Transcript Surat Pemotongan Emolumen

e - DISIPLIN
Oleh:
Unit Perkhidmatan, Bahagian Sumber
Manusia &
Pusat Teknologi Maklumat
LATAR BELAKANG
• Surat Edaran BSM 28 Julai 2010 -KPI mulai tahun 2010
perlu masukkan syarat:
“memenuhi 85% kehadiran dalam waktu yang ditetapkan”
• Sistem e-Disiplin akan diwujudkan untuk:
(1) merealisasikan hasrat Universiti supaya semua staf UM adalah
berdisiplin;
(2) Bagi tujuan rekod; dan
(3) Memudahkan tindakan susulan diambil.
PENGENALAN
Sistem ini diwujudkan untuk pihak
Universiti mengawal selia dan memantau
tahap disiplin staf serta mengambil
tindakan terhadap staf yang melanggar
peraturan kehadiran yang ditetapkan.
PERATURAN KEHADIRAN
Surat Pekeliling Pentadbiran Bil 3/2011 bertarikh 24.1.2011 –
Pelaksanaan Waktu Kerja Berperingkat bagi staf Bukan Akademik
yang tidak bekerja mengikut syif:




7.30 pagi - 4.30 petang
8.00 pagi – 5.00 petang
8.30 pagi – 5.30 petang
8.45 pagi – 5.45 petang
Waktu rehat tengahari :
1.00 tgh – 2 petang
Waktu solat Jumaat :
12.15 tgh – 2.45 petang
CLOCK IN & CLOCK OUT
Setiap staf perlu merakam waktu masuk bekerja
dan waktu tamat bekerja pada setiap hari
menggunakan sistem e - Attendance.
Kegagalan berbuat demikian tanpa alasan/sebab
yang munasabah boleh menyebabkan staf
dianggap sebagai tidak hadir bekerja.
E-DISIPLIN
• Jenis rekod kehadiran daripada e-Attendance
yang akan disalurkan ke sistem e-Disiplin :
 Tidak Hadir
 Hadir lewat
 Tidak clock out
 Clock out awal
POLISI – KES TIDAK HADIR
Dalam tempoh 3 hari bekerja selepas Staf melapor diri,
beliau dikehendaki:
 memuatnaik sijil cuti sakit; atau
 memohon cuti kecemasan
Jika staf gagal berbuat demikian, tindakan susulan akan
diambil melalui sistem e-Disiplin.
POLISI – KES HADIR LEWAT
•
Jika staf lewat hadir dan Ketua menolak alasan yang diberikan, Surat Peringatan
akan dikeluarkan
•
Jika staf telah mendapat surat peringatan sebanyak 3 kali kerana Ketua menolak alasan lewat yang
diberikan, Surat Amaran akan dikeluarkan.
•
Staf yang mendapat 3 kali Surat Amaran akan dimaklumkan kepada Ketua untuk staf diberi kaunseling.
•
Jika staf lewat sebanyak 3 kali dalam tempoh sebulan dan Ketua terima alasan yang diberikan, Surat
Peringatan akan dikeluarkan supaya staf mengambil perhatian mengenai keperluan KPI kehadiran. Walau
bagaimanapun, Surat Peringatan ini tidak akan diambilkira bagi maksud pengeluaran Surat Amaran.
•
Jika alasan hadir lewat ditolak oleh Ketua, mata demerit akan diberikan berdasarkan perbezaan minit
antara waktu kerja bermula dan waktu clock in, seperti berikut:
•
•
15 minit pertama
15 minit kedua
Selepas 30 minit
-
1 mata demerit
2 mata demerit
3 mata demerit
Staf yang mendapat mata demerit sebanyak 30 mata dan ke atas akan dimaklumkan kepada Ketua
masing-masing dan kes akan diuruskan oleh BSM untuk tindakan selanjutnya termasuk tatatertib.
POLISI – KES HADIR LEWAT
APRIL 2014
MEI 2014
Pengiraan Mata Demerit
(Bulan Mei)
3.4.2014 – Lewat (terima)
5.5.2014 – tolak - SP1
5.5.2014 – 8.14 - 1 m
8.4.2014 – Lewat (terima)
7.5.2014 - Terima - x
7.5.2014 - Terima - x
14.4.2014 – Lewat (terima) - SP
8.5.2014 – tolak - SP2
8.5.2014 – 8.20 - 2 m
12.5.2014 – tolak - SP3
Nota: Surat Peringatan (SP) akan
dikeluarkan, tetapi ianya tidak
14.5.2014 – tolak - SA1
diambilkira dalam pengeluaran Surat
Amaran (SA).
15.5.2014 – tolak - SA2
12.5.2014 – 8.05 - 1 m
16.4.2014 – Lewat (tolak) - SP 1
19.5.2014 – terima - x
19.5.2014 – terima - x
18.4.2014 – Lewat (tolak)- SP2
21.5.2014 – tolak - SA3
21.5.2014 – 8.18 - 2 m
Nota: makluman akan dihantar
kepada Ketua untuk staf diberi
kaunseling.
Nota: Jumlah mata bagi
bulan Mei 2014 adalah
12 mata demerit
22.4.2014 – Lewat (tolak) - SP3
30.4.2014 – Lewat (tolak) - SA1
14.5.2014 – 9.07 - 3 m
15.5.2014 – 11.15 – 3 m
SP & SA – direkod secara bulanan Mata Demerit – kumulatif secara tahunan
POLISI – KES TIDAK CLOCK OUT
• Jika alasan tidak clock out diterima oleh Ketua, Surat
Peringatan sahaja akan dikeluarkan.
• Jika alasan tidak clock out ditolak oleh Ketua, Surat
Amaran akan dikeluarkan dan 1 mata demerit diberi.
• Jika staf telah mengumpul sebanyak 15 mata demerit , nama
staf akan dihantar kepada BSM untuk diberi kaunseling.
• Staf yang telah mendapat sebanyak 30 mata demerit akan
dirujuk kepada BSM untuk tindakan tatatertib.
POLISI – KES CLOCK OUT AWAL
• Jika alasan clock-out awal diterima oleh Ketua, Surat
Peringatan sahaja akan dikeluarkan.
• Jika alasan clock- out awal, ditolak oleh Ketua, Surat
Amaran akan dikeluarkan dan 1 mata demerit diberi.
• Jika staf telah mendapat sebanyak 15 mata demerit, nama
staf akan dihantar kepada BSM untuk diberi kaunseling.
• Staf yang telah mendapat sebanyak 30 mata demerit akan
dirujuk kepada BSM untuk tindakan tatatertib.
POLISI
• Dalam mempertimbangkan alasan staf,
Ketua mempunyai pilihan berikut:
 Terima
 Tolak
 Kes Khas
• Jika Ketua menerima alasan yang diberikan sebagai ‘Kes Khas’
maka staf tidak akan diberi Surat Peringatan atau Surat Amaran
dan mata demirit juga tidak akan diberi. Rekod kehadiran akan
ditukar kepada “Hadir” dan “Baik”.
PROSES KERJA
Mula
Pentadbir Cuti PTj
Semak skrin laporan tidak
hadir melalui UMPortal
setiap minggu
Pentadbir Cuti PTj
Minta staf yang mempunyai
rekod tidak hadir supaya
kemaskini rekod tersebut.
Ketua
Mempertimbangkan
permohonan staf.
Sistem
Pentadbir Cuti PTj
Beri peringatan kepada
Ketua yang belum
mengambil tindakan
PROSES KERJA
PROSES SISTEM
• Pihak PTM menambahbaik skrin e-Disiplin
sediada untuk tujuan pemantauan kehadiran staf
di peringkat PTj/Jabatan
• Pemantauan oleh Pentadbir PTj/Jabatan adalah
seperti berikut :
a) E-Disiplin : Rekod kehadiran staf yang hadir lewat,
tidak clock out atau clock out awal yang telah diambil
tindakan dan belum diambil tindakan oleh ketua
b) Pemotongan Emolumen : Rekod tidak hadir kerja atau
cuti tidak diluluskan bagi tujuan pemotongan
emolumen
AKSES SISTEM
• Skrin e-Disiplin boleh diakses melalui Staff eServices
AKSES SISTEM
• Terdapat 2 ikon untuk kegunaan Pentadbir
a) E-Disiplin
b) Pemotongan Emolumen
e-DISIPLIN
• Rekod e-Disiplin
- Sistem akan paparkan rekod e-disiplin staf yang hadir
lewat, tidak clock out dan clock out awal
- Senarai nama berserta salinan SP dan SA adalah
mengikut pilihan bulan dan tahun
e-DISIPLIN
• Rekod e-Disiplin
- Contoh Skrin
e-DISIPLIN
• Rekod e-Disiplin
- Contoh Surat Peringatan
e-DISIPLIN
• Rekod e-Disiplin (Tiada Tindakan Ketua)
- Senarai staf yang hadir lewat, tidak clock out dan clock
out awal tetapi tidak diambil tindakan oleh ketua
e-DISIPLIN
• Rekod e-Disiplin (Tiada Tindakan Ketua)
- Contoh Skrin
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Skrin pemotongan emolumen menyenaraikan staf
yang tidak hadir bekerja atau tidak diluluskan cuti
untuk diambil tindakan pemotongan emolumen di
peringkat PTj/Jabatan
• Ianya perlu pengesahan daripada Ketua PTj/Jabatan
sebelum diambil tindakan pemotongan emolumen
• Walau bagaimanapun, pentadbir diberi pilihan untuk
menukar cuti staf atau mengambil tindakan KIV bagi
mengelakkan proses pemotongan emolumen
berlaku
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh kes adalah seperti berikut :
Kes
Staf
Pelulus
Pentadbir
Ketua
Jabatan/PTj
BSM
Kes 1
Cuti Sakit/Cuti
Kecemasan
Tidak Lulus
Sahkan
Tandatangan Sahkan
Pemotongan Surat
Pemotongan
Emolumen
Bercetak
Emolumen
Kes 2
Cuti Sakit/Cuti
Kecemasan
Tidak Lulus
Tukar
kepada jenis
cuti lain
-
Kes 3
Cuti Sakit/Cuti
Kecemasan
Tidak Lulus
Sahkan
Pemotongan
Emolumen
Tandatangan Tukar
Surat
kepada jenis
Bercetak
cuti lain
Kes 4
Rekod Tidak
Hadir Kerja
-
KIV
-
-
Kes 5
Rekod Tidak
Hadir Kerja
-
-
-
Sahkan
Pemotongan
Emolumen
-
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Tindakan Pemotongan
Emolumen
- Sistem akan senaraikan nama staf yang tidak diluluskan
cuti
Klik pada butang kemaskini
untuk menukar jenis cuti atau
mengesahkan pemotongan emolumen
oleh ketua
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Tindakan Pemotongan
Emolumen
- Pentadbir perlu klik ‘Kemaskini’ untuk
a) Mencetak surat pemotongan emolumen
b) Menukar kepada jenis cuti lain bagi permohonan Cuti
Sakit/Kecemasan Tidak Diluluskan
c) Meletakkan status KIV bagi Rekod Tidak Hadir Kerja
(Contoh : Permohonan cuti tanpa gaji yang sedang
diproses oleh BSM)
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Tindakan Pemotongan Emolumen
Rekod Tidak Hadir Kerja tidak boleh
ditukar kepada jenis cuti lain
Pemotongan
Emolumen
Untuk menukar kepada jenis cuti lain,
Sila pilih Jenis dan Kategori dan tekan butang Tukar.
Sistem akan merekodkan perubahan maklumat ini.
Bagi mengesahkan pemotongan emolumen atau
mengesahkan rekod KIV, sila tandakan pada kotak yang
disediakan dan tekan butang Disahkan.
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen
- Jenis Cuti
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen
- Kategori Cuti
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen
- Skrin senarai nama staf yang telah diperakukan oleh
ketua untuk pemotongan emolumen
- Pentadbir perlu mencetak surat pemotongan emolumen
sebelum ditandatangan oleh Ketua PTj/Jabatan dengan
mengklik Cetak
- Pentadbir hanya dibenarkan untuk mencetak sekali
sahaja surat ini
- Surat yang telah ditandatangan oleh Ketua perlu
dihantar kepada BSM
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Rekod Pemotongan Emolumen
Klik pada menu Rekod Pemotongan
Emolumen untuk memaparkan senarai
Hijau – Telah Dicetak
Merah – Belum Dicetak
Untuk membuat carian, sila masukkan Bulan dan
Tahun. Bagi mencetak rekod berdasarkan carian, Klik
pada butang Cetak Rekod.
Setiap senarai hanya boleh dicetak
sekali sahaja. Klik pada Cetak untuk
mencetak senarai
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen
- Makluman mengenai surat hanya boleh dicetak sekali
sahaja
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen
- Cetak surat boleh dilakukan secara individu atau
berkelompok
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen
- Contoh Surat Individu
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen
- Contoh Surat Berkelompok
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Surat Pemotongan Emolumen
- Simpan Surat – Right Click > Save As > Save
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Rekod Permohonan Cuti (Belum
Diluluskan)
- Senarai staf yang memohon cuti sakit atau cuti
kecemasan yang belum diluluskan (dalam proses ketua)
PEMOTONGAN EMOLUMEN
• Contoh Skrin : Rekod Permohonan Cuti
(Belum Diluluskan)
Klik pada menu Rekod Permohonan
Cuti (Belum Diluluskan) untuk
memaparkan senarai ini.
Untuk memaparkan senarai menggunakan
fungsi carian, sila pilih bulan dan tahun.
Seterusnya klik butang Cari
E - DISIPLIN
Terima Kasih…