Transcript Documentación - Servicio de Selección y Formación

Contratación pública
electrónica
Alicante, 17 de octubre de 2011
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Necesidad de regular la contratación pública
La contratación pública es una materia de natural controversia en la gestión
de la Administración Pública:
• El interés público exige que los contratos públicos se rijan por principios de
reducción del gasto y aprovechamiento de los recursos.
• El hecho de que personas físicas participen en la adjudicación puede
levantar suspicacias, que requieren mecanismos que garanticen la
transparencia y el escrutinio público.
• Las empresas de los sectores implicados se ven beneficiadas por poder
acceder a estos contratos, por lo que hay que garantizar la accesibilidad y
las adecuadas condiciones de concurrencia.
Para proteger los intereses públicos y asegurar el buen funcionamiento de la
contratación pública, existe una regulación compleja y detallada de los procesos
de contratación.
Contratación Pública electrónica
Normativa aplicable a la contratación pública
La normativa sobre contratación pública aplicable en España ha sido revisada
recientemente, por lo que actualmente la lista de normas directamente aplicable
es relativamente breve:
• Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
• Ley 34/2010, de 5 de agosto, que modifica la anterior.
• Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, que desarrolla parcialmente la Ley
30/2007.
Contratación Pública electrónica
Principios de la contratación pública
• Libertad de acceso: Eliminar barreras para facilitar el acceso de las
empresas a los procesos de contratación.
• Igualdad y no discriminación: Se debe dar preferencia al licitador que
ofrezca las mejores condiciones aplicando, en la medida de lo posible,
criterios objetivos para su valoración.
• Publicidad y transparencia: El proceso de contratación se debe someter a
público escrutinio. Determinados hitos del proceso de contratación deben
anunciarse públicamente.
Contratación Pública electrónica
Principios de la contratación pública
• Control del gasto: La ley exige que los criterios de selección den
preferencia a la oferta económicamente más ventajosa, con el objeto de
garantizar un mejor aprovechamiento de los recursos públicos. En todo caso,
otros criterios también pueden tomarse en cuenta siempre que estén
claramente definidos y contribuyan a obtener un servicio de mayor calidad,
con mayores garantías o con algún valor añadido.
• Libre concurrencia como mecanismo para obtener un mejor servicio, en
base a la premisa de que la competencia y el aumento de la oferta favorece
al consumidor, que es en este caso la propia Administración.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
El proceso de contratación pública, por tanto, requiere cumplir con una serie de
requisitos formales impuestos por la Ley, entre los cuáles cabe destacar:
• Justificación de la necesidad y aprobación del gasto por parte del órgano
competente. Esta capacidad de decisión suele estar fraccionada, en función
del importe. En todo caso, se requiere una resolución que apruebe el gasto y,
excepto en los contratos menores, esta resolución tiene carácter previo a la
propia selección del contratista.
• Determinación de la tipología del contrato, en función del tipo de servicio o
producto que se vaya a adquirir. La tipología del contrato es relevante para
definir el elemento siguiente.
• Selección del procedimiento de adjudicación aplicable. Los distintos
procedimientos se distinguen por su complejidad y por el nivel de garantías
que ofrecen a los licitadores. En función del importe se fija una complejidad
mínima, pero el órgano de contratación puede optar por uno más complejo.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
Tipologías de contrato más habituales en la actividad de la Universidad:
• Obra: El objeto del contrato es la realización de tareas de construcción o
ingeniería civil sobre un bien inmueble.
• Suministro: Adquisición o alquiler de bienes muebles.
• Servicio: Obligaciones de hacer cuyo resultado no encaja en las
descripciones de obra ni de suministro.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
Otras tipologías de contrato contempladas en la Ley 30/2007
• Concesión de Obras públicas: Es un contrato de obra con la particularidad
de que la retribución para el empresario consiste parcial o totalmente en el
derecho a explotar la obra por un periodo de tiempo determinado.
• Gestión de Servicios Públicos: La Administración contrata a una empresa
para la gestión de un servicio cuya prestación dicha Administración ha
asumido como responsabilidad propia.
• Colaboración entre el sector público y privado: Este contrato establece
una relación compleja entre la Administración y el contratista, para la
realización de una actuación integrada que puede incluir obra, gestión de
servicios e instalaciones, fabricación de bienes, etc, orientados a la
prestación de un servicio público o una actividad de interés general.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
Procedimientos de adjudicación:
• Menor: Consiste en la adjudicación directa a un contratista, mediante un
expediente abreviado de contratación. Tiene importantes restricciones en
cuanto al importe, y es importante tener en cuenta que no se puede contratar
a un mismo contratista servicios similares en adjudicaciones separadas, para
mantenerlas por debajo del umbral.
• Negociado sin publicidad: Obliga únicamente a valorar ofertas de cómo
mínimo tres licitadores distintos, sin necesidad de constituir mesa de
contratación ni invitar públicamente a los licitadores. Permite la negociación
sucesiva de las condiciones del contrato, siempre que se dé un trato
igualitario a todos los participantes.
• Negociado: Permite una tramitación similar a la del anterior, pero requiere
una invitación pública para seleccionar a los que participarán en el proceso
de negociación.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
• Abierto: Es el procedimiento por defecto. Requiere la constitución de una
mesa de contratación, el anuncio público de la licitación, la división de las
propuestas en varios sobres y su tratamiento separado y secreto, y la
aplicación estricta de plazos.
• Restringido: Es un procedimiento similar al abierto, excepto que la invitación
no se produce mediante anuncio público, sino mediante una selección previa
de cómo mínimo cinco candidatos.
• Diálogo
competitivo:
Procedimiento
reservado
para
contratos
particularmente complejos, en los cuáles se hace una selección previa de
candidatos, con los cuáles se discuten después el contenido del contrato y
sus condiciones, previo a una fase final en la que cada uno de los
seleccionados presenta su oferta definitiva.
Su funcionamiento combina, teóricamente, las virtudes del negociado y del
abierto.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
Contratos sujetos a regulación armonizada:
Independientemente del procedimiento concreto de adjudicación (que en ningún
caso podrá ser negociado o menor), algunos contratos han sido
específicamente protegidos por la legislación europea, debido a su importe,
para que cualquier licitador de cualquier país de la Unión pueda acceder a ellos.
En estos casos, por tanto, se obliga a respetar unos plazos superiores y a
publicar los anuncios en el Diario Oficial de la Unión Europea.
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Elementos básicos del proceso de contratación
Importe máximo para aplicar cada procedimiento
Tipología Contrato
Menor
Negociado sin
publicidad
Negociado
Abierto
Regulación
armonizada
Obra
Suministro/Servicio
50.000 €
18.000 €
200.000 €
60.000 €
1.000.000 €
100.000 €
Sin límite
Sin límte
A partir 4.845.000 €
A partir 193.000 €
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Elementos básicos del proceso de contratación
Algunas particularidades de los distintos procedimientos
Procedimiento
Menor
Publicidad
Plazo para
ofertas
Apertura de
ofertas
Se contacta al proveedor directamente. No hay publicidad ni
competencia
Negociado sin
publicidad
Hay que publicar la
adjudicación en el
Perfil de Contratante
Abierto
Hay que anunciar la
convocatoria en el
perfil y en el BOE o
DOCV
Regulación
armonizada
Competencia
En primer lugar hay
que anunciar en el
DOUE
Hay que invitar a
tres ofertas como
mínimo
No se puede
restringir la
participación
No se fija un plazo
mínimo ni máximo
15 días como
mínimo desde la
publicación (26 para
obras)
52 días desde la
publicación (el plazo
se puede reducir
según varios
criterios)
Se recibe y analiza
toda la
documentación.
Cabe negociar
Hay que tratar cada
sobre por separado,
y mantener en
secreto la oferta
económica mientras
se valora la técnica
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
Tramitación de urgencia:
La propia Ley contempla la posibilidad de que un contrato en concreto deba ser
adjudicado en plazos más breves de los que se establecen con carácter
general:
• La propia decisión de declarar la urgencia del procedimiento debe ser tomada
por el órgano de contratación y incorporada al expediente.
• Los plazos para los trámites internos, elaboración de informes, etc. se reducen
a un máximo de cinco días
• Los plazos para licitación y adjudicación se reducen a la mitad.
• El plazo entre la formalización del contrato y el inicio de la ejecución no podrá
ser superior a quince días hábiles.
Contratación Pública electrónica
Elementos básicos del proceso de contratación
Tramitación de emergencia:
La Ley prevé también que en casos de grave peligro o de acontencimientos
catastróficos, la contratación se pueda ordenar directamente, sin ajustarse a los
requerimientos formales de la Ley, pero rindiendo cuentas a posteriori. Es de
esperar que esta situación no llegue a darse en el ámbito de la Universidad.
Contratación Pública electrónica
Concepto de contratación electrónica
Existe un Libro Verde sobre contratación electrónica en la Unión Europea,
publicado en octubre de 2010, que define el concepto de la siguiente manera:
El proceso de contratación electrónica hace referencia a la sustitución de
los procedimientos basados en papel por el tratamiento y la
comunicación mediante tecnologías de la información y la
comunicación, a lo largo de toda la cadena de contratación pública.
Supone la introducción de procedimientos electrónicos para sustentar las
diferentes fases del proceso, es decir, la publicación de los anuncios de
licitación, distribución de los pliegos de condiciones, presentación de
ofertas, evaluación de las mismas, adjudicación, encargo, facturación y
pago.
Contratación Pública electrónica
Normativa aplicable a la contratación electrónica
El curso que nos ocupa está orientado específicamente a tratar sobre la
contratación pública electrónica. El Libro Verde establece unas directrices a
nivel europeo. ¿Qué normativa nos habilita u obliga al uso de tecnologías de la
información en la contratación pública?
• La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
• La propia Ley 30/2007, de 30 de octubre, introduce varios elementos: el perfil
del contratante y la factura electrónica, principalmente.
• La Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a
los servicios públicos.
• La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Impulso de la Sociedad de la
Información
• La normativa específica sobre Factura Electrónica:
• Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, de factura electrónica
• Orden EHA/962/2007, de digitalización de facturas.
• Orden PRE/2971/2007,establece el formato facturae.
Contratación Pública electrónica
La contratación electrónica en la Ley 30/2007
La Ley 30/2007 incluye ya varias previsiones que hacen referencia al uso de
tecnologías de información y comunicación en los procedimientos de
contratación:
• Perfil del Contratante: El artículo 42 presenta el perfil del contratante, un
entorno electrónico publicado en internest donde cada administración
deberá incluir una serie de datos sobre sus procesos de contratación (lo
veremos más adelante).
• Reducción de plazos: En diversos artículos se contempla que los plazos de
presentación de documentación por parte de los licitadores se pueden
abreviar si se utilizan medios electrónicos tanto para la publicación de
información como para la aceptación de ofertas ( ver artículos 96, 143, 148,
151 y 250).
• Medios electrónicos y telemáticos: En muchos casos, en relación con
documentación concreta (publicación de pliegos, aceptación de
documentaos acreditativos de la solvencia) se contempla específicamente la
posibilidad de utilizar medios electrónicos.
Contratación Pública electrónica
La contratación electrónica en la Ley 30/2007
• Plataforma de contratación: El título III presenta la plataforma de
contratación del Estado, que está disponible para cualquier organismo
público, para dar cumplimiento a los requisitos sobre tramitación electrónica
impuestos por la Ley.
• Requisitos técnicos mínimos: Las disposiciones adicionales decimoctava y
decimonovena establecen una serie de requisitos técnicos mínimos para que
los medios electrónicos y telemáticos puedan ser admitidos en los
procedimientos de contratación.
Contratación Pública electrónica
Normativa europea sobre contratación electrónica
La normativa a que hemos hecho referencia responde un impulso cohesionador
de los procesos de contratación pública, impulsado desde la Unión Europea
mediante las Directivas 2004/17/CE y 2004/18/CE
Asegurar el buen funcionamiento del mercado
interno, mediante la gestión electrónica de
procesos de compra
Objetivos del Plan
de Acción
Europeo
Reducir el gasto público
Facilitar la gobernabilidad y transparencia
Establecer un marco internacional comunitario
de compras en el sector público (Facilitar el
acceso a empresas europeas)
Contratación Pública electrónica
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica
El impulso que se está dando al uso de medios electrónicos y telemáticos,
responde, evidentemente, a las ventajas y mejoras que estos nos pueden
ofrecer en cuanto a:
• Contratos públicos más accesibles:
• Mayor transparencia en la gestión:
• Mayor competencia y ahorro resultante:
• Ahorros directos en logística
• Eficiencia y eficacia:
Contratación Pública electrónica
Contratos públicos más accesibles
El uso de medios electrónicos permite que más empresas puedan acceder a
cada concurso, por diversos motivos:
• Las barreras geográficas resultan menos relevantes, ya que todo el proceso
de preparación y presentación de las ofertas se puede realizar a distancia, lo
que ayuda a acercar mercados entre los distintos países de la UE, aunque
después el servicio se preste, evidentemente, en el territorio del adjudicador.
• El esfuerzo que representa preparar y presentar la oferta es menor cuando
la información está disponible en formato electrónico y se puede compartir con
agilidad entre los integrantes de una empresa.
• Es posible automatizar la detección de anuncios, creando sistemas que
generen alertas, etc, para que las empresas estén mejor informados sobre los
contratos públicos que están disponibles.
Contratación Pública electrónica
Mayor transparencia en la gestión
El proceso de contratación electrónica gana mayor visibilidad y
divulgación. La documentación es más completa, y las tareas de prevención
del fraude, intervención, fiscalización y auditoría se simplifican.
Contratación Pública electrónica
Mayor competencia y ahorro resultante
La teoría económica demuestra que la concurrencia de más competidores en
un mismo mercado acaba obligando a ofrecer precios más bajos, servicios
más completos o una mayor especialización, todas ellas ventajas que
redundan a favor de los clientes y consumidores, en cuyo colectivo se incluye,
en este caso, la propia Administración.
Por tanto, las facilidades que se ofrezcan al acceso de las empresas acaban
impactando en una reducción del coste de la contratación externa para el
organismo contratante.
Contratación Pública electrónica
Ahorros directos en logística
El documento electrónico es más fácil de gestionar:
• No consume papel para su generación.
• No requiere transporte para su desplazamiento
• No requiere espacio para su archivo
• Las personas que trabajan con él invierten menos tiempo en realizar las
mismas tareas.
• El propio esfuerzo físico de archivar y recuperar expedientes, así como el
tiempo invertido en su traslado, desaparecen.
En conjunto, hay un ahorro directo notable en los costes logísticos del
organismo contratante.
Contratación Pública electrónica
Eficienca y eficacia
El uso de procedimientos digitalizados hace que la intervención de los
empleados públicos sea más eficaz y eficiente:
• La automatización de los distintos pasos del procedimiento permite incorporar
controles automatizados que evitan errores de transcripción, extravío de
expedientes, etc.
• El control automatizado puede extenderse al cumplimiento de plazos.
• Hay que insistir en el tiempo que se ahorra con la eliminación de las tareas
puramente burocráticas.
• La disponibilidad inmediata de la información en sistemas automatizados abre
la puerta a la aplicación de técnicas de Business Intelligence y minería de
datos para optimizar el uso de los recursos.
Los medios automatizados también pueden contribuir a que el licitador cometa
menos errores, guiándole en el proceso de creación y presentación de las
ofertas.
Contratación Pública electrónica
Algunos casos de éxito
Corea del Sur es uno de los países más avanzados del mundo en materia
de contratación electrónica. Su gobierno ha puesto en marcha la
plataforma KONEPS, a través de la cual se gestiona más de del 90% de
la contratación pública.
En el entorno europeo, Portugal ha sido pionera en esta materia. Des
de noviembre de 2009 es obligatorio en todo el país el uso de
medios electrónicos en todas las fases del proceso en la mayoría de
contratos públicos (excluidos los menores).
Una estadística en el sector de la sanidad pública portuguesa ha estimado que la
reducción del gasto en obra pública en los hospitales públicos durante el 2010
alcanzó hasta el 18% respecto al año anterior (puesto en proporción al número y tipo
de obras contratadas), coincidiendo con la implantación generalizada de la
contratación electrónica, y el consiguiente aumento de la competencia.
Contratación Pública electrónica
Algunos casos de éxito
Noruega
Las autoridades noruegas han conseguido reducir entre un 20 y un 40%
los plazos de realización de los encargos, de recepción de mercancías
yd e su facturación, des de que han introducido procedimientos electrónicos
de contratación. La reducción en los precios se estima entre un 2% y un
10%.
Dinamarca
Las entidades adjudicadoras en Dinamarca impusieron la factura
electrónica en 2005. Esto afecta a un volumen de unos 15 millones de
facturas anuales, y se estima que, en total, esta decisión puede haber
repercutido en un ahorro anual de 100 millones de euros en el
conjunto del Estado.
Contratación Pública electrónica
Algunos casos de éxito
Austria
La Agencia de Contratación Pública que centraliza las compras de las
autoridades federales austríacas utiliza herramientas de contratación
electrónica.
En 2008, se estimó que el ahorro obtenido por el hecho de incorporar
estas herramientas había sido de 178 millones de euros, lo que
representa más de un 20% de su volumen de contratación anual.
Italia
En Italia, la región de Emilia-Romagna ofrece servicios de contratación
electrónica, mercado electrónica, subasta y catálogo electrónica. Más de
500 administraciones la utilizan. En 2008 se tramitaron contratacion por un
volumen total de 419 millones de euros, obteniendo un ahorro estimado
de 67,5 millones.
Contratación Pública electrónica
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
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El expediente de contratación
La actuación administrativa requiere una tramitación reglada que siga un
procedimiento estrictamente definido por la Ley, con el objeto de:
• Garantizar que la actuación de los funcionarios públicos es acorde a derecho.
• Asegurar que se respetan los derechos de los Administrados.
• Ofrecer herramientas de control y auditoría de la actuación administrativa.
El procedimiento de contratación pública no sólo no es una excepción en este
sentido, sino que está especialmente regulado debido a la especial sensibilidad
que implica la administración de las inversiones públicas.
A continuación analizamos muy brevemente los pasos que componen,
habitualmente, un expediente de contratación.
Contratación Pública electrónica
El expediente de contratación
Inicio del
expediente
Licitación
Adjudicación
Ejecución
Finalización
La apertura del expediente requiere la justificación de la necesidad, la reserva
del crédito y la descripción detallada del objeto del contrato (incluidos los
pliegos de contratación), así como de la tipología y procedimiento de
contratación.
Toda esta tramitación se conduce internamente en el seno de la Administración,
aunque no es extraño consultar con los potenciales proveedores a efectos de
delimitar el contenido del contrato.
Una vez hecho esto, se determinan los miembos de la mesa de contratación y
se inicial el proceso de selección del proveedor.
Contratación Pública electrónica
El expediente de contratación
Inicio del
expediente
Licitación
Adjudicación
Ejecución
Finalización
El trámite de licitación tiene como objeto seleccionar al proveedor cuya oferta es
económicamente más ventajosa.
• Invitación a los licitadores: Puede hacerse individualmente (procedimientos negociados o
restringidos) o mediante publicación en el DOCV, BOE, DOCE y/o Perfil del Contratante.
• Presentación de propuestas de licitación: los licitadores presentan sus ofertas, que
normalmente deben presentarse en uno o más sobres cerrados.
• Acreditación de la solvencia: Determinar quiénes han cumplido con los criterios
objetivos de acreditación de la solvencia. En este sentido cabe solicitar subsanación de
determinados, que debe tener lugar antes del paso siguiente.
• Acto público de apertura de propuestas: La apertura de sobres cerrados tiene lugar en
un acto público, para garantizar la transparencia y que la documentación se ha mantenido
en secreto hasta este punto. Del mismo modo se hará con los sobres de oferta económica.
• Valoración de las propuestas: que debe hacerse en dos pasos separados, uno para los
criterios que admiten juicio de valor y después otro para los que se miden mediante
fórmulas o criterios objetivos
Contratación Pública electrónica
El expediente de contratación
Inicio del
expediente
Licitación
Adjudicación
Ejecución
Finalización
Una vez determinada cuál es la oferta económica más ventajosa, la mesa de
contratación decide adjudicar el contrato a ese licitador.
• Se procede a la notificación a los licitadores, tanto al adjudicatario como al
resto de interesado, de la resolución. Contra esta resolución cabe un recurso
específico con importantes restricciones en cuanto al plazo.
• El adjudicatario debe completar la documentación, en caso de que se haya
permitido que determinados aspectos de la solvencia se acreditaran mediante
documentación simplificada.
• Se debe firmar el contrato, que incluye habitualmente tanto los pliegos como
la propia oferta y todos sus anexos. La formalización del contrato se celebra
normalmente en acto privado.
Contratación Pública electrónica
El expediente de contratación
Inicio del
expediente
Licitación
Adjudicación
Ejecución
Finalización
En el proceso de ejecución del contrato intervienen exclusivamente el
adjudicatario y la propia Administración. Durante esta fase del procedimiento se
sigue intercambiando gran cantidad de documentación:
• Certificaciones de obra.
• Facturas totales o parciales.
• Modificaciones, ampliacions y prórrogas del contrato.
Contratación Pública electrónica
El expediente de contratación
Inicio del
expediente
Licitación
Adjudicación
Ejecución
Finalización
Una vez cumplido en su totalidad el objeto del contrato, se procede a la
• Liquidación definitiva de las cantidades pendientes
• Devolución de la garantía.
• Comunicación periódica al Tribunal de Cuentas y al Registro Público de
Contratos.
Contratación Pública electrónica
Actuaciones en el procedimiento de contratación
Actos externos: Tienen como
finalidad la comunicación con los
proveedores, licitadores o
interesados potenciales.
Ley 11/2007
Exige que los ciudadanos (incluidas
empresas) tengan la posibilidad de
recibir las comunicaciones en
formato electrónico, presentar
documentación en ese formato y
acogerse a las normas sobre
interoperabilidad documental para
no aportar documentos que ya estén
en poder de una administración.
Actos internos: Se producen para dar
cumplimiento a los requisitos del
procedimiento, pero no tiene requisitos
específicos de publicidad
Ley 30/2007
Establece requisitos para la
publicación de la documentación y los
anuncios asociados con el
procedimiento de contratación.
Determinados anuncios se deben
publicar obligatoriamente en el perfil
del contratante. Otros documentos y
anuncios no son de obligatoria
publicación electrónica (pliegos), pero
se fomenta este canal y se permiten
reducciones en los plazos.
Contratación Pública electrónica
Uso del documento electrónico
Como se verá más adelante en este curso, los documentos electrónicos pueden
tener la misma validez que sus equivalentes en papel. La Ley 59/2003 establece
dos criterios fundamentales en relación con la validez de la documentación
electrónica:
Reconocimiento general: principio de no discriminación
No se puede negar validez a un documento por el mero hecho de estar en
formato electrónico.
Reconocimiento directo: principio de equivalencia funcional
La firma electrónica reconocida tiene un valor equivalente, en todos los
sentidos, al de la firma manuscrita.
Contratación Pública electrónica
Uso del documento electrónico
Como se verá más adelante en este curso, los documentos electrónicos pueden
tener la misma validez que sus equivalentes en papel. La Ley 59/2003 establece
dos criterios fundamentales en relación con la validez de la documentación
electrónica:
Reconocimiento general: principio de no discriminación
No se puede negar validez a un documento por el mero hecho de estar en
formato electrónico.
Reconocimiento directo: principio de equivalencia funcional
La firma electrónica reconocida tiene un valor equivalente, en todos los
sentidos, al de la firma manuscrita.
Contratación Pública electrónica
Uso del documento electrónico
Algunos conceptos asociados al documento electrónico:
Metadatos: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos, así como las directrices para su gestión a lo largo del tiempo. Son
información estructurada o semiestructurada qeu posibilita la creación, captura,
clasificación, acceso conservación y eliminación de los documentos a lo largod
el tiempo.
Formatos de documento: Los documentos digitales se encuentran siempre en
un formato, y requiere de algún tipo de programa adicional para poderlos
interpretar. Esto debe ser tenido en cuenta a la hora de compartirlos y de
archivarlos a largo plazo.
Cuadro de clasificación, criterios de acceso y de disposición: La gestión del
documento electrónico puede ser mucho más simple y segura que la del
documento en papel, pero requiere de un mayor esfuerzo de planificación.
Contratación Pública electrónica
Ventajas del documento electrónico
La introducción del documento y expediente electrónico como columna vertebral
de la gestión administrativa puede comportar múltiples beneficios, como ya se
ha citado anteriormente.
 Eliminación
del uso del papel, eliminando con ello los costes en tiempo y
dinero derivados de su transporte, traslado y almacenamiento.
 Automatización
de procesos, con la posibilidad de gestionar determinados
servicios de manera automática.
 Reducción de las tareas sin valor añadido.
 Mejora
de la imagen de la institución, más moderna, más actual y más
eficiente.
Contratación Pública electrónica
El concepto de expediente híbrido
La Ley 11/2007 impone obligaciones a las Administraciones Públicas, y
reconoce derechos a los ciudadanos. Entre otros, el ciudadano tiene derecho a
escoger el medio de comunicación con la Administración que más le convenga.
La Administración no puede imponer la utilización de medios electrónicos a los
ciudadanos (con las excepciones contempladas en el Art. 27.6).
En consecuencia, se prevé un largo periodo de adaptación, durante el cula la
Administración deberá hacer convivir procedimientos en papel con
procedimientos digitales.
El hecho de que el ciudadano tenga derecho a escoger la comunicación en
papel no obliga, en ningún caso, a la Administración a mantener el expediente
en este soporte. Tenemos medios de digitalización e impresión que permiten
respetar el derecho de opción del ciudadano, manteniendo la congruencia
funcional en la Administración.
Contratación Pública electrónica
Convivencia de documentos papel y electrónicos
La Ley 11/2007 prevé diferentes mecanismos para hacer convivir ambos
formatos.
Compulsa electrónica: Proceso de comprobación de documentos en formato
electrónico, a su entrada a la Adminitración. El funcionario que realiza la
comparación garantiza con su firma la equivalencia de la copia digital, que
resulta copia auténtica.
Digitalización: Conversión a formato electrónico de documentos en papel que
ya están en poder de la Administración. Se pueden generar copias auténticas
que hagan innecesaria la conservación del papel (de hecho, la ley permite su
eliminación).
Conversión de formato: Proceso de conversión a un nuevo formato electrónico
de documentos que ya están en otro formato electrónico.
Impresión segura: Generación de copias en papel de documentos originales
electrónicos. El documento en papel va provisto de un mecanismo que permite
contrastar su validez remitiéndose al original firmado.
Contratación Pública electrónica
La excepción del artículo 27.6
Existe una particularidad que favorece especialmente a los procedimientos de
contratación:
Art. 27.6
Reglamentariamente, las Administraciones Públicas
podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con
ellas utilizando solo medios electrónicos, cuando los
interesados se correspondan con personas jurídicas o
colectivos de personas físicas que por razón de su
capacidad económica o técnica, dedicación profesional u
otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso y
disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
Contratación Pública electrónica
Ventajas de la gestión íntegramente electrónica
ahorramos el
Único • Nos
problema de los
formato expedientes híbridos.
Gestión • El documento digital
es más fácil de
más
gestionar y de
simple intercambiar.
• Existen herramientas
específicas
Herramientainformáticas
para la gestión electrónica
específica de expedientes, incluso
propias de contratación.
• Existen distintos servicios de
Interoperabili
interoperabilidad, que pueden
dad
integrarse automáticamente
Contratación Pública electrónica
Interoperabilidad de servicios
La interoperabilidad es un concepto establecido también por la Ley 11/2007
Art. 6.2
Además, los ciudadanos tienen […] los siguientes derechos:
[…]
b) A no aportar los datos y documentos que obren
en poder de las Administraciones Publicas […]
Las redes de interoperabilidad nos dan acceso a una serie de servicios, tanto
para dar cumplimiento a este precepto como para agilizar la gestión:
 Registro de Licitadores, acreditación de estar al corriente de pagos con AEAT
y Seguridad Social.
 Publicación en Diarios y Boletines Oficiales, así como en el Perfil del
Contratante.
 Recepción de ofertas y interacción con entornos de licitación y subasta
 Comunicación al Tribunal de Cuentas y al Registro electrónico de contratos
Contratación Pública electrónica
Interoperabilidad de servicios
Para aprovechar las oportunidades de Interoperabilidad es importante observar
lo que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas que lo
desarrollan, en relación con:
• Conexión a redes de interoperabilidad
• Formato de los documentos y expedientes
• Política de firma electrónica y aceptación de certificados digitales
• Política de gestión documental
Contratación Pública electrónica
Dificultades
Evidentemente, el cambio de modelo de trabajo requiere un esfuerzo de
adaptación por parte de las personas involucradas en los
procedimientos de contratación. Deberán acostumbrarse a trabajar con
documentos electrónicos y al uso de las herramientas accesorias
que los acompañen.
La Ley nos obliga únicamente a producir determinados documentos
en formato electrónico. Es decisión de la Universidad gestionar la
totalidad del procedimiento en soporte electrónico para tener una mejor
gestión interna y ofrecer un mejor servicio.
Contratación Pública electrónica
Ejercicio
Al analizar paso por paso el expediente de tramitación, hemos
destacado los diferentes elementos de seguridad o de garantía para las
empresas que intervienen en cada trámite.
Disponemos de las herramientas necesarias para ofrecer las mismas
garantías en soporte digital?
Inicio del
expediente
Licitación
Adjudicación
Ejecución
Finalización
Contratación Pública electrónica
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Obligaciones de publicidad
Como hemos indicado en la introducción, una de las herramientas que
utiliza la LCSP para proteger los derechos de los licitadores y asegurar
la transparencia del procedimiento es la publicación de información
sobre la contratación:
En el Diario Oficial de la Unión Europea, cuando los procedimientos
están sujetos a regulación armonizada.
En el BOE, con carácter general.
En el Diario oficial de la Comunidad Autónoma, en sustitución del
BOE, en el caso de la Universidad.
En el Perfil del Contratante, en todo caso.
En la mayoría de casos, el perfil del contratante no sustituye, sino que
complementa, a la publicación en Diarios Oficiales.
Contratación Pública electrónica
Función del Perfil del Contratante
El Artículo 42 de la Ley 30/2007 establece la necesidad de que cada
Administración Pública disponga de un espacio en línea donde poder
publicar determinada información asociada con sus procedimientos de
contratación.
La creación del Perfil del Contratante tiene como finalidad facilitar a los
licitadores una ubicación donde encontrar información de los contratos
públicos que promueve cada Administración, con ventajas como:
• Facilidad de acceso e inmediatez: El licitador puede hacer un
seguimiento fácil de las licitaciones que publcia cada Administración. La
información está disponible más deprisa de lo que permite el circuito de
publicación en un diario.
• Transparencia: Está disponible para el público en general información
sobre los contratos que se celebran, cosa que puede ayudar a controlar
el uso del gasto público.
• Acceso a documentación digital: los pliegos de cláusulas de la
licitación, así como documentación adicional, están disponibles en
formato electrónico de forma rápida y simple.
Contratación Pública electrónica
Requisitos tecnológicos
El Perfil del Contratante debe cumplir con una serie de requisitos
tecnológicos, que incluyen:
• Incorporar un certificado electrónico que identifique a la entidad
titular del perfil y acredite la integridad y autoría de la información
publicada.
• Mantener un registro de evidencias electrónicas que haga
prueba de la fecha y hora de publicación de los contenidos
relevantes.
Los requisitos tecnológicos que se exigen al perfil no son muy distintos
de los que se requieren sobre la sede electrónica de la Universidad. No
es de extrañar que algunas administraciones opten por asociar ambas
herramientas, para aprovechar lo que tienen en común.
Cabe señalar que el Perfil del Contratante es un entorno de publicación,
donde la información viaja en una sola dirección. No hay que confundirlo
con las Plataformas electrónicas de licitación, que permiten al licitador la
presentación de ofertas. Aunque a veces pueden ir asociadas..
Contratación Pública electrónica
Alternativas para su despliegue
No existe obligación de que el perfil del contratante este desplegado
en los propios sistemas informáticos de la Universidad, sino que
puede optarse por colaborar con otra Administración (autonómica o
central) para publicar los anuncios en un perfil proporcionado como
servicio. En todo caso, la web institucional de la administración, o su
sede electrónica, deberán identificar como se accede al perfil.
Por tanto, existen fundamentalmente dos alternativas:
1. Instalación en un servidor de la Universidad, que cumpla con los
requisitos de una sede electrónica.
2. Delegar su gestión en otra administración que lo ofrezca de manera
centralizada.
Contratación Pública electrónica
Información a publicar
Que información es obligatorio publicar en el Perfil:
1. Anuncios de licitación en cualquier contrato distinto de menores o
negociados sin publicidad (para los negociados sin publicidad y los
restringidos, se publica la convocatoria de solicitudes de
participación)
2. Adjudicación de los contratos (excluidos los menores)
3. Celebración de acuerdos marco.
Contratación Pública electrónica
Información a publicar
Otras informaciones que pueden publicarse en el perfil del contratante:
1. Anuncios de información previa, que permiten reducir los plazos
de presentación de ofertas dentro del periodo de licitación.
2. Documentación asociada a los anuncios de licitación, como sus
pliegos de condiciones particulares.
3. Listados de las licitaciones abiertas o en curso, así como
información histórica de las anteriores.
4. Contrataciones programadas
5. Procedimentos anulados
6. Puntos de contacto y medios para relacionarse con el órgano de
contratación.
7. Enlaces a la legislación relacionada y a modelos de documentos
incluidos en los pliegos
8. Cualquier otra información que se considere relevante.
Contratación Pública electrónica
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Art. 3 Ley 59/2003
Concepto de firma electrónica
Firma
electrónica
Avanzada
Reconocida
• La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados
junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificación del firmante.
• La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al
firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está
vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha
sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo
control.
• Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada
en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de
creación de firma.
Contratación Pública electrónica
Firma electrónica basada en certificado digital
Contratación Pública electrónica
Firma electrónica basada en certificado digital
Contratación Pública electrónica
Evidencias electrónicas
Es importante aplicar criterios de proporcionalidad a la hora de definir
el tipo de medidas de seguridad criptográfica que se aplicarán en la
gestión electrónica de expedientes:
 Firma electrónica reconocida: Medida de máximo nivel, acredita la
participación directa de una persona en la generación de un documento.
 Firma electrónica avanzada: Técnicamente menos exigente que la
anterior
 Firma electrónica generada automáticamente, o sello de tiempo.
 Evidencia electrónica generada por el sistema.
 Identificación mediante claves concertadas (usuario y contraseña)
 Firma electrónica básica.
Contratación Pública electrónica
Evidencias electrónicas
Cuando se revisa un procedimiento para adaptarlo al uso de
documentos electrónicos y de una herramienta de gestión automatizada,
es importante tener en cuenta que no necesariamente todos los
documentos que intervienen en el procedimiento deben ir firmados con
firma electrónica reconocida.
En los procedimientos de contratación que se gestionan en papel,
existen muchos trámites intermedios, como informes técnicos,
propuestas de resolución, vistos buenos de interventores y otros
órganos de control, que actualmente se refleja con una firma manuscrita
porque, en este formato, la firma es prácticamente la única medida para
dar validez a un documento y identificarlo con su autor.
Contratación Pública electrónica
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Licitación pública electrónica
La fase del proceso de contratación en que la seguridad y
confidencialidad de la información es más sensible, es el proceso de
licitación, especialmente en el procedimiento abierto.
Aunque ya hemos visto como se estructura el proceso desde el punto de
vista de la normativa sobre contratación, es interesante ver como
funciona la licitación desde el punto de vista de cualquier herramienta de
licitación electrónica
Preparación de la
licitación
Recepción de
ofertas
Apertura de plicas
Contratación Pública electrónica
Licitación pública electrónica
La prioridad en el proceso de licitación electrónica es garantizar:
• La accesibilidad, es decir, asegurar que ninguna empresa queda fuera
del procedimiento.
• La confidencialidad, asegurando que la información que aportan las
empresas sólo está a disposición de quienes deben trabajar con ella, y
impediendo, en concreto:
o Que en ningún caso la oferta de una empresa pueda llegar a
manos de un competidor.
o Que ninguna persona de la administración acceda al contenido
de una de las ofertas antes de que se produzca su apertura oficial.
Contratación Pública electrónica
Proceso de licitación electrónica
Preparación de la
licitación
Recepción de
ofertas
Apertura de plicas
Esta fase es responsabilidad del departamento de contratación, que
debe definir una serie de detalles, extraídos de los propios pliegos de
contratación:
• Plazo de licitación y empresas invitadas
• Documentación que deben presentar los licitadores.
• Distribución en uno o más sobres
• Formatos, modelos, etc.
• Fecha y condiciones de apertura de los sobres
• Miembros de la Mesa de contratación
Contratación Pública electrónica
Proceso de licitación electrónica
Preparación de la
licitación
Recepción de
ofertas
Apertura de plicas
En esta fase actúa el licitador, asistido por la herramienta de presentación
de ofertas con la que trabaje la Universidad.
• La herramienta asiste en la generación de la propuesta (acceso a
modelos, control de los sobres, checklist de contenidos, validación de
firmas)
• El contenido de la oferta debe ser firmado por el licitador. Cabe notar
que existe actualmente una cierta laxitud en este requisito.
• La propuesta se cifra para garantizar su confidencialidad:
• Mediante un sello de cifrado del organismo destinatario
• Mediante una clave generada con el algoritmo de secreto de Shamir
• Mediante claves proporcionadas por un tercero de confianza
Contratación Pública electrónica
Proceso de licitación electrónica
Preparación de la
licitación
Recepción de
ofertas
Apertura de plicas
La herramienta de licitación debe controlar que concurran las condiciones
para la apertura de los sobres:
• Constitución de la mesa
• Cumplimiento de plazos
• Apertura de sobres anteriores.
La herramienta de licitación puede proporcionar, además, soluciones
específicas para la celebración del acto público en línea (compartiendo
información con los licitadores de manera automática).
Cabe incluso la constitución virtual de la mesa.
Contratación Pública electrónica
Proceso de licitación electrónica
En procedimientos menores, negociados, o contrataciones englobadas
dentro de un acuerdo marco, el proceso de licitación electrónica puede
simplificarse enormemente, llegando a consistir simplemente en:
- Apertura del plazo para presentar propuestas
- Presentación de propuestas por parte de los licitadores.
Dado que en los procedimientos menores y negociados cabe mucha más
flexibilidad en la revisión de las propuestas, no es necesaria tanta rigidez en
su presentación.
Contratación Pública electrónica
Subasta pública electrónica
La subasta pública electrónica es en realidad una forma del proceso
de licitación pública, en la que concurren características específicas
que permiten que se pueda aplicar un mecanismo más ágil que el de la
licitación tradicional y, sobre todo, uno que puede permitir conseguir un
precio menor.
La subasta electrónica es únicamente un procedimiento para fijar el
precio del contrato. En algún caso puede tener aplicación para fijar
algún otro elemento del contrato, siempre que se cumpla que:
• Sea un elemento del que sólo se discute la cuantía.
• Se evalúe mediante la aplicación directa de una fórmula.
En los procedimientos en los que se aplique la subasta electrónica, el
resto de la contratación seguirá su curso de acuerdo con el
procedimiento que sea aplicable.
Contratación Pública electrónica
Requisitos de una subasta pública electrónica
• Las especificaciones del contrato deben ser suficientemente claras.
En concreto, todos los criterios de ponderación y evaluación de las
ofertas deben ser públicos, incluida la fórmula que se usará para
aplicarlos.
• El contenido del contrato no ha de ser de carácter intelectual.
• El procedimiento ha de ser abierto, restringido o negociado.
• Se debe haber procesado la evaluación de las ofertas desde el punto
de vista técnico, para garantizar su adecuación.
• El proceso electrónico de subasta debe conducirse de acuerdo a lo que
establece el artículo 132 de la Ley 30/2007.
Contratación Pública electrónica
Ejecución de la subasta pública electrónica
El entorno de subasta debe permitir, como mínimo:
• Que los licitadores puedan ofrecer sucesivamente mejoras en el
precio.
• Que puedan acceder a información sobre el estado de la subasta.
No es imprescindible publicar el importe de la oferta ganadora, pero
cada licitador tiene derecho, como mínimo, a conocer su posición
relativa. La decisión sobre cuanta información difundir queda al arbitrio
del órgano de contratación (pero debe definirse a priori).
La subasta finaliza por uno de los siguientes criterios (a definir
previamente en el pliego):
• Fecha y hora concreta de finalización.
• Transcurso de un tiempo determinado sin recibir una nueva mejor
oferta.
• Transcurso de un número límite de iteraciones en la subasta.
Contratación Pública electrónica
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Introducción legal a la contratación pública electrónica
Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Adjudicación del contrato
Una vez completado el proceso de licitación, el órgano de contratación
habrá determinado cual es la oferta económicamente más ventajosa, y
habrá emitido una resolución adjudicando el contrato.
La resolución de adjudicación pone fin a la licitación y, para todos los
licitadores menos uno, pone también fin al procedimiento. Por tanto, es
una resolución especialmente relevante, que debe:
• Estar suficientemente motivada, acompañada de las puntuaciones
aplicadas en los diferentes criterios de evaluación.
• Estar adecuadamente firmada. En este caso, por ejemplo, es
especialmente relevante que la firma digital sea reconocida.
• Ser notificada adecuadamente a todos los licitadores:
• Al adjudicatario, para que complete la documentación y formalice
el contrato.
• A los demás, para iniciar el plazo en el que pueden recurrir.
Contratación Pública electrónica
Notificación a los licitadores
El procedimiento administrativo en general, y el de contratación en
particular, está obligado a cumplir con una serie de requisitos formales.
Uno de estos es la notificación fehaciente al ciudadano (empresario)
afectado, en momentos concretos del procedimiento en los que se abre
un plazo para que actúe el ciudadano.
Como se ha introducido anteriormente, la comunicación con los
licitadores puede conducirse por canales telemáticos, si el organismo
contratante decide imponerlos.
La Ley 11/2007 contempla la posibilidad de que la notificación
telemática pueda surtir los mismos efectos que la notificación
mediante correo certificado con acuse de recibo.
Deben cumplirse los requisitos que se señalan a continuación.
Contratación Pública electrónica
Requisitos de la notificación electrónica
• Consentimiento explícito del ciudadano.
• Que el sistema de notificación permita acreditar el momento de
la puesta a disposición.
• Que el sistema de notificación permita rechazar o aceptar la
notificación.
• Que el sistema registre el momento exacto de acceso al
contenido, así como la identidad de la persona.
Cumplidos todos estos requisitos, se contempla el caso de falta de
colaboración por parte del ciudadano: la notificación se tiene por
practicada pasados diez días desde la puesta a disposición, si se
cumplen el resto de condiciones.
Contratación Pública electrónica
Plataforma de notificación electrónica
Contratación Pública electrónica
Formalización del contrato
Actualmente, la firma del contrato es en muchos casos un proceso
farragoso, en el que el representante del contratista debe personarse en
la Administración y firmar un gran volumen de papel (que incluye el
pliego, la oferta y el contrato en sí).
La firma electrónica del contrato resuelve estos inconvenientes, y
puede enfocarse de dos maneras:
1. Presencialmente: Requeriendo la presencia del representante,
provisto de su herramienta de firma electrónica, para firmar en un
ordenador de la entidad, invirtiendo pocos minutos.
2. Remotamente: Accediendo a una sala virtual de firmas, que puede
estar alojada en el mismo entorno seguro a través del cuál se ha
realizado la licitación.
Contratación Pública electrónica
Formalización del contrato
Actualmente, la firma del contrato es en muchos casos un proceso
farragoso, en el que el representante del contratista debe personarse en
la Administración y firmar un gran volumen de papel (que incluye el
pliego, la oferta y el contrato en sí).
La firma electrónica del contrato resuelve estos inconvenientes, y
puede enfocarse de dos maneras:
1. Presencialmente: Requeriendo la presencia del representante,
provisto de su herramienta de firma electrónica, para firmar en un
ordenador de la entidad, invirtiendo pocos minutos.
2. Remotamente: Accediendo a una sala virtual de firmas, que puede
estar alojada en el mismo entorno seguro a través del cuál se ha
realizado la licitación.
Contratación Pública electrónica
Documentación del contrato
Un aspecto que puede ser conflictivo es el de la documentación del
contrato, sobre todo a efectos de entregar copia al licitador:
• Los estándares tecnológicos y las normas de interoperabilidad
recomiendan el uso de un documento .xml con firmas separadas
(detached).
• El particular tiene mucha más facilidad para interpretar formatos
ofimáticos (.pdf) con firmas incrustadas (attached).
La solución a este pequeño conflicto suele pasar por la generación de
copias auténticas digitales, según lo que establece el artículo 30 de la
Ley 11/2007.
Contratación Pública electrónica
Custodia de la documentación
La Universidad debería disponer de una plataforma de Gestión de
Documentos Electrónicos, o de algún otro mecanismo adecuado para la
custodia de la documentación generada en el expediente de
contratación, que garantice:
-Su adecuada custodia y preservación.
-La integridad de los documentos custodiados y de las firmas asociadas.
-El acceso exclusivamente a las personas autorizadas.
-La adecuada interpretación de los metadatos asociados
-Su eliminación transcurrido el plazo que se establezca.
Contratación Pública electrónica
Ejecución del contrato
Durante la ejecución del contrato se seguirán intercambiando otros
documentos con el contratista, como pueden ser:
Entrega de documentación por parte del proveedor.
Conocimientos de obra y otros albaranes de entrega que firma el
órgano contratante.
Facturas parciales y finales que remite el contratista
Extensiones, prórrogas o ampliaciones al contrato
La casuística de esta documentación es especialmente variada.
Entraremos en detalle únicamente en la cuestión de la factura
electrónica.
Contratación Pública electrónica
Factura electrónica
La factura es un documento requerido por la legislación tributaria como obligación
formal para la repercusión y recuperación del IVA.
En este sentido, la propia legislación tributgaria contempla desde el 2003 y, sobre
todo, desde el 2007 (Orden PRE/2971/2007) que las facturas se puedan emitir y
recibir en foramto electrónico.
La factura electrónica tiene el mismo contenido que la factura en papel. Por el
hecho de ir acompañada de una firma avanzada, que garantiza su integridad, se
considera equivalente.
La factura electrónica, tal como se ha descrito más arriba, no incluye
información estructurada que facilite su gestión. El formato facturae es un
esquema .xml propuesto por la Administración Central para la generación de
facturas dirigidas a la Administración Pública, pero nada impide que el sector
privado las admita también.
Contratación Pública electrónica
Difusión de la factura electrónica
La Ley 30/2007 establece, en su Disposición Final novena, una serie de plazos
para la aprobación de reglamentos que definan el formato de factura electrónica
que deberá ser aceptado por la Administración Central del Estado.
En base a este desarrollo reglamentario, existirá la obligación, para las grandes
empresas, de facturar electrónicamente contra la Administración del Estado. Dicha
obligación se extenderá, posteriormente, al resto del entramado empresarial.
El hecho de que las empresas vengan obligadas a facturar electrónicamente a la
AGE supone que deben proveerse de las herramientas adecuadas para generar
facturas en el modelo facturae, en cuyo momento el resto de administraciones
podrán beneficiarse también del uso de esta herramienta.
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Ventajas de la contratación electrónica.
Gestión electrónica de expedientes.
Publicación y perfil del contratante
Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Alternativas de solución
Para poner en práctica los mecanismos que hemos comentado en este curso, es
necesario desplegar en la Universidad una serie de herramientas para la gestión
electrónica de la contratación. En este sentido, hay algunas decisiones que la
Universidad debe tomar, y algunas alternativas a considerar
Implantar una plataforma de contratación electrónica. Hay empresas en el
mercado que disponen de herramientas específicas para la gestión electrónica de
expedientes de contratación pública.
Desarrollar la tramitación de los expedientes sobre una herramienta de
tramitación de flujos de trabajo genérica.
Integrarse con servicios y plataformas existentes, ofrecidas por la
administración central o autonómica.
Contratación Pública electrónica
Implantación de una plataforma de mercado
En el mercado existen empresas que se han especializado en la gestión de los
procedimientos de contratación pública usando herramientas de tramitación
especialmente destinadas a este efecto.
Las ventajas de trabajar con una de estas herramientas son que:
 La herramienta implementa ya las particularidades de los procedimientos
de contratación, lo que ahorra una gran inversión en tiempo si se tienen que
modelar los procedimientos internamente.
 El proveedor se compromete a actualizar la herramienta periódicamente,
adaptándola a las novedades legislativas.
 La plataforma incluirá, normalmente, determinadas funcionalidades que un
tramitador genérico difícilmente tenga, como la presentación de ofertas
confidenciales o la ceremonia virtual de apertura de plicas.
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Implantación de una plataforma de mercado
Evidente, la adquisición de una herramienta de mercado tiene también sus
inconvenientes:
 El coste será normalmente superior, sobre todo en cuanto a mantenimiento
de las licencias, un desarrollo interno.
 La documentación se fracciona, ya que habrá que integrar esta plataforma
con el gestor documental corporativo para que los responsables de archivo
puedan gestionar los expedientes una vez completados.
 Del mismo modo, pueden ser necesarias integraciones con la herramienta
de contabilidad y otras aplicaciones corporativas, como el directorio activo o
el portafirmas.
Contratación Pública electrónica
Implantación de una plataforma de mercado
No es el objeto de este curso hacer publicidad de ningún fabricante en concreto,
pero dado que la lista de productos que existen en España actualmente es
relativamente corta, se indican a continuación los que hemos tenido oportunidad de
encontrar en otros proyectos:
• FLEXIA - Altia Consultores
• G3 (TREW@) - Guadaltel
• PLYCA – Nexus
• TREW@ + eMercurio - Everis
• Construlink
Contratación Pública electrónica
Desarrollo de flujos de contratación
Como se ha indicado, la alternativa a la adquisición de una herramienta es el
desarrollo de los procedimientos de contratación sobre una plataforma genérica de
flujos de trabajo.
Existen también empresas especializadas en la implementación de procedimientos
sobre herramientas de este tipo, y múltiples herramientas en el mercado: Cabe
destacar la herramienta de tramitación SIGEM, con la cuál ya trabaja la
Universidad.
El mayor inconveniente de esta alternativa es el coste en horas de trabajo que
requiere la correcta modelación de los flujos de trabajo. Tanto sí se desarolla
internamente como si se contrata a una empresa de consultoría para hacer la
implementación, en el diseño de los procedimientos deberá participar
necesariamente el departamento de contratación de la Universidad.
Contratación Pública electrónica
Conexión con una plataforma externa
Tanto en un caso como en el otro, es probable que sea interesante
conectarse con los servicios de contratación y de interoperabilidad que
puedan ofrecer otras Administraciones.
La Administración central del Estado inició un proyecto, a través de la
Dirección General de Patrimonio del Estado, para desarrollar una
arquitectura de componentes de contratación pública electrónica
(CODICE). El resultado de este proyecto es un mapa de procesos
generales de contratación pública.
Recientemente, la plataforma Red.es ha puesto en marcha su
plataforma de licitación electrónica, que tiene la vocación de dar servicio
a las entidades que lo soliciten.
Sería necesario identificar que otros proyectos similares tiene en marcha
la Generalitat Valenciana
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Papel de la firma electrónica
Licitación y subasta electrónica
Adjudicación, firma y ejecución del contrato
Plataformas existentes
Impacto para los trabajadores públicos.
Contratación Pública electrónica
Importancia de la gestión del cambio
La introducción de la contratación pública electrónica tiene,
evidentemente, un impacto en la manera de trabajar de los empleados
del departamento de contratación, así como en los de contabilidad y
probablemente en otros indirectamente relacionados con la gestión del
patrimonio.
El cambio de entorno supone un esfuerzo de adaptación inicial, sobre
todo en lo que se refiere a dejar de trabajar con documentos en papel y
pasar a un entorno puramente electrónico.
Sin embargo, existen importantes ventajas que hay que explotar y
remarcar en el momento de presentar esta nueva metodología:
Contratación Pública electrónica
Ventajas para el trabajador público
Automatización de las tareas más mecánicas
Las tareas que consumen más tiempo sin añadir
valor, como tarsladar y archivar expedientes,
fotocopiar documentos, etc. quedan eliminadas o
reducidas al mínimo.
El tiempo que se consumía en ellas se podrá
destinar a otras tareas más enriquecedoras.
.
Contratación Pública electrónica
Ventajas para el trabajador público
Fácil acceso a la documentación
Cuando sea necesario revisar la documentación de
un expediente o trasladarla a otra persona, ya no
habrá que zambullirse en el archivo en papel. Se
reduce el tiempo inveritido en encontrar e
intercambiar documentos.
.
Contratación Pública electrónica
Ventajas para el trabajador público
Reducción en la duración de los procedimientos
Con el control automático de los pasos y trámites, y
gracias a las mejoras en la eficacia de las
comunicaciones, los procedimientos de contratación
no se prolongarán, y será posible completarlos en
plazos más breves.
Contratación Pública electrónica
Ventajas para el trabajador público
Disponibilidad de indicadores estadísticos
La gestión automatizada permite obtener datos
estadísticos sobre todo el proceso de gestión. Esto
ayuda a identificar que tareas están tomando más
tiempo del esperado o deseado, y donde se
producen los cuellos de botella de los
procedimientos, para poder redistribuir mejor los
esfuerzos.
.
Contratación Pública electrónica
Ventajas para el trabajador público
Calidad de la información
Con los beneficios obtenidos en eficiencia, con
la dedicación a tareas de mayor valor añadido
y con la facilidad de acceso a la información,
el departamento de contratación puede tomar
cada vez decisiones más precisas, en plazos
más cortos, con una oferta más amplia y unos
criterios de demanda de mayor calidad.
.
Contratación Pública electrónica
Aclaraciones
Contratación Pública electrónica
MUCHAS GRACIAS
Raül Rabionet i Janssen
AGTIC
[email protected]
Contratación Pública electrónica