Transcript Suivi régional des parcours VAE

2éme réunion sur la
Mutualisation des outils du
suivi régional des parcours
VAE
Jeudi 14 janvier 2009
DGEFP - PARIS
Rappel du contexte
• Plusieurs régions mettent en œuvre ou étudient
le suivi des parcours VAE.
• Des formes de mutualisation des outils mis en
oeuvre sont possibles et pertinentes.
• Une première réunion, le 6 octobre 2009 a
montré l’intérêt des régions présentes pour
poursuivre dans cette voie.
• En invitant à cette 2éme réunion, l’équipe VAE
de PACA souhaite aller plus loin sur des options
concrètes.
Les trois mutualisations
• M 1 : formalisation et partage des bonnes
pratiques
• M 2 : achats groupés de licences d’outils
informatiques du marché
• M 3 : production en commun d’outils
informatiques libres au sein d’une forge en Open
Source (Adullact).
– M3.1 : achat de droits de propriété d’outils du marché
– M3.2 : développement d’outils nouveaux en libre
Objectifs de la réunion
• Partager l’état d’avancement des projets
de Suivi des Parcours VAE à l’étude ou en
cours dans les régions.
• Faire un premier échange autour des
outils et méthodes mis en œuvre ou
envisagés.
• Examiner les options de mutualisation
d’outils et choisir une piste de travail.
Programme
• 11h-13h : partage outils et pratiques
– État des lieux des programmes de suivi des
parcours VAE en cours ou à l’étude
– Mise en commun des questions, outils et
méthodes
• 14h-16h : examen et choix des options de
mutualisations
– Solution achat commun de licences
– Solution logiciels libres
Suivi régional des parcours
VAE : partage des outils et
pratiques
Les projets
• Origine du projet
–
–
–
–
Demande
Besoins
Contexte institutionnel
Financement
• Principes et contenus
– Principes et contraintes
– Objectifs
• Partenaires et rôles
– Certificateurs
– Etat Région
– Carifs
Les fonctions et leurs outils
C.1
Export
3. Transfert
C.2
Export
2. Harmonisation
Harmonisation
1. Anonymisation
C.3
Export
C.n
Export
5. Base Régionale
des parcours VAE
4. Exploitation
des données et
diffusion des
résultats
Les fonctions
C.1
1. Anonymisation des fichiers VAE certificateurs
–
Transformer certaines données personnelles en un code
indéchiffrable. Vérifier que ces données figurent dans
chaque enregistrement et écarter les autres.
C.1
C.2
2. Harmonisation des données des fichiers certificateurs
–
C.3
C.1
Harmoniser les rubriques des fichiers avec celles de la
base commune. L’harmonisation est produite à l’aide d’un
applicatif de mise en correspondance de chaque fichier
avec la base.
3. Transfert des données vers la base commune.
–
Le certificateur génère une copie exportable de ses
données. Celles-ci sont ensuite transférées à l’opérateur.
4. Exploitation des données et publication des résultats
–
La base est traitée à l’aide d’outils spécifiques. Les
résultats sont diffusés généralement sur un site web à
accès restreint de type Intranet.
5. Hébergement et Gestion de la base de données
–
Système de gestion de base de données supportant la
base commune et les outils de traitement. et un serveur
pour l’héberger
Les types d’outils
•
Anonymisation des fichiers VAE certificateurs
– Applicatif de codage indépendant
– Outil de codage intégré au progiciel
•
Harmonisation des données des fichiers certificateurs
– Batch de correspondance par certificateur
– Intégré au progiciel avec fichier de configuration
•
Transfert des données vers la base commune
– Manuel : mail, ftp, extranet
– Semi-automatique par connection directe avec le serveur
•
Exploitation des données et publication des résultats
– Manuelle par scripts ou macros sur feuilles excel
– Prétraitement par progiciel, publication sur extranet dédié
•
Hébergement et Gestion de la base de données
– En local sur outils bureautique
– Hébergement et traitement sur serveur externalisé
Facteurs de succès et points de
vigilance
• Support institutionnel
• Relation avec les certificateurs
• Définition des résultats attendus et des
indicateurs pertinents
• Choix du périmètre de la base
• Contraintes : confidentialité, temps/certificateur,
ressources opérateur (informatique)
• Système technique : souplesse Vs intégration
• Temps du projet : court terme, moyen terme
Mutualisation des outils :
quelle option ?
Mutualisation : objectifs généraux
• Réduire fortement le coût d’accès aux
outils informatiques du projet
• Ne pas payer plusieurs fois le même outil
• Profiter tous des développements fait pour
chacun
• Partager les règles et pratiques d’usage.
Apprendre ensemble.
Quelques conditions
• Se mettre d’accord sur un cahier des
charges type commun.
• Choisir/développer ensemble la même
base logicielle.
– Avec des adaptations propres à chaque projet
• Choisir le(s) même(s) prestataires.
• Tenir compte des spécificités de chaque
projet (temps, taille, objectifs..)
Option 1 : mise en commun d’outils
informatiques du marché
• Contenu :
– Achat groupé de licences d’outils informatiques du marché
– Recrutement sur Cahier des charges commun de prestataires
uniques pour toutes les régions adhérentes
• Avantages :
– Réduction importante des coûts d’équipement à prestations
égales
– Outils immédiatement disponibles
• Conditions :
– Tout développement futur est facturé par le prestataire
– Pas de maîtrise sur les versions futures
Option 1 Simulation budgétaire : année 1
• Exemple 1 : grosse région (10 valideurs), système
d’export semi-automatique.
– Coût actuel : 21 400 € HT
– Coût après mutualisation : 12 400 € HT
– Maintenance : 3 800 € HT / an
• Exemple 2 : région moyenne (6 valideurs), système
d’export semi-automatique.
– Coût actuel : 19 200 € HT
– Coût après mutualisation : 9 100 € HT
– Maintenance : 2 500 € HT
Pour un nombre minimum de 4 à 5 régions
adoptant le même système.
Option 2 : production commune
d’outils logiciels libres
• Contenu
– Produire de manière collaborative les outils logiciels
nécessaires au Suivi des Parcours VAE
– Les rendre accessibles à tous pour utilisation,
compléments et améliorations (logiciels libres)
• Avantages
– Coûts d’achat nul après développement.
– Amélioration continue des logiciels par communauté
de développement
• Conditions
– Compétences informatiques en régions
– Accompagnement du processus (exemple : Adullact)
Option 2 : exemple de
l’accompagnement par Adullact
• Qui est Adullact ?
– Objectif : aider les collectivités territoriales, des administrations à de
développer, mutualiser et maintenir un patrimoine commun de logiciels
libres utiles aux missions de service public.
– Création en 2002. Président François Elie (auteur de plusieurs
ouvrages sur les logiciels libres).
– 188 adhérents dont 142 collectivités territoriales et administrations
publiques. (dont 11 Régions. Nombreuses villes, agglomérations,
conseils régionaux. Service d’information du Gouvernement).
– Structures : Adullact : association, Adulact.net : plate-forme de
développement coopétarif. Adullact Projet : SCIC de développement de
logiciels libres.
– Exemples de projets : Maarch (gestion documentaire), I.Parapheur
(signature de documents électronique), Web rSa (gestion dun RSA pour
les départements.
Option 2 : fonctionnement de
l’accompagnement
•
Conception :
– création d’un Groupe de Travail Coopératif qui élabore le cahier des charges
assisté par un chargé de mission d’Adullact.
– Adullact rédige le cahier des charges fonctionnel et technique des logiciels en
projet.
•
Développement
– pris en charge par Adullact-projet sous la supervision du groupe de travail et
confié sur devis à des prestataires sous-traitants répertoriés.
– financement est assuré par la coopérative Adullact au moyen de fonds propres,
de crédits bancaires et de contributions des collectivités parties prenantes au
projet
•
La maintenance.
– contrat entre Adullact et chacun des utilisateurs des logiciels. Maintenance
corrective et évolutive.
– financement par chaque collectivité utilisatrice avec aménagement suivant
l’antériorité.
•
Statut libre des logiciels.
– les logiciels produits par la « forge » et leurs sources de programmation sont des
logiciels « libres » utilisables gratuitement par simple téléchargement.
– la communauté des développeurs peut intervenir pour modifier et améliorer le
logiciel.
Option 2 : simulation budgétaire
• Estimation avec une réduction arythmétique
Nombre
de projets
Montant initial
Maintenance 1ére
année
Maintenance
année n
1
60 000
40 000
24 000
10 000
6 000
4 000
3
20 000
13 333
8 000
3 333
2 000
1 333
4
15 000
10 000
6 000
2 500
1 500
1 000
5
12 000
8 000
4 800
2 000
1 200
800
Option 2 : développer
ou acheter ?
• Choix entre développement à partir de zéro
« page blanche »
ou
• Migration vers un statut libre d’un logiciel
existant (exemple : Xadia)
– Indemnisation du propriétaire de la solution
– Le logiciel devient libre
Option 2 : quel traitement pour
les projets à statut différents ?
• Projets déjà équipés ou en passe de l’être
– Peuvent participer à la phase de conception
– Peuvent proposer le développement d’outils complémentaires des leurs
– Profitent des réductions de maintenance si leur outil est retenu dans la
mutualisation
• En réflexion sur des cahiers des charges ou simplement interressés
– Peuvent participer à la phase de conception en orientant le produit final
– Co-financent le développement
– Peuvent être exonérés de maintenance pendant quelques années
•
Rejoignent le dispositif après le développement
– Profitent de l’outil déjà développé
– Possibilité de verser un droit d’entrée