Transcript това е процес

ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Какво е процес ?
Какво е процесно ориентиран
подход като част от системния
подход ?
Методология за описание на
процеси
Пример за описание на процес
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
1
“Процес" може да се определи като "Множество от взаимносвързани и взаимодействащи си дейности, които
преобразуват входове в изходи". Тези дейности изискват наличието на ресурси от типа хора и
материали.Всяка работа по принцип включва процеси – неща влизат (входни елементи); преработват се
(преобразуване); и излизат в различен вид(изходни елементи). Дейността по преобразуване с добавена
стойност в рамките на процес трансформира входни елементи в изходни, напр., взема суровини (вход) и
произвежда (дейност по преобразуване с добавена стойност чрез използване на различни ресурси) продукт
(изход).Всички процеси притежават свой доставчик и свой клиент. Тези доставчици и клиенти могат да бъдат
вътрешни или външни процеси за вашата организация. Всеки процес следва да има ясен собственик, т.e.,
някой с определени права и отговорности да осъществява управлява и подобрява процеса.
Продукт = Резултат от процес
Предназначението на процесноориентирания подход е
да увеличи ефективността и ефикасността на
организацията при постигане на зададените цели.
Ефективността е ефикасността на процесите може да се
оцени чрез вътрешни или външни прегледи.
Всички процеси трябва да отговарят на определени
изисквания (на клиента, на организацията и на
приложимите нормативни). Функционирането на
всички процеси трябва да се наблюдава и измерва.
Необходими са данни от тяхното функциониране ,
които да бъдат анализирани с цел определяне
ефективността на процеса и дали са необходими
коригиращи действия и/или подобрения.
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
2
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Главното предимство на процесния подход, при сравнение с други подходи,
е в управлението на взаимодействието между тези процеси и
функционалната структура на организацията.
Вашата QMS е изградена от мрежа от тези процеси с добавена стойност,
която ги свързва, комбинира и чрез която те взаимодействат един с друг, за
да произведат колективно продукт(услуга) . Тези процеси са вътрешно
зависими и могат да бъдат определени чрез сложни взаимодействия.
Взаимодействията между QMS процеси могат да се случат на всеки от трите
стадия на процеса (вход, изход или дейност по преобразуване).
Взаимодействието може да се изрази по много различни начини физически, документални, вербални, електронни и т.н. Ние трябва да
идентифицираме тези взаимодействия за всеки един процес; да оценим
рисковете на възможни като поява проблеми и да внедрим подходящи
мерки за предотвратяването им, напр., ако поръчките се разпространяват
вербално от персонала по продажби към персонала на производството,
какъв е риска да се появят грешки в производството?”
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
3
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Карта на
процесите –
process map
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
Карта на
взаимодействие на
процесите – process
interaction map
4
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Процесно.ориентираният подход е ефективен начин за организиране и
управляване на бизнес дейностите с цел създаване на стойност за
клиентите и другите заинтересовани участници. Много често
организациите са структурирани на принципа на йерархия на
функционални отдели. Тези отдели обикновено се управляват във
вертикална посока, с отговорности за предвидени резултати ,
разпределени между функционалните единици. Крайният клиент или
другите заинтересовани участници много често не са видими от всички
участници в процеса. Като следствие от това, на проблемите, които се
появяват между отделите често се дава по-нисък приоритет от
кратковременните цели на самите отдели. Това води до малко или
никаквои подобрения по тоношение на клиента, тъй като дейностите
обикновено се фукусират върху функциите на отдела, а не върху общата
полза на организацията. Процесно-ориентирания подход въвежда
хоризонтално управление на дейностите, като премахва бариерите между
различните отдели и фокусира колективните им усилия върху основните
цели на организацията.
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
5
Процеси,
ориентирани към
поддръжка ПОП
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Процеси,
ориентирани към
клиента ПОК
Процеси,
ориентирани към
управление на
качеството ПУК
Процеси,
ориентирани към
мениджмънта
ПОМ
Изнесени навън
процеси ПИН
ОРГАНИЗАЦИЯ
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
6
ПРОЦЕДУРИ
ПРОЦЕСИ
Процедурата има за цел
осъществяване на задача
Процесите имат за цел получаване
на желан резултат
Процедурите се внедряват
Процесите функционират
Стъпките на процедурите се
осъществяват от различни хора в
различни отдели с различни цели
Етапите на процесите се осъществяват от
различни хора с една и съща цел, тук
отделите нямат значение
Процедурите се повтарят непрекъснато
Процесите водят до заключение(я)
Процедурите се фокусират върху
изпълняване на правила
Процесите се фокусират върху
удовлетворяване на клиента
Процедурите се осъществяват от хора
Процесите се осъществяват от физически
сили, някои от които активирани от хора
Процедурите могат да се използват
като информация за процеса
Информацията се обработва
чрез използване на процедура
Процедурите съществуват, те са
статични
Процесите се проявяват, те са
динамични
Процедурите карат хората да
предприемат действия и да вземат
10-12/06/2013
решения
Процесите принуждават нещата
да се случват
инж. Красимир Кънев
7
Ние не процедираме
информация
Ние обработваме(process)
информация
Ние може да използваме
процедура, за да обработваме
(process) информация
Ние се занимаваме с
процеси, а те може да
включват процедури.
Процедурата съдържа
инструкции как да се свърши
нещо(да се постигне задача)
Процесът съдържа ресурси,
персонал, оборудване и т.н.
Процедурата по принцип е
непрекъсваема, макар
осъществявана на дискретни стъпки
Имаме прекъсване на
процеса, обикновено чрез
физическа интервенция
В нашите организми не
протичат процедури
В нашите организми
протичат процеси
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
8
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Процес
Процедура
Система за
осигуряване
на качеството
≠
Система за
управление на
качеството
ДИНАМИКА
СТАТИКА
ПРОЦЕС
Процедура(и)
Холизъм : процедура - процес
инж. Красимир Кънев
9
ПОЛЗИ ОТ ПРОЦЕСНО ОРИЕНТИРАНИЯ ПОДХОД
•(
• Интегриране и насочване на процеси, за да се постигнат планираните
резултати.
• Способност да фокусира усилия върху ефективността и ефикасността на
процеса.
• Увеличава се доверието на клиентите и на другите заинтересовани
участници поради устойчивото функциониране на организацията.
• Прозрачност на операциите в рамките на организацията.
• Намалени разходи и намалени времена на циклите чрез ефективно и
ефикасно използване на ресурси.
• Подобрени, устойчиви и предвидими резултати.
• Идентифициране на възможности за фокусиране и приоритетизация на
инициативите за подобрения.
• Окуражаване и въвличане на персонала и изясняване на правата и
отговорностите им.
• Елиминирането на бариерите между различните функционални звена и
унифициране на ориентацията им към постигане на общите цели на
организацията.
• Подобрено управление на взаимодействието на процесите.
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
10
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Един адекватно дефиниран
процес трябва да има
следните елементи, зададени
и документирани:
• Входни и изходни елементи;
• Дейности и действия вътре в
Ресурси
процеса;
• Необходими ресурси и
С какво
документация;
• Дейности по верификация и
валидация на процеси и
продукти;
• Индикатори и оценка на
възможностите на процеса;
• Корекции и коригиращи
Отговорност
действия за справяне с
несъответстващи продукти;
Кой
• Превенции и превантивни
действия за справяне с
потенциални несъответстващи
продукти,
• Действия по непрекъснато Индикатори
подобряване на
Какво
възможностите на процеса,
• Управление на промяната,
необходимо за процеси и
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
продукти.
Кои получават
информация ?
Вход
Кои
Кога
Периодичност
Средства и
документи
Как
Място
Къде
Изход
11
Стъпка 1
Създаване на отговорности за
управление на процеса
- Създава екип за управление на процеса; -Процесът да функционира под
контрол; - Да създава индикатори за функционирането на процеса;
-създаване на документация, проследяване на функционирането, както и
осигуряването и доставянето на ресурси
Стъпка 2
Определяне на процеса
Идентифицират се всички входове и изходи на процеса; определят се
доставчиците и клиентите(вътр и външни); идентифицират се стъпките и
начина на протичане на процеса; използват се различни инструменти на
качеството за документиране на процеса
Стъпка 3
Идентифициране на
изискванията на клиента
Събиране, анализиране и документиране на изискванията на клиента;
Създаване на редовни комуникации с клиентите; Определяне на измерими
потребности на клиента ; подреждане на потребностите по важност;
Пряко валидиране на нуждите и изискванията на клиентите
Стъпка 4
Създаване на индикатори за
функционирането на процеса
Превеждане на потребностите и изискванията на клиента в индикатори на
функциониране на процеса;
Стъпка 5
Сравняване на
функционирането на процеса с
изискванията на клиента
Използване на индикаторите като гаранция, че процеса функционира
устойчиво и предвидимо; Сравнява индикаторите за функциониране на
процеса с потребностите и изискванията на клиентите; Използва се
множество от статистически инструменти за анализиране на процеса на
измерване на данните
Стъпка 6
Идентифициране на
възможности за подобряване
на процеса
Използване на разминаванията при функционирането на процесите, за да
се определят възможностите за подобряване на критични процеси;
Анализирайте индикаторите за функциониране на процесите от гледна
точка на възможности за подобряване
Подобряване
функционирането на процеса
Изберете възможност за подобрение, която да осъществите; Отчетете
критичността на определени необходимости от подобрения, трудности
при осъществяване на подобренията, както и наличните ресурси и
експертиза; Създаване на екипи , които да осъществят възможностите за
подобряване, цикъл РDCA, дейности , срок, отговорен, бюджет
Стъпка 7
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
12
http://www.gotvetesmen.com/recipes/categories/BREAD/home_bread/recipe_1458.php?name
=Byal-mlechen-hlyab-ot-BBAПриготвяне:
• Сухите продукти се смесват в голяма
купа.
• Добавят се водата, маслото и яйцето.
• Тестото се меси около 6-7 минути с
миксер до получаване на меко и леко
лепнещо тесто.
• Прехвърля се в намаслена купа и се
покрива.
• Оставя се на топло за 1-2 часа да втаса
или докато увеличи обема си два пъти.
• Тестото се разделя на 12-16 парчета, ако
се правят питки или пък на 2 части за 2
хляба.
• Парчетата се покриват и се оставят да
"починат" 20 минути.
• Оформят се питки или хляб и се
нареждат в тава за печене.
• Покриват се и се оставят на топло да
втасват за 60-90 минути.
• Намазват се с яйце и се поръсват с мак
или сусам.
• Пекат се в предварително загрята фурна
за хляб на 180 С за 40 минути, а за питки
на 200 за 15 минути.
Продукти:
600 г брашно тип 500
1 и 1/2 ч. л. сол
37 г сухо мляко
3 и 1/4 с. л. захар
2 ч. л. суха мая
1 яйце
46 г краве масло или
маргарин
320-350 мл вода
яйце или 1 жълтък +
1 ч. л. Вода
мак
сусам
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
13
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
14
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
Версия: 0
Процесен лист
Изискване
12 питки от
пещ
Доставчици
Вход
1
2
Процес
4
5
6
Проверил:
Утвърдил:
Собственик
Подпис/дата: Подпис/дата: Подпис/дата
:
Правене на
хляб
3
Съставил:
7
8
9
Изход
10
Ресурси
€, везна,перс.
персонал
персонал
Перс. , миксер
персонал
таймер
Персонал,
везна
таймер
персонал
Номер
1
2
3
4
5
6
7
персонал
таймер
Индикатор
за мерене
10-12/06/2013
8
9
10
11
12
Цел
11
12
Подпроцеси
Закупуване и подготовка на суровините
Смесване на сухите продукти в купа
Добавяне на маслото, водата и яйцето
Месене на тестото 6-7 минути
Прехвърляне на тестото в намаслена купа с масло(покрито)
Оставяне да втасва 1-2 часа
Разделяне на тестото на 12 парчета
Клиент
Оставяне на парчетата да довтасат 20 минути
Оформяне и нареждане в тава за печене
Покриване и оставяне на топло за 60-90 мин.
Намазване с яйце и поръсване с мак и сусам
Печене на фурна (200 градуса) 15 минути
Място
Периодичност
Запис
на
мерене
инж. Красимир Кънев
Документи
Рецепта, регистър
рецепта
рецепта
рецепта
рецепта
рецепта
рецепта
рецепта
рецепта
Рецепта, регистър
Отговорен
Използващ/и/
15
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
1
1
2
2
ХЛЯБ ООД
6
3
3
5
4
10-12/06/2013
инж. Красимир Кънев
16
ТОВА Е ПРОЦЕС ...
% брак за Хляб ООД – 8%
ХЛЯБ ООД
Това означава, че всеки божи
Клиент
Брой
заявени
питки/ден
Брой
консумирани
питки/ден
%
Училище
Ив.Вазов
600
560
93
Училище
Хр. Ботев
400
380
95
Училище
В.Левски
200
165
83
Магазин 1
60
54
90
Магазин 2
40
36
90
Магазин 3
120
113
94
Магазин 4
50
41
82
Магазин 5
50
38
76
Магазин 6
80
69
86
10-12/06/2013
Общо
1600
Кънев
1456инж. Красимир91
ден в Хляб ООД трябва да има
суровини за производство на
1600 х 0.08 + 1600 = 1728
питки, за да се гарантират
доставките до неговите
клиенти.
На практика това значи :
87 кг брашно тип 500(2175 кг);
2 кг сол( 50 кг );
5.5 кг сухо мляко (138 кг);
5 кг захар (75 кг);
2.5 кг суха мая (63 кг);
144 яйца( 3600 яйца);
7 кг масло(маргарин) ( 175 кг);
50 литра вода (1250 литра) ;
2 кг мак и сусам (50 кг ).
Несъответстващи продукти 8+9
17
=17 % дневно