Transcript OFICINA SIN PAPELES A MÍ QUE ME REGISTREN

OFICINA SIN PAPELES
A MÍ QUE ME REGISTREN
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¿Qué buscábamos?
 Reducir al máximo posible los costes de impresión.
 Optimizar el uso de los recursos informáticos: escáner
y aplicación informática Velázquez.
 Mejorar el acceso a la información y el tiempo de
respuesta.
 Eliminar los documentos duplicados.
 Fomentar las buenas prácticas ambientales.
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¿Cómo lo hicimos?
 Situación previa:
tres copias.
Cada departamento generaba
 Diseñamos un plan:
Digitalizar el escrito,
vincularlo al registro de salida y ubicarlo en cada
departamento
 ...Y lo pusimos en marcha:
Aprovechamos los
recursos disponibles, un escáner y la aplicación informática
“Velázquez”. En este proceso de gestión del cambio se
involucraron inicialmente tres departamentos.
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DATOS
Evolución del número de documentos con registro de salida en la
Gerencia de Atención Primaria del Área V y del número de impresiones
30.000
25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0
2004
2005
2006
2007
2008
2009
Año
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Documentos
Impresiones
2010
2011
¿Qué conseguimos?
 Hemos reducido la emisión de papel 66% en los escritos
de salida y 50 % los partes al juzgado de guardia.
 Hemos digitalizado el 100% de los escritos de salida.
 Hemos reducido a cero la necesidad de archivadores,
carpetas, armarios...en el departamento del Registro.
 Hemos formado al personal al 100% en el uso de la
aplicación.
 Hemos conseguido que no se dupliquen copias del mismo
documento.
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CONCLUSIONES
 Se reduce considerablemente el consumo de papel y
los costes de impresión.
 Se produce un Incremento importante de la velocidad y
la facilidad en la búsqueda de documentos.
 Se ha logrado agilizar los procesos internos.
 Hemos contribuido a la sostenibilidad económica y
ambiental.
 Seis de los ocho departamentos de la Gerencia están
involucrados en este cambio de gestión documental y
nos planteamos como objetivo a corto plazo incluir a
todos los departamentos en esta iniciativa.
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GRACIAS POR LA ASISTENCIA
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