Transcript Presentatie Lean management voor gemeenten

Lean Management
Jan van der Ploeg
Ploegwerk Consultancy
[email protected] | 06-54311342
“Most people spend more time and energy
in going around problems than in trying to
solve them”
– Henri Ford
Wat is Lean?
Doe…
… alleen activiteiten
die waarde toevoegen
Lean
Minimale kosten
… om de door de
klant vereiste
kwaliteit te leveren …
Juiste kwaliteit
… op het vroegst
mogelijke moment.
Minimale tijd
Klant krijgt
wat hij nodig
heeft op het
juiste
moment,
zonder
fouten.
Wat is Lean?
Lean is een teamgerichte benadering die de
totale doorlooptijd tussen klantvraag en de
levering van het product verkort door het
identificeren en elimineren van verspilling
(Activiteiten die geen waarde toevoegen).
Lean is een manier van kijken, denken en
werken. Daarbij wordt een aantal specifieke
methoden en technieken gehanteerd om
procesverbeteringen te identificeren en te
realiseren.
Procesverbetering en/of beheersing
Lean
Six Sigma
AO/IC
Doel
Verwijder verspilling
Reduceer variatie
Reduceer risico’s
Focus
Flow
Problemen
Risico’s
Aanpak
Veel kleine verbeteringen
Kernproblemen oplossen
Risicobeperking
(controles,
functiescheiding etc.)
Prestatie meting
Snellere doorlooptijd
Uniforme output
Duurzaamheid/weinig
issues en reputatieschade
Resultaten
Minder verspilling, meer
efficiëntie
Minder variatie,
consistente output
Financiële/juridische
verantwoording
In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.
Waar komt het vandaan ..
Ambachtelijke productie
Massa productie
Lean productie
Lean service industrie
1910
Henry Ford
• Standaardiseer onderdelen
• Optimaliseer werkpatronen
• Productieplanning
• Tijdbesteding
1960
1990
Nu
Taichi Ohno
• Klant centraal
• Just in time
• Produceer alleen wat verkocht is
• Continu gevecht tegen verspilling
• De beste ideeën komen van de werkvloer
Toyota Production System house
Ter info
Scania Productie Huis
Ter info
Een lean overheid
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Hoofdprincipes Lean
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde
Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen
Het ministerie van …
Omwonenden
Klantgericht. Op welke klant
richt ik me dan?
Interne controle / Accountant
Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde
3 klantypen
volgens Lean
1. Voice of the Customer (VOC)
De inwoners van gemeente
2. Voice of the Business (VOB)
De gemeente en/of politiek
3. Voice of the Employee (VOE)
De medewerker
Hoofdprincipes Lean
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is
gericht op gelijkmatige instroom van werk.
100
Efficiëntie
80
60
40
20
1
2
3
4
5
6
Aantal taken
Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en
beter resultaat.
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
Veel aanvragen
per keer

Veel dossiers gelijktijdig
onderhanden.
?!
1 vergunning er uit
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
1 aanvraag
per keer

1 vergunning er uit
‘One Piece Flow’
Principe 3: Creëer standaarden
•
Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’.
•
Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast.
•
Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te
verbeteren.
Principe 3: Creëer standaarden
Criteria bij het beschrijven van standaard werk:
Tijd
Handelingen
Middelen
Lean
Wat is de gevraagde productie per periode en de gewenste
snelheid?
Welke handelingen of stappen zijn nodig voor dit werk en wat zijn
relevante kwaliteitsaanwijzingen voor die handelingen?
Welke middelen zijn nodig voor de uitvoering van het werk?
• Standaard formulieren, procesbeschrijvingen etc. worden
gemaakt door de medewerkers zelf.
Maak werk zichtbaar
Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar
Lean informatieborden
Vergunning
Wie
Status vorige
check
Status laatste
check
Opmerking
Adres x, Dalen
Jan
Op koers
Let op!
Advies V&V
Adres Y, Sleen
Joost
Op koers
Op koers
Welstandtoets
Adres Z,
Oosterhesselen
Peter
Start
Op koers
-
Adres A, Gees
René
Let op!
Gereed
Verzonden
Adres B, Coevorden
Rob
Op koers
Let op!
Termijn
Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar
5S (clean desk)
Overzichtelijke rustige werkplekken.
1.
2.
3.
4.
5.
Scheiden
Schikken
Schoonmaken
Standaardiseren
Standhouden
Hoofdprincipes Lean
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
?
Input voldoet
aan standaard
beginwaarden
Handteer een standaard werkwijze
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Hoofdprincipes Lean
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Principe 5: Elimineer verspilling (Muda)
Een Lean proces is een proces
zonder verspillingen,
gezien vanuit het perspectief
van de klant
nee
verspillingen
ja
geen waarde
toevoegende
activiteiten
noodzakelijk?
noodzakelijke
niet waarde
toevoegende
activiteiten
nee
activiteiten
Waarde
toevoegend?
Bron: SZW gemeente Den Haag
ja
waarde
toevoegende
activiteiten
Vormen van verspilling (Muda)
Activiteit
Activiteit
Waarom?
Activiteit
Activiteit
Activiteit
Daarom
Waarom?
Daarom
Waarom?
Daarom
Waarom?
OORZAAK
Vormen van verspilling (Muda)
8. Talent
1. Overproductie
2. Wachten
We geven de klant meer
dan nodig voor de klant.
Wachten op een collega,
informatie, antwoorden,
documenten. Etc.
Medewerkers niet inzetten
op hun niveau. Verlies van
kennis, vaardigheden,
motivatie, capaciteiten,
opleidingsinvesteringen.
3. Transport
Lopen naar de
tekeningenkast, zoeken
naar de TL, lopen naar
experts op andere
verdieping. Etc.
7. Fouten
Vergissingen, verkeerde
informatie verwerken,
versturen, onvoldoende
afgestemde
opdrachten/verwachtingen.
4. Overbewerking
Onnodige informatie
verwerken of dubbel
werk doen.
6. Onnodige beweging
Onhandige ICT, onhandige
locaties voor dossiers,
tekeningen, vergaderingen.
5. Onnodige voorraad
Te veel aanvragen, brieven,
vakbladen, projecten,
bureau-inhoud etc.
Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)
Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)
Tijd
Tijd
Hoofdprincipes Lean
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
1.
Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak.
2.
Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’.
3.
Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen.
4.
Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door.
5.
Blijf je afvragen … waarom?
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
Lean verbeterbord
Datum
Door
Omschrijving
probleem/verbetermoge
lijkheid
Voorstel oplossing+actie
Wie
Deadline
07-07
Jan P
Papieren plankaarten
Hertekenen en printen.
Tekenaar zoeken.
Arnold
01-10
07-07
Joost
Onvoldoende
administratieve
capcaiteit
Etc.
Etc.
07-07
Jan L
Etc.
Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week
Principe 8: Technologie als puntje op de i
ICT Systemen
Technologie volgt de ontwikkeling in de organisatie en dient te
worden ingezet aan het einde van een verbeterslag. Niet als initiator
van de verbeterslag.
Hoofdprincipes Lean
Klantgerichtheid
Leren en verbeteren
Efficiëntie
Kwaliteit
(Verspillen
en Flow)
(In één keer
goed)
Sterke teams
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
IMPLEMENTATIE
1.
Lean procesmanagement ‘voelen’in workshops (met lego o.i.d.)
2.
Referentiebezoeken bij andere organisaties
3.
Partner zoeken die succes heeft bewezen
4.
Afbakenen en starten
A. Bewustwording (workshops)
B. Verlagen onderhanden werk
C.
Verkorten van doorlooptijd
D. Meer orde en overzicht op de werkplek en in de processen
E.
Verbeteren van productiviteit (slimmer werken)
Boekentips
Einde
Jan van der Ploeg
Ploegwerk Consultancy
[email protected] | 06-54311342