Transcript Pola Kerja Terpadu - DIKLATPIM IV ANGKATAN 54 PPMKP

Nama
:SUMARNO
Lahir
: Malang 12 April 1958
Jabatan/Gol : Widyaiswara Madya
(IV/c)
Pendidikan : S2
Alamat
: Komplek Tirta PPMKP Ciawi
Jl. Pertanian II/5 Ciawi Bogor
HP
: 081317647416
Status
: Sudah punya rumah dan tangga
Istri
: Oke Triyana, S.Sos
Lampiran
: Agung Fenandri, S.Kom
Dalam Andragogy yang terpenting adalah:
Apa yang dipelajari “ Peserta Diklat “
Bukan
Apa yang diajarkan “ Pengajar “
Albert Einstein mengatakan:
I never teach my pupils, I only attempt to
provide the conditions in which they can learn
(Saya tidak pernah mengajar murid-murid
saya, Saya hanya berupaya menciptakan
kondisi yang memungkinkan mereka belajar)
CONFUCIUS
( 2400 TAHUN LALU)
Berkata :
NI CHING NI WANCI
NI KWAN NI SIANG
NI KUNCO NI CHETO
Mengatakan :
Anda dengar, anda lupa.
Anda lihat, anda ingat.
Anda lakukan, anda paham.
Oleh:
SUMARNO & KHAIRIL
Widyaiswara PPMKP
Peserta diharapkan mampu memahami
konsep Pola Kerja Terpadu (PKT) sebagai
alat kerja yang efisien & efektif sesuai
dengan tugas dan fungsi pada unit kerja
masing-masing.
Setelah pembelajaran peserta dapat:
1. Menjelaskan pengertian PKT dan tujuannya
2. Menjelaskan proses manusiawi dan non
manusiawi
3. Menjelaskan unsur dan prinsip PKT
4. Menjelaskan teknik-teknik memilih dan
menetapkan sasaran
5. Menjelaskan
teknik
memvalidasikan
sasaran
6. Menjelaskan teknik mewujudkan sasaran
7. Menjelaskan teknik pengendalian kegiatan
April 9, 2015
Adalah suatu alat kerja berupa perencanaan
yg operasional untuk mewujudkan sasaran
yang telah ditetapkan secara bersama
antara stakeholders (pihak-pihak terkait).
April 9, 2015
Adalah merupakan STRATEGI PERENCANAAN
SASARAN ORGANISASI yg pencapaiannya
ditempuh bersamaan dengan pemenuhan
kebutuhan dan harapan harapan pelaksana.
Dimaksudkan utk mempermudah operasi
manajerial dalam sebuah organisasi.
April 9, 2015
Tujuan Pola Kerja Terpadu
1.
2.
3.
4.
Meningkatkan pengetahuan, keterampilan
aparatur pemerintah, untuk menerapkan
PKT diseluruh unit.
Membangun kerjasama dengan unit terkait,
untuk meningkatkan kinerja.
Mengoperasikan sistem dan prosedur kerja
yang berkaitan dg pelaksanaan kebijakan
dan tugas pokok instansi
Menerapkan perencanaan yang matang,
pelaksanaan yang tepat dan pengawasan
yang ketat.
April 9, 2015
Lanjutan
5.
6.
Meningkatkan produktivitas kerja
bagi instansi yang melaksanakan
PKT.
Menghindarkan penyimpangan,
penyelewengan, penyalahgunaan
wewenang maupun korupsi
April 9, 2015
Manfaat PKT selama diklat
Pembelajaran PKT bermanfaat dalam:

Menyusun KKP;

Menyusun Kertas Kerja Kelompok
(KKK)

Menyusun Kertas Kerja Angkatan
(KKA);

Menyusun laporan study lapangan;

Menganalisis kasus saat ujian.
BAGAN KETERAMPILAN YANG DIPERLUKAN
DALAM ORGANISASI
TOP
MGT
MS
MIDDLE
MGT
LOWER
MGT
MS
MS
TS
TS
TS
RANK AND FILE : KETERAMPILAN TEKNIS
MS : MANAGERIAL SKILL
TS : TECHNICAL SKILL
18
HIERARCHI KEBIJAKAN
KEBIJAKAN
STRATEGIS
TOP MANAJER
KEBIJAKAN
TEHNIS
MIDDLE MANAJER
KEBIJAKAN
TEHNIS OPERASIONAL
LOWER MANAJER
19
MANAJEMEN
ADALAH :
PROSES MANUSIA DAN PROSES ANALITIKA
PROSES MANUSIAWI BERISI KEGIATAN
YANG MENYANGKUT 4 ASPEK :
1.
2.
3.
4.
PERILAKU
PERILAKU
PERILAKU
PERILAKU
KEPEMIMPINAN
INDIVIDU DALAM KELOMPOK
KOMUNIKASI
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
20
Cerminan Miniatur kepemimpinan
dalam Sholat Berjamaah









Imam dan makmum ikhlas beribadah
Imam dan makmum mempunyai tujuan yang sama
Imam terbaik bacaannya dan memahami Al Qur’an
Imam memberikan keteladan yang baik, dan
makmum ikhlas mengikuti
Imam dan makmum sama2 membesarkan Allah
Imam empati terhadap kondisi makmum
Imam rela dikritik dan diluruskan bila salah
Imam rela untuk mundur bila tidak dpt melanjutkan
Imam dan makmum saling mendoakan
PROSES ANALITIKA
PROSES ANALITIKA TERDIRI DARI 4 TAHAP :
1.
2.
3.
4.
MENENTUKAN MASALAH
MENCARI ALTERNATIF PEMECAHAN
MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF
MENCOBA PENYELESAIAN
24
UNSUR – UNSUR PKT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
MANUSIA DAN ANALITIKA
SASARAN
KEGIATAN MEWUJUDKAN SASARAN
POKOK KERJA
MATRIKS RINCIAN KERJA
URAIAN PAKET KERJA
REKAPITULASI BIAYA
PENJADWALAN
PENGENDALIAN
27
1. Kebersamaan
2. Disiplin
3. Kepastian
4. Transparansi
5. Pembagian tugas dan
tanggung jawab
6. Koordinasi
7. Komunikasi
8. Motivasi
9. Pengawasan melekat
10.Akuntabilitas
April 9, 2015
April 9, 2015
1.Memilih sasaran
2.Menetapkan sasaran
3.Memvalidasikan sasaran
4.Mewujudkan sasaran
5.Mengendalikan kegiatan
April 9, 2015
Analisis
Situasi
Pohon
Sasaran
Memilih
Sasaran
Pohon
Alternatif
Analisis
Tugas
April 9, 2015
Pohon
Masalah
PEMBUATAN POHON MASALAH
TEKNIK MANAJEMEN PKT MENGGUNAKAN MODEL
KAJIAN SISTEMATIK KAUSAL : POHON MASALAH.
AMATI KESENJANGAN YANG DIHARAPKAN DAN KENYATAAN; PELAKSANAAN
TUPOK / FUNGSI DG. REALITA KEMUDIAN
ANGKAT YANG DISEBUT…………………..
ANALISIS PENYEBABNYA, UPAYAKAN SEBANYAK MUNGKIN KEMUDIAN TETAPKAN 4
YANG DISEBUT………………………………..
TETAPKAN YANG DOMINAN
ANALISIS PENYEBABNYA, UPAYAKAN SE –
BANYAK MUNGKIN, KEMUDIAN TETAPKAN 4
YANG DISEBUT…………………………………
DAN TETAPKAN YANG DOMINAN
MASALAH
UTAMA
MASALAH
POKOK
MASALAH
SPESIFIK32
(Pernyataan negatif)
Kualitas hasil diklat
blm optimal
Program diklat
blm efektif
Sarana blm
memadai
Kualitas wi
rendah
Penguasaan
materi
kurang
Kemampuan
pengelolaan
kls kurang
April 9, 2015
Kurikulum
blm sesuai
Lingkungan
diklat krg
mendukung
Perenc.
Mengajar
kurang
Motivasi Wi
kurang
April 9, 2015
designed by Ratna
(Pernyataan positif)
Terwujudnya Kualitas hasil
diklat yg optimal
Terwujudnya Efektivitas
Program diklat
Tersedianya
Sarana diklat
yg memadai
Terwujudnya Wi
berkualitas
Terwujudnya
Penguasaan
materi
TerwujudnyaKe
mampuan
pengelolaan kls
April 9, 2015
Tersedia
Kurikulum yg
sesuai
Terwujudnya
Lingkungan
diklat yg
mendukung
Tersedianya
Perenc.
Mengajar
Terwujudnya
Motivasi Wi yg
tinggi
(Pernyataan positif)
Terwujudnya Kualitas hasil
diklat yg optimal
Terwujudnya Efektivitas
Program diklat
Terwujudnya Wi
berkualitas
Terwujudnya
Motivasi Wi yg
tinggi
Mengadakan
semiloka
April 9, 2015
Memberi
kesempatan
mengajar
Mengusulkan
kenaikan
tunjangan
jabatan
Sasaran Umum : Terwujudnya motivasi WI yang tinggi melalui
pelaksanaan Semiloka
POHON MASALAH
POHON MASALAH
Pelaksanaan kegiatan kerjasama penelitian di Pusat
Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP)
belum optimal
4
akibat
Penyajian laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan
kerjasama penelitian secara tepat waktu pada Sub Bidang
Pelayanan dan Kerjasama Penelitian belum optimal
Akibat
1
d
Partisipasi anggota tim
penelitian dalam
melaporkan tahapan
pelaksanaan kegiatan
kerjasama penelitian
belum optimal
a
Penyusunan
b
laporan evaluasi
pelaksanaan
kegiatan kerjasama
penelitian belum
maksimal
Sebab
2
Kemampuan
tenaga penunjang
sangat terbatas
dari sisi kualitas
c
Penguasaan tahapan
pelaksanaan kegiatan
kerjasama penelitian
masih rendah
2
3
Pengumpulan bahan
laporan evaluasi
pelaksanaan kegiatan
kerjasama penelitian
belum memadai
Pengolahan bahan
evaluasi
laporan
a
pelaksanaan kegiatan
kerajsama penelitian
belum optimal
Penyiapan bahan
b evaluasi
laporan
pelaksanaan kegiatan
kerjasama penelitian
belum optimal
Penyiapan konsep
c evaluasi
laporan
pelaksanaan kegiatan
kerjasama penelitian
belum optimal
3
Keterangan :
1. Masalah utama adalah No.1
2. Penyebab dominan masalah No.1 adalah masalah pokok No.2b
3. Penyebab dominan masalah No.2b adalah masalah spesifik No.3a
4. Akibat No.1 adalah No.4
KRITERIA SASARAN YG BAIK:
1.
2.
3.
4.
Hasil yg ingin dicapai (Ter…/kuantitas-kualitas)
Kegiatan utk mencapai sasaran (Me…)
Tempat pelaksanaan
Waktu Pelaksanaan ( berapa lama, kapan
mulai & berakhir)
5. Biaya (jumlah dan sumber)
6. Dilaksanakan oleh … (unit kerja)
7. Bekerjasama (kalau ada)
April 9, 2015
SASARAN KHUSUS
Terwujudnya motivasi yg tinggi bagi 30 WI
melalui semiloka PKT, bertempat di
Pusdiklat Dep Nakertrans, jl Kamp.
Lembur, Kel. Makasar-Jaktim selama 1
minggu dari tg 1 sd 7 Desember 2014 dg
biaya Rp 50 juta dari DASK Pusdiklat
Dep. Nakertrans dilaksanakan oleh Bid.
Penyelenggara bekerjasama dg Dit Bin WI
LAN RI
April 9, 2015
Matrik Rincian Kerja (MRK)
Paket Kerja
Rekap Biaya
Penjadwalan
April 9, 2015
SiABiDiBa
Kegiatan
Sasaran Me…
Pokok
Kerja
Persia
pan
Penangg. A B C D E F G H I
N
o Pokok jawab
akhir
1 Pembtk
pn
p
k
2
Ter…
Pelak
sanaan
3
4
5
Pengend.
6
Pemantauan
7 Penilaian
8 Pelaporan
Jumlah
April 9, 2015
x
Upaya untuk mencapai sasaran
Contoh:
Menyelenggarakan diklat
bagi penyelenggara diklat
(Training Officer Course) selama 14 hari kerja mulai tgl 5
Mei 2014. s.d. 17 Mei 2014, bertempat di hotel Riana,
Ciawi, Bogor dengan biaya Rp 132.000.000,- (seratus tiga
puluh
dua
juta
rupiah)
berasal
dari
dana
swadana/kontribusi peserta yg dilaksanakan oleh Pusdiklat
Pegawai Dep. XY bekerjasama dgn Sub Dit. Teknik
Manajemen, LAN RI
April 9, 2015
KEGIATAN
melaksanakan semiloka PKT,
bertempat di Pusdiklat Dep
Nakertrans, jl Kamp. Lembur, Kel.
Makasar-Jaktim selama 1 minggu
dari tg 1 sd 7 Desember 2014 dg
biaya Rp 50 juta dari DASK
Pusdiklat Dep. Nakertrans
dilaksanakan oleh Bid.
Penyelenggara bekerjasama dg Dit
Bin WI LAN RI
April 9, 2015
Pembagian kegiatan ke dalam tahapan atau proses kerja,
jenis usaha atau fungsi manajemen dalam rangka
mencapai sasaran.
1. Persiapan;
2. Pelaksanaan;
3. Pengendalian;
April 9, 2015
Adalah uraian dari setiap pokok akhir. Kalau ada
10 pokok akhir akan ada 10 paket kerja.
Terdiri dari
Penanggung gugat
Uraian kerja
Penanggung jawab
Waktu
Biaya yang diperlukan untuk setiap
uraian kerja
April 9, 2015
Paket Kerja No. :
Penyelesaian …hr, tgl …sd tgl
No
Uraian Kerja
1. Me…
April 9, 2015
Jumlah
Pokok Akhir
:
Penanggung Gugat :
Penanggung Waktu
jawab
(hari)
Biaya
(Rp)
-
1. Dimaksudkan utk mengetahui apakah
biaya yang diperlukan atau dikeluarkan
sesuai dgn yang ada didalam sasaran;
2. Bila tidak sesuai, harus disesuaikan.
Kalau dananya sudah ada, maka yang
disesuaikan adalah pengeluaran di
setiap pokok akhir, tapi kalau belum
ada dana, maka disesuaikan disasaran.
Dengan demikian, dana yg ada dalam
sasaran dan rincian biaya sama.
April 9, 2015
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
 Biaya (Rp)
Pokok Akhir
Pe …
Pemantauan
Penilaian
Pelaporan
Jumlah
April 9, 2015
Rp
Cara Menyusunnya:
1. Pindahkan semua pokok akhir ke dalam
format jadwal;
2. Tentukan satuan waktu yang akan
digunakan: harian, mingguan, bulanan.
3. Untuk pengendalian, waktunya dimulai
dari saat persiapan sampai dengan
pelaksaan selesai, kecuali pelaporan
dilebihkan.
April 9, 2015
Waktu
Pokok
Akhir
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Pe…
Pemantauan
Penilaian
Pelaporan
April 9, 2015
J
I
U
II
2 0
N
I
J
III IV I
1 4
U L
II II
I
I
I
V
A
I
G
II
1. Mempertegas pembagian tugas & tanggung
jawab.
2. Memantapkan koordinasi
3. Mengembangkan keterbukaan.
4. Mengembangkan rasa kebersamaan.
5. Memantapkan kepedulian antar anggota unit
kerja.
6. Merupakan alat waskat dan wasri
7. Merupakan alat perencanaan tenaga kerja
8. Membudayakan “bottom up” planning;
9. Meningkatkan motivasi kerja.
April 9, 2015
1. Pemantauan
2. Penilaian
3. Pelaporan
April 9, 2015
April 9, 2015
Mewujudkan Sasaran
1. Motivasi adalah:
Kegiatan
mendorong
gairah
kerja
dan
memberikan semua kemampuan bawahan agar
mau bekerja keras dan keterampilannya untuk
mewujudkan sasaran organisasi secara berdaya
guna dan berhasil guna
2. Motive adalah:
Daya gerak dari dalam yang mendorong
seseorang berbuat sesuatu
3. Motivating (Penggerakan) adalah:
Keseluruhan proses pemberian motive bekerja
kepada pada bahwahan, sehingga mereka mau
bekerja demi tercapainya sasaran
April 9, 2015
Tujuan Motivasi





Agar bawahan memahami sasaran
organisasi
Meningkatkan
kemampuan
dan
semangat kerja
Mendapatkan dukungan dan bantuan
bawahan
Meningkatkan produktivitas kerja
Menjamin
terwujudnya
sasaran
organisasi
April 9, 2015
Prinsip Memotivasi bawahan




Mengikut sertakan bawahan
Komunikasi 2 arah yang sehat lancar
Keyakinan atas prestasi yang diperoleh
Adanya pengakuan yang timbal balik
April 9, 2015
KEBUTUHAN MANUSIA
(Abraham Maslow)
AKTUALISASI DIRI (Potensi,
Keberhasilan)
HARGA DIRI (Dihormati, Dihargai orang
lain)
SOSIAL (Berinteraksi, Berteman)
RASA AMAN (Terhindar dari rasa
cemas)
FISIOLOGIS (Papan, Sandang, Pangan,
Sex)
3 Hal penting menumbuhkan motivasi
1. Manusia mempunyai kebutuhan
2. Sasaran yang harus diwujudkan (jelas, realistik
dan terukur)
3. Motivasi, ada 4 strategi, yaitu:
- Memperkaya pekerjaan (job enrichment), beri
peluang berkembang
- Perluasan kerja (job enlargement), mutasi,rotasi
- Pembakuan kerja (job standarization), batasi
jumlah dan jenis pekerjaan
- Penyederhanaan pekerjaan (job simplification),
kurangi jumlah unsur tugas yang rumit
April 9, 2015
Pengendalian berkaitan erat dengan
fungsi perencanaan




Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu
direncanakan
Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika
ada rencana
Pelaksanaan rencana akan baik, jika
pengendalian dilakukan secara baik
Sasaran baru dapat diketahui terwujud
dengan baik atau tidak setelah
pengendalian atau pengukuran dilakukan
April 9, 2015
5 Hal yg harus diperhatikan dalam
pengendalian:





Menetapkan sasaran hasil kerja
Membandingkan hasil kerja dg standar
Menentukan ada tidaknya
penyimpangan
Mengambil tindakan korektif
Membangun sistem balikan
April 9, 2015
Pengendalian/kontrol dilakukan
melalui tahap-tahap sbb:




Menentukan standar-standar atau
dasar untuk kontrol
Mengukur pelaksanaan
Membandingkan pelaksanaan dengan
standar dan menentukan deviasideviasi bila ada
Melakukan tindakan perbaikan
April 9, 2015
Pengumuman Dept. Pertanian
(Agriculture Dept. Announcement)
Bagaimana Cara mengenali Penyakit Sapi Gila???.
(How to identify a mad cow disease)
Tidak berpenyakit
(Normal)
Berpenyakit
(with mad cow disease)
PERBEDAAN SUARA LENGUHAN ANTAR KEDUANYA:
Silakan klik kedua gambar “Speaker” di atas...!
(Double click on sound button)
TERIMA KASIH
ATAS PERHATIAN
DAN PARTISIPASINYA
SAMPAI JUMPA
• Marno dan Khairil
67
April 9, 2015
designed by Ratna
April 9, 2015