Transcript 1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw

- Elektronische facturatie
- Factuur en BTW
- Cashbetalingen
UNIZO Westhoek
Woensdag 27 maart 2013
Kristof Willekens
Fiscaal Adviseur
UNIZO Studiedienst
© Unizo
Elektronische facturatie
Inhoud
1) Wat is een elektronische factuur?
2) Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen
naar klanten te sturen?
3) Noodzaak aan “controlespoor” voor BTWadministratie
4) Uitreiking van facturen
5) Wat zijn de verplichtingen inzake bewaring van
elektronische facturen?
6) Praktische mogelijkheden e-facturatie
7) Concrete vragen en antwoorden
3
1. Wat is een elektronische factuur?
1) “Elektronische factuur” = het document moet in
elektronische vorm uitgereikt en ontvangen worden
(vorm-vrij!)
 De facturen in een elektronisch formaat (gestructureerde
berichten in XML, FINVOICE, PDF, Word of andere) die
worden uitgereikt en ontvangen in een elektronische vorm
worden als elektronische facturen aangemerkt.
 Vb. een e-mail met bijlage, een niet op papier ontvangen
fax, het downloaden via een website, enz.
2) Alle verplichte factuurgegevens moeten aanwezig zijn
op de elektronische factuur (zie volgende slide)
© Unizo
4
1. Wat is een elektronische factuur?
Verplichte vermeldingen (papieren én elektronisch) facturen:











Het woord 'factuur'
Datum en volgnummer van factuur
Naam en adres van de uitreiker en van de medecontractant of de
maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon
Het nummer van de bankrekening
Het BTW-nummer / ondernemingsnummer
Leveringsdatum
Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en van de
verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte
handeling te kunnen vaststellen, alsmede het BTW-tarief
Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer
verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn)
Bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief)
Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de
gefactureerde niet aan de BTW onderworpen is
Plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum
5
1. Wat is een elektronische factuur?
Juridische waarde elektronische factuur
=
Juridische waarde papieren factuur
6
2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische
facturen naar klanten te sturen?
1) Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de klant

Geen wettelijk verplichte vormvoorwaarden
2) Waarborgen van de authenticiteit, de integriteit en de
leesbaarheid van de factuur
 Authenticiteit = waarborgen van de identiteit van diegene die
de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene
die de factuur heeft uitgereikt
 Integriteit = waarborgen dat de inhoud van de factuur geen
wijzigingen heeft ondergaan
 Leesbaarheid = waarborgen dat de factuur leesbaar is voor
mensen (tot aan einde van bewaartermijn)
© Unizo
7
2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische
facturen naar klanten te sturen?
 Authenticiteit van de herkomst
a.
b.
c.
Waarborging door leverancier én afnemer
Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter
Waarborging van de identiteit van diegene die de factuur heeft
uitgereikt
 Integriteit
a.
b.
c.
Inhoud van de factuur mag geen wijzigingen hebben ondergaan
Staat los van de vorm
Zowel voor leverancier als afnemer
 Leesbaarheid
Belastingplichtige bepaalt zelf hoe dit wordt gewaarborgd
© Unizo
8
2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische
facturen naar klanten te sturen?
Belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij de authenticiteit
van de herkomst, integriteit van de inhoud en
leesbaarheid van de factuur waarborgt
Hiertoe kan gebruik gemaakt worden van “elke
bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor
tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert”
© Unizo
9
3. Noodzaak aan “controlespoor” voor
BTW-administratie
Controlespoor = een met stukken gestaafde transactiestroom
vanaf de aanvang, het brondocument (bv. kooporder), tot
de voltooiing (bv. uiteindelijke registratie in de
jaarrekening), en omgekeerd, met koppelingen tussen
verschillende documenten in het proces.
 Moet een controleerbaar verband opleveren tussen factuur en een
levering van goederen verstrekking van diensten
 Omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar
het verband tussen beide
 Aangepast aan omvang, activiteit en het type van de
belastingplichtige en rekening houdende met het aantal en type
leveranciers/dienstverrichters en afnemers
 Middelen zelf te kiezen
© Unizo
10
4. Uitreiking van facturen
Vanaf 2013 moet de factuur uitgereikt worden
uiterlijk de 15e van de maand volgend op de
maand waarin de BTW opeisbaar is geworden.
Een voorbeeld :
 betaling : 28 oktober 2013
 levering : 05 november 2013
 uiterste factuurdatum : 15 november 2013, d.i. 15e dag van de
maand volgend op de maand van het belastbaar feit, nl. de
betaling (onder de vroegere regeling zou dat uiterlijk 7
november geweest zijn)
© Unizo
11
5. Wat zijn de verplichtingen inzake
bewaring van elektronische facturen?
1) Bewaring kan elektronisch of op papier, ongeacht
oorspronkelijk formaat
2) Bewaring moet wel de authenticiteit, de herkomst,
integriteit van de inhoud en leesbaarheid garanderen Betekent niet dat vorm/formaat niet meer mag worden
gewijzigd
3) Bewaartermijn bedraagt 7 jaar vanaf de eerste januari
van het jaar volgend op hun datum (facturen aan
particulieren – 5 jaar)
4) Plaats van bewaring: elektronische facturen mogen ook
buiten het Belgische grondgebied bewaard worden mits
volledige online toegang tot de betrokken gegevens in
België
© Unizo
12
6. Praktische mogelijkheden e-facturatie
© Unizo
13
6. Praktische mogelijkheden e-facturatie
4 categorieën:
1)
Van mailbox naar mailbox:
 vb. een e-mail sturen met een PDF als bijlage.
2)
Van software naar software:
 leverancier en klant gebruiken zelfde softwarepakket of standaardformaat.
3)
Van serviceprovider naar software:
 leverancier en klant gebruiken verschillende software of
standaardformaat. De service provider zorgt ervoor dat de klant het
bericht in het juiste formaat ontvangt.
4)
Van serviceprovider naar serviceprovider:
 leverancier en klant gebruiken verschillende software of
standaardformaat. De service providers zorgen ervoor dat de leverancier
een bericht kan sturen naar de klant ongeacht het formaat en dat de klant
het bericht kan ontvangen, ongeacht het formaat.
 facturen die via een webportaal worden verstuurd en/of opgehaald maken
ook een omweg via één of meerdere service provider(s) waardoor iedere
partij ongeacht het formaat facturen kan versturen of ontvangen.
© Unizo
14
7. Concrete vragen en antwoorden
 Is er één uniek formaat voor elektronische facturen? NEE,
formaat (PDF, PDF/A, EDI, XML, QR-code,…) is vrij te kiezen
 Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel
zekerheid als het versturen van een factuur met de post? JA
 Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur
uitreiken voor dezelfde klant? NEE
 Moet je vooraf de toestemming van de administratie vragen
om elektronische facturen te versturen? NEE
 Kan ik een elektronische factuur archiveren op papier? JA
 Kan ik een papieren factuur elektronisch archiveren? JA
© Unizo
15
7. Concrete vragen en antwoorden
 Moeten elektronische facturen ondertekend zijn met een
digitale handtekening? NEE, er zijn ook andere mogelijkheden
om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de
factuurinhoud te waarborgen
 Wat als BTW-plichtige niet kan aantonen dat de factuur
origineel is?
• Recht op BTW-aftrek kan geweigerd worden als met niet kan
aantonen dat de garanties of authenticiteit en integriteit
gewaarborgd zijn
• Administratieve boete kan aan zowel klant als verkoper opgelegd
worden
 Andere vragen?
© Unizo
16
Factuur en BTW
Inhoud
1)
2)
3)
4)
© Unizo
Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Overgangsregeling 2013
Definitieve regeling 2014
Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen
18
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
B2B
Oud:
BTW opeisbaar op 3 momenten:
 Hoofdregel: levering van goederen of diensten
 Subregel 1: geheel of gedeeltelijke betaling vooraf
 Subregel 2: (voorschot)factuur vooraf
-> Uitz.: intracommunautaire diensten
© Unizo
19
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Oud (2)
Gevolgen voor de leverancier en voor de klant (belastingplichtige):
 BTW op (voorschot)factuur wordt opeisbaar
 De leverancier moet aangifte/afdracht van BTW doen op basis
van datum (voorschot)factuur
 BTW aftrekbaar indien geldige factuur
 De klant moet aangifte/aftrek van BTW doen op basis van
datum (voorschot)factuur
© Unizo
20
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Nieuw
Voortaan nog slechts 2 oorzaken van opeisbaarheid:
 Levering van goed of dienst
 Gehele of gedeeltelijke betaling
DE FACTUUR IS NIET LANGER OORZAAK VAN
OPEISBAARHEID/AFTREK BTW
© Unizo
21
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Oud versus nieuw:
2012
Levering/verrichting: bij voltooiing
betaling vooraf
factuur vooraf
Opmaak factuur:
© Unizo
5de volgende maand
2013
bij voltooiing
betaling vooraf
15de volgende
maand levering of
verrichting of
betaling
!Idem ‘stuk’
ontrekk. en
gelijkg. diensten!
22
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Quid doorlopende diensten met opeenvolgende afrekeningen?
-> 15de dag van maand die volgt op verstrijken periode waarop
betaling betrekking heeft
Quid diensten die langer dan 1 jaar duren?
-> 15de dag van de maand na het verstrijken van elk kalenderjaar:
m.a.w. 15 januari
Quid interne handelingen tussen leden BTW-eenheid?
-> stuk uitreiken uiterlijk 15de maand die volgt op maand waarin
goed of dienst aan ander lid werd “verschaft”
© Unizo
23
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Conclusie:
Leverancier
Geen BTW-rapportering meer op basis van factuurdatum
Voorschotten? BTW-administratie verkiest methode van dubbel
document:
 betalingsverzoek
ZONDER ENIG KENMERK VAN BTW
 factuur na betaling of levering/verrichting
© Unizo
24
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Conclusie: (2)
Klant
BTW wordt maar aftrekbaar na betaling of levering/verrichting
Aftrek zal moeten worden uitgesteld tot aangifte die overeenkomt
met datum betaling of levering/verrichting
MAAR EEN GELDIGE FACTUUR BLIJFT NODIG!
© Unizo
25
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Voorbeeld:
Levering van goederen
 Bestelling op 21 maart 2013 – verzoek tot betaling op 25 maart
 Betaling op 4 april 2013 – levering op 20 april 2013
 Factuur op 1 mei 2013
Dus:
Leverancier:
• BTW wordt opeisbaar op 4 april (betaling!)
• maandelijkse BTW-aangifte april 2013 die ten laatste op 20 mei
ingediend moet worden
Klant:
• aftrek BTW via BTW-aangifte april
© Unizo
26
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Intracommunautaire levering goederen:
Factuur is oorzaak van opeisbaarheid BTW wanneer:
 Levering is voltooid
 Factuur is opgemaakt ten laatste 15de maand die volgt op
maand waarin levering is voltooid
© Unizo
27
1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw
Intracommunautaire levering goederen: (2)
Oud versus nieuw:
BTW opeisbaar:
2012
- 15de dag volgende maand
- factuur voor 15de
- factuur voor levering
2013
-factuur na levering
- sowieso 15de v m
Verplichting tot
opmaken factuur: 5de volgende maand
© Unizo
15de volgende
maand
28
2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling
Gedurende 2013
 B2B (behalve intra-comm & verlegging van heffing)
 Met verlegging van heffing (andere dan intra-comm)
 Intra-comm (goederen en diensten)
 B2C
© Unizo
29
2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling
B2B
Leverancier heeft de keuze:
 Oude regels toepassen
 Nieuwe regels toepassen:
• factuur niet langer oorzaak van opeisbaarheid BTW en dus geen facturen
meer uitreiken voor voorschotten maar wel “verzoek tot betaling”
(methode van het “dubbele document”)
© Unizo
30
2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling
Verlegging van heffing
Klant heeft de keuze:
 Oude regels laten toepassen: verlegging op basis van
voorschotfactuur
 Nieuwe regels laten toepassen: verlegging op basis van
betaling/voltooiing
VOORTAAN VOLSTAAT LOUTERE VERMELDING VAN “BTW
VERLEGD” ALS VERMELDING OP FACTUUR (verwijzen naar datum
van opeisbaarheid is niet nodig)
© Unizo
31
2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling
Intra-communautaire diensten
 Ontvanger van dienst is belastingplichtige en in België
gevestigd: GEEN OVERGANSREGELING
• Wel: tolerantie indien factuur uitgereikt enkele dagen voor betaling of
voltooiing: geen verplichting meer tot opmaak wachtdocument
!veel onduidelijkheid!
 Intracommunautaire diensten met afwijkende plaatsbepaling:
cfr. overgangsregeling B2B
© Unizo
32
2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling
Intra-communautaire goederen
 Intracommunautaire levering:
• Geen overgangsregeling, enkel tolerantie voor factuur
uitgereikt voor datum levering
 Intracommunautaire verwerving:
• Geen overgangsregeling, enkel tolerantie voor factuur
uitgereikt voor datum ververwering
© Unizo
33
2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling
B2C
 Leveringen van roerende goederen en diensten door
belastingplichtige die gewoonlijk goederen levert of
diensten verstrekt zonder factuur:
• BTW opeisbaar naarmate prijs wordt betaald
- Leverancier heeft keuze:
- BTW mag “te vroeg” worden voldaan naar aanleiding van
opmaak factuur
- BTW pas voldoen wanneer belastbaar feit zich voordoet
Conclusie: zelfs opmaak voorschotfactuur verplicht niet tot
afdracht BTW!
© Unizo
34
3. Opeisbaarheid BTW: quid defintieve
regeling (1 januari 2014 -…)?
 Work in progress
© Unizo
35
4. Nieuwe bepalingen inzake
factuurvermeldingen
KB nummer 1:
Tarief of tarieven en totaalbedrag aan te betalen of te herziene BTW
vermelden in munteenheid van de lidstaat die bepaalt welke regels van
toepassing zijn voor het uitreiken van de factuur
Bijzonderheden:
 “BTW verlegd” volstaat voor:
• BTW medecontractant
• Vrijgestelde handeling in lidstaat ontvanger
• Werken in onroerende staat
 “Factuur uitgereikt door afnemer”:
• Indien “self-billing”
 “Bijzondere regeling …” volstaat voor:
© Unizo
36
4. Nieuwe bepalingen inzake
factuurvermeldingen (2)
 “Bijzondere regeling …” volstaat voor:
•
•
•
•
B r - reisbureaus
B r - gebruikte goederen
B r - kunstvoorwerpen
B r - voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten
 Verwijzing naar artikel enkel nog nodig voor vrijgestelde
handelingen
© Unizo
37
4. Nieuwe bepalingen inzake
factuurvermeldingen (3)
 Vereenvoudigde factuur is toegestaan indien:
• Bedrag zonder BTW <100 euro
• Gevolg van handels- of administratieve praktijken betrokken
bedrijfssector
 Vereenvoudigde factuur voortaan ook voor documenten die
oorspronkelijk factuur wijzigen of er specifiek en
ondubbelzinnig naar verwijzen
 Niet toegelaten voor:
• Intracommunautaire leveringen
• BTW mede contractant
© Unizo
38
Cashbetalingen
Vanaf 1 januari 2013:
 Betalingen in cash beperkt tot 5.000 euro (vroeger 15.000
euro)
• Uitzondering: voorschotten in cash tot maximaal 10% en maximaal
5.000 euro
 Sanctie?
•
•
Geldboete van 250 tot 225.000 euro (max. 10% van ten onrechte in
contanten betaalde sommen)
Hoofdelijke aansprakelijkheid schuldenaar/schuldeiser voor betaling
geldboete
 Quid meldingsplicht bij overtreding?
• Nog niet in voege: wordt (in principe) samen met sectoren uitgewerkt
© Unizo
40
Vanaf 1 januari 2014:
 Betalingen in cash beperkt tot 3.000 euro
© Unizo
41