Transcript Bedrijfsvoeringsprocessen Jeugd Haarlem

Bedrijfsvoeringsprocessen
Jeugd Haarlem
21-10-2014
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
2
Doel
Werksessie 19 augustus
•
•
•
Bespreken beleidskeuzes en daaruit volgende uitgangspunten in
de inrichting van de administratieve organisatie
Bespreken werkprocessen bedrijfsvoering
Formuleren “huiswerk” van de gemeente
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
3
Inhoud
Uitgangspunten inrichting administratieve processen
Randvoorwaarden vanuit inkoop
Declaratie- en facturatieproces
‘Huiswerk’
Planning
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
4
Geformuleerde uitgangspunten
Uitgangspunten inhoudelijk proces
•
Vertrouwen in professionals is uitgangspunt voor het jeugdbeleid van de gemeente,
daarom:
•
Het inhoudelijke werk ligt bij de inhoudelijke professional. Gemeente doet dit niet (zo
min mogelijk) over.
•
De klant wordt integraal geholpen waar nodig. Het gezinsplan is hier de basis voor.
Uitgangspunten administratieve en financiële inrichting
•
De gemeente Haarlem wil de administratieve lasten voor gemeenten, instellingen en
burgers niet verzwaren.
•
De gemeente wil de juridisering van het proces zoveel mogelijk beperken.
•
Informatiestromen worden alleen voor hun oorspronkelijke doelstelling gebruikt.
•
Om efficiënt te kunnen sturen en controleren (zowel op rechtmatigheid als budgettair)
is reeds bij de start van de zorg, de zorg in beeld bij de gemeente.
•
De kwaliteitscontrole (controle op doeltreffendheid en doelmatigheid) vindt zo veel
mogelijk plaats in het primaire proces.
•
In de administratie wil de gemeente zoveel mogelijk gebruik kunnen maken van
financiële informatie op cliëntniveau
Vraag: herkent iedereen zich in deze uitgangspunten?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
5
Beleidskeuzes Toegang
•
•
•
•
Toegang verloopt via CJG, (huis-)arts en juridisch kader
Verwijzing van één van deze drie is de opdracht tot zorg voor
de aanbieder
Deze opdracht is ruim geformuleerd; het geeft toegang tot een
globale soort zorg zonder nader te specificeren welke zorg on
hoeveel precies ingezet moet worden. In de opdracht staat,
als mogelijk, het doel geformuleerd waarvoor de voorziening
ingezet wordt.
Kwaliteitsborging zit in het gebruik van het afwegingskader bij
het CJG. CJG-Coaches gebruiken dit in elk gezinsplan.
Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
6
Beleidskeuzes beschikking
•
•
•
Een beschikking wordt alleen afgegeven bij bezwaar/beroep
of in het geval van een Pgb.
De beschikking is een als beschikking vormgegeven versie
van de samenvatting van het gezinsplan.
Als iemand een beschikking wil maar nog geen gezinsplan
heeft, bijvoorbeeld doordat verwijzing via de huisarts verliep,
doorloopt deze alsnog het inhoudelijke traject bij het CJG.
Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
7
Beleidskeuzes bezwaar en beroep
•
•
•
•
•
Het streven is om juridisering van de processen te
voorkommen zodat afwegingen blijven plaats vinden op grond
van wat inhoudelijk het beste is voor het kind of gezin.
De procedure van bezwaar en beroep blijft de
standaardprocedure die binnen de gemeente al is ingeregeld.
Enige verschil is dat de burger die bezwaar wil maken, eerst
met de hulpvraag langs gaat bij het CJG. Als hij/zij dan alsnog
in bezwaar wil dan wordt het plan van aanpak tot beschikking
benoemd.
Vanuit Juridische Zaken wordt ondersteuning gegeven
richting CJG.
Mediation wordt verder ontwikkeld.
Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
8
Beleidskeuzes woonplaatsbeginsel
•
•
•
Bij vrij toegankelijke zorg (CJG) wordt het woonplaatsbeginsel
niet formeel toegepast
Bij niet-vrij toegankelijke zorg vraagt de gemeente de
instellingen om het woonplaatsbeginsel toe te passen.
De gemeente zorgt ervoor dat instellingen de gemeente
kunnen vragen om navraag te doen in het GBA en
gezagsregister in die gevallen dat daar twijfel over bestaat.
Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
9
Contractering van zorg
•
•
•
De gemeente betaald alleen zorg aan gecontracteerde
partijen.
Aanbieders mogen alleen zorg leveren als zij een contract
hebben met de gemeente.
Uitzondering is de zorg die vanuit continuïteit geboden moet
worden en zorg die wel noodzakelijk is maar anders niet
geboden kan worden.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
10
Beleidskeuzes Bericht start zorg
•
•
•
Op 1-1-2015 kent alleen de voorheen AWBZ zorg het bericht
start zorg. Instellingen sturen dan via VeCoZo een bericht dat
een cliënt bij hen zorg krijgt. Binnen J-GGZ en Jeugd- en
opvoedhulp bestaat dat bericht niet. Ontwikkeling daarvan
komt pas na 1-1-2015.
De gemeente heeft de ambitie zo snel mogelijk en uiterlijk 1-12016 een systeem te ontwikkelen om het bericht start zorg te
gebruiken. Waar mogelijk wordt aangesloten bij landelijke
standaarden.
Het start zorg bericht kan input zijn voor financiële sturing.
Om de onzekerheid die het gevolg is van het uitblijven van het
bericht start zorg te beperken vraagt de gemeente elk kwartaal
een overzicht van de instellingen op van hun onder handen
werk.
Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
11
Samenvatting Kwaliteit en rechtmatigheid
Maatregel
Gebruik vast afwegingskader in primaire proces
JOH
BOJ
PGB
✔
✔
✔
GGZ land
✔
✔
Steekproeven kwaliteit
- Kwaliteitskader
- Concretiseren vanuit contract management
✔
JGGZ vult in 2015 verplicht de ROM in
✔
✔
✔
✔
✔
Inkoop (opveegronde na)
✔
✔
✔
✔
✔
Contractmanagement
✔
✔
✔
✔
✔
Landelijke afspraken (kwaliteitsregister, kwaliteitsnormen GI’s, toezicht in
het jeugddomein)
Managementinformatie (nog afspraken nodig)
Maandrapportages
- Hoofdlijnen staan in contract
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
12
Samenvatting Kwaliteit en rechtmatigheid (2)
Maatregel
JOH
BOJ
PGB
Klein
GGZ
land
(boj en
ggz??)


Controleren en vastleggen van de door inhoudelijk
verantwoordelijk partij verstrekte opdracht
aanb
aanb
aanb
Controleren van woonplaatsbeginsel
aanb
aanb
Accountantsverklaring op eigen administratie
aanb
aanb
Bevoorschotting obv contractueel vastgelegde partijen,
producten, en prijzen

X
aanb
aanb
aanb
aanb
aanb
aanb
aanb
?
?
aanb
aanb

Melding start zorg
()
Tussentijdse declaraties om af te zetten tegen de
bevoorschotting/declaratie bij einde traject


(tuss)
(eind)

Woonplaatsbeginsel door check berichtenverkeer VeCoZo??
Bijsturing en nacalulatie obv contractueel vastgelegde partijen,
producten en prijzen


Bijsturing en nacalulatie (en facturatie bij “klein”) obv
budgetplafonds






client?
Svb?
PGB: Verantwoording bestede bedragen?

Facturatie obv contractueel vastgelegde partijen, producten en
prijzen
Beschikken door gemandateerde derde (CJG) igv bezwaar en
beroep. Verordening: alleen in bepaalde situaties, namelijk bij
een Pgb of bezwaar/beroep






?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
13
Inhoud
Uitgangspunten inrichting administratieve processen
Randvoorwaarden vanuit inkoop
Declaratie- en facturatieproces
‘Huiswerk’
Planning
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
14
Randvoorwaarden vanuit inkoop
•
Wijze van contractering en financiering bepaalt
administratieve processen
•
•
•
Er is zowel sprake van bevoorschotting en facturatie
Het gaat om ongeveer 47 partijen
Hoe is het berichtenverkeer geautomatiseerd?
•
Dit verschilt voor de drie hoofdgroepen
1.
2.
3.
4.
Jeugd- en opvoedhulp
Begeleiding, behandeling. Persoonlijke verzorging en verblijf
Jeugd GGZ
Landelijk gecontracteerde instellingen
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
15
Karakteristieken Inkoop & betaling
“Jeugd- en opvoedhulp”
Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015
•
Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie)
MK+ZK
•
•
•
•
•
•
•
•
In principe sturing op basis van p x q met oude productbenamingen
Bevoorschotting 13 x/jaar, aanpassing voorschot tweemaal per jaar
Declaratie in 2015 nog op cliëntniveau (na afloop!)
Sturingsoverleg 4x/jaar
Nacalculatie alleen bij overschrijding budget, na instemming gemeente
Bovenregionale contracten
Geen kleine instellingen zonder bevoorschotting
Deels landelijke contracten
•
Geen bevoorschotting, maar facturatie
Kenmerken markt (invullen inkooporganisatie)
•
•
•
•
•
# aanbieders met contractuele bevoorschotting + bevoorschotting bedrag per gemeente
# cliënten
€ Budget -> (baten vs. lasten)
# betalingen -> bevoorschotting
# facturen / declaraties -> 1x na afloop van 2015, voor 1-2-2016
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
16
Karakteristieken Inkoop & betaling
“Behandeling, begeleiding, persoonlijke verzorging en verblijf Jeugd”
•
Zin Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015
Bovenregionaal:
MK,ZK, H’meer
•
Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie)
•
•
•
•
•
Bevoorschotting 13 x/jaar, aanpassing voorschot tweemaal per jaar
Declaratie op cliëntniveau via VeCoZo
Bericht start zorg via VeCoZo
Sturingsoverleg 4x/jaar, tenzij het een kleinere aanbieder betreft
Nacalculatie
PGB Voorwaarden
•
PGB voor zorg buiten gecontracteerde instellingen
Kenmerken markt
•
•
•
•
•
•
(invullen inkooporganisatie)
# aanbieders met contractuele bevoorschotting
# overige aanbieders
# cliënten (ZiN / PGB)
€ Budget (Zin / PGB)
# betalingen
# facturen / declaraties
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
17
Karakteristieken Inkoop & betaling
“Jeugd GGZ”
Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015
•
Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie)
•
•
•
•
•
•
Bevoorschotting 12 x/jaar, halfjaarlijkse aanpassing bevoorschotting
Sturingsoverleg 4x/jaar
Declaratie op cliëntniveau via VeCoZo bij afsluiting van een traject
Berekening OHW halverwege en einde van het jaar t.b.v. gemeente zodat verrekening naar
boekjaar gemaakt kan worden.
Nacalculatie tussentijds/1x/jaar
Kleine instellingen en vrijgevestigden krijgen een raamcontract
•
•
Facturatie op cliëntniveau via VeCoZo
Contract met kleine aanbieders gaat via portal (van Amsterdam)
Kenmerken markt
•
•
•
•
•
(invullen inkooporganisatie)
# aanbieders met contractuele bevoorschotting
# overige aanbieders
# cliënten
# betalingen
# facturen / declaraties
Vrijgevestigden loopt nog!
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
18
Karakteristieken Inkoop & betaling
“Landelijke instellingen”
Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015
•
Landelijke contracten; zonder bevoorschotten
•
•
•
•
Deels J&O, B&O en J- GGZ
Geen sturingsoverleg
Facturatie op cliëntniveau voor Jeugd- & opvoedhulp
Facturatie op cliëntniveau voor GGZ en B&O via VECOZO
Kenmerken markt
•
•
Raamovereenkomsten VNG
Factuur
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
19
Inhoud
Uitgangspunten inrichting administratieve processen
Randvoorwaarden vanuit inkoop
Declaratie- en facturatieproces
‘Huiswerk’
Planning
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
20
Werkprocessen
Op hoofdlijnen
• Bevoorschotten & nacalculatie
Uitgewerkt
• Declaratie
•
•
Ondersteuning & begeleiding / J-GGZ
Facturatie
•
Ondersteuning & begeleiding / J-GGZ
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
21
Gemeentelijke administratie
Zorgaanbieder
Bevoorschotting en nacalculatie
Onder handen
werk overzicht
versturen
Periodiek
Contracten
aanbieders
Hoogte
bevoorschotting
Betaalbaar
stellen
voorschot
Nacalculatie
versturen
Periodiek
Na afloop van het jaar
Sturingsoverleg
gemeente &
aanbieder
Periodiek
Monitoren
budgetuitputting
Voortgang
budgetten
Periodiek
Aanpassen
bevoorschotbedrag
Controleren
nacaculatie
Periodiek
Consolidatie
Consolidatie
facturen
facturen
aanbieder
aanbieder
Extrapolatie
Extrapolatie
start
start zorg
zorg
berichten
berichten
aanbieder
aanbieder
1-1-2015
niet
beschikbaar
voor J&O en
J-GGZ
Betaalbaar
stellen
nacalculatie
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
22
Declaratieproces Provinciale Jeugdzorg
•
•
•
Binnen J&O is in 2015 geen declaratie op cliëntniveau
Er is sprake van nacalculatie waarin de aanbieders een
overzicht aangeven van de zorg per gemeente.
Tussentijds informatie die beschikbaar is komt vanuit
beleidsinformatie.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
23
Declaratieproces AWBZ en J-GGZ
Gemeentelijke administratie
Zorgaanbieder
GGZ/AWBZ
CONTRACTPARTIJEN DIE BEVOORSCHOT WORDEN
Declaratie
opstellen
retourstroom
VECOZO
VECOZO
retourstroom
Declaratie
ontvangen &
registreren
Match met
contract
GWS
GWS
Contracten
aanbieders
retourstroom
Controle op
omzetplafond
Consolidatie
Consolidatie
declaratie
declaratie
aanbieder
aanbieder
Akkoord op
declaratie
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
24
Facturatieproces AWBZ en J-GGZ
Gemeentelijke administratie
Zorgaanbieder
GGZ/AWBZ
VRIJ GEVESTIGDEN EN LANDELIJKE AWBZ INSTELLINGEN
Factuur
opstellen
retourstroom
VECOZO
VECOZO
Factuur
ontvangen &
registreren
GWS
GWS
Match met
contract
Contracten
aanbieders
Controle op
omzetplafond
Consolidatie
Consolidatie
facturen
facturen
aanbieder
aanbieder
Betaalbaar
stellen
factuur
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
25
Declaratie en facturatieproces
•
We beschrijven deze op hoofdlijnen
•
•
•
•
Welke subprocessen zien we?
Welke informatie behoefte is er?
Welke ICT aansluitingen moeten er geregeld worden?
Welke organisatorische keuzes zijn er te maken?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
26
Factuur/declaratie opstellen en versturen
AANBIEDER
Prov. Jeugdzorg
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
factuur
Subprocessen
Intern proces aanbieder
Periodieke maandelijkse
verzamelfactuur
Intern proces aanbieder
VeCoZo automatische toets
Intern proces aanbieder
VeCoZo automatische toets
Informatieproducten
Match beschikking en
productenboek
Standaard bericht voor
facturatie
Standaard bericht voor
factuur/declaratie (Vecozo)
Standaard bericht voor
factuur/declaratie (Vecozo)
ICT vereisten
Afhankelijk van systemen
aanbieders
Digitale aanlevering (CSV
bestand?)
Aansluiting VeCoZo
Aansluiting VeCoZo
Organisatie:
- Wie?
- Lokaal / Regio?
- Capaciteit?
Intern proces aanbieder
Factuur naar gemeente
Intern proces aanbieder
Factuur naar vecozo
Intern proces aanbieder
Factuur naar vecozo
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
27
Factuur/declaratie ontvangen en verwerken
BACKOFFICE GEMEENTE
Prov. Jeugdzorg
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
factuur
Subprocessen
Direct ontvangen
Technische toets op
volledigheid declaratie
Registreren / invoeren
Ontvangen via Integraal gegevensknooppunt of direct via
VeCoZo
Registreren / invoeren
Informatieproducten
Format declaratie
Landelijk ontwikkelde standaardberichten
ICT vereisten
Registreren in gemeentelijk
systeem (GWS)
Aansluiting integraal gegevensknooppunt / VeCoZo
Registreren in gemeentelijk systeem (GWS)
Organisatie:
- Wie?
- Lokaal / Regio?
- Capaciteit?
Lokaal
Gezamenlijk met Zandvoort?
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
28
Match met contract
BACKOFFICE GEMEENTE
Prov. Jeugdzorg
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
declaratie
Subprocessen
Automatische check met contracten
Informatieproducten
Contracten aanbieders
ICT vereisten
Inregelen automatische controle
Database contracten
Overzicht financiële afspraken en status
Organisatie:
- Wie?
- Lokaal / Regio?
- Capaciteit?
Lokaal
AWBZ Jeugd / ZVW
factuur
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
29
Controle op omzetplafond
BACKOFFICE GEMEENTE
Prov. Jeugdzorg
Declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
factuur
Subprocessen
Indien sprake is van lokale omzetplafonds alles bij Haarlem
Indien regionale plafonds; dan moet er ook een regionale check plaats vinden.
Informatieproducten
PM
ICT vereisten
Overzicht uit GWS met facturen per aanbieder
Regionaal systeem indien sprake van regiobudgetten
Organisatie:
- Wie?
- Lokaal / Regio?
- Capaciteit?
Lokaal / regionaal?
PM
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
30
Betaalbaar stellen factuur
BACKOFFICE GEMEENTE
Prov. Jeugdzorg
declaratie
AWBZ Jeugd / ZVW
declaratie
Subprocessen
Afstemming met regionale organisatie
Bevoorschotting maandelijks uitbetalen
Betaalbaar stellen factuur
Informatieproducten
Factuur
Nacalculatie
ICT vereisten
Aansluiting op gemeentelijk systeem
Organisatie:
- Wie?
- Lokaal / Regio?
- Capaciteit?
Lokaal
AWBZ Jeugd / ZVW
factuur
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
31
Inhoud
Uitgangspunten inrichting administratieve processen
Randvoorwaarden vanuit inkoop
Declaratie- en facturatieproces
‘Huiswerk’
Planning
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
32
Huiswerk
Haarlem & Zandvoort
VNG
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
33
Inhoud
Uitgangspunten inrichting administratieve processen
Randvoorwaarden vanuit inkoop
Declaratie- en facturatieproces
‘Huiswerk’ en actielijst lokale gemeenten
Planning
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
34
Planning
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
35
Bijlagen
Processchema toegang
Berichten Vecozo
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
36
VECOZO - berichtenverkeer
Er worden nu 3 standaard berichten ontwikkeld voor de jeugdzorg
– Zorgtoewijzing AWBZ JW301/302 gebaseerd op
https://www.zorgregistratie.nl/bep/azr32/html/AW33.pdf
– Declaratie AWBZ JW303/304 gebaseerd op
http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=AW319&is_ver
sie=1.4
– Declaratie ZVW JZ303/304 gebaseerd op
http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=GZ321&is_vers
ie=1.0
– Bij elk bericht wordt ook een retourbericht ontwikkeld.
–
Overige standaardberichten binnen Vecozo komen wellicht later beschikbaar
maar niet voor 1-1-2015
Onderdelen VECOZO berichten (niet limitatief)
– BSN & NAW gegevens
– AGB code aanbieder
– Toewijzing; ZZP / functie indicatie, diagnose, besluitnummer
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
37
Toegangsproces Haarlem - CJG
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
38
Uitwerking backofficeprocessen toegang
Algemene toegang
Processtappen • Eerste intake (CJG)
• Intakegesprek (CJG)
• Afstemming met professional
(CJG)
• Opstellen plan & opdracht (CJG)
• Opstellen en verzenden
beschikking indien daar om
gevraagd wordt (CJG)
• Inkate Opstellen plan (aanbieder)
• Controle woonplaatsbeginsel
(aanbieder)
Informatieproducten
ICT vereisten
Regio/lokaal
Toegang via huisarts / jeugdarts /
medisch specialist
• Verwijzing huisarts (huisarts)
• Intake aanbieder (aanbieder)
• Opstellen plan (aanbieder)
• Eventueel afstemmen met regisseur
gemeente
• Indien cliënt niet tevreden is; via CJG
• Controle woonplaatsbeginsel
(aanbieder)
• Start zorg melding AWBZ (niet ZVw)
(aanbieder)
•
•
•
•
•
•
•
Verwijzing naar RvdK (Gemeente)
Verzoek RvdK (RvdK)
Besluit rechter (ZM)
Ontvangst besluit CORV (AMHK)
Versturen aan BO CJG (AMHK)
Verwerken besluit (BO CJG)
Opstellen en verzenden beschikking
indien daar om gevraagd wordt (CJG)
• Start zorg melding (aanbieder)
• Bezwaar & Beroep (Gemeente)
• Hulplijn woonplaatsbeginsel
(gemeente)
• Bezwaar & Beroep (Gemeente)
• Hulplijn woonplaatsbeginsel
(gemeente)
• Productenboek /-lijsten
• Overzicht contracten
• Standaard verwijsberichten
• Standaard plan van aanpak
• Standaardmodel opdracht & beschikking
Clientvolgsysteem Mens Centraal
Toegang gezagsregister
Lokaal
Toegang via de rechter
Lokaal
Aansluiting CORV
Clientsysteem voor
• Verwerken start zorg
• Beschikkingen
Lokaal