Transcript (As-Is) Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru

PEREKAYASAAN
LEMBAGA AIR PERAK
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR
Profil Projek
Pendaftaran Projek :Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
Situasi Semasa
Peluang Penambahbaikan
Prosedur permohonan untuk mendapatkan bekalan air mengambil tempoh
masa kelulusan yang panjang. Ini menyebabkan Lembaga Air Perak
menerima rungutan daripada pihak pengguna.
Sasaran Projek
• Mengurangkan karenah birokrasi
• Mengurangkan masa memproses
• Mengurangkan dokumentasi
Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan permohonan bekalan air
baru bagi memudahkan pengguna.
Carta Perbatuan
Proses : Kelulusan Permohonan Bekalan Air
Mula : Terima permohonan
Tamat : Bekalan Air Di terima
Dalam skop : Lembaga Air Perak
Luar Skop : Tiada
Ahli Pasukan
TEMPOH
Champion: Dato Ir. Mohd Yusof B. Mohd Isa
FASA
MULA
TAMAT
Penubuhan Pasukan
2 Julai 2013
2 Julai 2013
Inventori Lesen
2 Julai 2013
2 Julai 2013
Perekayasaan (BPR)
3 Julai 2013
3 Julai 2013
Analisa Data
4 Julai 2013
4 Julai 2013
Cadangan Penyelesaian
5 Julai 2013
5 Julai 2013
Ketua Projek : Ir. Hj. Abdul Razak B. Zainal
Abidin (0195567774)
Pen. Projek : En. Ishak B. Hasnan
(0195105533)
Ahli
: Hj. Mohd Idris B. Osman
(0195105510)
En. Shahbudin B. Othman
(0125562007)
Penasihat : En. Ishak Abd. Rahman
PROSES ‘AS IS’
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR
BARU
Proses Kerja Semasa (As-Is)
Pemohon /
Consultant
Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
1. Kemuka Permohonan
MP: 0
Perakuan Juru
Perunding
MM : 0
Kerani Daftar
2. Terima Permohonan &
Daftar
MP: 10
MM : 0
3. Buka Fail Baru, Rekod Butiran dalam pengkalan
data perumahan & serahkan kepada Ketua Unit
MP: 480
MM : 1920
Penolong
Jurutera
4. Semak Permohonan
MP: 60
MM : 420
Juruteknik
Perumahan
Kinta 4
5. Lawatan Tapak
MP: 480
6. Menyediakan Ulasan
MP: 60
a
MM : 4320
Kerani Kaunter
Juruteknik
Perumahan
Kinta 5
MM : 3300
Jurutera
Pelanggan
Juruteknik
Operasi Ipoh
Consultant
M&E
7. Ulasan Pengesahan
Paip Sediada Di Tapak
MP: 60
b
Proses Kerja Semasa (As-Is)
Aktiviti
Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
Pemohon /
Consultant
Terima Dari Juru
Perunding M&E Utk
Paip Dalaman
Kerani Daftar
Semakan
Penolong
Jurutera
Juruteknik
Perumahan
Kinta 4
8. Terima Ulasan Dari
Juruteknik Ipoh
MP: 60
Kerani Kaunter
Juruteknik
Perumahan
Kinta 5
Jurutera
Pelanggan
Juruteknik
Operasi Ipoh
Consultant
M&E
MM : 21100
b
Permohonan Kelulusan
Paip Dalaman M&E
MM : 420
c
Rekod & Simpan
a
d
Proses Kerja Semasa (As-Is)
Pemohon /
Consultant
e
Kerani Daftar
d
Penolong
Jurutera
c
Juruteknik
Perumahan
Kinta 4
Kerani Kaunter
Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
9. Buat Semakan Ulasan
MP: 60
MM : 420
(Ya)
10. Lulus Untuk Sambungan Bersilang
Mengiikut Senarai Semak Yang Dilingkapkan
MP: 60
MM : 9540
11. Menerima Bayaran Sambungan Silang, Cagaran/Kos
Pemasangan Beserta Check List Yang Telah Dilengkapkan
MP: 120
MM : 0
Juruteknik
Perumahan
Kinta 5
Jurutera
Pelanggan
Juruteknik
Operasi Ipoh
Consultant
M&E
12. Keluarkan Meter Untuk Sambungan & Kemaskini Maklumat
Meter & Mengaktifkan Akaun
MP: 180
MM : 0
13. Lulus Surat Sokongan
MP : 60
p
AGENSI : LEMBAGA AIR PERAK
BAHAGIAN/UNIT : SAMBUNGAN BARU
NAMA LESEN/PERMIT : PERMOHONAN BEKALAN AIR BARU
AS - IS Proses
No.
Value Analysis (Tandakan / )
Activiti
VA
x
1
2
Surat Permohonan
Terima Permohonan & Daftar
3
4
5
6
7
8
9
Buka Fail Baru, Rekod Butiran dalam pengkalan data perumahan & serahkan kepada Ketua Unit
BVA
minit
minit
minit
x
10
0
10
x
480
1920
2400
60
480
60
60
60
60
420
4320
3300
21100
420
420
480
4800
3360
21160
480
480
60
120
9540
0
9600
120
180
60
0
0
180
60
x
Semak Permohonan
x
x
x
x
Lawatan Tapak
Menyediakan Ulasan (JT 4)
Ulasan Pengesahan Paip Sediada Di Tapak (Juruteknik Ipoh)
Terima Ulasan Daripada Juruteknik Ipoh
x
Buat Semakan Ulasan
x
10
11
Lulus Untuk Sambungan Bersilang Mengikut Senarai Semak Yang Dilengkapkan
12
13
15
16
17
18
19
20
Keluarkan Meter Untuk Sambungan & Kemaskini Maklumat Meter & Mengaktifkan Akaun
x
Lulus Surat Sokongan
x
x
Menerima Bayaran Sambungan Silang, Cagaran & Kos Pemasangan
x
Merekod & Mengeluarkan Surat Kelulusan
x
x
Terima Kelulusan
Permohonan Untuk Paip Dalaman
x
Terima Dari Juru Perunding M&E Untuk Paip Dalaman
x
Semakan
total Sum
*1 hari bersamaan 480 minit
KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses / Diambil) X 100
Disediakan oleh :___________________________
Disahkan oleh :_____________________________
Concurent Activity
x
Rekod & Simpan
BERKESANAN PROSES (%) =
NVA
Masa
Masa
Masa
Proses Menunggu Diambil
1690
41440
43130
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
PROSES ‘TO BE’
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR
BARU
Proses Kerja Semasa (To - Be)
Pemohon /
Consultant
Kerani Daftar
Penolong
Jurutera
Juruteknik
Perumahan
Kinta 4
1. Kemuka Permohonan
MP: 0
Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
Perakuan Juru
Perunding
2. Terima Permohonan & DaftaR, Buka Fail Baru, Rekod
Butiran dalam pengkalan data perumahan & serahkan
kepada Ketua Unit
MP: 10
e
MM : 420
4. Semak Permohonan
MP: 60
6. Menyediakan Ulasan
MP: 60
a
7. Ulasan Pengesahan
Paip Sediada Di Tapak
MP: 60
b
Kerani Kaunter
Juruteknik
Perumahan
Kinta 5
Jurutera
Pelanggan
Juruteknik
Operasi Ipoh
Consultant
M&E
c
Proses Kerja Semasa (To - Be)
Pemohon /
Consultant
Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
e
e
Terima Dari Juru
Perunding M&E Utk
Paip Dalaman
Kerani Daftar
6. Mengeluarkan
Ulasan Akhir
Penolong
Jurutera
Juruteknik
Perumahan
Kinta 4
Rekod & Simpan
a
Kerani Kaunter
Juruteknik
Perumahan
Kinta 5
Jurutera
Pelanggan
Juruteknik
Operasi Ipoh
Consultant
M&E
b
c
Semakan
Permohonan Kelulusan
Paip Dalaman M&E
d
Proses Kerja Semasa (To - Be)
Pemohon /
Consultant
Permohonan Sambungan Bekalan Air Baru
e
Kerani Daftar
Penolong
Jurutera
Juruteknik
Perumahan
Kinta 4
Kerani Kaunter
d
(Ya)
10. Lulus Untuk Sambungan Bersilang
Mengiikut Senarai Semak Yang Dilingkapkan
MP: 60
MM : 9540
11. Menerima Bayaran Sambungan Silang, Cagaran/Kos
Pemasangan Beserta Check List Yang Telah Dilengkapkan
MP: 120
MM : 0
Juruteknik
Perumahan
Kinta 5
Jurutera
Pelanggan
Juruteknik
Operasi Ipoh
Consultant
M&E
12. Keluarkan Meter Untuk Sambungan & Kemaskini Maklumat
Meter & Mengaktifkan Akaun
MP: 180
MM : 0
13. Lulus Surat Sokongan
MP : 60
AGENSI : LEMBAGA AIR PERAK
BAHAGIAN/UNIT : SAMBUNGAN BARU
NAMA LESEN/PERMIT : PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR BARU
TO - BE Proses
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Activiti
Surat Permohonan
Terima Permohonan & Daftar , Buka Fail Baru, Rekod Butiran dalam
pengkalan data perumahan & serahkan kepada Ketua Unit
Semak Permohonan
Value Analysis (Tandakan / )
VA
x
minit
minit
minit
10
0
10
x
x
60
60
480
60
420
3300
2880
9540
480
3360
3360
9600
x
120
0
120
x
180
0
180
x
60
60
0
0
60
60
x
Ulasan Pengesahan Paip Sediada Di Tapak
Lulus Surat Sokongan
Permohonan Kelulusan Paip Dalaman M&E
Terima Dari Juru Perunding M&E Utk Paip Dalaman
Semakan
Rekod & Simpan
*1 hari bersamaan 480 minit
KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses / Diambil) X 100
BERKESANAN PROSES (%) =
Disediakan oleh :___________________________
Disahkan oleh :_____________________________
NVA
x
Menyediakan Ulasan (JT 4)
Mengeluarkan Ulasan Akhir
Lulus Untuk Sambungan Bersilang Mengiikut Senarai Semak Yang
Dilingkapkan
Menerima Bayaran Sambungan Silang, Cagaran/Kos Pemasangan Beserta
Check List Yang Telah Dilengkapkan
Keluarkan Meter Untuk Sambungan & Kemaskini Maklumat Meter &
Mengaktifkan Akaun
BVA
Masa
Masa
Masa
Proses Menunggu Diambil
x
x
x
x
x
x
To - Be Process Total Sum
Concurrent Activity
1090
16140
17230
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR BARU
No.
Perkara
1.
Kecekapan Kerja
2.
Masa keseluruhan proses
Sebelum
Selepas
6.3%
6.3%
72 Hari
36 Hari
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR BARU
Item / Perkara
Sebelum Projek
1. Asas Undangundang (nyatakan
akta/peraturan)
-Tiada-
a)
2. Piagam Pelanggan
(Masa Kelulusan)
Selepas Projek
Pemasangan meter akan
dibuat dalam masa 7 hari
selepas semua bayaran
dijelaskan.
-Tiada-
a)
Pemasangan meter akan dibuat
dalam masa 7 hari selepas
semua bayaran dijelaskan.
Catatan / Isu
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR BARU
Item / Perkara
Sebelum Projek
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a) Seperti Di Lampiran A
4. Nama Borang
• Komposit
a) Borang Permohonan Sambungan
Bekalan Air Baru (LAP.BP1/99)
Selepas Projek
a) Seperti Di Lampiran A
a) Borang Permohonan Sambungan
Bekalan Air Baru (LAP.BP1/99)
b) Surat Sokongan menduduki premis
Catatan / Isu
Tiada
Tiada
5. Tempoh
sahlaku
Tiada
Tiada
Tempoh sahlaku mengikut
tarikh kelulusan
6.Pembaharuan
Tiada
Tiada
Tiada
7. Agensi yang
dirujuk
Dibawah Urusan
Juru Perunding
Yang Dilantik Oleh
Pemaju/Pemohon
Dibawah Urusan
Juru Perunding
Yang Dilantik Oleh
Pemaju/Pemohon
Tiada
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR BARU
Item / Perkara
8. Proses Kerja
Sebelum Projek
a) Terdapat beberapa proses kerja yang
diamalkan yang berulang/sama.
Selepas Projek
a) Mengurangkan beberapa
proses kerja yang difikirkan
tidak perlu
Catatan / Isu
-tiada-
ISU DAN CABARAN
7 WASTES
1.
Overproducing
2.
Waiting
3.
Transport
PENJELASAN
PENAMBAHBAIKAN
Tiada
Tiada
a. Kelewatan menyediakan laporan ulasan
pengesahan paip sediada di tapak
projek
1. Memberikan satu salinan laporan yang telah
disediakan kepada Pemaju dan Konsultan Projek.
Tiada
Tiada
b. Satu staff menjalankan dua kerja yang
berkaitan rapat yang mengambil masa
yang lama.
c. Penjadualan Lawatan Tapak yang lama
dan satu proses yang tidak wajib.
d. Proses yang tidak perlu kerana proses ini
boleh keluarkan.
e. Proses yang tidak perlu kerana ianya
proses yang berkaitan dgn proses di (d)
b. Mengabungkan proses kerja daftar, buka fail dan
memo merujuk PPKP secara serentak.
c. Mengeluarkan proses ini kerana ianya bukan
“essential step” didalam projek ini.
d.. Langkah kerja ini dikeluarkan dari proses ini untuk
mengurangkan jumlah kerja yang perlu dilakukan.
e. Langkah kerja ini dikeluarkan kerana proses ini
berhubungkait dengan proses di (d) yang telah
dikeluarkan.
4.
Over-processing
5.
Inventory
Tiada
Tiada
6.
Motion
Tiada
Tiada
7.
Defects
Tiada
Tiada
8.
Others (Nyatakan)
Tiada
Tiada
SEPERTI DILAMPIRAN
PERMOHONAN SAMBUNGAN BEKALAN AIR
BARU
Fi/ Bayaran yang dikenakan:
Lampiran A
Bil
Keterangan
1 Sambungan Bersilang
a. Skim Perumahan 1 - 50 bilangan rumah
b. Skim Perumahan > 51 bilangan rumah
c. Kompleks
d. Rumah Individu
700.00
800.00
700.00
40.00
2 Sambungan Meter
a. Saiz meter < 40mm
b. Saiz meter > 40mm
40.00
300.00
3 Cagaran
a. Rumah Individu (3 bilik )
b. Rumah Individu (> 3 bilik)
c. Kompleks (Berdasarkan rekabentuk perunding - m3 x 60 hari x RM1.61) atau
minimum RM1,000.00
RM
80.00
100.00
1,000.00
Dokumen / Keperluan yang diperlukan
Bil
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Perkara
Bayaran Ujian Tekanan Air
Sila Berikan 'Design Demand'
Kelulusan Paip Air Dalaman Daripada Jurutera Perunding (Selepas Meter)
Kelulusan Paip Air Retikulasi Yang Di luluskan Oleh LAP (Sebelum Meter) Jika Ada
Surat Lantikan Tukang Paip/Kontraktor Daripada Jurutera Perunding
Laporan Ujian Tekanan Air (Paip Air Luaran) Berserta Pelan Yang DiCop/Sahkan oleh
Lembaga Air Perak, Jurutera Perunding Dan Tukang Paip
Laporan Ujian Tekanan Air (Paip Air Dalaman) Berserta Pelan Yang DiCop/Sahkan oleh
Lembaga Air Perak, Jurutera Perunding Dan Tukang Paip
Sila Gunakan PaipPenghubung/Komunikasi Jenis PA. Pipe (Polyethylene Aluminium
Composite Pipe)
Pemasangan 'Direct Tap' Dan Sinki Di Setiap Premis/Tingkat Untuk Kilang, Rumah
Sebuah Dan Kedai/Pejabat
Lokasi Dan Kedudukan Meter Air Mesti Berada 6 Meter Daripada Paip Air Sediada
Constant Flow Valve (Frese) Jika Ada
Suction Tank (Aras Tanah) Jika Ada
Borang G5, G13 (Permis C3)
Bekalan Air Sementara (Tunggakan Perlu Di Jelaskan, Pemotongan Meter Dan Akaun
Bekalan Sementara Perlu Di Tutup)
PT. Pelan (Untuk Surat Sokongan)
Lampiran B
Tandakan
Dokumen / Keperluan yang diperlukan
Bil
1
2
3
4
5
6
7
8
Perkara
Rekebentuk Penggunaan 'Design Demand'
Kelulusan Paip Air Dalaman Daripada Jurutera Perunding (Selepas Meter)
Kelulusan Paip Air Retikulasi Yang Di luluskan Oleh LAP (Sebelum Meter) Jika Ada
Surat Lantikan Tukang Paip/Kontraktor Daripada Jurutera Perunding
Laporan Ujian Tekanan Air (Paip Air Luaran) Berserta Pelan Yang DiCop/Sahkan oleh
Lembaga Air Perak, Jurutera Perunding Dan Tukang Paip
Laporan Ujian Tekanan Air (Paip Air Dalaman) Berserta Pelan Yang DiCop/Sahkan oleh
Lembaga Air Perak, Jurutera Perunding Dan Tukang Paip
Borang G5, G13 (Permis C3)
PT. Pelan (Untuk Surat Sokongan)
Lampiran C