Transcript Tyrimo pristatymas - Europos socialinio fondo agentūra

VŠĮ EUROPOS SOCIALINIO FONDO
AGENTŪROS TEIKIAMŲ PASLAUGŲ
KOKYBĖS RINKOS TYRIMAS
2013 m.
Informacija apie tyrimą
KIEKYBINIS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ IR TARPINIŲ INSTITUCIJŲ BEI SOCIALINIŲ
PARTNERIŲ TYRIMAS

Tyrimas buvo atliekamas 2013 m. lapkričio–gruodžio mėnesiais.

CAWI metodas (anketas respondentai pildė internetu).

Tyrime buvo naudojama ištisinė atranka.

Iš viso išsiųsti 1382 kvietimai pareiškėjams, užpildytų anketų skaičius – 199.

Iš viso išsiųsti 96 kvietimai tarpinėms institucijoms, užpildytų anketų skaičius – 18.
KOKYBINIS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ TYRIMAS

Tyrimas buvo atliekamas 2013 m. lapkričio 19–21 dienomis

Giluminių interviu metodas.
Tyrimui atrinkti 5 projektų vykdytojai iš Kliento pateikto sąrašo: po 2 informantus projektus vykdančius
per SADM ir ŠMM bei 1 informantas projektus vykdančius per VRM.

PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ TYRIMO
REZULTATAI
Respondentų charakteristikos
ĮMONĖS / ĮSTAIGOS SEKTORIUS
ĮMONĖS DYDIS
VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS
TIKSLINĖS GRUPĖS
PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
ATSKIRŲ ASPEKTŲ ĮTAKA BENDRAM VERTINIMUI:
(nustatyta stipri koreliacija)
• Atsakymų į pateiktus kl. aiškumas ir tikslumas
• Agentūros darbuotojų kompetencija vykdant projektų priežiūrą
• Agentūros darbuotojų kompetencija spręsti įvairias problemas ir teikti
pasiūlymus
Bendro pasitenkinimo Agentūros darbu
pasiskirstymas pagal tikslines grupes
Bendro pasitenkinimo Agentūros darbu
pasiskirstymas pagal tikslines grupes
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
skirtingose respondentų grupėse
VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS
PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
skirtingose respondentų grupėse
VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS
PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Daugiau konsultantų, mikro
ir smulkių įmonių atstovų
Šie respondentai taip pat
prasčiau vertino aspektus
susijusius su Agentūros
darbuotojų vieningos
nuomonės bei praktikos
turėjimu tam tikru kl.,
sprendimų pagrįstumu
bei kompetencija spręsti
įvairias problemas.
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
skirtingose respondentų grupėse
VYKDOMŲ PROJEKTŲ SKAIČIUS
PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
VRM – 4,3
ŠMM – 4,2
SADM – 4,2
Konsultantai – 4,0
Prasčiau vertino
konsultantai
NPS (Net promoting score) indeksas
NPS indeksas = 51,2
Pastaba: NPS indeksas skaičiuojamas iš tvirtų
rėmėjų procento atimant nelinkusių
rekomenduoti procentą
NPS (Net promoting score) indeksas
NPS indeksas = 51,2
Pastaba: NPS indeksas skaičiuojamas iš tvirtų
rėmėjų procento atimant nelinkusių
rekomenduoti procentą
Daugiau nevyriausybinių
organizacijų, mikro įmonių atstovų bei
bendradarbiaujančių ilgiau nei 2 m.
NPS (Net promoting score) pasiskirstymas
pagal tikslines grupes
NPS (Net promoting score) pasiskirstymas
pagal tikslines grupes
Agentūros įvaizdis
Bendro Agentūros / Agentūros darbo vertinimas
pagal Agentūros įvaizdžio vertinimą
Agentūros įvaizdžio vertinimas pagal tikslines
grupes
2012 – 2013 M. REZULTATŲ
PALYGINIMAS
Bendras pasitenkinimas Agentūra / Agentūros
darbu
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
TARPINIŲ INSTITUCIJŲ IR SOCIALINIŲ
PARTNERIŲ TYRIMO REZULTATAI
Respondentų charakteristikos
TIKSLINĖS GRUPĖS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
skirtingose respondentų grupėse
TIKSLINĖS GRUPĖS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Bendras pasitenkinimas Agentūros darbu
skirtingose respondentų grupėse
TIKSLINĖS GRUPĖS
BENDRADARBIAVIMO TRUKMĖ
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
Nuomonė, kaip Agentūrą vertina projektų
vykdytojai
TIKSLINĖS GRUPĖS
Nuomonė, kaip Agentūrą vertina projektų
vykdytojai
TIKSLINĖS GRUPĖS
2012 – 2013 M. REZULTATŲ
PALYGINIMAS
Bendras pasitenkinimas Agentūra / Agentūros
darbu
Atskirų Agentūros teikiamų viešų paslaugų
darbo aspektų vertinimas
KOKYBINIS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ
TYRIMAS
Kokybinio tyrimo informantų charakteristikos
Ministerijų kuruojamas
prioritetas
Patirtis su Agentūra
Bendradarbiavimas su
kitomis ES lėšas
administruojančiomis
Agentūromis
SADM1
SADM2
ŠMM1
ŠMM2
VRM1
SADM
SADM
ŠMM
ŠMM
VRM
Nuo 2006 m.
Nuo 2005 m.
Nuo 2011 m.
Nuo 2005 m.
Nuo 2009 m.
-
Lietuvos verslo
paramos
agentūra
(LVPA)
-
Centrinė
projektų
valdymo
agentūra
(CPVA)
-
Agentūros darbuotojų profesionalumas ir
komunikacija
Agentūros darbuotojų elgesys
•
Agentūros darbuotojų elgesys (mandagumas, paslaugumas, kultūra) vertinamas ypatingai gerai. Bendravimas yra
mandagus, šiltas, malonus, draugiškas, dalykiškas, be išankstinių vertinimų, kultūringas, profesionalus. Pastebėta, kad
Agentūroje yra įdiegta veiklos kokybės sistema, kuri standartizuoja ir supaprastina tarpusavio bendradarbiavimą.
SADM1 „Puikiai, bendravimas labai šiltas, labai malonus, labai mandagus, ir kompetencija, viskas yra vienoje vietoje. Esame
labai patenkinti.“
ŠMM1 „Jie dalykiški, mandagūs, kokybės standartą yra įsidiegę. [...] Stengiasi (dirbti) profesionaliai, nedaryti išankstinių
vertinimų, neturėti išankstinių nuostatų, kurios priešiškai nuteikia, tai jie to ir nedaro. [...] jie turi standartinius, jau paruoštus
atsakymus ir visi vienodai standartiškai reaguoja ir atsako į standartinę situaciją. Taip, manau, ir geriau, ir paprasčiau dirbti.“
Agentūros darbuotojų pasiekiamumas
•
Būdai. Informantams priimtini esami būdai susiekti su Agentūros darbuotoju ir nė vienas jų nepasiūlė alternatyvų. Prireikus
informantai kreipiasi į Agentūros darbuotojus tiek elektroniniu paštu ar telefonu, tiek ir tiesiogiai susitinkant.
ŠMM1 „Man geriau pabendrauti su žmogumi, ypač, kai bendrauju ne laiškais, o tiesiog pasikalbu, daug maloniau ir aiškiau.“
SADM1 „Dažniausiai, jeigu elektroniniu, tai elektroniniu ir atsakoma, o jeigu telefonu, tai vyksta telefoninis pokalbis.“
•
Komunikacija. Visi informantai pabrėžė, kad Agentūros darbuotojai įspėja apie savo nebuvimą darbo vietoje (atostogos,
konferencijos, vizitai) ir nurodo kitą asmenį, į kurį galima kreiptis. Tai parodo, kad Agentūroje yra puikiai išvystyta
komunikacija su projektų vykdytojais.
ŠMM2 „Viskas tvarkoje, jie visada pakelia ragelį, jeigu nepakelia, tai kitas pakelia, jeigu vadovė atostogauja ar išvyksta, tai mes
visada gauname pranešimą, kad tada ir tada nebus, kad ją pavaduoja tas ir tas.“
•
Operatyvumas. Informantai akcentavo Agentūros darbuotojų atsakymų operatyvumą. Jie nurodė, kad atsakoma iš karto ir
tik labai retai Agentūros darbuotojai pasikonsultuoja su kolegomis. Be to, informantai teigė, kad visuomet atsakymai yra
pateikiami laiku.
SADM1 „Puikiai. Iškilus bet kokiam klausimui arba rašydavome, bet dažniausiai skambindavome ir dažniausiai tikrai, kažkur 99
procentais atsakymą gaudavau čia ir dabar, iš karto. Vienas procentas buvo, kai buvo pasakyta, kad aš, žodžiu, negaliu dabar
jums iš karto atsakyti, bet aš jums perskambinsiu ir perskambinama būdavo praktiškai labai operatyviai. Tai vertinčiau tikrai
puikiai.“
Agentūros darbuotojų profesionalumas ir
komunikacija II
Agentūros darbuotojų kompetencija teikti problemų sprendimus, atsakymus į klausimus, pasiūlymus
•
Atsižvelgiama į projektų vykdytojų nuomonę sprendžiant problemas. Agentūros darbuotojai, prireikus, suteikia pagalbą
ir pataria. Pagalbą informantai suvokia ne kaip iš „viršaus nuleistą“ ar primestą, tačiau kylančią diskusijų, tarimosi,
alternatyvų vertinimo metu.
SADM2 „Visuomet padedama. Kai tu paskambini, visuomet yra pakeliamas ragelis, visada tu gali pasiklausti, visada gauni
atsakymą ir tas džiugina.“
ŠMM1 „Jeigu tu atsiduri tokioje situacijoje, kad nežinai, ką tau daryti, arba nežinai, ką tau geriau daryti, tai pataria. Mes
nemažai telefonu kalbėjome, diskutavome, kaip geriau būtų pasielgti, kaip protingiau būtų pasielgti. [...] sugeba padėti ir patarti,
kai reikia.“
•
Naudingi patarimai. Agentūros darbuotojai teikia patarimus, kurie padeda numatyti problemas joms dar nekilus ir, įvertinus
alternatyvas, tinkamai pasirinkti.
SADM2 „Ieškoma sprendimų kartu ir užbėgama už akių, kad tos problemos neįvyktų.“
•
Aiškus ir stabilus sprendimų pagrindimas. Informantai pastebi Agentūros darbuotojų kompetenciją teikti atsakymus,
pasiūlymus ir priimti aiškius, konkrečius, nedviprasmiškus, autoritetingus bei visapusiškai argumentuotus sprendimus.
SADM2 „Jeigu reikia kokio paaiškinimo, pagrindžia dokumentais, įstatymais, taisyklėmis, nustatytomis formomis ar kitaip.“
SADM2 „Ta nuomonė nesikeičia – jeigu telefonu išgirdai, jeigu yra raštas ar kažkas kita, tai ta nuomonė yra visada tokia pati ir
tai tikrai labai džiugina.“
•
Pasitikėjimo svarba. Kuo labiau projektų vykdytojas pasitiki Agentūros darbuotoju, tuo mažiau abejojama jo sprendimais ir
rečiau prašoma juos pagrįsti.
ŠMM2 „Kai yra pasitikėjimo atmosfera, tai tiesiog negaišini laiko klausdama daugiau argumentų.“
•
Agentūros darbuotojų sugebėjimas ir geranoriškumas kartu spręsti kylančias problemas yra sveikintinas, tačiau
projektų vykdytojai dažniau buvo linkę pripažinti, kad problemos yra visų pirma jų pačių, o ne Agentūros darbuotojų reikalas.
ŠMM1 „Aš manyčiau, kad problemų sprendimas yra ne tiek Agentūros reikalas, kiek pačios vykdančios institucijos reikalas ir
jeigu tu protingai sugalvosi, kaip protingai išeiti iš tos situacijos, tu pasiūlysi Agentūrai, tai tikrai tau niekas nepasakys, kad
neleisiu.“
Agentūros teikiamos informacijos vertinimas
Internetinė svetainė
•
Agentūros internetinė svetainė vertinama teigiamai, anot informantų, yra informatyvi ir išsami. Informantai naudojasi
„dažniausiai užduodamų klausimų“ skiltimi bei naujienų gavimo funkcija.
ŠMM2 „Svetainė išsami, randi tai, ko reikia.“
ŠMM1 „Man ten painu. Susidarė įspūdis, kad man reikalingų dokumentų negali surasti vienoje vietoje ir reikia blaškytis.“
ESF akademija
•
Apie ESF Akademiją žinoję informantai nurodė, jog tai labai gera idėja, kuria patys norėtų pasinaudoti, viešindami savo
veiklą.
ŠMM2 „Tą idėją galbūt sau galėsime panaudoti, ta viešinimo politika, man asmeniškai patinka. Tas mintis ir idėjas, tai galėtume
ir sau kažką panaudoti. Tai, ką jie daro viešojoje erdvėje, tai mums patinka, priemonės jų yra gana profesionaliai pateikiamos.“
Renginiai
•
Renginiai suteikia aktualią, visapusišką, koncentruotą informaciją. Teigiamai vertinamas gerųjų ir blogųjų projektų patirčių
pavyzdžių pateikimas, skatinimai bendrauti su kitais dalyviais ir su renginio vedėju ir renginių informacijos perkėlimą į
internetinę erdvę.
SADM1 „Pateikta kitų projektų patirtis, kur ir kokios buvo padarytos klaidos, kaip išvengti jų, kaip parengti dokumentus,
praktiškai kiekvienai sričiai pateikiami žingsniukai. Medžiaga pateikta labai kokybiškai, labai koncentruotai ir su komentarais,
apibendrinant Agentūros turimą patirtį vykdant ir tikrinant projektus.“
ŠMM2 „Renginiai vykdomi „cafe“ stiliumi, prie apvalių staliukų, kai renginio dalyviai yra priversti bendrauti tarpusavyje bei su
renginio moderatoriumi, jie tiesiog yra provokuojami dirbti. [...] Agentūra bando eiti prie aktyvesnio renginio stiliaus.“
Leidiniai
•
Informantai su entuziazmu kalbėjo apie leidinį – projektų administravimo vadovą. Jie akcentavo, kad jame vienoje vietoje
pateikta aiški, nuosekli, struktūruota informacija, padedanti įgyvendinant projektą. Nors buvo ir nuomonių, kad leidinyje
informacija pateikiama kiek painiai ir sudėtingai.
SADM2 „Labai teigiamai vertinu dokumentų sąvadą. Visos nuorodos, visi dokumentai, viskas vienoje vietoje.“
ŠMM1 „Iš tų visų dokumentų, kuriuos pateikia projekto vykdytojams, ten per daug yra visko prirašyta, per daug sudėtingai, per
daug painiai. Man jie sudarė gremėzdiško, sunkaus, painaus informacijos srauto įspūdį.“
Projekto dokumentų teikimo būdai
•
Teigiamai vertinama DMS sistema, kurios atsiradimas, informantų nuomone, sumažina popierinių dokumentų teikimą.
Sistema patogi ir paprasta naudoti bei palengvina Agentūrai teikiamų ataskaitų koordinavimą, suteikia galimybes sekti
dokumentų būsenas, sutaupo laiko, yra lanksti ir tausoja gamtą.
VRM1 „Viskas aišku, įeini į sistemą, pasižiūri, ar jau gavęs, kokia yra mokėjimo prašymo ir ataskaitų būsena, ar ji tikrinama, ar
priimta, patvirtinta.“
ŠMM2 „Ten ateina pranešimas, priminimas, kad reikia mokėjimo prašymą parengti, kad atėjo mokėjimas, [...] viskas
standartizuota, nereikia pildyti bereikšmių eilučių. Viskas ten gerai.“
SADM1 „ Jeigu matome, kad mums forma nėra paranki pildyti, informuojame ir Agentūra labai lanksčiai į tai reaguoja“
SADM2 „[...] taupymas ir tausojimas medžių ir tas labai priimtina.“
Agentūros vertinimas pagal projekto vykdymo
etapus I
Projekto rengimas ir paraiškos teikimas
•
Informantai teigiamai vertino Agentūros darbuotojus, kurie detaliai tikrino ir vertino teikiamas paraiškas, teikė konsultacijas
bei aktyvią pagalbą projektų vykdytojams, informavo apie paraiškų reikalavimus, atsižvelgtinas taisykles, žinotinus
dokumentus, kad projektas būtų sėkmingai įgyvendintas.
SADM1 „Pro Agentūros akis nepraėjo nė mažiausia klaidelė. Labai atidžiai yra viskas stebima ir žiūrima. Kokybę vertinčiau irgi
puikiai.“
SADM2 „Tai buvo paraiškos vertinimas ir konsultacija visais klausimais: kas neaišku, kaip pildyti paraišką, organizuojami
seminarai, supažindinama, kokias dalis ir kaip jas reikia užpildyti, kokie yra reikalavimai, kokios taisyklės, kokie dokumentai tai
reglamentuoja.“
•
Teigiamai informantai kalbėjo apie paraiškos vertinimo procedūrą. Teigė, jog vertinimo rodikliai yra aiškiai reglamentuoti,
standartizuoti, pateikiami iš anksto ir viešai.
ŠMM2 „[...] kadangi jie yra įsidiegę vadybos sistemą, pas juos yra pakankamai viskas formalizuota, aiškiai reglamentuota ir
sukonkretizuota, tad vertinimas tikrai nebuvo kažkoks abstraktus. Mes ir patys galėjome pasižiūrėti į tas vertinimo lenteles, į ką
kreipia dėmesį Agentūra, kai vertina projektą.“
Projekto sutarties parengimas ir pasirašymas
•
Sutarties parengimą ir pasirašymą informantai taip pat vertina puikiai. Tiesa, vieniems, tai yra formali procedūra, kitiems –
išskirtinis įvykis.
ŠMM2 „Labai formali procedūra. [...] Aš manau, jie yra pakankamai lankstūs ir tą pasirašymo procedūra nėra išpūsta į kažkokią
pompastiką, kad sutartą valandą, minutę tu turi ateiti pasirašyti. Tiesiog sutarėme, kada mums patogu, kokia data patogu
pasirašyti.“
SADM2 „[...] pakankamai iškilmingai tas vyksta ir tai labai gražu, nes tokia padaroma šventė. [...] Agentūra atsiuntė nuotraukas,
darytas, kai buvo pasirašoma sutartis, spaudžiamos rankos su Agentūros direktoriumi. Tai miela ir smagu.“
Agentūros vertinimas pagal projekto vykdymo
etapus II
Projekto vykdymas. Patikros
•
•
Projektų vykdytojams patinka formalizuota patikrinimų / vizitų forma. Jų nuomone, turi būti įspėjama apie apsilankymą,
atvykstama laiku, supažindinama su patikros procedūra.
Patikros teikia papildomos naudos. Jų metu projektų vykdytojai papildomai konsultuojasi dėl neaiškumų.
•
Vizitai sukelia papildomų rūpesčių ir laiko sąnaudų, kai yra reikalaujama dokumentų, saugomų archyvuose.
ŠMM2 „Šitame etape viskas tvarkoje: patikros yra formalizuotos, sutartu laiku atvyksta, prieš tai įspėja, supažindina su patikros
lapu. Procedūros yra standartizuotos, o be to, mes išsiaiškiname, ko mums reikia.“
SADM2 „[..] jeigu toks ilgas projektas, kaip mūsų, 9 metų, tai kiti dokumentai yra archyvuojami ir, pavyzdžiui, yra kitose
įstaigose, juos reikia iškelti ir pasiruošti, o tai užima daug laiko.“
Mokėjimo prašymų, teikiamų dokumentų ir ataskaitų tikrinimas
•
Agentūros darbuotojai objektyviai ir atidžiai tikrina projektų vykdytojų mokėjimo prašymus, teikiamus dokumentus bei
ataskaitas. Sveikintina, kad, prireikus, tikrinimus atlieka greičiau nei numatyta.
SADM2 „Nėra jokių neigiamų niuansų, visas darbas vyksta sklandžiai, kokybiškai, manau, jie viską sužiūri atidžiai, suskaičiuoja.
Viskas patikrinama, suskaičiuojama.“
ŠMM2 „Jeigu reikia, tai yra padaroma greičiau.“
Informantų pasiūlymai Agentūros veiklos
tobulinimui I
•
Gerinti paraiškų vertinimą, įtraukiant surinktų vertinimo balų argumentavimą
•
Agentūros internetinėje svetainėje paraiškų rengimui skirtą informaciją pateikti vienoje vietoje
•
Paraiškų formoje informuoti, kurios dalys bus viešai matomos
•
Galimybę teikti projektų paraiškas el. būdu
•
Projektų administravimo vadove teikti ne nuorodas, o aktualią informaciją iš karto įrašyti šalia
•
Surengti tarpinį seminarą ne tik prasidėjus projektui, bet ir jam įsibėgėjus, po 3–4 mėnesių
•
Rengti seminarus grupuojant jų dalyvius pagal projekto pobūdį ir vykdytojų patirtį, nes, tikėtina, jiems kyla panašios
problemos ir klausimai
SADM2 „Kadangi (paraiškų) vertinimo skalė yra pagal balus ir yra pateikiama bendra balų suma, tai ji galėtų būti labiau
išskleista, nurodant pagal kokią poziciją, kiek balų surinkta. Pats projekto pareiškėjas tą žino, bet kiti, ypatingai partneriai, jeigu
norėtų tą žiūrėti, detalizuotis ir gilintis, tai gal būtų įdomu sužinoti, kuriame etape (projektas) nepraėjo.“
SADM2 „Man asmeniškai kliūna kad, pavyzdžiui, kai rengi paraišką, tai pirmuose puslapiuose atsivertus yra aiškiai parodyta
paraiškos A dalis, o paraiškos B dalis man kažkodėl kliūna. Paskutinę paraišką kai rengėm, tai teko ieškoti tikrai ilgai ir vis tiek
Agentūros paprašiau, kad man atsiųstų B dalį, kad būčiau įsitikinus, kad tai tikrai ta forma, kurią reikia užpildyti. Būtų aiškiau,
kad pasirinkus kvietimą, žemiau būtų pateiktos visos formos, visi dokumentai. Na tarsi taip yra, bet ne visada taip lengva rasti.“
SADM2 „Aš tai galvočiau, kad reiktų labiau akcentuoti ir išskirti, jog A dalies 5-oje ar kurioje lentelėje, kur yra trumpas
aprašymas apie projektą, kad tai bus trumpa žinutė visuomenei, kad šita informacija eina į svetainę apie projektą.“
SADM2 „Paraiškos galėtų būti teikiamos elektroniniu būdu, o ne popierinės. [...] Pati paraiška galėtų būti iš karto įkeliama į
sistemą.“
ŠMM1 „Reikėtų mažiau nuorodų (projektų administravimo vadove). Perskaitai vieną punktą ir turi imti kitą dokumentą atsiversti,
pasižiūrėti, kaip ten nurodyta. Reikėtų konkrečiai ir aiškiai surašyti, o ne su kažkokiais išvedžiojimais, išskirstymais,
išdėliojimais.“
ŠMM1 „Kada tu įsibėgėji, jau žinai, ko klausti. Tokių seminarų nebuvo, kad įsibėgėjus projektui surinktų visus, kur žmonės
galėtų užduoti klausimus, padiskutuoti, surasti bendrų sąlyčio taškų.“
ŠMM1 „Aš įsivaizduoju, kad reikėtų šnekėti apie tuos pačius dalykus, bet truputėlį kitam lygmenyje, nes tiems, kas pirmą kartą,
nuo elementarių, visiškai paprastų dalykų, o su tais, kurie jau yra vykdę projektų, jau galima į niuansus pasigilinti, ką ne taip
darom, ką lengviau, paprasčiau padaryti. Tada būtų didesnė nauda vykdytojams.“
Informantų pasiūlymai Agentūros veiklos
tobulinimui II
•
Vykdyti metines projektų vykdytojų veiklų apžvalgas
•
Mažinti koordinuojamų projektų skaičių ESFA projektų vadovams
•
Derinti dokumentų pateikimo terminus, atsižvelgiant į projekto veiklas
•
Galimybę pirkimų planus teikti per DMS sistemą
•
DMS sistemos priminimus teikti el. paštu projektų vykdytojams
•
Po projekto įgyvendinimo, pateikti susistemintą informaciją apie tolesnes projektų galimybes
•
Suderinti tarpinių ir galutinės ataskaitos reikalavimus
SADM2 „Būtų naudinga daryti bendrus susitikimus su projektų vykdytojais, juose būtų aptariamos bendros problemos,
diskutuojama ir ieškoma bendrų sprendimų.“
ŠMM1 „Mažiau darbo duoti vienam žmogui, nes, kiek aš žinau, tai yra nerealus krūvis įsigilinti į 12 projektų, jiems vadovauti,
bendrauti ir žinoti kiekvieno projekto niuansus. Nežinau, ar jiems taip žmonių trūksta, ar kaip, bet aš įsivaizduoju, kad vienas
žmogus tikrai turėtų turėti mažesnį krūvį, tuomet galėtų gerai įsigilinti ir operatyviau reaguoti į kiekvieną konkretų atvejį. [...] 4-5
projektai vienam žmogui kuruoti, vadovauti būtų sočiai.“
ŠMM1 „Keisti dokumentų pateikimo terminus. Mes mokėjimo prašymus teikiame kas tris mėnesius, tai drąsiai galėtų būti ir
rečiau. Aš manyčiau, kad atsiskaitymus ir mokėjimo prašymus galima būtų derinti priklausomai nuo veiklų, nes tu vienu
laikotarpiu veiki daugiau, o kitu mažiau. Mokėjimo prašymų cikliškumą, periodiškumą dalinti ne lygiais gabalais, bet
priklausomai nuo poreikio ir vykdytojas galėtų nuspręsti, kada jam verta atsiskaityti už kažkokį ataskaitinį laikotarpį.“
ŠMM2 „Jeigu galima būtų dalį ataskaitų, tokių kaip pirkimų planai, suderinimai, pateikti elektroniniu būdu, tai būtų patogiau.“
ŠMM2 „Priminimai neateina elektroniniu paštu, tik jeigu prisijungi prie sistemos. Būtų gerai, kad priminimas ateitų
registruotiems (DMS sistemos) asmenims elektroniniu paštu.“
VRM1 „Norėtųsi, kad Agentūra po projekto įtrauktų į naujas galimybes įgyvendini naujus projektus. Norėtųsi, kad labiau
perduotų, gal išsiuntinėtų elektroniniais laiškais, ir sukoncentruotų informaciją apie galimybes teikti paraiškas: kad informacija
patalpinta ten ir ten, vieniems ar kitiems projektams, pagal tokias ir tokias priemones.“
SADM2 „Pildant galutinę ataskaitą, tu supranti, kad projekto eigoje tu negalvojai, nesekei ir specialiai nefiksavai kai kurių dalykų
[...].Turėtų būti kažkoks kontrolinis priminimas. Aš manau, kad patikrų metu ar projektų etapų viduryje, reikėtų parašyti
priminimo laišką, „ar jūs į tai atsižvelgėte“, „ar jūs tai vykdote“ arba papildyti ataskaitų už metus formas pagal galutinę ataskaitą
ir jos reikalavimus.“
Agentūros veiklos dinamika
•
Mažiau pastebima Agentūros kaip kontroliuojančios institucijos funkcija, labiau kaip partnerio, padedančio ir
bendradarbiaujančio dėl bendro tikslo
SADM1 „Kalbant apie ankstesnį projektą, aš daugiau jutau kontrolės funkciją, o dabar su šituo projektu, tai kontrolės funkcija iš
viso nežymi, galima sakyti, jog daugiau yra pagalba, bendradarbiavimas. Tikrai yra įvykę pasikeitimai per šitą laikotarpį.“;
ŠMM1 „Jeigu pradžioje projekto vykdymo mums atrodė, kad (Agentūra) yra labai kontroliuojanti ir baudžianti institucija, tai su
laiku supratome, kad tai daugiau yra patariamasis vaidmuo.“
ŠMM2 „Jie labiau vykdė prievaizdo ir baudėjo funkciją, kas sukurdavo nepasitikėjimo atmosferą. Šiuo metu bendravimas labiau
kolegialus.“
•
Sumažėjo teikiamų popierinių dokumentų kiekis, nes dokumentų teikimas perkeliamas į elektroninę DMS sistemą
•
Profesionalesnis bendravimas – dalykiškesnis, lankstesnis, greitesnis
•
Sumažėjusi darbuotojų kaita
•
Agentūros projektų vadovo visapusiškumas
ŠMM1 „Kai vykdėme pirmąjį projektą 2006-2008 metais, tai buvo begalė popierių, kalnų kalnai popierių. Dabar popierių,
biurokratizmo ir visų nereikalingų dalykų mažiau.“
ŠMM1 „(Anksčiau) nebuvo duomenų bazės, atsirado duomenų bazė. Nebuvo galimybės dokumentų pateikti koncentruotai ir
įkelti į duomenų bazę, dabar atsirado ta galimybė.“
ŠMM2 „Agentūros bendradarbiavimo lygis šiuo metu yra daug profesionalesnis, nei buvo anksčiau. Jeigu anksčiau kiekviena
šalis bandė primesti savo problemų sprendimo būdą, nebuvo įsiklausoma į kitą šalį, nematomas bendras tikslas, kad tas
projektas būtų padarytas ir viskas būtų tvarkoje, tai dabar bendravimas profesionalesnis, labiau dalykiškas, yra sprendžiama
problema ir nėra kaltųjų paieškų.“
VRM1 „Jie tapo labiau lankstūs.“
SADM1 „Vykdant ankstesnį projektą, jo pabaigoje, labai keitėsi vadovai. Čia, dabar jaučiasi toks stabilumas.“
SADM2 „Mane asmeniškai labai džiugina, kad apsijungė funkcijos. Anksčiau buvo viešųjų ryšių specialistas, finansininkas,
koordinatorius arba projekto vadovas, o dabar vienas žmogus konsultuoja visais klausimais. Kadangi visos sritys yra
tarpusavyje susiję, o vienas vadovas plačiai viską žino, tai iš karto gauni bendrą vaizdą apie projekto eigą, konsultaciją visais
klausimais ir visoms sritims tinkantį atsakymą. Dabar taupomas laikas, reikia mažiau žmogiškųjų resursų, rezultatai
kokybiškesni ir greičiau pasiekiami.“
Klausimai..?