Transcript Projet_Groupware_et_outils_informatiques - Rémi Bachelet

OUTILS PROJETS :
Les outils informatiques
Mise à jour du 13 avril 2015
Rémi Bachelet
La dernière version de ce cours de gestion de
projet est disponible en suivant le lien
Cours distribué sous licence Creative Commons,
selon les conditions suivantes :
Source des images indiquées au-dessous ou en cliquant sur l’image
Image : Source
École Centrale de Lille
Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex
Comment utiliser ce cours :
1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur
2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)
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Objectifs
À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases
des outils informatiques de projet notamment de :
1. Connaitre ces outils
– Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus
– Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion
– Exploiter internet : veille technologiques et web
2. Tirer le maximum des applications bureautiques
– Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing
équivalents
3. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou
groupware)
– Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier…
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Les outils informatiques
Qu’est-ce que la productivité pour un ingénieur ?
– Traiter des chiffres
– Définir, Planifier, gérer des projets
– Animer des réunions
– Verrouiller et suivre les décisions…
– Communiquer à qui et quand il faut
 Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches,
lesquels ? Les réponses varient selon les situations
 Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)
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Chapitre 1/4
Bien utiliser le Mél
1. Les champs de données
– et leur signification
2. Les risques
•
•
Réputation personnelle
Risques techniques
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Le mél (ou courriel ) : utilisation
Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) :
– Sujet : dire clairement de quoi il s’agit. Sujet vide 
[projet JEUCART] date de RdC ;
[jeu d’entreprise] absence le 12/3
– Si je suis destinataire principal
•  réponse ou action attendue
– Si copie carbone
•  pas de réponse attendue, pour information
– Si cci (=copie carbone invisible)
•  Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la
réponse-spam)
+ configurez votre signature
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Pour les centraliens :
Votre adresse à vie @centraliens-lille.org (donnée par
l’association des ingénieurs)
= votre mél officiel à consulter très régulièrement : infos et
communications officielles
– Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il est facile de rediriger
votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci
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Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire
sur le net, lire : Courrier électronique : halte aux abus
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Le mél : dangers
1.
Propager des
–
–
–
–
2.
Un mél envoyé ne se rattrape pas !
–
–
3.
« Parler trop vite »  politesse, orthographe
Un mél peut circuler et se multiplier très vite
Abuser du spam, des copies
–
4.
virus,
spams,
canulars/hoax,
phishing/spoofing.
« Arroser » des personnes inutilement
"Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde
Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes  1 giga sur le réseau de
l’entreprise.
– Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au delà de 20 utiliser un Url sur
un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ
(Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier).
–
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Chapitre 2/4
Les risques de sécurité
1. Les virus
•
•
Effet
Protection
2. La protection des documents,
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Les virus
• dans les .exe .doc .xls .vbs des méls
– Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non sollicités avec un titre
anglais.
• en naviguant sur le web (avec IE)
– Faire les MAJ régulièrement
• en utilisant Outlook, Outlook express
– Attention à la fenêtre de prévisualisation..
– Faire les MAJ
• par des disquettes ou des clés USB
• par des répertoires partagés ou windows XP
– Ou simplement par le réseau
 paramétrer le firewall de Windows
 utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)
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Les virus
Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu, plus il est source de
virus.
–
–
–
–
–
Pièces jointes  vbs, exe, java
Word, Excel  macro-virus
Outlook  virus mél
Explorer  virus à l’ouverture de pages web…
Windows  trous de sécurité
Divers types de virus
– effacent votre système, ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de
votre PC…
– Se reproduisent par votre réseau, par envoi automatique à partir de votre carnet
d’adresse, peuvent rester en sommeil
Toujours
1. Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la
protection temps réél activée
Avast et Avira sont gratuits.
Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur différents PC)
2. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports
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Les virus
Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un
virus ou d’un problème technique….
… ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable, c’est vous !
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La protection des fichiers (1/2)
La confidentialité des fichiers (documents, boites méls ..) est
garantie par des mots de passe
95% du temps ces protections sont illusoires
– Access, Word et Excel 2003, On retrouve instantanément votre mpd, quelle que
soit sa longueur ou le jeu de caractères utilisé.
– Outlook 2000, il est possible de définir un ‘faux mdp’ pour ouvrir votre boite
– En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit
sa longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6 caractères était forçable en
…
– Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur
intermédiaire)
– L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon)
•
•
1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte d’un contrant avec la Saoudians Airlines
1994 Enercon, vol d’éléments techniques pour la constructions d’éoliennes
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La protection des fichiers (2/2)
– Un mot de passe dérivé du dictionnaire « marcel » ou « louloute87 »sera
immédiatement trouvé
– Il est faux de croire que vos données (rapport, sites fréquentés, recherches Google,
mots de passe…) n’intéressent personne.
– Gardez votre mot de passe en mémoire :
• En utilisant un mot de passe difficile à remémorer, on risque justement de l'oublier ... ou de le noter sur un
post-it
• En fait il faut en retenir un seul : le mot de passe du fichier des mots de passe.
– Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela ne sert à rien si la clé de cryptage de
l’algorithme est faible (<128 bits)
Il existe de nombreuses parades :
– Établir une politique de mots de passe dans votre équipe si vous partagez des
documents.
– Access, Word et Excel => utiliser Open Office ou le paramètre ‘cryptage fort’
– Outlook 2000 => pas de solution, utiliser une version plus récente, croiser les doigts…
– Firefox => c’est OK d’enregistrer vos logins/mdp, mais mettre un mdp maître .. qui
expire sinon affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés en deux clics.
– Pour les méls => utiliser Pretty Good Privacy, système à clé publique+privée
– Pour les disques durs => Truecrypt Pour l’IP tracking => tor
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Chapitre 3/4
Exploiter les applications
bureautiques
1. … et les logiciels libres équivalents
– Word/sWriter
– Excel/sCalc
– Powerpoint/sImpress
2. Autres outils Internet
– Veille technologique
– Organisation de réunions, mind mapping ..
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Les logiciels gratuit ou OpenSource
Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?
– Open office (ou oOo) équiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac
OS
– Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer
– VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité,
• projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 .. désormais diffusé à 40M+ d’exemplaires,
repris par Google Vidéo, distribué à 150k lycéens sur clé USB, etc…
– GanntProject (équiv. MSproject). Un simple tableur peut aussi faire l’affaire
comment créer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org
– 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader
– PDFCreator pour la compatibilité en lecture et l’envoi en PJ de fichiers pdf.
Pour des pdf avec des lien actifs, utiliser oOo.
– Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures, CustomizeGoogle, Adblock..)
– ZoneAlarm
– …. Et bien sûr Linux
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Powerpoint / OpenOffice sImpress
Transparents (ou diapositives ou "Slides")
•
Pour animer les réunions
– Attention aux photos… taille fichier (compresser les images)
– Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de
d'abord etc…)
– Réserver le vidéopro à l’avance cf. guide réservation salles.
– Sécuriser l’appareil (3-5 k€) et éviter de claquer la lampe (300-400€) en
débranchant avant que le ventilateur ne soit arrêté.
Le but n’est pas de faire des animations
impressionnantes mais de communiquer
efficacement des informations pertinentes
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Word / OpenOffice sWriter
Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte ».
 Permet d’écrire rapidement des documents clairs
 Si on sait s’en servir, permet de d’élaborer un
rapport à plusieurs


http://www.usd.edu/tlc/images/sof
tware/word.jpg
définir une feuille de style pour faciliter la fusion
sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle
Fonctions principales
–
–
–
–
http://www.psol.be/lib/2
003/1106-word.gif
Vérification d'orthographe ('F7')
Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe…)
Styles Titre1… => Table des matières automatique
Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert à rien
de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille, il réduire sa définition)
Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à taper avec tous les doigts.
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Excel / OpenOffice sCalc
L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain
quotidien » de l’ingénieur.
Permet
–
–
–
–
d’éditer des listes de personnes, de les filtrer sur critère
de faire des calculs, des statistiques...
de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique
d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation, des fonctions qui
font des calculs complexes
http://www.adeptscience.c
o.uk/products/mathsim/m
athcad/images/excel.gif
http://www.gams.com/sol
vers/excel.gif
http://newt.quantumsi.co
m/pm/support/doc/user/in
dex_all_files/image663.jp
g
http://www.nebrwesleyan.
edu/events/harvardrel/ima
ges/excel.gif
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Publisher / OpenOffice Draw
• Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de
G2
• Format A1 ou A2
• À publier sur CentraleWiki au format pdf
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Les raccourcis clavier à connaître
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Autres outils
• Doodle : organiser des rendez-vous
• Freeplane : organisation
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• Modèles de compte-rendu de réunion
– au format.doc et Google Docs.
– pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind
• Mind map de brainstorming de définition de projet
– en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister
– éditable au format Freemind
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Internet
• L’Internet est aussi un outil de
projet pour chercher et diffuser
des informations
– Outils de recherche : Google
desktop.
– Outils cartographiques
www.kartoo.com
• Des outils permettent de
concevoir et de mettre en ligne
des sites web : FrontPage,
Dreamweaver…
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Chapitre 4/4
Sélectionner et mettre en
place un collecticiel
1.
2.
Les réunions en ligne
Les collecticiels
–
–
–
Partage de fichiers basique
Groove, zoho, ProjectPier, wiki proposé par le Rézoléo
Des applications web 2.0 : Googlegroups, Google documents…
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Utiliser un collecticiel dans votre projet
Un collecticiel ou « groupware »
pour quoi faire ?
1.
2.
3.
Permet de travailler à plusieurs plus efficacement
Aide à faire circuler l’information (pilote, équipe, client …)
Un outil de travail professionnel
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Collecticiels : les fonctions
1. Faire circuler l'information
– Réunions en ligne
– Prendre des décisions
– Les voter, les formaliser
2. Mettre à jour et archiver les documents
– comptes-rendus de réunions,
– Budget, CdC
– Diagrammes...
3. Travailler ensemble sur les rapports à produire
– Concours, rapports d'étape
4. Gérer les tâches et les échéances
– Qui fait quoi pour quand, rappel..
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Collecticiels : tableau de synthèse
Faire circuler
l'information
Réunions en
ligne
Google Wave
archiver les
documents
Travailler ensemble
sur les
rapports
Gérer les tâches et
les
échéances
++
Skype
Google Groupes
Prendre des
décisions
++
+
EtherPad
MindMeister
Dropbox
+
Google docs
++
Facilité d'utilisation
+
+
+
+
+
++
++
+++
+
++
++
+
++
+
+++
+
++
Google Agenda
Zoho Project
+
+
+
+
Groove
+
+
+
+
Project Pier
+
+
+
+
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++
-
+
-
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Les réunions en ligne
Dès que l'on a des contraintes de distances, voire d'organisation de
réunion physique
– Faire la réunion sous Skype (téléconférence gratuite)
– Utiliser des outils comme Google Wave EtherPad ou MindMeister pour :
• Préparer l’ordre du jour
• Formaliser les informations et décisions au fur et à mesure
• Faire office de compte-rendu
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Utilisation
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Image
: sans
Source
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Dossiers partagés sur un PC personnel
• Avantages
– Installation : très simple
– Utilisation : très simple
• Inconvénients :
–
–
–
–
–
Partage de fichiers seulement
Pas de gestion des autorisations : tout le monde peut détruire les fichiers
Sécurité faible : Celle de Windows - virus, piratage
Accessibilité très faible : Seulement sur réseau local
Si le PC qui contient le répertoire est éteint …
• Variante
– Compte ftp sur winscp
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ou copie
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Dossiers partagés sur dropbox.com
Ce service d’informatique dans les nuages utilise un client multi-système d'exploitation :
sous Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone.
•
Avantages
–
–
–
–
•
La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go
permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs
fonctionne de manière transparente (les sauvegardes et synchronisations sont automatiques)
le site web permet d'accéder à une copie des fichiers, mais également à leurs versions
successibles (« versionning ») et à une copie des fichiers détruits.
Inconvénients :
–
–
–
–
Partage de fichiers « seulement »
Pas de possibilité de travailler à plusieurs sur un fichier simultanément
Gratuit donc sans garantie de continuité
Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici
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Dropbox : fonctions essentielles
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Dropbox : gestion des ordinateurs
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Dropbox : versionning
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Les collecticiels de Google
Deviennent de plus en plus incontournables …
•
Google docs
– Travailler à plusieurs sur un rapport
• Le plus : on peut travailler simultanément à plusieurs sur le même document, permet de partager un
répertoire contenant tous types de fichiers, alertes de suivi.
• Le moins : 100% online (sauf gears), moins sophistiqué qu’un traitement de texte classique, alternative
avec office : Microsoft Office Web Apps
•
Google Agenda
– Agenda et todo list du projet
• Le plus : simple, partage, synchronisation avec des agendas individuels, compatibles smartphones,
envoie de proposition de Rv par mél, combinable avec Doodle.
• Le moins : 100% online (sauf gears), pas d’attribution des tâches aux personnes, pas de planification
de projet
•
Google Wave
– Mieux que le mél pour travailler
• Le plus : synchrone, asynchrone, addons (vote, mindmap..)
• Le moins : 100% online
•
Google Groupes
• Le plus : fils de discussion, surtout utile pour une mailing-list : archivage, configuration
• Le moins : 100% online, assez lourd sur les fonctions de partage de fichier.
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copieImage
interdites
sans
: Source
Utilisation
ou copie
sans citation
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Google Agenda
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Utilisation
ou copie
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Google Wave
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Utilisation
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copieImage
interdites
sans
: Source
Utilisation
ou copie
sans citation
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Compte Google et autres applications
• Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail (@centralienslille.org)
– Accès à d’autres applications utiles :
• Pour faire rapidement un site web (en y intégrant google agenda ou des googles docs) Google
Sites (voir la catégorie « groupes-projet utilisant Google Sites »)
• Pour augmenter et suivre la fréquentation de votre site web : Google analytics, Google
webmasters tools
• Marques-pages accessibles de partout : Google Toolbar
• Recherches sur votre ordinateur : Desktop
• Retouche/partage photos : Picasa
• Autres outils : Reader, Blogger, SketchUp, Alertes, Gears
• Des google apps permettent d'intégrer ces outils pour faire de la gestion de projet, par
exemple Manymoon
• D'autres solutions permettent de travailler avec MS office : http://www.officelive.com/frFR/ ou OffiSync
Rémi
Bachelet––Ecole
EcoleCentrale
CentralededeLille
Rémi Bachelet
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avril 2015
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Utilisation
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copie interdites
sans
Utilisation
ou copie
sans citation
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La bonne solution ?
Elle n’existe pas dans l’absolu => critères
•
•
•
•
•
•
•
Accessibilité
Sécurité
Installation simple
Utilisation  complexe
Fonctionnalités
Fiabilité
Principaux problèmes
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Utilisation
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Conclusion / Avertissement
•
•
•

Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous, il en existe d’autres
… (Zoho Project, OpenGroupware…)
Les outils 2.0 se développent : Teambox
Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et
vous arrivera
sauvez régulièrement
À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le
projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut
avantageusement remplacer une newsletter.
Rémi
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Utilisation
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sans
Utilisation
ou copie
sans citation
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• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents
mis à disposition,
• Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la
mise en ligne de nouveaux cours et modèles.
Rémi
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CentralededeLille
Rémi Bachelet
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Utilisation
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sans
Utilisation
ou copie
sans citation
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Pour en savoir plus
Mes autres cours de management de
projet :
•
en vidéo (diapos + son des commentaires) :
–
•
en diapositives animées :
–
–
–
–
–
–
–
–
•
Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation
Fondamentaux de la gestion de projet
Les bases des outils d'organisation projet
Groupware et outils informatiques de gestion de projets
Introduction à l'analyse stratégique en management de projet
Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes
Cours d'analyse fonctionnelle
Introduction à la gestion des risques
Démarche de gestion des risques et plan de prévention
Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours
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EcoleCentrale
CentralededeLille
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Rémi BACHELET
Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible ici.
Mes principaux cours à Centrale
Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données,
prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de
résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki,
formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO
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CentralededeLille
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Groove
www.groove.net (version gratuite d’essai disponible, inclus dans certaines versions de windows vista)
–
–
•
Accessibilité bonne toute personne peut être invitée, même totalement extérieure
Sécurité : ultra-forte
logiciel p2p
=> Pas de serveur
– Il est judicieux d’avoir un PC allumé en permanence pour avoir la version la plus récente de l’espace
de travail.
•
Fonctionnalités : Le plus complet
–
–
–
–
–
•
Problèmes :
–
–
–
–
–
•
fichiers partagés,
liste de tâches,
calendrier,
discussions,
messagerie instantanée…
lenteur
Installer Groove
En anglais
à part un invité, n‘importe qui peut détruire un fichier
Limites de la version gratuite (3 espaces, enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours seulement,
bande passante réduite…)
Espaces de test et d’exemples …. à ouvrir à partir du forum
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EcoleCentrale
CentralededeLille
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