Transcript ワールド・カフェ企画マニュアル

ワールド・カフェ
企画検討マニュアル
ワールド・カフェ 開催のために運営チームで決定すべき項目
•本マニュアルでは、効果的なワールド・カフェを開催するために決定すべき下記の５項目について、その具体的な
手順と方法をご紹介します。
•運営チーム(または企画者)は、このマニュアルを参考に、チームミーティングを開催し、下記項目を決定してください
１
参加者と
参加人数
２
おおまかな
成功イメージ
３
開催日時と
当日のタイムテーブル
４
開催場所
５
ワールド・カフェの
テーマ
検討１：参加者と参加人数
まずは、誰が参加してワールド・カフェを実施するのか、それから、トータルでの参加人数は
何人になるか、について決定します。この項目を最初に行なうのは、大抵の場合、この条件
が所与であり、最も決定しやすいためです。
もしもあなたが、セミナーやカンファレンスを実施しようとしているのなら、そのイベントの想
定集客数が、これにあたります。この場合、どちらかというと、「どんなタイプの人が多く参加
しそうか」という点を、チームとして確認しておくと、この後に続く検討を行いやすくなります
(例 「IT技術者が多そう」 「大半は学生で、そこに社会人がちらほら」 など）
もしも、社内のチームや部門などでワールドカフェを試したい、という場合は、最低でも８人
以上、できれば１２人以上を集める前提で検討するのが、ワールド・カフェの活発度という観
点から望ましいです。例えばですが、もしも自分のチームが７人、という場合であれば、他の
チームや部門などからゲストを招き、１２人以上になるようにするのが効果的です。
検討２：おおまかな成功イメージ
次に、「ワールドカフェが終わった時点で、どんな状態になっていたら、今回のワールド・カフェが成功だと
いえるか？」を、運営チームで検討し、すり合わせを行ないます。
このイメージが揃っていると、その後の詳細な設計などを行なうのが、飛躍的に簡単になり、微細な判断
に迷わなくなります。
具体的には、下記の手順で進めます。
①「どんな状態になっていたら今回は成功？」というのをどんどんパワーポイントで書き出す
※この際に、矛盾するものが出てきてもOK。「それはちがうんじゃないか」などとして、
他の人のものをさえぎることはしません
②一通り書き出したら、項目・内容別に並べ直す
③それを眺めながら、特に矛盾しているところを「それってどういう意味？どんなイメージ？」
と、お互いに質問しながらすり合わせをしていく
④すりあった内容を書き直し、１枚の「成功イメージ」のシートを完成させる
検討３：開催日時と当日のタイムテーブル
参加者・参加人数・成功イメージが固まったら、ここで「開催日時」と「大まかなタイムテーブ
ル」を決定します。
開催日時については、セミナーやカンファレンスであれば、すでに決まっている場合が多い
かと思います。この場合、ワールド・カフェ単体で、２時間を確保できるようにしてください。
一方、社内チームなどで行なう場合には、業務の空き状況や、忙しさ具合、勤務規定などを
考慮して、予定している人数が集まれるような日時を選定することになるかと思います。
この際、ワールドカフェ単体であれば最低で２時間を確保、可能であれば、その前に３０分
程度の情報提供セッションをセットにして、２．５時間のスケジュールを確保することをお勧
めします。
なお、上記記載している「２時間」という長さは、決して犠牲にしないでください。
プロフェッショナルなファシリテーターがいても、他のコンディションがどれほど良くても、
この部分が確保できていないと、ワールド・カフェが効果的な話し合いになる可能性が、
著しく低下してしまいます。
検討４：開催場所
ここまでの条件が固まったら、実際にワールド・カフェを開催する場所について検討を行います。
セミナーやカンファレンスの場合は、多くの場合、すでにこの開催場所などが決定しているかと思います
が、もしもまだ決定しないのであれば、下記の条件を満たす場所を検討してください。
【必須条件】
・参加者を４人１テーブルに配置して、全員が入れる広さがある。その際に、ある程度
テーブルの間を人が行き来できるスペースの余裕が確保できる
【可能であれば満たしたい条件】
・天井などがある程度高い
・窓があるなど、開放的
・もちろん、オフサイト(自然の中のホテルなど）なら、尚望ましい
また、社内チームで開催する場合は、予算に余裕があれば、上記の条件を満たすオフサイトのミーティン
グ場所などを予約して使うのがお勧めです。
もし難しい場合は、上記の条件のうち「広さ」に関する要件を満たし、なおかつ天井が高く、見晴らしがい
い、といった部屋を確保しようとしてください。
検討５：ワールド・カフェのテーマ
(その１）
さて、ここまでの要素が決定したら、最後にワールド・カフェのテーマを決定します。
この「ワールド・カフェのテーマ」とは、実際にワールド・カフェを開催する際に、参加者に
対して「今日の検討テーマは“○○○”です」と提示する内容になります。
今回のマニュアルでは、この検討テーマは、事務局が事前に決定しておき、当日はその
テーマをしっかりと参加者に提示する、という方法を強くお勧めします。
理由としては、
■テーマを当日の状況・参加者の要望で決めるのは、進行・ファシリテーションに
非常に高度なスキルが必要となり、失敗する可能性が高い
■参加者と成功イメージがしっかり決まっていれば、事務局・運営チーム側で
提示した検討テーマを基に進行する方法で、極めて高い満足度と活発な議論と
なった成功実績が数多くある
という２点が挙げられます。
検討５：ワールド・カフェのテーマ
(その２）
では、具体的なテーマの決定方法ですが、以下のような手順がお勧めです。
①成功イメージをまとめたパワーポイントを印刷し、各自が手元に持っておく
(印刷が難しい場合は、プロジェクタですぐに呼び出せるようにしておきます）
②どんどんブレスト的に、検討したらよさそうなテーマ案を出していく
その際、下記のようなガイドラインを持っておく
【テーマ案のガイドライン】
・そのテーマを考えることでワクワクしそうか？
・参加者にとって興味・関心の高い内容か？
・Yes or Noの質問になっていないか？(なっていないのが望ましい）
・わざわざみんなで考えるほどでもない質問になっていないか？
・日常業務を想起させ、うんざりしてしまう内容になっていないか？
③これらを一通り出し切ったら、「成功イメージ」と照らし合わせながら、
どれがもっともよさそうか、あるいは、これらを踏まえて、さらに新しくてよい
テーマはないかを、議論します
※この議論は中々収束させるのが難しいですが、先送りせずに、時間を決めて、
必ずこの会議で決着させてください！！！
企画具体例
企画具体例：「コラボレーションカンファレンス２０１０ in 東京」
企画具体例
この参考例「コラボレーションカンファレンス
2010 in Tokyo」について
ここまでご紹介した手順ですが、実際にどのように進めていくかのイメージを持っていただく
ため、２０１０年６月に開催した「コラボレーションカンファレンス2010 in Tokyo」での企画内
容を、具体的な当時の検討手順に沿って、ご紹介したいと思います。
企画具体例
このイベントの開催経緯について
このカンファレンスは、「株式会社ヌーラボ」が自社で開発しているプロジェクト管理のASPツールである
「Backlog」などを展開する一環で、「チームとしてのコラボレーション」「会社の枠組みと枠組みを超えた、
これからのコラボレーション」というものを追求したい、ついては自社の製品などとは関係なく、「コラボ
レーション」というテーマについて、深く探求するカンファレンスを開催し、多くの人と「コラボレーション」に
ついて、真剣に議論・検討をしてみたい、
という経緯で開催することとなりました。
このカンファレンスには、社内向けSNS大手の「株式会社ガイアックス」にも協賛していただき、同社がベ
ンチャーとして成長してきた経緯などを、「コラボレーションの１例」として事例紹介するなどしました。
こうした経緯から、運営チームは下記のメンバーで構成されており、この資料では、
この４人のメンバーでの検討の流れを、実際の検討メモを基にご紹介したいと思います。
・田端辰輔
・縣俊貴
・佐別当 隆志
・吉沢 康弘
(株式会社ヌーラボ
取締役)＝運営責任者
(株式会社ヌーラボ
取締役)
(株式会社ガイアックス 部長）＝セッション発表者
(ライフネット生命株式会社)＝イベント設計者/セッション発表者
企画具体例
検討１：参加者と参加人数
参加人数については、予算面および集客力などの観点から、おおよそ５０名程度、きりのいいところで
７７名、ということに決定をしていました。
具体的な参加者のプロファイルとしては、集客が「ヌーラボ」「ガイアックス」の両社の知り合いや
関係者、交流のある企業や個人などがメインとなるため、
・IT関連の分野で働くエンジニア
・Webデザイナーなど
がメインとなり、ここに、他分野の社会人や、コラボレーションなどをアカデミックにアプローチする方、
IT関連の雑誌・サイトの編集者などが参加することが見込まれていました。
また、運営スタッフとセッション発表者が７名想定され、そのうち１名はファシリテーションに回るため、
ワールド・カフェの参加者そのものは
７７名(参加者)＋７名(運営側）－１名（ファシリテーション担当） ⇒８３名
ということになりました。
※ファシリテーション担当者は、直接会場には加わらず、進行に徹するのがお勧めです。
企画具体例
ワールド・カフェ 開催のために運営チームで決定すべき項目
１
参加者と
参加人数
２
おおまかな
成功イメージ
３
開催日時と
当日のタイムテーブル
４
開催場所
５
ワールド・カフェの
テーマ
■参加者：IT業界・Webデザイナーを中心に、「コラボレーション」という言葉に
興味・関心を持っている人たち。そこに少数、他分野の社会人・編集者など。
■参加人数：７７名(参加者）＋７名（運営側）－１名（ファシリテーター）：８３名
企画具体例
検討２：おおまかな成功イメージ
次に、
「ワールドカフェが終わった時点で、どんな状態になっていたら、今回のワールド・カフェが
成功だといえるか？」
というテーマで、ブレストを行ないました。出てきた内容としては、
・参加者同士が「コラボレーションってやっぱり楽しいことだよね」と互いに感じている
・自分以外にも、こんなに多くの人が「コラボレーション」の可能性を感じて、熱意を持ってい
ることを発見できて、嬉しく思い、明日からまた「コラボレーション」のために様々な
活動をする活力を得ている
・もやもやっとした「コラボレーション」という言葉に対して、参加する前よりも多くの気付きや
発見を得ている
というものでした。こうやって文章に落としてみるとシンプルですが、運営メンバー同士で、
特に参加することでの刺激や、明日からの推進へのモチベーション向上などに大きな価値
を置こうとしていることが確認でき、この後の検討が、スムーズになりました。
企画具体例
１
ワールド・カフェ 開催のために運営チームで決定すべき項目
参加者と
参加人数
２
おおまかな
成功イメージ
３
開催日時と
当日のタイムテーブル
４
開催場所
５
ワールド・カフェの
テーマ
■参加者：IT業界・Webデザイナーを中心に、「コラボレーション」という言葉に
興味・関心を持っている人たち。そこに少数、他分野の社会人・編集者など。
■参加人数：７７名(参加者）＋７名（運営側）－１名（ファシリテーター）：８３名
・参加者同士が「コラボレーションってやっぱり楽しいことだよね」と互いに感じている
・自分以外にも、こんなに多くの人が「コラボレーション」の可能性を感じて、熱意を持っている
ことを発見できて、嬉しく思い、明日からまた「コラボレーション」のために様々な
活動をする活力を得ている
・もやもやっとした「コラボレーション」という言葉に対して、参加する前よりも多くの気付きや
発見を得ている
企画具体例
検討３：開催日時と当日のタイムテーブル
さて、ここから開催日時と当日のタイムテーブルの検討へと話は進んだのですが、基本的な
コンセプトとして「情報提供」⇒「ワールドカフェ」という流れを、このカンファレンスでは採用し
ました。
これは、ワールドカフェで「コラボレーション」に関して深く検討をするために、その刺激にな
る要素（＝他社での取り組み）と、「コラボレーション」を考える仮止めの共通言語があるとい
いだろう、ということで、このような構成にすることとしました。
※次ページに、実際にそのときに作成したタイムテーブル案を貼り付けます。
また、開催日程としては、多くの現役バリバリの方々に参加していただきたいという思いが
あったため、平日開催とし、みなさんが参加しやすい19：00－の開催としました。
そうすると、終電なども考慮して、23：00前には閉会したい、ということで、
90分程度の情報提供 ＋ 約２時間のワールド・カフェ
という開催となりました。
このような時間の組み合わせは、平日開催をするときには実績が多く、かなりお勧めの
構成といえるかと思います。
企画具体例
コラボレーションカンファレンス２０１０inTokyoの
実際のタイムスケジュール案
セッション名
19：00
イントロ
具体的内容
(橋本)挨拶＋まずは、僕らの
終わったときの参加者は
コラボレーションに対する
想いをご覧下さい・・・
期待感
インパクトある
オープニングムービー
頭が発散して、
ふわっ、ふあっ、となっている
G：今日終わったときに・・・なっている
R：自分たちは○○、みなさんは○○
P：こんな手順で進みます（アジェンダ）
僕ら、会場を出たときには、
こんな感じになっていられるかも
佐宗セッション
P&Gのコラボ例
大きな企業でも、コラボレーションが
大事、という流れになってきているん
だな・・・
吉沢セッション
（コラボレーションを考える
フレームの解説）
たしかに、こういうフレームって
なんとなく、ぴんとくるなあ・・・
フレームに沿って
ガイアックス事例を紹介
コラボレーションっていいけれ
ど、試行錯誤だよね
冒頭VTR
（３分バージョン）
橋本挨拶
90分
ガイアックスさん事例
20：30
120分
22：30
ワールドカフェ
企画具体例
１
２
ワールド・カフェ 開催のために運営チームで決定すべき項目
参加者と
参加人数
おおまかな
成功イメージ
■参加者：IT業界・Webデザイナーを中心に、「コラボレーション」という言葉に
興味・関心を持っている人たち。そこに少数、他分野の社会人・編集者など。
■参加人数：７７名(参加者）＋７名（運営側）－１名（ファシリテーター）：８３名
・参加者同士が「コラボレーションってやっぱり楽しいことだよね」と互いに感じている
・自分以外にも、こんなに多くの人が「コラボレーション」の可能性を感じて、熱意を持っている
ことを発見できて、嬉しく思い、明日からまた「コラボレーション」のために様々な
活動をする活力を得ている
・もやもやっとした「コラボレーション」という言葉に対して、参加する前よりも多くの気付きや
発見を得ている
■開催日時：平日開催（１９：００－２２：３０）
開催日時と
■当日のタイムテーブル：
３
当日のタイムテーブル 19：00-20：30が情報提供/20:30-22:30がワールド・カフェ
４
開催場所
５
ワールド・カフェの
テーマ
企画具体例
検討４：開催場所
さて、ここまでの状況が固まったので、次に会場の選定についてですが、先ほどの
下記のような条件を鑑みながら検討をした結果、
(再掲)ワールド・カフェ会場の条件
【必須条件】
・参加者を４人１テーブルに配置して、全員が入れる広さがある。その際に、ある程度
テーブルの間を人が行き来できるスペースの余裕が確保できる
【可能であれば満たしたい条件】
・天井などがある程度高い
・窓があるなど、開放的
・もちろん、オフサイト(自然の中のホテルなど）なら、尚望ましい
・８３人⇒４人が座れるテーブルのセットが、２０セット設営可能な会場を選ぶ
・場所は、平日の都内勤務者が気軽に参加できるように、郊外の会場は断念し、
都心付近のカンファレンス会場とする。但し、なるべく開放感や清潔感のあるところを選定する
という条件で、会場を探すこととなりました。ちなみに、実際に決定した会場は、以下のURLにある会場となりました。
ベルサール九段： http://www.bellesalle.co.jp/bs_kudan/event/access.html
企画具体例
１
２
ワールド・カフェ 開催のために運営チームで決定すべき項目
参加者と
参加人数
おおまかな
成功イメージ
■参加者：IT業界・Webデザイナーを中心に、「コラボレーション」という言葉に
興味・関心を持っている人たち。そこに少数、他分野の社会人・編集者など。
■参加人数：７７名(参加者）＋７名（運営側）－１名（ファシリテーター）：８３名
・参加者同士が「コラボレーションってやっぱり楽しいことだよね」と互いに感じている
・自分以外にも、こんなに多くの人が「コラボレーション」の可能性を感じて、熱意を持っている
ことを発見できて、嬉しく思い、明日からまた「コラボレーション」のために様々な
活動をする活力を得ている
・もやもやっとした「コラボレーション」という言葉に対して、参加する前よりも多くの気付きや
発見を得ている
■開催日時：平日開催（１９：００－２２：３０）
開催日時と
■当日のタイムテーブル：
３
当日のタイムテーブル 19：00-20：30が情報提供/20:30-22:30がワールド・カフェ
４
開催場所
５
ワールド・カフェの
テーマ
・８３人⇒４人が座れるテーブルのセットが、２０セット設営可能な会場を選ぶ
・場所は、平日の都内勤務者が気軽に参加できるように、郊外の会場は断念し、
都心付近のカンファレンス会場とする。但し、なるべく開放感や清潔感のあるところを選定する
企画具体例
検討５：ワールド・カフェのテーマ
そして、最後に、ワールドカフェのテーマ検討に入りました。まず、先ほどご紹介した手順①のブレストで
は、以下のようなものがでてきました。
【ブレストでの候補案】
•
あなたのチームのコラボレーション度を上げるために、あなたができることは？
•
自分の状況で、コラボレーションは難しいけれど、どうすればいい？
•
今の自分のスタイルも悪いとは思わないけれど、何かいままでの自分と違うことをすべき？
•
それぞれが、どういうところにつまづいていて、その中で、ちょっとでも改善したり、これはだめだった
り・・・、チャレンジしてみたいな、と思う
•
発想の刺激となるものを得る
•
フリーランスの人のコラボレーション、組織外のコラボレーション
•
事業だと、メンバーが固定的だが、外部だと、メンバーが流動的
•
コラボレーションって、どういう状態なんだっけ？
•
コラボレーションってなんだろう？
•
新しい出会い、新しいコラボへのきっかけ
•
今後のコラボレーション
さて、これらをワイワイいいながら出し続けていると、段々と「これから新しいコラボがでてきそう」
「明日からのコラボにつながるってところ」「何か変節がありそう」「ちょっとしゃれが効いてるのがいい」
など、検討が盛り上がり、結果として、
「コラボレーション２．０ってなんだろう？」というテーマが決定しました
企画具体例
１
２
ワールド・カフェ 開催のために運営チームで決定すべき項目
参加者と
参加人数
おおまかな
成功イメージ
■参加者：IT業界・Webデザイナーを中心に、「コラボレーション」という言葉に
興味・関心を持っている人たち。そこに少数、他分野の社会人・編集者など。
■参加人数：７７名(参加者）＋７名（運営側）－１名（ファシリテーター）：８３名
・参加者同士が「コラボレーションってやっぱり楽しいことだよね」と互いに感じている
・自分以外にも、こんなに多くの人が「コラボレーション」の可能性を感じて、熱意を持っている
ことを発見できて、嬉しく思い、明日からまた「コラボレーション」のために様々な
活動をする活力を得ている
・もやもやっとした「コラボレーション」という言葉に対して、参加する前よりも多くの気付きや
発見を得ている
■開催日時：平日開催（１９：００－２２：３０）
開催日時と
■当日のタイムテーブル：
３
当日のタイムテーブル 19：00-20：30が情報提供/20:30-22:30がワールド・カフェ
４
開催場所
５
ワールド・カフェの
テーマ
・８３人⇒４人が座れるテーブルのセットが、２０セット設営可能な会場を選ぶ
・場所は、平日の都内勤務者が気軽に参加できるように、郊外の会場は断念し、
都心付近のカンファレンス会場とする。但し、なるべく開放感や清潔感のあるところを選定する
「コラボレーション２．０ってなんだろう？」
企画具体例
運営会議を終えて
実際に、こうして運営チームでの会議を終了すると、そこでの検討内容を通して
運営チーム内に共通理解ができ、さらにそれを先ほどのようなドキュメントに残し
ておくことで、その後、運営チームが個別に活動しても、大きくぶれることなく、企
画の準備を進めることができました。
これは、ワールド・カフェ単体もそうですが、カンファレンスやセミナーの開催方法
としても、１つの参考になれば幸いです。
参加後のアンケート結果
こうして開催したカンファレンスですが、当日は、ワールド・カフェの時間帯に熱気に溢れ、
以下のようなフィードバックを、参加者のみなさんからいただくことができました。
■満足度スコア：４．６８(５点満点)
■アンケート抜粋：
「ワールドカフェを通じて議論を深め、途中から脱線し、新たなテーマでコラボが生まれそう
になるなど、刺激的な場所となりました。」
「ワールドカフェを通して、参加されている方の考えや置かれている立場などを気兼ねなく
共有し合うことができ、貴重な体験ができたと思っています。同年代の向上心の高さを改め
て肌で感じることができ、とても良い刺激になりました。」
「私は技術者で技術系の勉強会に参加することが多く、今回の勉強会はいつもと雰囲気が
全然違って驚きました。」
「ものごっつ楽しかったです。」
「知らいない人と、共通の話題でここまで盛り上がれるとは思わなかった。」
「楽しかった！「コラボレーション」という、職種を問わず関心が高いテーマ設定のおかげで、
多用な業種・年齢・役職の方々と、フラットな関係で話し合うことができました。」
「非常に面白かったです。何よりも、ワールドカフェという形式での議論がはじめてで、とても
良い手法を知ることができ、良い議論ができました。」