Transcript MSProject项目管理软件应用

MS Project 项目管理软件应用
MS Project 汇报提纲



2
软件简介
软件演示
 准备工作
 建立任务计划
 MS Project资源与成本管理
 项目动态跟踪控制
其他领域应用
为什么使用项目管理软件






使项目参与人员有共识的项目描述语言
代替人完成烦琐的项目计算、调整、统计工作，
提高工效
帮助项目经理分析项目焦点，抓住主要矛盾，提
高工效
提高项目管理的应变能力
能提供大量在项目管理过程中所需数据、信息
协助我们规范项目管理流程，改善项目管理的过
程
3
MS Project的优势



在国际上广泛应用
通用性强
凝聚了现代项目管理的理论和方法
（WBS、甘特图、里程碑、关键路径法、网络图、责任矩阵、成本
估算、项目评价技术）





数据分析处理能力强
易学易用
信息交流功能强
基于网络的协同工作方式
企业（多）项目管理（可以构建企业项目管理平台）
4
Project 覆盖哪些项目管理功能
• 范围管理(PSM)
• 时间管理(PTM)
• 成本管理(PCM)
质量管理体系
QMS
• 人力资源管理(PHRM) 环境管理体系
• 风险管理(PRM)
• 质量管理(PQM)
• 沟通管理(PCM)
• 采购管理(PPM)
• 综合管理(PIM)
5
EMS
职业健康与安全管
理体系(风险管理)
OHSMS
MS Project 具体功能
（不包括Server功能）









迅速、完整地编制项目计划
帮助项目工作者寻找关键路径，并提供优化的方法
资源规划、协调和效率分析
项目成本估算、控制、分析
项目动态跟踪和控制
项目执行状态分析、评价
与其他系统的数据信息交流
多种视图，全方位表达项目信息
项目元素的层次化结构
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使用Project管理项目的三个深度




时间进度管理（计划、跟踪、控制、评价）
资源管理（计划、统计、效率分析）
成本管理（资源成本、任务成本、费用与进度
整合、成本控制）
其他领域的应用：
考核、比较、看板管理等等
7
项目元素-任务



职能：完成项目需要进行的活动
描述：数据域，约250多
数据域类型
 标识类：ID,Uniq
 日期和工期
 工作量
 成本
 其他
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ID,Name
项目元素-资源



职能：完成任务的人、设备、资金
描述：数据域，约200个
数据域类型
标识类：ID,Uniq ID,Name
 日期
 工作量
 成本
 其他

9
使用MS Project

10
建立项目计划
项目规划过程
11
项目编排原则和日期(准备1)




正排计划或倒排计划（ASAP/ALAP)
正排计划
计划从项目开始时间向完成时间方向进行日程排定
（任务按越早越好安排）
倒排计划
计划从项目完成时间向开始时间方向进行日程排定
（任务按越晚越好越好安排）
输入方法：菜单“项目/项目信息”
开始日期或完成日期
项目日历
12
输入项目的属性信息（准备2）






13
输入方法：菜单“文件/属性”
项目标题(项目摘要任务名)
项目承担单位
项目经理
计划员
项目备注
更改日历的工作时间（准备3）

设置方法：工具/更改工作时间；使用向导
设置工作日、非工作日、和例外日
更改工作时间

日历的种类


 项目日历:
用于整个项目
 任务日历：用于单项任务
 资源日历：用于单类资源
14
项目环境默认值设置（准备4）






设置方法：菜单“工具/选项”
选中“项目摘要任务”选项（视图卡片）
设置默认任务类型为“固定工期”,去掉“新任务
为投入比导向”（日程卡片）
注：这是一种建议的初始日程排定方法
默认资源工作分配单位：十进制数（日程卡片）
显示大纲数字（视图卡片）
日期格式(视图卡片)
15
充分的项目管理思想（准备5）





确定项目的周期及主要内容
确定项目的资源总量清单
确定工作分解
………………
………………
16
建立任务列表





17
WBS工作分解结构在Project中主要使用
大纲结构表示
输入任务清单
任务的升级和降级
任务的插入、删除、移动
理解摘要任务
里程碑计划
里程碑是标记项目中的重要事件的时间点，它
通常是项目阶段发生变化的标志，是监控点。
用于监视项目的进度，检查项目的质量。
 里程碑管理：在项目中的重要事件后设置里程
碑任务，并确定检查监控的具体内容。
（通常里程碑任务的工期为0）

18
里程碑计划图
19
估算任务的持续时间(工期)





定义：活动从开始到完成经过的时间
日历持续时间：包括休息时间的工期计量
工作持续时间：只包括完成项目工作量的工
期计量
软件中工期的含义通常是工作的持续时间
估算方法：历史数据、经验、专家
20
输入持续时间


最基本的操作在甘特图视图“工期”域中输入
。
工期的单位：工时（h）,工作日(d),周工时(w),
月工时（mo）等
如不输入单位，Project将使用默认的工期单位
21
确定任务的相关性




目的：确定各项任务开始顺序、依赖和制约关
系
前置任务与后续任务的概念
类型：FS，SS，SF，FF
任务之间可搭接：正、负延隔时间
22
任务的相关性
 MS
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Project 中任务相关性的表示
修改和解除任务相关性
途径：
 在甘特图上双击链接线，启动任务相关性对话
框；
 在甘特图视图的任务列表中双击某个任务，启
动任务信息对话框,“前置任务”卡
 其他途径：网络图、双窗口的前置任务、后续
任务列等
可以修改相关性类型、正、负延隔时间、解除任
务相关性
24
确定关键路径

确定关键路径
 依据最早时间和最晚时间计算时差
时差 = 最晚开始时间 - 最早开始时间
= 最晚完成时间 - 最早完成时间
 时差等于0和小于0的任务组成关键路径
25
识别关键路径


对“甘特图”进行格式化
菜单“格式/甘特图向导”
对任务列表进行格式化
菜单“格式/文本样式”
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压缩关键路径方法

压缩关键路径方法
 缩短任务工期
 调整任务关系
 增加资源强度
 安排资源加班
 调整各种日历
 减少任务数量
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甘特图预览打印
页面设置



页眉
图例
视图卡选项
时间标尺设置

双击时间标尺，启动时间刻度对话框
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任务详细信息设置
双击选中的任务→显示出“任务信息”对话
框

选中某任务,在工具栏中点击“任务信息”按
钮

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任务详细信息(1)


估计工期：非确定的工期，可以按此筛选器将
估计工期的任务筛选出来
期限：设置任务期望完成的日期，当任务的完
成时间超过此时间,在“标记”中有提示
31
任务详细信息(2)




限制条件：设置或限制任务日程安排的原则
目的：能更精确地反映项目实际情况的项目进度计划
限制类型：设置任务安排的原则，有8种方法：
越早越好（ASAP)，越晚越好（ALAP)
必须开始于…，必须完成于…
不得早于…开始，不得早于…完成，不得晚于…
开始，不得晚于…完成
限制日期：除ASAP,ALAP外，其它都要给定具
体日期
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任务详细信息(3)


任务类型
固定工期、固定单位、固定工时
工作量公式
 任务的工时，工期，资源数量
3个参数在计算中
共有关系。工期与资源投入成反比。
 工期=工时/资源单位
33
双窗口


功能：当需要连续查看项目信息时，上窗口指向任
务行，下窗口则为该任务的详细信息（8种）
操作：窗口/拆分，在下窗口中击右键，可以换内容
34
网络计划的各种表达方式





35
任务列表
横道图(甘特图)
单代号网络图
双代号网络图
日历视图
项目计划交流工具—横道图
36
项目计划交流工具---网络图
37
日历视图示例


优点：清楚描述每天的工作
缺点：逻辑关系不清楚
39
日历视图操作



在日历视图上定位：编辑/定位，定位到日期或
任务号
格式化：格式/条形图样式，通过不同颜色识别
关键任务
查看任务：主要查看在日期单元格中显示不下
的任务
40
MS Project 资源
与成本管理
41
资源和资源管理

资源:为完成任务而使用的：
 人、机械设备、材料、资金、服务、技
术等

资源管理
 使用管理
 费用管理

42
资源类型：工时、材料
建立资源列表




建立资源列表：资源工作表视图/项表
资源定义：与项目特性、资源管理方式等有
关。
主要信息：名称，类型，材料标签、最大单
位，标准费率，每次使用成本，资源日历等
注：建立企业资源库的方法略有不同，内容
基本相同
43
分配资源：




分配资源:把资源安排到任务上工作的过程
分配资源方法:（通常使用甘特图；任选下面一种
方法分配资源）
a、单击工具栏
按钮,启动”资源分配”
对话框，进行资源分配
b、选定任务，单击“任务信息”按钮，启动“任
务信息”对话框，在资源卡中选择资源名称和单位
。
c、菜单“窗口/拆分”,在双窗口中选择资源名称
和单位
在其他视图上也能分配资源
44
在“分配资源”对话框中有筛选功能
资源详细信息




在“资源工作表”双击某个资源，启动“资源信
息”对话框
资源可用性：在不同时间段可以有不同的资源拥
有量。
成本卡：5个费率表，不同时间段可设不同费率
结算费用方式
 开始，完成，按比例

备注：为资源添加备注信息
46
费率表的使用




资源在不同的任务上可以使用不同的费率
缺省使用A费率表
在“工作分配信息”对话框中可以选择其他费率表
在“任务分配状况”和“资源使用状况”视图中可
启动“工作分配信息”对话框
47
资源使用状态视图

菜单“视图/资源使用状况”

使用资源使用状况视图描述资源
 以资源为主线，描述每个资源承担的任务，并按资源
汇总，可换表
 视图右侧按时间段汇总信息，更改时间刻度进行各种
汇总
 在视图右側按鼠标右键，有更多信息可显示，包括工
时类、成本类，资源分配类，任务执行评价类等
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任务分配状态视图描述项目




菜单“视图/任务分配状况”
以任务为主线，描述每个任务及分配的资源情
况，并按任务汇总。
视图右侧按时间段汇总信息
详细信息：
49
资源图表
共有10种类型的资源图（在视图右側按鼠标右键，出快捷菜单
）

最大资源量--资源需求曲线

工时--资源工作量分布图

累计工时--资源累计工作量图

资源过渡分配超分配图--资源超量数值分布

资源分配—工时分配百分比图（使用效率）

剩余可用性--资源还可分配的工时

成本---资源成本分布图

累计成本--资源累计成本分布图
50
资源超分配-定义


定义：分配给一个资源的工时超出他在工
作时间内可以完成的数量的结果
超分配的类型：2种
51
确定资源超分配的情况

确定哪种资源超分配（寻找红色和叹号标志）
 资源工作表
 资源图表：需求直方图，过度分配直方图
 资源资源使用状态视图



确定在哪个任务上超分配
确定在何时超分配
确定超分配的量
52
解决资源超分配的策略






53
增加资源量
确定任务轻重缓急，安排任务延时开工
延长任务工期
减少工作量
非平均分布
替换
资源均衡示例
55
MS Project 项目成本体系构成
项
目
成
本
各
摘
要
任
务
成
本
项目
固定
成本
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可变成本
各
任
务
成
本
摘
任
固
成
资
源
成
本
要
务
定
本
任务
的固
定成
本
工时类
资源的
成本
材料类
资源的
成本
固定成本
可变成本
固定成本
除资源成本以
外的其它成本
，如管理成本
基于资源单位
时间的费率、
工作时间和资
源投入量。
每次使用成
本
基于单位材
料的价格（
费率）和材
料用量。
材料的每
次使用成
本
MS Project
项目动态跟踪控制
动态跟踪控制策略和方法





60
设计一个最优的计划
建立一项严格的制度
定时采集项目的信息
分析进展引起的变化
根据实际重新做优化
保存比较基准计划





意义：建立评价的基准
保存时间：在项目计划批准之后
保存方法：工具/跟踪/保存比较基准
多比较基准：共11套，主要用于比较基准的备
份
注意:保存文件备份
61
采集实际数据信息



意义：为项目计划更新提供依据
确定更新实际数据的方法：Web、邮件、手工
确定更新实际数据的内容：
按任务工期：实际开始时间，实际完成时间，完成百分比
，实际工期、剩余工期
按任务工时：实际开始时间，工时完成百分比、实际工时
、剩余工时
按资源工时：实际开始时间，工时完成百分比、实际工时
、剩余工时；或按时间段跟踪实际工时

确定更新频度：天、周
62
采集实际数据信息(续)


设置状态日期：菜单“项目/项目信息”或项目向
导—跟踪—引进进度信息
输入实际数据界面：
按任务工期： 使用跟踪甘特图，更新任务对话框
(跟踪工具栏)，跟踪表，更新项目对话框。
按任务工时：在使用跟踪甘特图中使用工时表、
项目向导—跟踪—引进进度信息
按资源工时：任务分配状况视图，工作分配信息
对话框，项目向导—跟踪—引进进度信息
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查看分析项目执行状态



查看项目统计信息，菜单“项目/项目信息”，
再点击“统计信息”
跟踪甘特图视图
在各种表中查看数据
如差异表：开始时间差异、完成时间差异
工时表：工时差异，实际工时、剩余工时
成本表：成本差异，实际成本、剩余成本
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灵活的定制功能



项目管理软件必需具有强大、灵活的定制功
能
根据管理需求，充分发挥软件的定制功能
定制：视图、表、报告、日历、筛选器、自
定义数据域 等；
67
视图类报告

各种视图都可以组织数据，设置格式，直接打印
 横道图，网络图，日历视图，任务使用视图，
 资源工作表，资源分配视图，资源图表
（资源需求，资源工时，资源累计工时，资源分配效
率，资源剩余工时，资源超分配工时，资源成本，
资源累计成本，资源数量限量，资源工时限量）
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MS Project 报表
菜单“视图/报表” ，启动“报表”对话框
 项目报表
 任务报表
 资源报表
 交叉分析类报表
69
报表机制



报表的主要信息来自某个”表“，因此，如果
系统提供的表未包括所需报告的全部信息，必
须先定制一个新表
报表通常使用筛选器对于表中的信息进行筛选
，因此，如果系统未提供使用筛选器，必须先
定制一个新筛选器
有些报表可以定义按什么周期汇总
70
自定义报表




目的：根据需求自己组织报表
菜单“视图/报表”, 自定义
新建，选报表类型
选择表、筛选器、详细信息
71
自定义表







目的：根据需求自己组织表，规范化
菜单“视图/表/其他表”
表的分类：任务类、资源类
表的组成：数据域
新建表：
选择数据域
应用表
72
定制域



73
功能：用户定义在MS Project中未直接定
义的域
方法：工具/自定义/域。
操作：先选择类别，再选择域，更改它的
名称，通过“值列表”建立它的默认值集
，通过“公式”确定该值的算法，可以进
行函数运算。
定制域

74
定制域
共享技术-管理器




75
功能：使在不同的项目中定制的表、报
告、筛选器等能够被其他项目共享
共享机制：通过管理器交换。Global文
件中存有系统的共享部件，每个项目可
以自己定制，在管理器中交流
在项目之间共享，必须同时打开要共享
的所有项目，如果想被所有项目共享，
就共享到Global 中
在Global中的部件将自动保存
共享技术-管理器
76
提取技术-筛选器





功能：根据需要从项目信息中提取需要的信息
机制：通过设定域的条件来提取出需要的信息
多个条件之间可以“与”操作，也可以“或”操
作组成筛选条件
常用任务筛选器：关键、里程碑、任务范围 、日
期范围 、使用资源 、进行中的任务 、进度落后
的任务、成本超过预算 等
常用资源筛选器：资源-工时 、资源-材料 、组、
成本超过预算等
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提取技术-筛选器
定制方法





菜单“项目/筛选/其他筛选器”
分类：任务类、资源类
新建筛选器：
设置筛选器的条件
应用筛选器
78
群体项目管理





大项目可以将相对独立的部分划分为多个子项
目，分级管理
创建主项目文件，而后可以在任意级上插入子
项目（菜单“插入/项目”），构成主项目计划
，并可以建立相关性
对子项目的修改，可反映到主项目中
在主项目中可以查看子项目
多项目信息汇总、统计
79
MS Project信息交流






在甘特图上可以添加文本说明
在甘特图上可以插入各种对象（如声音、图表等）
可以使用“照像”按钮将各种视图转成图像数据
每个任务或资源可以插入“超级链接”，随时调出
相关的文档、图片、网站
通过改变保存文件类型和选用映射表与Access、
Excel等交流信息
可以直接将项目文件作为邮件附件发出
80
基于Project 2003构建企业信息平台

单一用户环境
 Project 标准版（无法与 Project Server 2003 和 Project
Web Access 2003 进行协作 ）


企业用户环境
 Project Server 服务器版 + Project 专业版
后台基础的构建
 Windows 2003 Server (建议) + SQL Server 2000
 Project Server 2003
 Windows SharePoint Services 2.0 (简称WSS)
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