Transcript Örebro kommun kundfaktura via excel
Kundfakturor via Excel Örebro kommun
Proffsdagarna 14-15 maj Karin Helmrich Systemförvaltare Raindance
Örebro kommuns administrativa organisation
3 Förvaltningskontor som styr och stödjer verksamheten i ekonomiska frågor Administrativa assistenter som är närstödjare till verksamheten Systemförvaltare för Raindance med kring objekt tillhör det Förvaltningskontor där redovisningsenheten tillhör
Raindance objektets organisation
Systemägare, redovisningschefen Systemförvaltare, 2st Reskontraansvarig kund, leverantör 2st Systemansvarig e-handel o utdataekonomi 1st Ansvarig Projektmodulen 1st Användarstödredovisning (även ekonomisystem)
Varför registrera kundfakturor via Excelintegration?
Effektivisera administrationen vid återkommande kundfakturor trots att det inte finns ett verksamhetssystem En stort antal fakturor som ska registreras in vid ett tillfälle
Externa kundfakturor via Excel i Classic
• • • • • • Boendeavgift elever RGD/RGH Diverse kostnader Socialtjänsten Boende för funktionshindrades inbetalning till gemensamma hushållskassor (ej kommunens pengar) Matkostnader inom daglig verksamhet Boende för funktionshindrades matkostnader Diverse kostnader Kultur och Fritidsverksamheten
Process för kundfakturering matkostnader Verksamhetens medarbetare
Varje boendeenhet inkl fritids samt dagligverksamhet använder mall i Excel som skapats för inregistrering av antal olika typer av måltider Ändra fakturatexten Ett månatligt underlag för kundfakturor skickas till deras Administrativa assistent. Visa exempel, alla kolumner behövs inte för inläsningen utan mer för information för kvalitetssäkring.
Process för kundfakturering matkostnader,Excelmall FT Kundid Personnr Namn
H VK 1027600 ÅÅMMDD-XXXX K Helmrich R R R H VK 1028483 ÅÅMMDD-XXXX S Olsson R R R H VK 1027994 ÅÅMMDD-XXXX A Qvist R R R H VK 1012782 ÅÅMMDD-XXXX B Höst R R R H VK 1012782 ÅÅMMDD-XXXX K Olsson R R R
Antal Radtext max 36 (50) tecken
Matkostnad juni 2012 4,0 Hel 1,0 Halv 42,0 Fritidsmat Matkostnad juni 2012 3,0 Hel 0,0 Halv 10,0 Fritidsmat Matkostnad juni 2012 0,0 Hel 0,0 Halv 30,0 Fritidsmat Matkostnad juni 2012 4,0 Hel 7,0 Halv 30,0 Fritidsmat Matkostnad juni 2012 4,0 Hel 7,0 Halv 30,0 Fritidsmat
á-pris Belopp
970,00
AB Förfdag Enhet
120731
Konto REN Motp Avd Vår Referens
Gräsg. 1 B 31018 687650 EP0000 VFH001 Hans Björk 019-21XXXX 75,0 40,0 15,00 300,00 40,00 630,00 120731 Gräsg. 1 B 31018 687650 EP0000 VFH001 Hans Björk 019-21XXXX 75,0 40,0 15,00 375,00 225,00 0,00 150,00 450,00 120731 Gräsg. 1 B 31018 687650 EP0000 VFH001 Hans Björk 019-21XXXX 75,0 40,0 15,00 75,0 40,0 15,00 75,0 40,0 15,00 0,00 0,00 450,00 1030,00 300,00 280,00 450,00 1030,00 300,00 280,00 450,00 120731 120731 Gräsg. 1 B 31018 687650 EP0000 VFH001 Hans Björk 019-21XXXX Gräsg. 1 B 31018 687650 EP0000 VFH001 Hans Björk 019-21XXXX
Process för kundfakturering matkostnader
• • • • •
Administrativa assistenter närstödjare i verksamheten
Kundfaktureringsunderlaget i Excel kvalitetssäkras av en administrativ assistent. Kontrollera att alla uppgifter är ifyllda Kontrollera orimliga belopp Fyll i förfallodagen Kundfakturaunderlaget läggs i en samarbetsmapp Skickar ett mail till Förvaltningskontorets funktionsbrevlåda där det framgår antal fakturor och totala beloppet (uppdrag).
Process för kundfakturering matkostnader
• • • • • • •
Ekonomiassistenter på Förvaltningskontoren
Kontrollera formatet på kundID autogiro respektive övriga Kontrollera total beloppet och antal fakturor för avstämning mot mail Se till att formatet i Excelmallen är korrekt ”pensla” Slår ihop filer Sparar om filen till Blankstegs formaterad text PRN Samma förfarande som en integration Samma förfarande för autogiro, kundfakturautskick som andra kundfakturor
Ett annat exempel på Excelmall med en rad
Interna kundfakturor via Excel
• • Årsavgift cykelhyra Abonnemangsfakturor för trådlösa accesspunkter
Utbetalningar via Excel i Classic
• • • • Habiliteringsersättning, 580 per mån Inackorderingsbidrag RGD/RGH, 80 per mån Kostersättning RGD/RGH, 150 per mån Vägbidrag, 200 2ggr per år
• • • • • •
Erfarenhet av Excelinläsning
Kort startsträcka om det finns kompetens att konfigurera integrationer i Rd inom organisationen Excelinläsning ger en effektivare administration, men inte i alla fall Säkra upp en kvalitetssäker process genom bra rutinbeskrivningar Verksamhetens medarbetare, Administrativa assistenterna och Ekonomiassistenterna ska ha kompetens i Excel Låsa vissa celler i Excel Följ upp att man fick effekten som avsågs, om ev. något måste justeras
Tack!
Karin Helmrich [email protected]
Kundreskontraansvarig [email protected]
Internreskontraansvarig, Integrationer [email protected]
Leverantörsreskontraansvarig