Transcript Serienbrief - PC Senioren Club Konstanz

Serienbrief erstellen in Word
Ein einfaches „Kochrezept“ am Beispiel von
Briefumschlägen von Uwe Troll
Inhalt:
1. Einleitung
2. Kurzbeschreibung
3. Vorbereitung
4. Hauptdokument
5. Datenquelle
6. Daten zusammenstellen
7. Hauptdokument einrichten aufrufen
8. Hauptdokument einrichten
9. Hauptdokument speichern
10. Zusammenführen
11. Drucken
1. Einleitung
• Serienbriefe sind eine Hilfe, um mehrfach
vorkommende Schreibarbeiten zu automatisieren.
• Serienbriefe sind nicht schwer zu erstellen, aber zu
Anfang ist der Umgang wegen der vielen Optionen
etwas unübersichtlich.
• Diese Anleitung wird deshalb ein einfaches Beispiel
für den Druck von Adressen auf Umschläge zeigen.
2. Kurzbeschreibung
• Beim Serienbrief wird das Hauptdokument mit der
Datenquelle so verknüpft, dass die Daten aus der
Quelle an vorgegebenen Stellen im Hauptdokument
erscheinen.
• Es entstehen dabei so viele Dokumente wie
Datensätze vorhanden sind.
3. Vorbereitung
•
Word starten. Es öffnet sich ein leeres Blatt.
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Wenn Sie in Word 2003 oder 2002/XP arbeiten, stellen Sie bitte auf den alten Seriendruckmanager
um. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten:
Blenden Sie die Seriendruck-Symbolleiste ein, indem Sie Extras-Briefe und Sendungen-SeriendruckSymbolleiste einblenden anwählen.
Rufen Sie im Menü Extras den Befehl Anpassen auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle.
Markieren Sie unter Kategorien den Eintrag "Alle Befehle".
Im Listenfeld Befehle suchen Sie den Eintrag "SeriendruckManager".
Ziehen Sie den Listeneintrag mit der Maus in die Symbolleiste Seriendruck.
Klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Schaltfläche Schließen.
Mit der soeben eingefügten Symbolschaltfläche öffnen Sie direkt den gewohnten SeriendruckManager. So haben Sie die Möglichkeit, ein Seriendokument in altbekannter Manier einzurichten.
Ansonsten: Im Menü <Extras> <Seriendruck> wählen und so den
Seriendruckmanager öffnen.
4. Hauptdokument
Es bleibt nur die Wahl zwischen
„Abbrechen“ - was wir nicht wollen und „Erstellen“, Also:
Wir „Erstellen“ ein Hauptdokument
„Umschläge“ durch Anklicken und
bekommen ein neues Fenster.
Hier wählen wir „Aktives Fenster“.
5. Datenquelle
Nun sollen wir „Daten importieren“.
Ja, woher denn?
Wir brauchen eine „Datenquelle“!
D.h. eine Tabelle mit zu
importierenden Daten.
Weil wir die noch nicht haben,
machen wir uns eine.
Aber wir wählen nicht „Datenquelle
erstellen“, sondern machen die
Tabelle (Quelle) „zu Fuß“. Das geht
schneller und ist übersichtlicher.
Dann können wir später einfach
„Datenquelle öffnen“ wählen.
Also los!
6. Daten zusammenstellen
Die Aufgabe ist ja, Adressen auf Briefumschläge zu drucken.
Also müssen wir überlegen, welche Angaben dazu nötig sind, z.B.:
1. Zeile: Anrede
2. Zeile: Vorname und Name
3. Zeile: Strasse
4. Zeile: PLZ und Ort
Also machen wir uns in WORD eine passende Tabelle mit 6 Spalten und einer
Zeile mehr (für die Überschriften), wie wir Adressen haben. Die speichern wir
und merken uns wo, und wie sie heißt (Beispiel unten).
Es kann natürlich sein, dass auch mehr Angaben erforderlich sind, das kann man ja dann anpassen durch
mehr Spalten in der Tabelle.
7. Hauptdokument einrichten aufrufen
Jetzt haben wir eine
Datenquelle und
können sie öffnen, was
wir also anklicken.
Prompt führt uns das
wieder zu einem neuen
Fenster.
(Wozu eigentlich, wir haben doch
keine Wahl?)
Also schön!
8. Hauptdokument einrichten
Jetzt dürfen wir das
Umschlagformat auswählen und
nehmen hier das Format DL.
Die Bestätigung mit „OK“ öffnet
das Fenster „Umschlagadresse“,
Hier fügen wir die
Seriendruckfelder so ein, dass
eine Adressen-Block entsteht.
Die Seriendruckfelder
entsprechen den
Spaltenüberschriften unserer
Tabelle.
Weiter mit „OK“.
9. Dokument sichern
Jetzt erscheint wieder der Serienbrief-Manager, und zwar mit etwas im Hintergrund, das nach
unserem Briefumschlag aussieht.
Hier klicken wir aber nicht auf das vorgewählte Feld „Ausführen“, sondern auf „Hauptdokument“
und „Einrichten“.
Jetzt können wir nämlich das Aussehen des Umschlags noch beeinflussen, indem wir z.B. den
Adress-Blocks verschieben, eine Leerzeile einfügen, PLZ/Ort fett machen usw.
Vor allem aber
können wir in dem
linken kleinen (oder
dem langen)
Rahmen einen
Absender eintragen.
Wenn jetzt alles so
ist wie gewünscht,
wird gespeichert.
Empfehlung: Als
Vorlage speichern
für zukünftige
Verwendung, also als
*.dot.
10. Zusammenführen
Nachdem unser Hauptdokument, der
Umschlag, fertig ist, klicken wir in der
Seriendruck-Menüleiste auf
„Seriendruck“. Das öffnet dieses
Fenster:
Das erreicht man auch, wenn man im Manager auf
„Ausführen“ klickt.
Die Vorauswahl „Seriendruck in: Neues Dokument“ ist uns genehm und wir können auf
„Zusammenführen“ klicken.
Jetzt passiert es: Endlich rappelt der Automat und unsere Umschläge erscheinen wie von
Geisterhand auf dem Bildschirm. Heureka!
Wir kontrollieren vielleicht noch, ob alle Adressen richtig eingetragen sind. Ggf. können
wir durchaus noch korrigieren. Das nun fertige Dokument können wir speichern:
Jetzt ist alles fertig zum Ausdruck:
11. Drucken
So könnten sie aussehen, unsere Umschläge. Und die müssen wir jetzt nur noch drucken.
Das war‘s!
Natürlich sind viele Detailfragen ausgelassen worden. Es sollte aber erst einmal auch nur das Prinzip der
Serienbrief-Erstellung erklärt werden. Fortsetzung mit erweiterter bzw. anderen Aufgabenstellung ist
möglich. (Z.B.: „Richtiger“ Brief, Gästekarten, individuell formulierte Einladungen usw.)