Transcript pert_1

Modul 1
KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI
WIDODO
NIP 19591108 198203 1 005
• Kepala Sub Bagian Pendidikan
• Anggota Tim ICT Fakultas
• Anggota Tim RenBang Fakultas
• Anggota Tim CDC Fakultas
•Tim Pengelola Sistem Administrasi Akademik dan Pelaporan Program Studi
e-mail: [email protected]
Webblog: http://widodo.staff.uns.ac.id
HP: 08 562 999 385
Almt: Josroyo Indah Jl. Diponegoro D116 RT 7 RW XVI, Jaten, Karanganyar
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
PEMBAHASAN
I. Arti dan Sejarah Istilah Dokumentasi
A. Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber
B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap
Pengertian Dokumen
C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi
II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan
Informasi
A. Dokumen sebagai Rekamam Memori
Manusia
B. Rekaman Analog dan Digital
C. Wadah Rekaman Memori
D. Berkas/Rekaman Analog
E. Berkas/Rekaman Digital
A Pengertian Dokumen
Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document
(Inggris), documentum (Latin).
Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen,
membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen.
Sebagai kata benda berarti: wahana informasi, data yang
terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya
yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi,
dan sebaginya.
Wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk
mencapai tujuan)
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumen (lanjutan)
Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007):
Dokumen:
• Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai
bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat
perjanjian).
• Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
Dokumentasi:
• Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti
kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar).
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumen (lanjutan)
Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976):
Dokumen:
• Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.
• Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat
kembali bila diperlukan.
Dokumentasi:
• Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan
bila diperlukan, juga gambar dan foto.
Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar
atau foto sebagai dokumen.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumen (lanjutan)
Ensiklopedi Umum (1977):
• Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan
bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang
memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam
arti yang luas termasuk segala macam benda yang
dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.
• Dalam arti yang luas, segala macam benda yang dapat
memberikan keterangan, yang sifatnya tidak terbatas
hanya tertulis atau tercetak saja.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumen (lanjutan)
http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html
Dokumen adalah:
1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau
rekod.
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.
3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai
bukti keterangan.
4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.
5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.
6. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi
dan sebagainya
7. Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.
8. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti:
9. mengatur, melatih,dan membimbing.
10. membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor,
umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (faktafakta).
11. Naskah karangan yang dikirm lewat pos.
12. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan
untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumen (lanjutan)
http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html
Dokumen adalah:
13. Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang
tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti
yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu
hal.
14. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran.
15. Penyimpanan bukti-bukti.
16. Cek, saham, surat, ketetapan.
17. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti.
18. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian.
19. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen.
20. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan
dalam suatu peraturan.
21. Record.
22. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif.
23. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang
peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumen (lanjutan)
http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html
Dokumen adalah:
24. Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-sumberinformasi khusus dari suatu
karangan atau tulisan, wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya.
25. Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam bentuk rekaman lainnya
seperti pita suara atau kaset, video tapes, film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo.
26. Suatu segi material dari sebuah recorded.
27. Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil
aktivitas manusia.
28. Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan
bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut.
29. Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang
peristiwa –peristiwa yang terjadi, pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi.
30. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan memperlihatkan karakteristikkarakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas
bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya
selam pengkajian suatu sistem pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen.
31. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan, rekaman, maupun gambar-gambar
yang dilakukaan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau
kemanusiaan.
32. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan
dokumen-dokumen yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para
pemakai jasa informasi.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumentasi (lanjutan)
http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dandokumen.html
Dokumentasi adalah:
1. Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.
2. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
3. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu
kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.
4. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer.
5. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan
penyimpanan informasi.
6. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari pencarian,
penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan.
7. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktuwaktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers.
8. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan)
9. The act or an instance of furnishing or authenticating with documents. (Tindakan atau
suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan keaslian dengan dokumen)
10.The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen pengiriman melalui
kapal/pesawat).
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Dokumentasi (lanjutan)
http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html
Dokumentasi adalah:
11. Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan.
12. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain.
13. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari
dokumen.
14. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan.
15. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb.
16. Deskripsi tertulis dari program computer.
17. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan
penyimpanan informasi.
18. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan.
19. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan,
penyusunan, pemakain dan penyediaan.
20. Penyimpanan bukti-bukti.
21. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of
science.
22. Funishing with a documents to arrange and to keep as a document.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
DOKUMENTASI KORPORIL DAN DOKUMENTASI LITERER
Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil
dan dokumentasi literer.
Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang
tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang
antik, preparat, dsb.)
Dokumentasi literer mengacu pada dokumen yang
tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah,
kaset, peta, dan sejenisnya.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap
Pengertian Dokumen
Muncul istilah:
Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan
berupa elektronik).
Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama
program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan,
kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya.
Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit.
Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang
merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.
Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk
menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt,
txt,
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
C. Hubungan Perpustakaan dan
Dokumentasi
1. Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan buku,
2. kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan
menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan
karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll.
3. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang
lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum,
perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan
perpustakaan sekolah.
Perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada:
(1) macam bahan pustaka yang mendapat perharian,
(2) cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan
pustaka/dokumen,
(3) macam petugasnya.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan
Informasi
A.
B.
C.
D.
E.
Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia
Rekaman Analog dan Digital
Wadah Rekaman Memori
Berkas/Rekaman Analog
Berkas/Rekaman Digital
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Arsip
--------------- Kamus Besar bahasa Indonesia (1989). Jakarta:
Balai Pustaka.
Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis,
disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi
http: www.suaramerdeka.com/harian/0309/15/kha1.htm
1. Arsip isi informasinya bersifat tertutup, sedangkan buku
terbuka.
2. Arsip diciptakan terbatas, sedangkan buku diciptakan tidak
terbatas. Arsip hilang atau rusak tidak bisa diganti, sedangkan
buku bisa diganti.
3. Arsip bisa mempunyai sifat terbuka seperti buku apabila sudah
dalam kategori statis.
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]
Pengertian Arsip (lanjutan)
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa
arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat, dan diterima oleh
Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan
swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka kehidupan kebangsaan.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun
juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis
maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil
rekaman, film dan lain sebagainya.
http://id.wikipedia.org/wiki/Arsip
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
[email protected]