Transcript Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi

2012-2013 AKADEMİK YILI
ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ
BİLGİLENDİRME TOPLANTISI
İHSAN DOĞRAMACI BİLKENT ÜNİVERSİTESİ
ULUSLARARASI ÖĞRENCİLER ve DEĞİŞİM
PROGRAMLARI OFİSİ
Nisan, 2012
2012-13 GİDEN DEĞİŞİM ÖĞRENCİLERİ
ORYANTASYON PROGRAMI
UDO-Erasmus Programı Hk. Genel Bilgi
Ex-Exchange Öğrencileri ile Tanışma
Workshop
Türk Dış Politikası Hk. Sorular-Cevaplar
Workshop
ERASMUS PROGRAMI
Erasmus Programı nedir?
Erasmus programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri
ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği
programıdır.
Erasmus Öğrenci Hareketliliği nedir?
1 akademik yıl içinde 1 veya 2 dönemliğine başka bir Avrupa ülkesi
Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda,
eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına
gidebilmektedirler.
Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylere katkı sağlamak
amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek
vermektedir.
ERASMUS PROGRAMI
Ulusal Ajans kimdir?
Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler ile
iletişimini T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı, Avrupa Birliği
Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans)
sağlar.
İletişim Bilgileri:
www.ua.gov.tr
Mevlana Bulvarı No:18
Balgat-Ankara
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim
Programları Ofisi (UDO)
Tüm değişim programlarını koordine eder.
Üniversitemize gelen ve giden değişim öğrencileri için oryantasyon
programları düzenler ve kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak
çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur.
Üniversitenin Ulusal Ajans ve diğer partner üniversiteler ile olan
ilişkilerini yürütür karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim
Programları Ofisi (UDO) kimdir?
Prof. Orhan AYTÜR –Öğrenci İşleri ve Uluslararası İlişkilerden sorumlu rektör
yardımcısı
Ayşegül BAŞOL – UDO Koordinatörü
[email protected]
Tel: +90 312 290 2435
Erkin TARHAN – Öğrenci Danışmanı
[email protected]
Tel: +90 312 290 1065
B.Yasemin ÖZBEK – Öğrenci Danışmanı
[email protected]
Tel: +90 312 290 3073
Selen KOÇAK – Öğrenci Danışmanı
[email protected]
Tel: +90 312 290 3218
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim
Programları Ofisi nerededir?
Öğrenci İşleri Müdürlüğü Binası içinde
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi
(Yurtlar Spor Salonu Arkası, İdari Birimlerin bulunduğu bina)
Posta Adresi: Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi
Öğrenci İşleri Müdürlüğü
Bilkent Üniversitesi
06800 Bilkent / Ankara / Turkiye
Web: http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/
outgoing_exchange/
Ofis Saatlerimiz:
Salı
: 09.30-12.00, 13.30-17.00
Çarşamba : 09.30-12.00, 13.30-17.00
Perşembe : 13.30-17.00
Cuma
: 13.30-17.00
ERASMUS SÜRECİ
Gitmeden önce
Oradayken
Döndükten sonra
Gitmeden önce...
1.
BAŞVURU:
Gideceğiniz üniversite’ye, bölüm koordinatörünüz yardımı ile
başvurunuzu -son başvuru tarihinden önce- gerekli dokümanları
da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu dahil, gerekli bilgileri karşı
okulun web sayfasında bulabilirsiniz.
Tahmini Başvuru Tarihleri:
Güz Dönemi için Nisan’da başlar
Bahar Dönemi için Eylül’de başlar
Karşı üniversitenin web sayfasını aralıklarla kontrol ederek en
güncel bilgilere ulaşabilirsiniz.
2. BAŞVURUDAN VAZGEÇMEK
VAZGEÇMEK İÇİN SON TARİHLER
Değişime gideceği bildirilenler “Değişim Öğrencisi” statüsüne alınırlar.
Vazgeçmek için geçerli sebebi olan öğrenciler ise en geç;
Güz Dönemi için - 15 Nisan
Bahar Dönemi için - 1 Eylül
tarihlerine kadar bölüm değişim koordinatöleri ve UDO’ya bilgi
vermelidirler.
Son tarihe kadar vazgeçtiğini eş zamanlı olarak UDO ve Bölüm Değişim
Koordinatorlerine bildirmeyenler ders ön kaydı ve ders kaydı
yapamazlar.
3.
LEARNING AGREEMENT
Web sayfamızda bulunan Learning Agreement Formu’nu basarak, değişim
koordinatörünüz yardımıyla 2 kopya hazırlayın, toplam kredi dahil tüm
boşlukları eksiksiz doldurun ve bölüm koordinatörünüze imzalatarak kurum
koord. imzası için ofisimize getirin.
Birinci LA’yı başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderirken,
diğerini ofisimize teslim edin.
Daha önce alıp kaldığınız bir dersi değişimde geçerseniz o dersten muaf
sayılırsınız ancak “F” notunuzun CGPA’inizdeki agırlığı değişmez. Bu nedenle biz
tavsiye etmiyoruz!
Yandal yapan öğrencilerimiz,saydırmayı planladıklar dersler için, yandal’ın
yapıldığı bölümün değişim koordinatörüyle birlikte karar vermeli ve dersi
LA’larında belitmelidirler
4.
ÖN ONAY FORMU
Web sayfamızda bulunan Ön Onay formunu bölüm
koordinatörünüz ile beraber doldurup, imzalı 3 kopya alın. Bir
tanesi koordinatörünüzde, diğeri UDO’da, sonuncusu ise sizde
kalacaktır.
DİKKAT: AB Kriterlerine göre bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1
dönem için alması ve LA’da belirtilmesi gereken minimum ders
yükü 30 ECTS’dir. Size yatacak hibenin alınması için bu
yükümlülük çok önemlidir.
5.
KABUL MEKTUBU
Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık sık kontrol edin.
Kabul Mektubu ve programla ilgili tüm bilgiler, sizin adresinize e-mail
ya da posta yoluyla gönderilecektir.
Kabul Mektubunuz size ulaşır ulaşmaz bir kopyasini UDO’ya teslim
ediniz ya da e-mail ile [email protected]’ye gönderiniz. Kabul
mektubu olmayan öğrencilerin hibeleri hesaplanamaz.
6.
PASAPORT
Kabul mektubunuz geldikten sonra, pasaportunuzu gitmeden en erken
2 ay önce almanızı tavsiye ederiz zira vize basvurusu yaparken, pek cok
büyükelçilik, döndükten sonra da en az 3 ay geçerli pasaportunuzun
olmasını isteyebiliyor ve bu durumda B.elçilikler pasaportunuzu tekrar
uzatmanızı isteyeceginden hem zaman hem maddi kaybiniz oluşabilir.
7.
ÖĞRENCİ VİZESİ
Kabul Mektubunu teslim eden öğrenciler vize başvurusu için Erasmus
Öğrencisi olduklarına ve eğer alıyorlarsa, aylık Erasmus Hibesi
aldıklarına dair bir yazıyı UDO’dan alabilirler.
DİKKAT:
-Vize için istenen belgelerin güncel listesini gideceğiniz ülkenin
Türkiye’deki büyükelçiliklerinin web sitelerinden öğrenebilirsiniz.
- Seçilen tüm öğrencilerimiz, gidilecek ülkenin vize prosedürlerini
öğrenerek, işlemlerini zamanında tamamlamakla sorumludurlar zira
Hollanda’nın NVV vizesinin 300€ olması gibi ülkeye özel koşullar
olabilmektedir.
-Hibesiz öğrencilerimizin vize işlemleri özellikle Almanya ve Slovenya gibi
ülkelerde daha uzun sürdügünden vize şartları iyi öğrenilmeli ve mümkün
olduğunca erken vize başvurusu yapılmalıdır.
8.
HİBE İÇİN HAZIRLIK
Gitmeden en az 2 ay önce Kabul Mektubunuzu UDO’ya teslim edin ve Yapı
Kredi Bankası’nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da aileniz ile ortak
açtırdığınız EURO hesabının IBAN numarasını, terkin @bilkent.edu.tr
adresine bildirin.
DİKKAT: Hesabınızın IBAN kodunu e-mail ile “TR600006701000000089322923”
şeklinde gönderiniz. Hibeli, hibesiz tüm öğrenciler EURO Hesabı
açtırarak göndermeleri gerekmektedir.
DİKKAT: Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak hesap
açtırmaları tavsiye olunur zira hibeniz siz yurtdışındayken yatırılır ise hibenizi
aileniz sizin adınıza alabilir.
9.
EK_5
http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/outgoing_exchan
ge/selected_students.html adresimizde bulunan;
Öğrenci ile üniversite arasında yapılacak sözleşme formunu
(Ek_5) web sayfamızdan indirin, doldurun, imzalayın ve
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi’ne ulaştırın.
DİKKAT: Bu formda bilmediğiniz bilgileri boş bırakabilirsiniz.
Formun imzalanarak ofisimize teslim edilmesi büyük önem
taşımaktadır.
Oradayken
1.
GİDİŞ
Gittiğiniz okula, kabul mektubunda belirtilen başlangıç tarihinde
gidin. Oryantasyonu kaçırmayın. Dönem bitmeden dönmeyin.
2.
LEARNING AGREEMENT
Learning Agreement’ınızda değişiklik varsa 2. sayfasını da
doldurtarak imzalatın, tüm boşlukları ve imzaları tamamlayarak
karşı üniversitenin uluslararası ofisinden scan ederek ya da +90
312 266 47 87 numaralı fax’a göndererek bize ulaştırın.
DİKKAT: Donüşte orjinal LA’nızı yanınızda getirmeyi
unutmayın.
...Oradayken
3.
DÖNÜŞ
Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış
tarihlerinizi belirten ‘Resmi Tarihler Formu’nu web sayfamızdan
indirin ve üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne, pasapotunuzdaki
gidilen ülkeye giriş-çıkış tarihleri ile uyumlu olucak şekilde
imzalatın.
DİKKAT: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada
kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibeleriniz bu çerçevede
hesaplanacaktır.
4.
TRANSKRIPT
Dönem sonunda, mümkünse transkriptinizi alarak dönmeye
çalışın. Bu mümkün değilse Uluslararası Öğrenciler Değişim
Programları Ofisi’ne önce scan edilerek daha sonrada posta ile
gönderilmesi için gerekli kişilerle görüşün.
Döndükten sonra
UDO’ya teslim edilecek belgeler, sırasıyla;
1.
Learning Agreement:
Orjinali - tüm boşluklar ve imzalar tamamlanmış olarak,
2.
Resmi Tarihler Formu:
Karşı okuldan onaylı olarak,
3.
Pasaport:,
Kimlik ve gittiğiniz ülkeye giriş-çıkış kaşelerinin olduğu sayfaların
fotokopileri,
4.
Nihai Rapor Formu, EK_3:
Erasmus Hibesi’nin kalan %20’sini almak için, Öğrenci Rapor
Formunu (Ek_3) web sayfamızdan indirerek doldurun ve
[email protected] adresine gönderin.
5.
Transkript:
Partner üniversitedeki Transkriptinizin size e-mail ile gönderilmesi
durumunda, size gelen e-maili [email protected] ‘ye FW. edin.
Posta ile geldiyse orjinalini UDO’ya teslim edin. Transkriptiniz
direk UDO adresine de gönderilebilir.
Pasaport almak için
Gideceğiniz Üniversiteden kabul mektubunuz geldikten sonra
başvurulur.
Değişim Öğrencileri 1 Yıllık Harçsız pasaport alabilirler. Ancak
defter ücretini kendilerinin ödemesi gerekir.
Harçsız pasaport için UDO’ya başvurulur, başvurudan 3 gün sonra
alınabilir.
Harçsız Pasaport yazısı alınca, önce Ulustaki Ankara Vergi Dairesi
Başkanlığı’na giderek onaylatılır, sonra Ankara Emniyet
Müdürlüğü’ne pasaport başvurusu yapılır.
Pasaport almak için...
Bilkent’den alınan Harçsız Pasaport Yazıları, sadece Ankara
Emniyet Müdürlügü’nde geçerlidir!
Pasaportunuz varsa, geçerlilik süresi üzerine 1 yıl daha
uzatabilirsiniz.
Yeşil pasaport’u olan öğrencilerin, harçsız pasaport yazısı
almalarına gerek yoktur! Pasaportlarını yeşil pasaporta hak
kazandıkları kanaldan uzatabilirler.
DİKKAT: Örneğin Fransa yeşil pasaport’a öğrenci vizesi vermiyor.
Pasaport çıkartmadan hangi renk çıkartacağınızı ilgili b.elçilik ile
temasa geçerek öğrenin.
HİBELER
oGenel bilgi
oÜlkelere göre hibe miktarları (aylık)
o Ödeme zamanı ve şekli
o Ödemenin geri alındığı durumlar
HİBELER
Genel Bilgi
Bilkent Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi,
bölümlerden gelen isimleri ve toplam ay sayılarını Ulusal Ajans’a bildirir.
Ulusal Ajans, bütün üniversitelerden gelen talepleri toplar
ve AB Komisyonu’na bildirir.
AB Komisyonu, ülkelerin talepleri doğrultusunda belirlediği hibe
miktarlarını açıklar.
...HİBELER
Ulusal Ajans, Üniversitelere verilecek hibe miktarını üniversitelerin geçmiş
performansları ve o seneki talepleri doğrultusunda belirler ve üniversitelere
bildirir.
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, Bilkent için ayrılan
toplam hibe miktarına göre gidecek öğrenci sayısını belirler. Gerektiğinde
her bölümden aynı oranda olmak üzere, kesinti yapılabilir. Hibe verilecek
öğrenciler, seçim kriterleri baz alınarak yapılan sıralamaya göre belirlenir.
Erasmus Hibeleri DESTEK niteliğindedir. Yurtdışındaki aylık ihtiyaçlarınızın
yaklaşık yarısını karşılayabilir.
Seçilen tüm seçilen öğrencilerimiz, gidecekleri ülkedeki yaşam
masraflarının ne kadar olacağını araştırmalı ve aileleri ile paylaşmalıdırlar.
Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)
Country
Erasmus Grant per Month in €
Austria
476
Belgium
448
Bulgaria
281
Czech Republic
377
Germany
425
Denmark
601
Estonia
339
Spain
438
Finland
535
France
520
United Kingdom
602
Greece
425
Hungary
355
Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)
Country
Erasmus Grant per Month in €
Ireland
489
Italy
477
Lithuania
325
Luxemburg
448
Latvia
333
Malta
368
The Netherlands
466
Poland
345
Portugal
381
Romania
312
Sweden
531
Slovenia
401
Slovakia
358
HİBELER
Ödeme zamanı ve şekli

Bir öğrenciye ödenecek toplam hibe, gideceği ülke için belirlenen
aylık hibe ve kabul mektubunda belirtilen kalacağı süre temel
alınarak hesaplanır.

İki seferde ödenir;
-%80’i gitmeden önce,
-%20’si ise döndükten sonra, getireceğiniz resmi tarihler formu ve
pasaport fotokopiniz’e göre hesaplanarak ödenir.
HİBELER
...Ödeme zamanı ve şekli

Ödemeleri yapan MİDB’nin ödeme günü sadece Cuma günü’dür.
o Güz döneminde gidecek öğrencilerin %80 ödemeleri en son
1 Eylül 2012’de
o Bahar dönemininde gidecek öğrenciler için %80 ödemeleri ise
en son 15 Ocak 2013’de tamamlanır.

Hibeler Euro(€) olarak yatar.

Hibe hesabi, kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınarak orada
geçireceğiniz akademik dönem hesaplanır;

%80’e kadarki bölümü gitmeden önce, kalan %20’si ise kabul
mektubunda belirtilen sure ya da daha uzun kalınarak Erasmus
döneminin tamamlanması ve tüm evrakların UDO’ya teslimi
sonrası ödenir.
HİBELER
hangi durumda geri alınır ya da ödenmez?

Mazeretsiz olarak misafir üniversitede 3 aydan az kalırsanız,
hibenizin tamamını iade etmeniz gerekir ve Erasmus öğrencisi
sayılmazsınız.

Devamsızlık yüzünden ya da “0” ECTS alarak dönerseniz %20’lik
kalan hibe ödenmez.

Ayrıca hibenin %20’sinin ödenebilmesi için bir dönemde, almış
olduğunuz 30 ECTS’in en az 2/3’ü kadar krediden geçmeniz
beklenmektedir!
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Yandal:
- Değişim Öğrencileri aldıkları derslerden sadece 1 tanesini
Yandalları’na saydırabilirler.
- Değişimde alarak yandallarına saydırmayı planladıkları dersler
için ise, yandal’ın yapıldığı bölümün değişim koordinatörünün
onayı almalı ve ders Learning Agreementta da belirtilmelidir.
o
Yurtlar:
Yurtlarda kalan kapsamlı burslu öğrenciler, degisimdeyken aylık
yurt ödemesi alabilmek için gitmeden önce Yurtlar Müdürlüğünün
belirlediği kural ve son tarihlere uymalıdırlar.
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Üstün Başarı Bursu
A – Üstün Başarı Bursu Alan Öğrencilerin, değişime gittikleri bir
dönemde, kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt
sınırı kadar dersten başarılı olmaları ve donüşte “T” notu almış
olmaları gerekir.
B- İki donem değişime gidenler ise bir sonrki seneye Başarı Bursu
aday listesine giremezler.
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Ders Notları:
A- Partner Üniversitede alacağınız her ders, notu ne olursa olsun
Bilkent transkriptinizde görünecektir.
B- Değişim Programı’nda not yükeseltilemez. Bilkent’de “C” ya da
daha düşük not alınan dersler, partner üniversitede alınarak daha
yüksek not alınsa bile, Bilkent’de alınan not’u değiştirmez.
C- Üniversitemizde C’nin altında alınan derslerin takip eden 2
yarıyıl içinde not yükseltmek amacıyla tekrar alınması sürecine
Değişim süreci de dahil edilir ve devam eden bu 2 dönemde o
ders alınmadıysa, yeniden alınamaz.
UDO’dan ÖNERİLER
o
Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin.
o
Web sayfamızdaki Kontrol Listemizi basarak işlemleriniz sırasında
mutlaka yanınızda taşıyın.
o
E-posta adreslerinizi sık sık kontrol edin.
o
Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin.
o
Sorumlu olduğunuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim edin.
o
Hiçbir Belge teslimini kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!
... UDO’dan ÖNERİLER
o
Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun.
o
Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir tartışmaya
girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra, konuyu kişiselleştirmeden
tartışmaya dikkat edin.
o
Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun.
o
Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda taşıyın.
o
Bu sunumu ve gerekli diğer bilgi ve formlarımızı aşağıda belirtilen web
sayfamızda bulabilirsiniz;
http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/outgoing_exchange/index.html
Güzel bir değişim süreci
geçirmeniz dileğiyle....