Staf SubBag Kerjasama
Pemohon
Start
Pengecekan
Kelengkapan
Data Elektronik
Penerimaan
Berkas
Entri Hasil
Pengecekan
Entri
Online?
T
Download
Form
Y
Y
Lengk
ap?
Entri Isian
Permohonan
Verifik
asi
berkas
Y
Y
Entri
Klarifikasi
Valid?
Cetak Surat
Ijin Belajar
T
Stempel
Surat Ijin
Belajar
Attachment
Submit
Penyerah
an
Berkas
Setuju?
T
Entri Hasil
Verifikasi
Pemberitahuan
Ke-tidak-validan kpd
Pemohon
Upload Form
Kepala Bagian TLK
Persetujuan/
Klarifikasi
T
Pemberitahuan
Ketidaklengkapan kpd
Pemohon
Pengisi
an Form
KasubBag Kerjasama
Scan Surat
Ijin Belajar
Upload
Penyerahan
Surat Ijin
Belajar
kpd
Pemohon
Entri serah
terima Surat Ijin
Bersekolah
End
Tandatang
an Surat
Ijin Belajar
Manfaat
Sebelum
Setelah
Efisiensi
Jumlah Aktivitas
Jumlah Aktivitas
Manual
Lama Proses (hari)
24
9
15
24
3
21
5
3
2
Jumlah Kunjungan
Jumlah Integrasi
antar Unit
3
2
1
0
1
-
Pemberian Izin Belajar Siswa WNI di Sekolah
Kerjasama Lembaga Asing
Rencana Reformasi
Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI
Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian
izin belajar siswa WNI
Sasaran
: Terbentuknya sistem layanan pemberian izin belajar siswa
WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses pemberian izin belajar
siswa WNI (hari)
5
4
3
2
Tingkat keakurasian proses
pemberian izin belajar siswa WNI (%)
75
85
90
95
2
1
100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pemberian izin belajar siswa WNI
Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian izin belajar siswa WNI yang handal
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pemberian izin belajar siswa WNI
Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI Saat Ini
Pemohon
Pengisian Formulir
Permohonan izin
belajar
Sub Bagian Kerjasama
Kepala Bagian TLK
Penerimaan /pengecekan berkas
Pengagendaan berkas
Disposisi Kabag kepada Kasubag
Kerjasama
Pemberian disposisi dari Kasubag
kepada staf pemroses
Pencatatan disposisi pada agenda
Sub Bagian
Penerimaan berkas kepada
pemroses
Penelaahan berkas dan penyiapan
draft izin
Penerimaan berkas draft izin
kepada Kasubag
Validasi dan pemarafan draft izin
oleh Kasubag
Penyampaian
berkas kepada
kabag
Pencatatan
disposisi pada
agenda bagian
Ses Ditjen
Eksternal
Mandikdasmen
Entiti
Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI Saat Ini
(Lanjutan)
Pemohon
Sub Bagian
Kerjasama
Kepala Bagian TLK
Pengagendaan
draft izin
Penerimaan draft izin
kepada Kabag
Ses Ditjen Mandikdasmen
Validasi draft oleh Kabag
Pengagendaan draft izin
Penerimaan draft izin
kepada staff Ses Ditjen
Pencatatan dan pengecekan
draft izin oleh Staff Ses
Ditjen.√
Penandatanganan izin
belajar oleh Ses Ditjen
Penerimaan oleh
pengagenda di Bagian TLK
Pengiriman
surat kepada
pemohon
Pengagendaan izin belajar
oleh Staff Ses√Ditjen
Penomoran surat izin
√
belajar oleh Bagian TLK
Pengagendaan surat keluar
√
Eksternal
Entiti
Kondisi Saat Ini
- Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :
Kepala Bagian
1 Kepala Subbagian
2 orang pemroses
1 orang pengagenda
- Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian
unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan
kerajinan pemroses.
- Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari
Permasalahan
• Kurangnya informasi tentang materi belajar siswa WNI yang
memuat pembinaan moral, karakter dan nasionalisme di
sekolah kerjasama lembaga asing .
• Kurangnya koordinasi antar unit kerja pembina yang
melakukan supervisi dengan sekolah.
• Panjangnya rantai birokrasi yang berjenjang sehingga terkadang
menghambat proses pemberian izin belajar
• Kurangnya keterbukaan proses sehingga kesulitan dalam
pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran bagi
pemohon.
• Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap sekolah tidak
sama tergantung banyaknya jumlah siswa yang harus dilayani.
• layanan
pemberian
izin
belajar
siswa
masih
konvensional/dilakukan secara manual
Proses Hasil Reformasi
Hari ke-1 dan 4
Start
Pengecekan
Kelengkapan
Data Elektronik
Entri Hasil
Pengecekan
Entri
Online?
Penerimaan
Berkas
Lengkap
?
Entri Isian
Permohon
an
Staf Ses Ditjen
MPDM
Ses Ditjen
MPDM
Y
Persetujuan
Ijin Belajar
Cetak Surat
Ijin Belajar
Tandatang
an Surat
Ijin Belajar
T
T
T
Pemberitahuan
Ke-tidak-validan kpd
Pemohon
Upload Form
Setuju?
Entri Hasil
Verifikasi
Pemberitahuan
Ketidaklengkapan kpd
Pemohon
Pengisi
an Form
Kepala Bagian
TLK
Persetujuan/
Klarifikasi
Verifik
asi
berkas
Y
Y
T
Download
Form
KasubBag
Kerjasama
Staf SubBag
Kerjasama
Pemohon
Hari ke-3, 4
Hari ke-2
Valid?
Entri
Klarifikasi
Y
Stempel
Surat Ijin
Belajar
Scan Surat
Ijin Belajar
Attachment
Submit
Upload
Penyerah
an
Berkas
Penyerahan
Berkas Asli Surat
Ijin Belajar
kpd Staf SubBag
Kerjasama
Review & penerimaan
surat dari Staf
SesDitjen
Penyerahan
Surat Ijin
Belajar
kpd
Pemohon
Entri serah
terima Surat Ijin
Bersekolah
End
Manfaat
Sebelum
Setelah
Efisiensi
Jumlah Aktivitas
Jumlah Aktivitas
Manual
Lama Proses (hari)
24
13
11
24
2
22
5
3
2
Jumlah Kunjungan
Jumlah Integrasi
antar Unit
3
2
1
0
1
-
Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI
Reformasi Sistem Pemberian Rekomendasi
Penyaluran Siswa WNI
Permasalahan : * Masih lamanya dan tidak terbukanya sistem pemberian rekomendasi penyaluran
siswa WNI
* Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan
perbedaan sistem persekolahan antar negara.
Sasaran
: * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan
antar negara
* Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi penyaluran
siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
(2009)
Lama proses pemberian penyaluran siswa
WNI (hari)
5
4
3
2
2
1
Tingkat keakurasian proses penyaluran siswa
WNI (%)
75
85
90
95
100
100
2010 2011 2012 2013 2014
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI
Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI yang
handal
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem
pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi
Penyaluran Siswa WNI Saat Ini
Pemohon
Pengisian
Formulir
Permohonan izin
belajar
Sub Bagian Kerjasama
Kepala Bagian TLK
Penerimaan /pengecekan
berkas permohonan izin
Pencatatan / pengagendaan
berkas permohonan izin
Pemberian disposisi Kabag
kepada Kasubag Kerjasama
Pemberian disposisi dari
Kasubag kepada staf pemroses
Pencatatan disposisi pada
agenda Sub Bagian
Penerimaan berkas kepada
pemroses
Penelaahan berkas dan
penyiapan draft izin
Penerimaan berkas draft izin
kepada Kasubag
Validasi dan pemarafan draft
izin oleh Kasubag
Penyampaian
berkas kepada
kabag
Pencatatan
disposisi pada
agenda bagian
Ses Ditjen
Eksternal
Mandikdasmen
Entiti
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi
Penyaluran Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan)
Pemohon
Sub Bagian
Kerjasama
Kepala Bagian TLK
Pengagendaan
draft izin
Penerimaan draft izin kepada
Kabag
Ses Ditjen Mandikdasmen
Validasi dan pemarafandraft izin
oleh Kabag.
Pengagendaan draft izin.
Penerimaan draft izin
kepada staff Ses Ditjen
Pencatatan dan
pengecekan draft izin
oleh Staff Ses Ditjen.
Penerimaan dan
penandatanganan izin
belajar oleh Ses Ditjen
Pengiriman
surat
kepada
pemohon
Penerimaan oleh
pengagenda di Bagian TLK
Penomoran surat izin
belajar oleh Bagian TLK
Pengagendaan izin
belajar oleh Staff Ses
Ditjen
Pengagendaan surat
keluar
Eksternal
Entiti
Kondisi Saat Ini
- Berkas usul masuk rata-rata 30 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :
Kepala Bagian
1 Kepala Subbagian
2 orang pemroses
1 orang pengagenda
- Setiap pemroses mendapat 15 orang. Pembagian unit
kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan
kerajinan pemroses.
- Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari
Permasalahan
• Kurangnya
informasi
tentang
rekomendasi
penyaluran siswa WNI dari luar negeri ke sekolah
nasional atau sekolah kerjasama lembaga asing;
• layanan
penyaluran
siswa
WNI
masih
konvensional/dilakukan secara manual sehinga
memerlukan kehadiran si pemohon;
• Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum
memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga
pemohon
harus
datang
kembali
untuk
melengkapinya;
• Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan
melakukan penelusuran bagi pemohon.
Proses Hasil Reformasi
Hari ke-1 dan 4
Hari ke-2
KasubBag
Kerjasama
Staf SubBag
Kerjasama
Pemohon
Hari ke-3, 4
Kepala Bagian
TLK
Staf Ses Ditjen
MPDM
Persetujuan
Penyaluran
Cetak
Rekomendasi
Penyaluran
Ses Ditjen
MPDM
Start
Pengecekan
Kelengkapan Data
Elektronik
Penerimaan
Berkas
Entri Hasil
Pengecekan
Entri
Online?
Persetujuan/
Klarifikasi
Verifikasi
berkas
Y
Setuju?
T
Lengkap?
Download
Form
Entri Isian
Permohonan
Entri Klarifikasi
Entri Hasil
Verifikasi
Pemberitahuan
Ketidaklengkapan kpd
Pemohon
Pengisian
Form
T
Y
T
T
Y
Valid?
Y
Stempel
Rekomendasi
Penyaluran
Pemberitahuan
Ke-tidak-valid-an
kpd Pemohon
Upload Form
Scan
Rekomendasi
Penyaluran
Attachment
Submit
Upload
Penyerahan
Berkas
Berkas Asli
Rekomendasi
Penyaluran
diserahkan kpd
Staf SubBag
Kerjasama
Review & penerimaan
surat dari Staf
SesDitjen
Penyerahan
Rekomendasi
Penyaluran kpd
Pemohon
Entri serah terima
Rekomendasi
Penyaluran
End
Tandatangan
Rekomendasi
Penyaluran
Manfaat
Sebelum
Setelah
Efisiensi
Jumlah Aktivitas
Jumlah Aktivitas
Manual
Lama Proses (hari)
24
13
11
24
0
24
5
3
2
Jumlah Kunjungan
Jumlah Integrasi
antar Unit
3
2
1
0
1
-
Penyetaraan Ijazah untuk Jenjang pendidikan
Dasar dan Menengah
Rencana Reformasi
Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah
Permasalahan : * Proses penilaian belum mengacu pada standar kompetensi lulusan
* Masih lamanya dan tidak terbukanya proses penilaian/penyetaraan ijazah
* Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan
perbedaan sistem persekolahan antar negara.
Sasaran
: * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan
antar negara
* Terbentuknya sistem penilaian/penyetaraan ijazah
yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
(2009)
Lama proses penilaian/penyetaraan ijazah
(minggu)
5
4
3
2
2
1
Tingkat keakurasian proses
penilaian/penyetaraan ijazah (%)
75
85
90
95
100
100
2010 2011 2012 2013 2014
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman penilaian/penyetaraan ijazah
Tersedia dan beroperasinya sistem penilaian/penyetaraan ijazah yang handal
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem
penilaian/penyetaraan ijazah
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi
Penyaluran Siswa WNI Saat Ini
Pemohon
1. Pengisian
Formulir
Permohonan
Penilaian/
Penyetaraan
Ijazah
Sub Bagian Kerjasama
Kepala Bagian
TLK
Ses Ditjen
Mandikdasmen
Eksternal Entiti
2. Penerimaan & verifikasi
berkas
3. Pengagendaan berkas dan
pemberian lembar disposisi
4. Penyampaian berkas & rekap
kepada Kasubag
5. Penyampaian rekap &
laporan persiapan rapat
koordinasi penilaian kepada
Kabag TL
9. Penyerahan hasil/
rekomendasi penilaian
10. Penyiapan draft surat
keterangan/keputusan
6. Rapat
Koordinasi
Penilaian
Ijazah
7.
Penerimaan
Berkas
kepada Tim
Penilai
8. Penilaian
Ijazah oleh
Tim
Direktorat
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi
Penyaluran Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan)
Pemohon
Sub Bagian Kerjasama
Kepala Bagian
TLK
Ses Ditjen
Mandikdasmen
Eksternal Entiti
11. Verifikasi &
Pemarafan draft
oleh
KasubagKerjasama
12. Verifikasi &
Pemarafan
draft oleh
Kabag Tata
Laksana
13. Verifikasi &
Pemarafan draft
oleh Sesditjen
Mandikdasmen
14.
Penandatanganan
Surat oleh Dirjen
Mandikdasmen
15. Penomoran surat
keterangan/keputusan
Pemuatan hasil
penilaian secara
online di
Website Ditjen
Mandikdasmen
Pengiriman surat
kepada
Pemohon
Pengagendaan
surat
Kondisi Saat Ini
- Berkas usul masuk rata-rata 40 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :
Kepala Bagian
1 Kepala Subbagian
2 orang pemroses ( 1 orang pemroses SD dan SMP; 1 orang pemroses
SMA dan SMK)
1 orang pengagenda
- Setiap pemroses mendapat 20 orang.
- Tim penilai di masing-masing direktorat sesuai jenjang pendidikan terdiri dari:
Sekolah Dasar
Sekolah Menengah Pertama
Sekolah Menengah Atas
Sekolah Menengah Kejuruan
- Setiap tim penilian mendapat 10 orang. Pembagian unit kerja berdasarkan
kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses.
- Waktu penyelesaian rata-rata 5 minggu
Permasalahan
• Kurangnya informasi tentang lembaga/satuan pendidikan di
luar negeri;
• layanan penyetaraan hasil belajar Luar Negeri masih
konvensional/dilakukan secara manual sehinga
memerlukan kehadiran si pemohon;
• Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum
memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga
pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya;
• layanan Penyetaraan ijazah Luar Negeri masih
konvensional/dilakukan secara manual.
Proses Hasil Reformasi
Hari ke-1, dan 5
Pemohon
Sekretariat Tim Penilai
Start
Pengecekan
Kelengkapan Data
Elektronik
Penerimaan
Berkas Asli
Entri Hasil
Pengecekan
Entri
Online?
Tim Penilai
Kasie Penilaian & KasubBag Kerjasama
Akreditasi
Kepala Bagian TLK
Y
Persetujuan
Penilaian
Setuju?
Setuju?
Y
Staf Ses Ditjen MPDM Ses Ditjen MPDM
Persetujuan/
Klarifikasi
Penilaian
Persetujuan
Penilaian
Verifikasi
berkas
Y
Hari ke-4, 5
Hari ke-3, 4
Hari ke-2, 3
Cetak Surat
Ket
Penyetaraan
T
Download
Form
Entri Isian
Permohonan
Dinilai
Setara?
Stempel
Surat Ket
Penyetaraan
Valid?
T
Y
Entri
Klarifikasi
Pemberian
assignment
penilaian
Upload Form
Attachment
Submit
Cetak/Download Bukti
Permohonan
Y
Entri Hasil
Verifikasi
T
Pemberitahuan
Ketidaklengkapan kpd
Pemohon
Pengisian
Form
Y
Lengkap?
T
Scan Surat
Ket
Penyetaraan
Review &
Penilaian
Pemberitahuan
Ke-tidak-valid-an
kpd Pemohon
T
Entri Draft / Hasil
Penilaian
T
Upload
Review & Revisi
Hasil Penilaian
Menunjukka
n Berkas
Asli
Kirim Surat Ket
Penyetaraan
Review &
penerimaan surat
dari Staf SesDitjen
Penyerahan
Surat Ket
Penyetaraan
kpd Pemohon
Entri serah terima surat
kpd Pemohon
End
Pembaritahuan
Ketidak
Setaraan Ijazah
kpd Pemohon
Berkas Asli
Surat Ket
Penyetaraan
diserahkan
kpd
Sekretariat
Tandatangan
Surat Ket
Penyetaraan
Manfaat
Sebelum
Setelah
Efisiensi
Jumlah Aktivitas
Jumlah Aktivitas
Manual
Lama Proses (hari)
30
15
15
30
0
30
30
5
25
Jumlah Kunjungan
Jumlah Integrasi
antar Unit
3
2
1
0
1
-
Uraian Reformasi Layanan DIKTI
Reformasi Layanan DIKTI
RENCANA AKSI
Reformasi Sistem Penyetaraan Ijazah PT Luar Negeri
PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi)
Telah/Sedang dikerjakan
TAHAPAN
Operasional
Pembangunan
Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri
Rencana Reformasi Penyetaraan Ijazah
Perguruan Tinggi Luar Negeri (IJLN)
Permasalahan : Masih lamanya penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri
Sasaran
: Terbentuknya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar
Negeri yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka
KPI
Lama proses penyetaraan Ijajah PT
LN (miinggu)
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
4
1*
1*
1*
1*
1*
* Untuk PT dan Prodi sudah pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 2 hari kerja.
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedia dan beroperasinya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar
Negeri
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri
Proses Saat Ini
Proses Saat ini (Lanjutan)
Permasalahan
Lamanya proses penyetaraan ijazah perguruan tinggi luar
negeri
Volume pekerjaan yang tinggi
Kadangkala Pemohon datang dalam waktu yang bersamaan
sehingga dari segi waktu menunggu untuk dilayani menjadi
lebih lama
Kurangnya SDM ( hanya ada 2 orang operator dan 1 orang
akhir tahun 2010 pensiun)
Berkas tidak lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari
pemohon.
SK Penyetaraan yang sudah selesai tidak segera diambil
Pemohon, sehingga menumpuk dan dikhawatirkan dapat
tercecer.
Proses penilaian berkas yang masuk dilakukan setiap 1 bulan
sehingga memperpanjang waktu proses penyetaraan IJLN
Proses Hasil Reformasi Penyetaraan IJLN
Pengusul
Tidak
lengkap
Penyerahan
Berkas
Verifikasi Data
Keluar berita
acara
Tidak ada
di web
Perbulan 4 kali
setiap hari
sabtu
Aplikasi via
web
1
Lengkap
Web
ada
Pembuatan SK
2
Tim Penilai
Verifikasi
Pembuatan SK
Pengesahan SK
Kasubdit/Kasie
3
Verifikasi
Pengesahan SK
Tempel Foto
4
Tempel Foto
Fotocopy, Cap
Legal, Cap Diknas
Fotocopy, Cap
Legal, Cap Diknas
Kasubdit manapun
Legalisir
Legalisir
Cap
5
Hasil Reformasi
Sebelum reformasi semua proses penyetaraan IJLN berlangsung 2 bulan sekali,
namun setelah reformasi :
Setiap penyetaraan Ijazah yang PT dan Prodi sudah pernah disetarakan akan
selesai dalam waktu 2 hari kerja.
Untuk penyetaraan Ijazah yang PT dan Prodi belum pernah disetarakan akan
selesai dalam waktu 7 hari.
Berkas usul masuk rata-rata 200 berkas/bulan
Pemroses di Bagian Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri terdiri dari:
1 orang Kepala Subdit
1 orang Kepala Seksi
2 orang pemroses
Proses penilaian berkas dilakukan tiap satu minggu sekali, sehingga waktu proses
penyelesain pennyetaraan IJLN menjadi lebih cepat.
Manfaat
Jumlah Aktivitas
Manual
Lama Proses
(minggu)
Sebelum
Setelah
Efisiensi
10
9
1
4
1
3
Uraian Reformasi Layanan PMPTK
Reformasi Layanan PMPTK
RENCANA AKSI
TAHAPAN
Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Guru
Pembangunan
Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Tenaga Fungsional Lainnya
Pembangunan
Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Tenaga Administrasi
Pembangunan
Reformasi Sistem Peningkatan Kualifikasi PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru,
Pengawas dan PTK-PNF)
Perencanaan
Reformasi Sistem Pensertifikasian Guru
Pembangunan
Pengembangan sistem proses inpassing guru bukan PNS
Operasional
Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas)
-
Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU)
-
Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui
KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS
-
Publikasi online database trainer peningkatan kompetensi kepala sekolah dan
pengawas
Telah/Sedang dikerjakan
Implementasi
Reformasi Layanan PMPTK
RENCANA AKSI
Pengembangan sistem uji kompetensi PTK-PNF
TAHAPAN
Sosialisasi
Peningkatan mutu PTK-PNF melalui dana pembantuan pada SKB kab/kota
Pembangunan
Pengembangan Sistem NUPTK
Pembangunan
Penyediaan dan Pendistribusian Guru
-
Pengembangan Sistem Pemilihan PTK berprestasi
-
Perlindungan dan Bantuan HukumTerhadap Profesi PTK
Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDI
Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, Profesi
Telah/Sedang dikerjakan
Perencanaan
Sosialisasi
Operasional
Inpassing Guru Bukan PNS
Rencana Reformasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS
Permasalahan : Masih lamanya proses Inpassing Guru Bukan PNS
Sasaran
: Terbentuknya sistem Inpasing Guru bukan PNS yang lebih cepat,
lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses Inpassing Guru Bukan
PNS (hari)
14
7
2
Tingkat keakurasian proses Inpassing
Guru bukan PNS (%)
80
85
95
1
1
1
100 100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman sistem Inpassing Guru Bukan PNS
Tersedia dan beroperasinya sistem sistem Inpassing Guru Bukan PNS
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem sistem Inpassing Guru Bukan PNS
Tersedianya operator sistem Inpassing Guru Bukan PNS
Identifikasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS Saat Ini
139
Permasalahan
PROSES
• Belum dapat ditentukan waktu yang
diperlukan mulai dari berkas masuk sampai SK
terbit
• Banyak berkas yang masuk tidak memenuhi
syarat
• Berkas masuk rata-rata 100 per hari
• Proses penilaian berkas memerlukan waktu
DATA/
INFORMASI
• Belum ada komunikasi data timbal balik antara
Dit Prodik dan Biro Kepegawaian yang
menggunakan teknologi internet
• Belum ada informasi kepada guru tentang
posisi berkas guru ybs.
140
Permasalahan (Lanjutan)
• Belum ada kesepahaman tentang penilaian berkas
ORG/
• Banyak Dinas Pendidikan yang belum memahami
BIROKRASI
proses dan persyaratan inpassing
• Banyak berkas yang harus dikembalikan
SDM
• Diperlukan SDM untuk entri data (tidak diperlukan
lagi jika sdh online)
• Masih rendahnya kualitas SDM terhadap
pemahaman program inpassing guru
141
Proses Hasil Reformasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS
On-line
142
On-line
Hasil Reformasi
Aktivitas
Sebelum
Sesudah
Pendaftaran
-
Online oleh guru
Persyaratan
Banyak berkas yang diterima
tidak memenuhi syarat
Guru yang tidak memenuhi
syarat tidak bisa lanjut online
Entri data
Oleh Dit Prodik
Oleh guru melalui online
Verifikasi berkas
Oleh Dit Prodik
menggunakan aplikasi
intranet
Oleh Dit Prodik menggunakan
aplikasi intranet
Surat pengantar
pengembalian berkas
yang tidak memenuhi
syarat
Konsep surat dibuat manual
Konsep surat dicetak dari
aplikasi
Pengiriman data ke Biro
Kepegawaian
Berkas guru dikirim berikut
file dalam format excel
Berkas dikirim, data diambil
via internet
Cek posisi berkas
Guru bertanya via telepon
Guru cek via internet
Cek SK
Guru bertanya via telepon
Guru cek via internet
143
Manfaat
Jumlah Aktifitas
Manual (hari)
Jumlah Kunjungan
(oleh dinas)
Sebelum
Setelah
Efisiensi
20
16
4
1
1
-
Sistem NUPTK Online
Rencana Reformasi Sistem Pemberian NUPTK
Permasalahan :
Masih lamanya proses pemberian NUPTK kepada Pendidik dan Tenaga
Kependidikan
Sasaran
Terbentuknya sistem layanan pemberian NUPTK yang lebih cepat, lebih
tepat, dan terbuka
:
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses pemberian NUPTK (hari)
14
7
2
Tingkat keakurasian proses
pemberian NUPTK (%)
80
85
95
1
1
1
100 100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pemberian NUPTK
Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian NUPTK (aplikasi NUPTK)
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pemberian NUPTK
Tersedianya operator NUPTK yang profesional (bersertifikat)
Proses Pemberian NUPTK saat ini
Sekolah
Pendidik dan Tenaga
Kependidikan
Pengisian
Instrumen
PTK PNF
Dinas Kab/Kota
LPMP / Dinas Prov
Ses Ditjen PMPTK
Pengecekan
Instrumen
Penyampaian
berkas dan CD
kepada kepala
LPMP
Penyampaian CD
kepada kepala
SubBag Data dan
Informasi
Pencatatan per
jenjang sekolah
Disposisi Kabag
kepada Kasubag Data
Disposisi dari Kasubag
kepada staf pemroses
Pengentrian data
Instrumen
Oleh Tenaga Operator
DataBase PTK
Khusus
Kab/Kota
Store
Data
Pendelegasian ke
Kasi PSI dan
Tenaga Operator
Pendataan
Verifikasi dan
Validasi Data
oleh Operator
Pendataan
Proses Generate
NUPTK oleh
Operator
Pendataan
Publikasi ke
Web PMPTK
DataBase PTK
Khusus
Nasional
DataBase PTK
Khusus
Provinsi
Peta Data
Provinsi
1. Pemenuhan
Kebutuhan
Guru
2. Rekapitulasi
Data PTK
3. Peta
Kebutuhan
Guru
Masyarakat
1. Pemenuhan
Kebutuhan
Guru
2. Rekapitulasi
Data PTK
3. Peta
Kebutuhan
Guru
4. Peta
Mismatch
Proses Saat Ini
Keperluan Analisa Data NUPTK adalah :
1. Mendukung perencanaan program yang berkaitan dengan
Peningkatan Mutu dan Kesejahteraan PTK (Pendidik dan Tenaga
Kependidikan),
2. Sebagai bahan analisis pemenuhan Kebutuhan PTK,
3. Mendokumentasikan Data seluruh PTK yang pernah mengikuti
Program-program PMPTK,
4. Memudahkan Dinas Pendidikan dalam menyaring data PTK untuk
diusulkan dalam mengikuti Program PMPTK sesuai kriteria yang
ditetapkan (sertifikasi, peningkatan kompetensi, PPB)
5. Pengendalian penyaluran tunjangan profesi, tunjangan fungsional,
tunjangan khusus dan tunjangan maslahat lainnya
Kondisi Saat Ini
Dari evaluasi terhadap proses pendataan PTK yang dilaksanakan
sejak tahun 2006-2009, ditemukan hal-hal sebagai berikut :
• Proses pendataan PTK cenderung hanya menambah kuantitas,
tidak diikuti dengan peningkatan kualitas data.
• Proses updating data masih menggunakan aplikasi SIMNUPTK
yang basisnya stand-alone dan offline, sehingga menjadi berat
disisi manajemen data dan data tidak realtime
• Proses pendataan yang menggunakan aplikasi SIMNUPTK
Offline, mengakibatkan proses mutasi data PTK menjadi sangat
lama dan tidak efisien.
• Pemberian NUPTK tidak efisien dari segi proses, waktu
maupun pemanfaatan SDM.
• Operator di daerah membutuhkan kecepatan layanan dalam
penerbitan NUPTK
Permasalahan
• Tidak ada identitas unik bagi PTK, sehingga banyak
ditemukan double counting.
• Data double counting mengakibatkan tidak
meratanya pembinaan/pemberian tunjangan.
• Komponen data yang dijaring dalam kuesioner data
PTK tidak mengakomodasi seluruh kebutuhan data
untuk peningkatan mutu PTK.
Proses Hasil Reformasi NUPTK
Sekolah
Dinas Kab/Kota
LPMP / Dinas
Prov
Ses Ditjen PMPTK
Masyarakat / PTK
Mulai
Pengecekan
Data PTK dan
Entri Data
Download Data
PTK
Pengecekan
Data PTK
Proses
Generate
Verifikasi dan
Validasi Data
Entry Data
/ Online
TDK
Pengisian
Instrumen
Upload Data
Pendidik
diterima
YA
TDK
Komplain ?
TDK
Validasi Data
YA
Lengkap ?
YA
YA
Publikasi ke Web
PMPTK
rasional ?
TDK
Crosscheck
Data atau
Download ke
PMPTK
DataBase PTK
Khusus Nasional
1. Analisis Data
Guru
2. Rekapitulasi
Data PTK
3. Peta Kebutuhan
Guru
1. Pemenuhan
Kebutuhan
Guru
2. Rekapitulasi
Data PTK
3. Peta
Kebutuhan
Guru
4. Peta
Mismatch
Manfaat
Jumlah Aktivitas
Manual
Sebelum
Setelah
Efisiensi
17
9
8
Lama Proses (hari)
2 bulan
2 hari
Jumlah Kunjungan
2
0
1 bulan, 28
hari
-
Uraian Reformasi Layanan PNFI
Reformasi Layanan PNFI
RENCANA AKSI
TAHAPAN
Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Non Formal
a. Perijinan Lembaga Kursus
Operasional
b. PKBM
Sosialisasi
c. PAUD
Perencanaan
Telah/Sedang dikerjakan
Perijinan Lembaga Kursus
Rencana Reformasi
Sistem Perijinan Lembaga Kursus
Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin
kursus
Sasaran
: Terbentuknya sistem pemberian izin kursus yang lebih cepat,
lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses pemberian izin kursus
(minggu)
26
7
6
6
Tingkat keakurasian proses
pemberian izin kursus (%)
65
85
90
95
6
6
100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin kursus
Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin kursus
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pemberian izin kursus
Identifikasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus Saat Ini
Kondisi Saat Ini
• Banyak aparat Dinas Pendidikan di daerah karena seringnya perombakan
struktur organisasi, pergantian staf dan pejabat, kebingungan memberikan
izin kursus dan pelatihan karena tidak memiliki dokumen acuan perizinan
kursus dan pelatihan
• Data lembaga kursus dan pelatihan selalu berubah-ubah karena
banyaknya masyarakat yang mendirikan lembaga kursus dan pelatihan
tanpa izin dan tidak jelas program yang diselenggarakan, kompetensi
fasilitator dan fasilitas belajar yang dimiliki sehingga merugikan
masyarakat.
• Keluhan dari masyarakat tentang lamanya proses perijinan di Dinas
Pendidikan Kabupaten/kota, yaitu kurang lebih membutuhkan waktu 2 – 4
Bulan belum termasuk pengajuan NILEK ke Dinas Pendidikan Provinsi yang
pengiriman berkas masih manual dan membutuhkan waktu 1-2 minggu
• Keluhan dari masyarakat tenteng proses penyebaran Informasi dan
Kebijakan Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan yang masih terbatas
dan belum bisa diakses masyarakat secara cepat dan luas karena masih
menggunakan sistem manual, yaitu melalui sosialisasi, pertemuanpertemuan, dan kegiatan-kegiatan.
Permasalahan
Teknis :
Beberapa kabupaten/kota belum siap dengan sistem online
(sarana-prasarana, SDM, listrik, dsb);
Tingginya tingkat pergantian pejabat di daerah, sehingga
pemahaman beberapa kabupaten/kota tentang sistem
pendataan, perizinan, dan informasi kursus tidak dimengerti;
Sistem (aplikasi):
Perkembangan databased kursus yang cepat memerlukan
coding system yang cukup rumit karena sering terjadi
perubahan;
Sistem pengawasan (control system) layanan informasi online
membutuhkan pengawasan yang ketat.
Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus
Management
Izin
online
NILEK
online
DIREKTORAT
BINSUSKEL
Petugas
Ijin online
DINAS
PROVINSI
DINAS
KAB/KOTA
Petugas
Ijin online
Petugas
Ijin online
AJUKAN
IZIN
LEMBAGA
KURSUS
www.infokursus.net
Proses Hasil Reformasi Perijinan Lembaga Kursus
Manfaat
Sebelum
Setelah
Efisiensi
2 – 4 bulan
Max 1,5 bulan
0,5 - 2,5 bulan
Jumlah Integrasi
antar Satker
0
3
(Disdik Kab/Kota, Disdik
Prov, Dit.Binsuskel)
24
Jumlah Kunjungan
Website
1
1
Lama Proses (hari)
Januari: 6565
Februari: 12511
Maret: 13032
April: 10637
Mei: 10940
Juni : 12848
Jumlah Berkas
Uji Publik
1 bulan
2 minggu
Perijinan PKBM (Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat)
Rencana Reformasi Perijinan PKBM
Permasalahan : Masih belum adanya proses pendataan dan penerbitan NILEM
PKBM
Sasaran
: Terbentuknya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses pendataan dan penerbitan
NILEM PKBM (bulan)
-
4
1
1
1
1
Tingkat keakurasian proses
pendataan&penerbitan NILEM PKBM (%)
-
75
90
100
100
100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pendataan dan penerbitan NILEM PKBM
Tersedia dan beroperasinya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM
Permasalahan
1.Petugas entry data terkendala dalam mengakses jaringan
website secara cepat, karena signal yang tidak stabil.
2.Terdapat beberapa PKBM yang belum menyetor form
instrument NILEM pada Dinas pendidikan Kabupaten/Kota.
3.Adanya petugas entry data yang masih belum menyadari
pentingnya update, kelengkapan dan detail data, sehingga
ketika melihat banyak data yang harus dientry-kan mereka
sudah malas terlebih dahulu
4.Masih Banyaknya data PKBM yang belum lengkap walau sudah
berkali-kali diminta
Proses Hasil Reformasi Pendataan PKBM
Direktorat
Dikmas
Menerbitkan pedoman, menyediakan instrumen,
menyediakan sistem, fasilitas operasional,
pengendali data lembaga PKBM secara nasional
dan melatih petugas entry data di Dinas
Pendidikan Provinsi
Dinas
Pendidikan
Provinsi
Entry data, menerbitkan NILEM PKBM, up date
data
Dinas
Pendidikan
Kabupaten/Kota
Verifikasi data dan berkas, penerbitan
rekomendasi, mengirim dokumen instrumen
NILEM ke Dinas Pendidikan Provinsi.
PKBM
Menyiapkan berkas data-data, mengisi instrumen
dan melampirkan kelengkapan dokumen lembaga,
seperti: akta pendirian izin operasional lembaga
PKBM, dan mengajukan ke Dinas Pendidikan
Kab./Kota
Manfaat
Sebelum
Lama Proses
2 bulan
(hari)
Jumlah Kunjungan
1x
Website
Setelah
2 hari
1x
Efisiensi
1 bulan, 28
hari
Uraian Reformasi Layanan Setjen
Reformasi Layanan Setjen
RENCANA AKSI
TAHAPAN
Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan
Operasional
Reformasi Ijin Perjalanan Dinas
Operasional
Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen
Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIK
Penerimaan CPNS online
Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional
Implementasi
Operasional
Pembangunan
Operasional
Call center
Implementasi
Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundangundangan bidang pendidikan
Perencanaan
Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan Hukum
Perencanaan
Telah/Sedang dikerjakan
Beasiswa Unggulan
Rencana Reformasi Pengembangan Submission System
dan Document Management System (DoMS)
Permasalahan :
Kurangnya informasi yang dapat diserap publik mengenai Program Beasiswa Unggulan
Pendaftaran manual tidak efektif
Tidak adanya backup data secara digital, sehingga proses pengambilan keputusan seleksi
menjadi lebih lama
Dokumentasi administrasi keuangan masih sangat belum optimal
Sasaran
:
Terbentuknya sistem yang mampu menampilkan informasi kegiatan yang sudah/ akan
dilaksanakan Program Beasiswa Unggulan
Terbentuknya sistem yang saling terintegrasi antara data & dokumen pelamar, data &
dokumen penerima beasiswa unggulan, data & dokumen akademik mahasiswa, data &
dokumen administrasi keuangan.
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Banyaknya Tahapan Layanan
24
20
16
13
24
20
Tingkat Keahurasian Proses Layanan
45
70
85
100
45
70
Rencana Reformasi Pengembangan Submission
System dan Document Management System (DoMS)
Kriteria Keberhasilan :
Tersedianya sistem yang informatif
Tersedianya sistem portal yang up to date
Tersedianya sistem yang mudah dikelola oleh siapa saja yang berhak
mengakses sistem sesuai dengan ketentuan tim Beasiswa Unggulan
Tersedia dan beroprasinya sistem pendaftaran online beasiswa unggulan
& P3SWOT
Tersedia dan beroprasinya sistem penunjang keputusan seleksi
penerimaan beasiswa unggulan
Tersedia dan beroprasinya sistem evaluasi laporan akademik mahasiswa
penerima beasiswa unggulan
Tersedia dan beroprasinya sistem administrasi keuanganTersedia dan
beroprasinya sistem pendataan alumni
Waktu yang dibutuhkan dalam pemrosesan penerimaan beasiswa
uggulan semakin cepat
Tersedianya sistem yang saling terintegrasi
Tersedianya sistem keuangan yang up to date
Proses Submission System & DoMS Saat Ini
Proses Submission System &
DoMS Saat Ini (Lanjutan)
Proses Submission System &
DoMS Saat Ini (Lanjutan)
Kondisi Saat Ini
Untuk mengetahui informasi mengenai Program
Beasiswa Unggulan, calon pelamar harus datang
langsung k kantor sekretariat Program Beasiswa
Unggulan
Dalam waktu 1 minggu, selalu ada berita / kegiatan
yang dapat diinformasikan ke publik
Pemroses informasi ke dalam sistem hanya dilakukan
oleh administrator saja atau orang yang memiliki
pengetahuan di bidang pemrograman web
Kondisi server yang dipakai tidak mampu mendukung
kelancaran dan kecepatan sistem memproses data
Kondisi Saat Ini (Lanjutan)
Sistem pendaftaran masih dilakukan secara konvensional
Rata-rata calon pelamar yang datang dalam satu hari
sebanyak 10 orang baik perorangan atau perwakilan
perguruan tinggi
Calon pelamar yang datang tidak hanya berasal dari
Perguruan Tinggi di Pulau Jawa melainkan juga di Luar
Pulau Jawa, seperti Universitas Halualeo
Pelamar wajib datang secara langsung ke kantor sekretariat
untuk melakukan pendaftaran Beasiswa Unggulan atau
beasiswa P3SWOT
Pelamar wajib membawa hard copy kelengkapan berkas
pendaftaran
Kondisi Saat Ini (Lanjutan)
Pemroses Program Beasiswa Unggulan terdiri dari:
1 Orang Koordinator Beasiswa Unggulan
8 Orang Staff Beasiswa Unggulan
Belum diterapkannya sistem evaluasi akademik
penerima beasiswa secara optimal.
Sistem seleksi juga masih dilakukan secara manual.
Pendataan administrasi keuangan / pembayaran
beasiswa masih sangat manual.
Belum adanya tempat yang dapat menampung berkas
akhir alumni penerima Beasiswa Unggulan.
Permasalahan
Banyaknya informasi yang tidak dapat
ditangani dengan baik.
Banyak informasi yang terlambat dipublikasi.
Orang yang tidak memiliki keahlian dalam
pemrograman web tidak dapat
menambahkan konten sistem portal.
Keadaan server (hosting) mengakibatkan
keterbatasan konten yang dapat di-upload
Permasalahan (Lanjutan)
Banyaknya calon pelamar yang datang untuk mendaftar
Program Beasiswa Unggulan secara konvensional,
mengakibatkan terhambatnya proses penerimaan Program
Beasiswa Unggulan
Sistem yang konvensional mengakibatkan terjadinya
penumpukan berkas calon pelamar.
Selain itu juga, banyak dokumen calon pelamar/pelamar
yang rusak, terselip, atau hilang.
Sistem pendaftaran yang konvensional sangat tidak efisien
dari sisi waktu
Keterbatasan jarak calon pelamar dengan kantor
sekretariat mengakibatkan
Kurangnya dokumentasi data laporan akademik mahasiswa
penerima Beasiswa Unggulan.
Proses Hasil Reformasi
Proses Hasil Reformasi (Lanjutan)
Proses Hasil Reformasi (Lanjutan)
Manfaat
Sebelum
Setelah
Efisiensi
Jumlah Aktivitas
24
20
4
Jumlah Aktivitas Manual
24
6
18
Jumlah Kunjungan
4
1
3
Jumlah Integrasi Antar
Unit
0
1
-
* Jumlah Integrasi Antar Unit masih menunggu konfirmasi kesiapan database Pusat
Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Rencana Reformasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
Permasalahan : Masih sulitnya pengiriman berkas perjalanan dinas luar negeri
dan masih lamanya proses perjalanan dinas luar negeri
Sasaran
: Terbentuknya suatu sistem yang dapat mengakomodasi perjalan
dinas luar negeri di lingkungan kementerian pendidikan nasional
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses penerbitan surat
rekomendasi PDLN (hari)
3
2
1
1
Tingkat keakurasian proses PDLN (%)
75
85
90
95
1
1
100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi PDLN
Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi PDLN yang handal
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pemberian rekomendasi PDLN di lingkungan kemdiknas
Proses PDLN Saat Ini
Pemohon
Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri
Berkas
dikirim dari
Universitas
Masuk ke Tata Usaha Biro PKLN
Kepala Bagian KLN
Surat Rekomendasi dan
Pengarsiapan
Kepala Biro KLN
Mendisposisikan
surat
Pencatatan di Tata Usaha PKLN
Pemrosesan buat surat
rekomendasi
Surat
Rekomendasi
PKLN
Kepala Sub
Bagian KLN
Mendidispos
ikan Surat
Mendiposisikan
surat
Check dan
Paraf
Check dan
Paraf
Sekretariat
Tandatangan
Kondisi Saat Ini
- Berkas usul masuk rata-rata 500 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :
Kepala Bagian
1 Kepala Subbagian
2 orang pemroses
1 orang pengagenda
- Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan,
kecepatan dan kerajinan pemroses.
- Waktu penyelesaian rata-rata 3 hari setelah berkas
diterima
Permasalahan
• Layanan pemberian rekomendasi PDLN masih
konvensional/dilakukan secara manual sehinga
memerlukan kehadiran si pemohon;
• Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum
memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga
pemohon harus datang jauh-jauh dan kembali untuk
melengkapinya.
Proses Hasil Reformasi PDLN
Hari ke-2, 3
Hari ke-1 dan 3
Pemohon
Start
Staf KLN
Kasubag KLN
Kepala Biro KLN
Pengecekan
Kelengkapan
Data Elektronik
Y
Login
Kepala Bagian KLN
Y
Entri Isian
Permohonan
T
Attachment
Submit
Verifik
asi
berkas
Lengk
ap?
T
Pemberitahuan
Ketidaklengkapan kpd
Pemohon
Exit
Y
Verifik
asi
berkas
Valid?
T
Pemberitahuan
Ke-tidak-validan kpd
Pemohon
T
Pemberitahuan
Ke-tidak-validan kpd
Pemohon
Valid?
Y
Cetak Surat
Rekomendasi
Persetujuan/
Klarifikasi
Setuju?
Pemberitahuan
Ke-tidak-validan kpd
Pemohon
Y
T
Tanda Tangan dan
Stempel
Scan dan
Uploading
Download
End
Manfaat
Jumlah Aktivitas
Sebelu
m
13
Setelah
Efisiensi
8
5
Jumlah Aktivitas Manual
13
3
10
Lama Proses (hari)
13
3
10
Jumlah Kunjungan
3
1
2
Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen
Rencana Reformasi
Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen
Permasalahan : Masih lamanya proses mutasi dosen
Sasaran
: Terbentuknya proses layanan mutasi dosen yang lebih
cepat, lebih tepat, dan terbuka
KPI
Baseline
2010 2011 2012 2013 2014
(2009)
Lama proses mutasi dosen internal
Kemendiknas (bln)
4
3
2
2
Tingkat keakurasian proses mutasi
dosen (%)
75
85
90
95
2
1
100 100
KRITERIA KEBERHASILAN :
Tersedianya pedoman mutasi dosen
Tersedia dan beroperasinya sistem informasi pengelolaan mutasi dosen yang
handal
Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan
sistem pengelolaan mutasi dosen
Contoh Identifikasi Proses Mutasi Dosen Saat Ini:
Penilaian Angka Kredit (PAK)
Contoh Identifikasi Proses Mutasi Dosen Saat Ini:
Penilaian Angka Kredit (lanjutan)
Kondisi Saat ini
Berkas usul masuk rata-rata 850 berkas/bulan
Pemroses di Bagian Mutasi Dosen terdiri dari:
Kepala bagian
3 kepala subbagian
36 orang pemroses
2 orang pengagenda.
Setiap pemroses mendapat 2-3 unit kerja. Pembagian unit
kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan
pemroses.
Waktu Penyelesaian rata-rata 4 bulan (termasuk proses di
DIKTI)
Permasalahan
Volume pekerjaan yang tinggi
Banyak proses / kelengkapan dokumen yang berulang
Rework karena kesalahan ketik / rekap
Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan
penelusuran
Integrasi antar unit terkait : Ropeg dan Dikti Perpindahan
dokumen fisik antar unit
Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap unit kerja tidak sama
tergantung banyaknya jumlah dosen yang dimiliki unit kerja.
Masih lamanya proses pada Tim Penilai karena adanya berkas yang
belum lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari unit kerja.
Berkas yang datang terlambat sampai batas akhir penerimaan (3
bulan menjelang bulan periode kenaikan pangkat April/Oktober)
sehingga menyebabkan penundaan sampai periode kenaikan
pangkat berikutnya.
Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen:
PAK A, C, D (Final di PT)
Dosen
Melengkapi
DRH
Mengajukan
DUPAK
Jurusan
Fakultas
Perguruan Tinggi
Panitia Penilaian :
Penugasan
Tim Penilai
Panitia Penilaian :
Penugasan
Tim Penilai
Panitia Penilaian :
Penugasan
Tim Penilai
Tim Penilai :
Menilai
Tim Penilai :
Melihat DUPAK
Tim Penilai :
Melihat DUPAK
Tim Penilai :
Mengentry nilai
Tim Penilai :
Menilai
Tim Penilai :
Menilai
Tim Penilai :
Mengentry nilai
Tim Penilai :
Mengentry nilai
Diimpahkan ke BAUK
untuk diusulkan
Rektor:
TTD
Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen:
PAK B di PT (AA & Lektor)
Dosen
Jurusan (bila perlu)
Perguruan Tinggi
Fakultas
Panitia: Penugasan Peer Review
Melengkapi
DRH
Peer Review
Mengajukan
DUPAK
Penugasan peer
reviewer hanya
untuk publikasi,
minimal 2 orang.
Panitia Penilaian :
Penugasan Penilai
Panitia Penilaian :
Penugasan Penilai
Tim Penilai :
Melihat DUPAK dan
Review
Tim Penilai :
Melihat DUPAK dan
Review
Tim Penilai :
Menilai
Tim Penilai :
Mengentry nilai
Tim Penilai :
Menilai
Tim Penilai :
Mengentry nilai
Panitia Penilaian :
Penugasan Penilai
Tim Penilai :
Melihat DUPAK dan
review
Tim Penilai :
Menilai
Tim Penilai :
Mengentry nilai
Dilimpahkan BAUK
untuk diusulkan ke
Rektor
Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen:
PAK B di Dikti (LK & Prof)
Panitia
Tim Penilai
Pelimpahan
dari Setjen
Penjadwalan
Penilaian &
Lokasi Penilaian
Penugasan
Tim Penilai
Baca Aktifitas B &
Karya Ilmiah
Tdk
Setuju
?
Entry Alasan
Penolakan
Stop
Verifikasi
Ketua Tim
PAK
Ya
Tdk
Entry Nilai
Setuju
?
Entry Alasan
Penolakan
Ya
Pelimpahan
ke Setjen
Simplifikasi Proses
Manfaat
Jumlah Aktivitas
Jumlah Aktivitas
Manual
Jumlah Integrasi
antar Unit
Sebelum
Setelah
Efisiensi
52
40
12
52
26
26
0
1
-