Transcript Paskaita 6

Prisiminimui
• Kokie ištekliai yra svarbiausi. Kokie personalo išteklių
ypatumai?
• Kaip atliekamas išteklių poreikio įvertinimas?
• Kas yra personalo užimtumo histogramos, ką jos parodo?
Kaip gali būti sprendžiami personalo išteklių poreikio
konfliktai?
• Kas yra atsakomybės paskirstymo matrica?
• Kas yra projekto tiesioginės ir netiesioginės (pridėtinės)
sąnaudos? Kuo skiriasi projekto ir organizacijos
pridėtinės sąnaudos? Kas yra piniginiai srautai, kas yra
„S“ kreivė?
• Kas yra planinė ir sukurtoji vertė, ką jos reiškia ir kaip jos
apskaičiuojamos? Kas yra sąnaudų ir grafiko indeksai bei
kritinis koeficientas?
6. PROJEKTO RIZIKOS IR
KOKYBĖS VALDYMO ASPEKTAI.
PROJEKTO KOMUNIKACIJOS IR
APRŪPINIMO VALDYMAS
SUMAŽINTI
PADIDINTI
Požiūris į riziką
NELINKĘS
RIZIKUOTI
NEVENGIANTIS
RIZIKUOTI
SIEKIANTIS
RIZIKUOTI
TOLERANCIJA
RIZIKAI
TOLERANCIJA
RIZIKAI
TOLERANCIJA
RIZIKAI
RIZIKOS LAIPSNIS
RIZIKOS LAIPSNIS
RIZIKOS LAIPSNIS
Su projektu susieti rizikos veiksniai
Techniniai




naujos, nepatikrintos technologijos;
nerealūs kokybės uždaviniai;
sudėtingumas;
patikimumas.
Projektų valdymo




netinkamas išteklių paskirstymas;
nekokybiškas tvarkaraštis;
nevykdoma darbų atlikimo kontrolė;
nepakankama komunikacija.
Organizaciniai



nesuderinti trukmės, sąnaudų ir aprėpties tikslai;
nepakankamas ar netolygus finansavimas;
konfliktai su kitais projektais.
Išoriniai rizikos veiksniai








Teisinės aplinkos pokyčiai;
Rangovai ir tiekėjai;
Rinkos pokyčiai;
Visuomeniniai – politiniai pokyčiai;
Užsakovo pageidavimų kaita;
Netinkamos meteorologinės sąlygos;
Užsakovo pasikeitimas;
Force majeure.
Projekto rizikos valdymo veiksmai
Rizikos valdymo planavimas;
Rizikos identifikavimas;
Rizikos analizė:
 Kokybinė:
 Tikimybės įvertinimas;
 Padarinių nustatymas;
 Kiekybinė:
 Modeliavimas (PERT, Monte Karlo ir kt. metodai);
 Sprendimų medžiai;
Rizikos atsako priemonių planavimas:
 Veiksmų planavimas;
 Atsakomybės paskirstymas;
Rizikos stebėsena ir kontrolė.
Projekto rizikos valdymo planas
 Rizikos valdymo metodologija;
 Rizikos šaltinių ir galimų įvykių analizė;
 Projekto komandos narių vaidmenys ir
atsakomybė rizikos valdyme;
 Rizikos valdymo priemonių grafikas;
 Rizikos valdymo sąmata;
 Rizikos valdymo ribiniai kriterijai;
 Ataskaitų ir rizikos įvykių aprašų formatai.
Kokybinė rizikos analizė
Rizikos poveikis projekto uždaviniams
Projekto
uždaviniai
Labai maža
rizikos
tikimybė 0,05
Maža rizikos
tikimybė
0,1
Vidutinė
rizikos
tikimybė 0,2
Didelė rizikos
tikimybė 0,4
Labai didelė
rizikos
tikimybė 0,8
Sąnaudos
Nežymus
sąnaudų
padidėjimas
Sąnaudų
padidėjimas
iki 5%
Sąnaudų
padidėjimas
5-10%
Sąnaudų
padidėjimas
10-20%
Sąnaudų
padidėjimas
>20%
Grafikas
Nežymus
atsilikimas
nuo grafiko
Atsilikimas
nuo grafiko
iki 5%
Atsilikimas
nuo grafiko
5-10%
Atsilikimas
nuo grafiko
10-20%
Atsilikimas
nuo grafiko
>20%
Aprėptis
Nežymus
nukrypimas
nuo
aprėpties
Nedideli
aprėpties
neatitikimai
Dideli
aprėpties
neatitikimai
Žymūs
aprėpties
neatikimimai
nepriimtini
užsakovui
Projekto
rezultatai
nesėkmingi
Kokybė
Nežymus
kokybės
sumažėjimas
Pastebimas
nedidelis
kokybės
sumažėjimas
Kokybės
sumažėjimas
reikalauja
užsakovo
pritarimo
Kokybės
sumažėjimas
nepriimtinas
užsakovui
Projekto
rezultatai
nepanaudojami
Įvykių rizikos laipsnis
Tikimybė x poveikio reikšmingumas
Tikimybė
Poveikio reikšmingumas
Mažas
Vidutinis
Didelis
Didelė
Vidutinis
Didelis
Esminis
Vidutinė
Mažas
Vidutinis
Didelis
Maža
Nežymus
Mažas
Vidutinis
Tikimybės ir poveikio matrica
Tikimybė
↓
Grėsmės rizikos laipsnis
Galimybės įvykio laipsnis
0.900
0.045
0.090
0.180
0.360
0.720
0.720
0.360
0.180
0.090
0.045
0.700
0.035
0.070
0.140
0.280
0.560
0.560
0.280
0.140
0.070
0.035
0.500
0.025
0.050
0.100
0.200
0.400
0.400
0.200
0.100
0.050
0.025
0.300
0.015
0.030
0.060
0.120
0.240
0.240
0.120
0.060
0.030
0.015
0.100
0.005
0.010
0.020
0.040
0.080
0.080
0.040
0.020
0.010
0.005
Poveikio
reikšmingumas →
0.050
0.100
0.200
0.400
0.800
0.800
0.400
0.200
0.100
0.050
 Tikimybės ir poveikio matrica padeda nustatyti atskirų
įvykių rizikos laipsnį.
 Kiekvienam rizikos įvykiui nustatoma tikimybė ir poveikis
atskiriems projekto uždaviniams.
Rizikos atsako tipai
 Rizikos mažinimas – įvykio tikimybės arba
poveikio mažinimas:
 Rizikos vengimas;
 Rizikos perkėlimas;
 Rizikos atidėjimas;
 Rizikos priėmimas:
 Sudaromas veiksmų planas.
Rizikos atsako planas
Įvykis
Poveikis
Poveikis
tikslui
Liūtys
Užlies
griovius
Trukmė,
sąnaudos
Piketai
Sustabdys
darbus
Archeologiniai
radiniai
Tikimybė
Rizikos
laipsnis
Veiksmai
V
D
D
Draudimas,
žemsiurbė
Trukmė
D
D
E
Sutartis su
užsakovu
Pasikeis
projektas
Aprėptis,
sąnaudos
V
V
V
Sutartis su
užsakovu
Silpni pamatai
Papildomi
darbai
Trukmė,
sąnaudos
D
V
D
Išankstiniai
tyrimai
Vėluoja
medžiagų
tiekimas
Įstaigų
protestai
Prastovos
Trukmė
D
M
V
Kitas
tiekėjas
Reikalauja
laikinų
šaligatvių
Sąnaudos
V
V
V
Įtraukti į
sąmatą
Rizikos valdymo (nenumatytų išlaidų) sąmata
Įvykis
Poveikis
tikslui
Tikimybė
Rizikos
laipsnis
Veiksmai
Sąnaudos
6000
Liūtys
Trukmė,
sąnaudos
V
D
0,7
D
Draudimas,
žemsiurbė
Piketai
Trukmė
D
D
0,7
E
Sutartis su
užsakovu
Archeologiniai radiniai
Aprėptis,
sąnaudos
V
V
0,4
V
Sutartis su
užsakovu
Silpni pamatai
Trukmė,
sąnaudos
D
V
0,5
D
Išankstiniai
tyrimai
Trukmė
D
M
0,2
V
Kitas tiekėjas
Sąnaudos
V
V
0,5
V
Įtraukti į
sąmatą
Vėluoja
medžiagų
tiekimas
Įstaigų
protestai
12000
Nenumatytos (rizikos valdymo) sąnaudos: 6.000 x 0,7 + 12.000 x 0,5 = 10.200
Projekto užsakovo ir rangovo finansinė rizika
Finansinė rizika


Užsakovo


Rangovo
Fiksuota kaina
Padengiant sąnaudas
Kokybė
 Produkto kokybė – tai tiksliai, aiškiai ir objektyviai išmatuotų
rodiklių rinkinys, kuris atspindi produkto savybes.
 Kokybė vartotojui – tai produkto atitikimas vartotojo lūkesčiams
ir reikalavimams.
 Kokybė gamyboje – tai gamybos proceso atitikimas
susikurtiems ir patvirtintiems arba visuotinai pripažintiems
standartams (procedūroms, techninėms sąlygoms,
specifikacijoms ir pan. dokumentacijai).
 Kokybė vertės požiūriu – tai produkto kainos arba sąnaudų
atitikimas produkto charakteristikoms.
 Pagal suinteresuotų šalių poreikius apibrėžiami projekto tikslai,
o pagal pastaruosius suformuluojami projekto reikalavimai.
 Projekto reikalavimai apibrėžiami pagal trilypį tikslą – aprėptį,
trukmę ir sąnaudas bei galutinio rezultato specifikaciją.
Projektų valdymo kokybės standartai
 Projektų kokybės valdymo klausimai apibrėžiami
tarptautiniame standarte ISO 10006:2003. Quality
management systems. Guidelines for quality
management in projects.
 Projektų rezultatų (produktų) kokybės valdymo klausimai
apibrėžiami tarptautiniuose standartuose ISO 9001/ ISO
9004.
Kokybės valdymo kryptys projektuose
Suinteresuotų šalių poreikiai
K
O
K
Y
B
Ė
Projekto tikslai
Reikalavimai
projektui
Reikalavimai
rezultatui
Projekto valdymo
procesai
Projekto rezultato
gavimo procesai
Projekto
pasiekimai
Projekto rezultatas
Projekto kokybės valdymo procesai
Kokybės planavimas: tinkamų kokybės
standartų ir tvarkos kaip jų laikytis numatymas;
Kokybės užtikrinimas: projekto įgyvendinimo
proceso įvertinimas, užtikrinant nustatytų
standartų laikymosi;
Kokybės kontrolė: projekto rezultatų
stebėsena, užtikrinant jų atitikimą nustatytiems
kokybės standartams ir siekiant bendros
kokybės gerinimo.
Procesu laikoma veikla, kai ją atliekant gavinys
paverčiamas rezultatu, pridedant jam vertę
VALDYMO PRIEMONĖS
IR IŠTEKLIAI
GAVINYS
TRANSFORMAVIMAS
(vertės pridėjimas)
REZULTATAS
REZULTATAS = GAVINYS + PRIDĖTOJI VERTĖ
Procesų sistema
Procesas C
Procesas A
Procesas D
Procesas B
Gaviniai

Rezultatai

Valdymo priemonės, ištekliai 
Proceso valdymas ir tobulinimas
Koregavimo
veiksmas
Analizė:
kodėl?
Reikalavimai
rezultatui
Valdymo
priemonės,
ištekliai
Neatitinka
Gavinys
Procesas
Rezultatas
Tikrinimas
Atitinka
Tikrinimo priemonės
ir metodai
Kokybės užtikrinimo sistema
organizacinė valdymo struktūra;
atsakomybės, pareigų ir įgaliojimų
paskirstymas;
administracinės ir technologinės
procedūros;
valdymo ir technologiniai procesai;
valdymo ištekliai.
Kokybės kontrolė
Tai specifinių projekto rezultatų stebėsena ir nustatymas
ar jie tenkina nustatytus kokybės standartus bei
priežasčių dėl kurių gaunami nepatenkinami rezultatai
nustatymas ir pašalinimas
 Prevencija ir apžiūros;
 Bandinių ėmimas ir kintamųjų atranka;
 Specialios ir įprastos sąlygos;
 Tolerancijos ir kontrolės ribiniai rodikliai.
Vilfredo Pareto taisyklė (20/80) teigia, kad 20 % pastangų duoda
80 % rezultatų, o likę 80 % pastangų – tik 20 % rezultatų.
Priežasčių-pasekmių diagramos
Kaoru Ishikawa
Šalia formalaus kokybės valdymo svarbu
 Siekti klientų pasitenkinimo;
 Geriau vykdyti prevenciją nei tikrinimus;
 Ugdyti ir užtikrinti valdymo atsakomybę;
 Nuolatos tobulėti.
Projektų komunikacijos valdymas
turi užtikrinti projekto vykdymui reikalingos
informacijos efektyvų rinkimą, paskirstymą,
saugojimą ir naudojimą.
Projektų komunikacijos valdymą sudaro 4
procesai:




Komunikacijos planavimas.
Informacijos paskirstymas.
Projekto rezultatų ataskaitos.
Suinteresuotų šalių valdymas.
Reikalavimai komunikacijai
 Projekto organizacinė struktūra ir projekto dalyvių
atsakomybių sąryšiai, jų poreikiai informacijai.
 Projekto darbų specifika, įtraukti padaliniai ir pan.
 Logistika - kiek žmonių bus įtraukta į projektą ir
kur jie fiziškai dirbs.
 Išorinės komunikacijos poreikiai (bendravimas su
media ir pan.).
Komunikacijos planą sudaro:
 Informacijos surinkimo, saugojimo ir paskirstymo
sistema, nurodant metodus kaip tai atliekama.
 Kokia informacija, ką turi pasiekti, kada ir kaip.
 Pateikiamos informacijos formatas, turinys,
detalumo lygis.
 Informacijos keitimosi būdai tarp nustatyto
grafike informacijos pateikimo.
 Suinteresuotų šalių valdymo planas.
 Informacijos atnaujinimo metodai.
Žmonių ir komunikacijos kanalų skaičius
Informacijos siuntimo ir atsako gavimo procesas
Siuntėjas
Gavėjas
Triukšmas
Perduodama
prasmė
Kodavimas
simboliais
Simbolių
siuntimas
Grįžtamas
ryšys
Suvokiama
prasmė
Simbolių
gavimas
Grįžtamo
ryšio
siuntimas
Simbolių
dekodavima
s
Kiek matėte kvadratų?
Projekto vykdymo ataskaitos
Ataskaitos leidžia projekto dalyviams susipažinti, kaip
vyksta projekto įgyvendinimas ir yra naudojami ištekliai
projekto tikslams pasiekti:
 Projekto būklės ataskaitose (status report) pateikiama,
kokioje būklėje projektas yra nagrinėjamu metu
 Projekto eigos ataskaitose (progress report) pateikiama,
ką projekto komanda pasiekė per ataskaitinį laikotarpį
 Projekto prognozės (forecast) numato projekto eigą ir
progresą remiantis turima praeities informacija ir patirtimi
 Projekto būklės apžvalgose (status review) plačiau
aptariami projekto vykdymo klausimai, dalyvaujant
vadovybei ir svarbiausioms suinteresuotoms šalims
Priklausomai nuo SŠ pozicijos projekto
atžvilgiu, priimamas sprendimas dėl SŠ valdymo
Suinteresuotos šalies
Aktyvi
opozicija
0-2
Pasyvi
opozicija
3-4
Neutrali
pozicija
5
Pasyvi
Parama
6-7
Aktyvi
Parama
8-10
E
S
AAA
ABC
BBA
ACB
ES
E
S
ES
E – esama pozicija; S – siekiama pozicija
Projektu SŠ valdymo strategijos
Palankumas
ir potencija
bendradarbiauti
10
Įtraukimas
Bendradarbiavimas
Stebėsena
Gynyba
0
- 10
0
(Savage et al., 1991)
Įtaka projektui
10
Projektu SŠ valdymo priemonių planas
 Remiantis SŠ registru ir įvertinant SŠ valdymo
strategiją rengiamas SŠ valdymo/komunikacijos
priemonių paketas
 Priklausomai nuo atskirų SŠ pozicijų, įtakos ir
sąmoningumo rodiklių parenkamos atitinkamos
valdymo/komunikacijos priemonės, kurios
atitinkamai įtraukiamos į DIS ir grafikus, išteklių
planus ir biudžetą bei rizikos ir kokybės planinius
dokumentus.
 Įvertinus projekto eigos specifiką yra numatoma kaip
ir kada vykdomi pakartotiniai SŠ įvertinimai ir
atitinkamai SŠ valdymo priemonių atnaujinimai
Projekto aprūpinimas
paslaugomis;
medžiagomis;
prekėmis (įranga);
rangos darbais;
t.y. pirkimas iš išorinių šaltinių
Aprūpinimo planavimas
Ar reikia pirkti?
Ką pirkti?
Kiek pirkti?
Kada pirkti?
Bet ar tikrai reikia pirkti?
Alternatyvos:
pirkti
pasigaminti
nuomoti
Kriterijai:
kaina
laikas
kokybė
gebėjimai
ištekliai
Kada pirkti?
Projekto pradžioje?
Projekto viduryje?
Projekto pabaigoje?
Vieną kartą?
Keletą kartų?
Teisės aktai
LR “Viešųjų pirkimų įstatymas” (taikomas
tik perkančiosioms organizacijoms).
ES struktūrinių fondų finansuojamuose
projektuose – įgyvendinančios institucijos
nustatyta pirkimų tvarka.
Pirkimų tvarka
Pirkimų tvarkoje paprastai nustatoma:
Pirkimų procedūros (laikas, pirkimų vertė,
gautų pasiūlymų kiekis ir pan.).
Reikalavimai konkurso dokumentams ir
vertinimo ataskaitoms.
Išlygos (kada konkursas laikomas
neįvykusiu, ką tada daryti).
VPT tinklapyje biudžetinės ir VšĮ privalo
skelbti apie vykdomus viešuosius pirkimus.
Pirkimų būdas
Pirkimas iš vieno šaltinio
Kai rinkoje yra tik vienas tinkamas tiekėjas
(rangovas);
Kai pirkėjas pageidauja pirkti būtent iš to tiekėjo
(rangovo)
Apklausa
Apklausiami pasirinkti tiekėjai (rangovai) –
dažniausiai faksu arba el. paštu
Konkursas
Uždaras (konkurso dokumentai siunčiami tik
pasirinktiems tiekėjams (rangovams);
Atviras (konkursas skelbiamas viešai)
Konkursas
Konkursas laikomas įvykusiu, kai pateikti ne mažiau
kaip 3 konkurso dokumentuose nustatytus
reikalavimus atitinkantys pasiūlymai;
Jeigu konkurso būdu perkamų prekių, paslaugų ar
darbų konkursas neįvyksta 2 kartus iš eilės, jis gali
būti laikomas įvykusiu, jeigu yra pateiktas nors 1
konkurso reikalavimus atitinkantis pasiūlymas;
Atviras konkursas laikomas įvykusiu, jei pateiktas
bent 1 nustatytus reikalavimus atitinkantis
pasiūlymas.
Konkurso dokumentų sudėtis
Nurodymai pasiūlymų teikėjams (konkurso
sąlygos).
Techninė specifikacija (prekių/įrangos ir rangos
darbų konkursams).
Darbo užduotis (paslaugų konkursams).
Kainų lentelė (prekių/įrangos konkursams)
arba kiekių sąrašai (rangos darbų konkursams).
Prekių (įrangos) ir rangos darbų
pasiūlymų vertinimo kriterijai
• Atitikimas techninei specifikacijai (TAIP/NE).
• Konkurso dalyvių kvalifikacija ir patirtis
(vertinama balais arba TAIP/NE).
• Kaina.
• Laimi pigiausias pasiūlymas, atitikęs visus
techninius kriterijus.
PROJEKTŲ INTEGRACIJOS VALDYMAS
[K. Schwalbe]
Valdymo integracijos procesai
Projekto įteisinimo dokumento parengimas.
Projekto valdymo plano parengimas.
Vadovavimas projekto įgyvendinimui.
Projekto įgyvendinimo stebėsena ir kontrolė.
Pokyčių valdymas.
Projekto ir jo etapų užbaigimas.
Projekto valdymo plano parengimas
Projekto plano dokumentas apima visus projekto
planavimo dokumentus.
Projekto plano tikslas – užtikrinti nuoseklų ir suderintą
projekto įgyvendinimą.
Projekto planas padeda projekto vadovui vadovauti
komandos veiksmams ir įvertinti projekto būklę.
Projekto įvykdymas vertinamas pagal aktualų planą
(baseline) su visais atliktais ir suderintais pakeitimais.
Pokyčių valdymas
Tai projekto ciklo metu vykstančių pokyčių
identifikavimas, įvertinimas ir įteisinimas.
Tikslai:
įtakoti pokyčius sąlygojančius veiksnius,
kad jie būtų naudingi;
identifikuoti pokyčio faktą;
įteisinti pagrįstus pokyčius.
Pokyčių valdymo tarybos (PVT)
Formali žmonių grupė, turinti įgaliojimus patvirtinti
arba atmesti pokyčių įteisinimą.
PKT pateikia tvarką kaip parengiami pokyčių
pasiūlymai, jų įvertinimai ir vykdo jų įgyvendinimo
priežiūrą.
Kadangi PVT renkasi ne visuomet dažnai,
organizacijos turi operatyvesnę pokyčių diegimo
tvarką:
“48 valandų politika”;
perduoda informaciją apie įvykusį pokytį visoms
numatytoms SŠ.
6. Užduotis
 Atlikite projekto rizikos analizę ir jos pagrindu sudarykite
rizikos atsako planą bei rizikos valdymo sąmatą;
 Pakomentuokite rizikos laipsnio vertinimą atskiriems rizikos
įvykiams;
 Aprašykite kaip jūs planuojate užtikrinti projekto rezultatų ir
valdymo proceso kokybę: kokie bus naudojami kokybės
standartai ar tvarkos, kokiomis priemonėmis bus užtikrintas
nustatytų kokybės standartų ar tvarkų laikymasis, kaip bus
vykdoma projekto kokybės kontrolė;
 Parenkite projekto komunikacijos planą ir pateikite
informacijos (įsakymų/nurodymų ir ataskaitų) judėjimo
schemą;
 Pateikite aprūpinimo ir viešųjų pirkimų planą, pagrįskite
viešųjų pirkimų tipus;
 Aprašykite projekto pokyčių valdymo tvarką.
Klausimai pasikartojimui
• Kaip apibūdintumėte projekto kokybę?
• Kuo skiriasi projekto valdymo ir projekto
rezultato kokybė?
• Kokie veiksniai sudaro kokybės užtikrinimo
sistemą?
• Ką sako Pareto taisyklė?
Klausimai pasikartojimui
• Kokius prisimenate projekto rizikos veiksnius? Kaip jie
struktūruojami?
• Išvardinkite projekto rizikos valdymo veiksmus.
• Kas sudaro projekto rizikos valdymo planą?
• Kas yra įvykio rizikos laipsnis ir kaip jis
apskaičiuojamas?
• Kaip apskaičiuojamos nenumatytos (rizikos valdymo)
sąnaudos?
• Kas sudaro projekto komunikacijos planą?
• Kas yra projekto integracijos valdymas?
• Kaip sudaromas projektu suinteresuotų šalių valdymo
planas? Kas jame numatoma?