Transcript Komunikasi Dasar - smk merdeka bandung

MENGAPLIKASIKAN
KETERAMPILAN DASAR
KOMUNIKSI
Mengidentifikasi proses komunikasi
Menerima dan menyampaikan informasi
Memilih media komunikasi
Melakukan komunikasi melalui telepon
Bisnis Manajemen
KD
1.
Mengidentifikasi Proses Komunikasi
INDIKATOR
1.1
Persyaratan kemampuan berkomunikasi
ditempat kerja teridentifikasi
1.2
Berkomunikasi dengan penyelia dan rekan kerja
teridentifikasi
1.3
Meminta saran peralatan berkomnikasi yang
paling sesuai
1.4
Teknik bertanya, mendengarkan dan
keterampilan berbicara digunakan dlam
mengumpulkan dan menyampaikan informasi
1.5
Menggunakan bahasa yang sesuai
1.6
Memakai umpan balik yang membangun
MATERI
-
KEGIATAN
PEMBELAJARAN -
Komunikasi
Teknik bertanya
Umpan balik yang membangun
Menjelaskan pengertian komunikasi
Menyebutkan jenis dan ciri komunikasi
Menyebutkan unsur-unsur komunikasi
Menyebutkan kemampuan berkomunikasi
Menjelaskan teknik bertanya
Menjelaskan penggunaan bahasa verbal dan non verbal
Mengembangkan pendekatan proaktif untuk
meningkatkan komunikasi
Bisnis dan Manajemen
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Balai Pustaka 2002
Komunikasi adalah Pengiriman dan penerimaan
pesan atau berita antara dua orang atau lebih
sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami
Bisnis dan Manajemen
Dnamika Komunikasi
Prof. Drs. Omong Uchjana. MA
Komunikasi adalah Proses penyampaian suatu
pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk
memberitahu, untuk mengubah sikap pendapat
atau perilaku baik langsung secara lisan maupun
tak langsung melalui media
Bisnis dan Manajemen
William. C.H & Wayne M Batty
(Bussines Communications Principles
and Methoods)
komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informsi antara individu individu melalui sistem
biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal
maupun perilaku atau tindakan
Bisnis dan Manajemen
Kesimpulan :
Komunikasi adalah Proses pengiriman dan
penerimaan ide, pesan, informasi atau konsep di
tempat kerja, baik di dalam kelompok format
maupun informal
Bisnis dan Manajemen
Jenis-jenis Komunikasi
•
Komunikasi Formal
Komunikasi yang dapat berupa perintah,
saran, laporan, rapat, atau konferensi.
•
Komunikasi Informal
Komunikasi yang tidak direncana dan tidak
ditentukan dalam struktur organisasi.
•
Komunikasi Non Formal
Komunikasi antara resmi dan tidak resmi.
Bisnis dan Manajemen
Ciri-ciri Komunikasi Formal




Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi
Berhubungan erat dengan proses
penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan
yang ditetapkan
Bersumber dari perintah resmi yang diberikan
oleh orang yang berwenang
Banyak menggunakan sarana atau media
komunikasi
Bisnis dan Manajemen
Ciri-ciri Komunikasi Informal
Merupakan komunikasi yang tidak
resmi berupa kabar angin atau desas.
Mengandung hubungan dan
keterangan yang tidak resmi
Terjadi melalui informasi dari mulut
kemulut
Mempunyai kemungkinan
mengandung informasi yang
bertentangan dengan kepentingan
perusahaan
1.
2.
3.
4.
Ciri Komunikasi Non formal
Komunikasi bersifat antara resmi
dan tidak resmi
Merupakan sarana untuk
mengarahkan komunikasi informal
ke komunikasi formal
Merupakan jembatan antara formal
dan informal dalam memperlancar
tugas resmi
Merupakan saluran bagi pimpinan
untuk mendapatkan ide atau metode
baru
Persyaratan Kemampuan
Berkomunikasi
1. Ada saling pengertian diantara
sipengirim dan sipenerima informasi
2. Ada persamaan makna tentang
sesuatu yang dibicarakan
3. Adanya kemampuan para karyawan
dalam melakukan kegiatan
komunikasi
Komponen Komunikasi
1. Komunikator
2. Komunikan
3. Pesan
4. Saluran
5. Sikap atau Respon
1. Komunikator
Yaitu seseorang yang
menyampaikan berita,informasi,
atau pesan
2. Komunikan
Yaitu seseorang yang menerima
berita, informasi, atau pesan
3. Pesan
Yaitu isi berita atau informasi yang
akan disampaikan
4. Saluran
Yaitu media yang digunakan sebagai
perantara penyampaian informasi
5. Sikap atau respon
Yaitu jawaban dari si penerima
informasi
Teknik Bertanya Efektif
Teknik mengajukan pertanyaan-pertanyaan
diantaranya :
1.Pertanyaan Langsung
2.Pertanyaan Umum
3.Pertanyaan Terbuka
4.Pertanyaan yang diajukan kembali
5.Pertanyaan Faktual
6.Pertanyaan Retoris
7.Pertanyaan Pancingan
8.Pertanyaan yang bersifat menggerakkan
KD 2. Menerima dan Mengaplikasikan Informasi
INDIKATOR
2.1
2.2
2.3
Penertian Informasi diidentifikasi dengan
benar
Cara penerimaan informasi diidentifikasi
dengan tepat
Cara Penyampaian informasi dilakukan
dengan benar
MATERI
-
Pengertian Informasi
Cara penerimaan informasi yang baik
Cara Penyampaian informasi yang baik
KEGIATAN
PEMBELAJARAN
-
Menjelaskan Pengertian Informasi
Menjelaskan penerimaan informasi yang
baik
Menjelaskan cara penyampaian informasi
yang baik
-
Bisnis dan Manajemen
Menurut Burch dan Starter
Informasi adalah pengumpulan dan
pengolahan data untuk memberikan
pengetahuan atau keterangan
G.R Terry
Informasi adalah data yang penting yang
memberikan pengetahuan yang berguna
The Liang Gie
Kamus Administrasi Perkantoran
Informasi adalah rangkaian perkataan ,
kalimat, gambar, atau tanda tertulis lainnya
yang mengandung pengertian buah pikiran
atau pengetahuan apapun yang dapat
dipergunakan oleh pemimpin organisasi
dalam mengambil keputusan
Teknik Penyampaian Informasi
Berbagai cara dalam menyampaikan
informasi melalui :
1. Surat
2. Gerak-gerik
3. Lambang/gambar
Dalam menyampaikan informasi ada
beberapa prinsip yang harus
diperhatikan, yaitu :
1. Menggunakan cara yang mudah
2. Alat komunikasi yang sederhana
3. Kesamaan pengertian
4. Penggunaan alat komunikasi yang
sederhana
5. Bermanfaat dan menguntungkan
Bisnis dan Manajemen
Dalam menerima informasi ada beberapa hal
Harus diperhatikan :
a. Kecakapan komunikasi
b.Sikap penerima
c. Pengetahuan Penerima
d.Sistem sosial
e. Keadaan lahiriah
Bisnis dan Manajemen
Faktor penghambat Informasi
1.
2.
3.
4.
5.
Kecakapan yang kurang baik
Sikap yang kurang tepat
Pengetahuan yang kurang
Kurang memahami sistem sosial
Sakwasangka (prejudice) yang tidak
mendasar
6. Kesalahan bahasa
7. Jarak dan Penerima
8. Informasi yang berlebihan
9. Informasi yang berlebihan
10.Informasi satu arah
KD 3. Memilih Media Komuniasi
INDIKATOR
3.1 Memilih Media yang sesuai
3.2 Menggunakan media komunikasi
MATERI
-
Pengertian Media Komunikasi
Jenis Media Komunikasi
Fungsi Media Komunikasi
KEGIATAN
-
PEMBELAJARAN
-
Menjelaskan pengertian Media
Komunikasi
Menyebutkan jenis-jenis Media
Komunikasi
Menyebutkan Fungsi Media Komunikasi
-
Bisnis dan Manajemen
Pengertian Media Komunikasi
Media Komunikasi adalah media yang
dipergunakan dalam proses
komunikasi untuk mencapai suatu
tujuan
Bisnis dan Manajemen
Fungsi Media Komunikasi
1. mempermudah penyampaian dan informasi
kepada komunikan
2. mengefektivkan proses penyampaian
pesan/informasi kepada komunikan.
3. mempersingkat waktu penyampaian
pesan/informasi kepada komunikan.
4. membangkitkan daya tarik pesan/informasi
yang akan disampaikan.
5. mengkonkritkan isi berita/pesan yang
bersifat abstrak.
6. memperjelas isi dan maksud informasi/pesan
yang akan disampaikan.
7. menghubungkan komunikator dan
komunikan yang saling
Bisnis dan Manajemen
Jenis-Jenis Media Komunikasi
 Menurut Cara Penggunaannya/Eksternal
 Menurut Kegiatan Sehari-hari/Internal
 Menurut Sasarannya
Menurut Cara Penggunaannya/
Eksternal
Media Audio
Contoh : Radio, Telepon, Tape
Recorder
Media Visual
Contoh : Surat, Chart, Poster,
Transparancy
Media Audio Visual
Contoh : Film, Televisi, Video
Bisnis dan Manajemen
Menurut Kegiatan Sehari-hari /
eksternal





Surat Prive
Telepon
Pertemuan
Wawancara
Kunjungan
Bisnis dan Manajemen
Menurut Sasarannya
Media Umum/Nirmasa
Contoh : Telepon, Telegraph, Tape
Recorder
Media Massa
Contoh : Surat Kabar, Majalah, Film
Bisnis dan Manajemen
Keuntungan dan kerugian
Media Komunikasi
Media Audio
Keuntungan :




harganya relatif murah
dapat membangkitkan fantasi pendengaran
mudah dibuat dan digunakan
alatnya sangat sederhana
Bisnis dan Manajemen
Kerugian :
 agak sulit dikontrol
 kualitas suaranya cenderung menurun atau
berkurang
 apabila ada kesalahan harus membuat
naskah baru
 tidak dapat diperkenalkan dalam visual
Bisnis dan Manajemen
Media Visual
Keuntungan :




informasi yang disampaikan lebih jelas
biaya pembuatan relatif murah
pelaksanaannya dapat menghemat tenaga
pembuatannya dan penggunaannya lebih mudah
Bisnis dan Manajemen
Kerugian :
 perlu waktu guna menafsirkan
pengertiannya
 menimbulkan rasa bosan atau jenuh
 menimbulkan gangguan-gangguan yang
tidak diinginkan
Media Audio Visual
Keuntungan :




pemakaiannya tidak membosankan
hasilnya dapat dimengerti dan dipahami
informasi yang diterima lebih jelas dan cepat
dimengerti
informasi dapat diterima sesuai dengan
kenyataannya
Kerugian :
 kejelasan suaranya terkadang samar-samar
 pelaksanaannya perlu waktu yang cukup
lama
 pelaksanaannya memakan tempat yang
cukup luas
 biayanya relatif mahal
Macam-macam Media Komunikasi
 Media Komunikasi Tradisional
Contoh : Surat, HT, Beduk, Surat Kabar/Koran,
Kentongan, Peluit.
 Media Komunikasi Modern
Contoh : Komputer, Televisi, Handphone, Radio,
Faximile,Pesawat telepon, OHP, LCD,
Laptop, Microphone.
Contoh Gambar
Media Komunikasi Tradisional
Contoh Gambar
Media Komunikasi Modern
KD 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon
INDIKATOR
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
MATERI
-
KEGIATAN
PEMBELAJARAN -
Mampu Menjelaskan jenis-jenis Komunikasi dengan
telepon
Mampu menerima panggilan telepon
Mampu melakukan panggilan keluar
Mampu mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon
Mampu menyampaikan pesan telepon
Jenis-jenis komunikasi dengan telepon
Penjelasan cara menerima panggilan telepon
Penjelasan prosedur mengakhiri dan menutup
pembicaraan telepon
Penjelasan penyampaian pesan telepon
Mendiskusikan jenis-jenis komunikasi dengan telepon
Mendiskusikan prosedur menerima panggilan telepon
Praktek Menerima panggilan telepon dalam berbagai
situasi
Mendiskusikan prosedur melakukan panggilan telepon
sesuai SOP
Praktek melakukan panggilan telepon dalam berbagai
situasi
Praktek Mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon
Praktek menyampaikan pesan kepada pimpinan yang
baik lisan dan tulisan (LPT)
Bisnis dan Manajemen
Pengertian Hubungan telepon
Hubungan telepon adalah cara mengadakan
Hubungan langsung jarak jauh untuk
menyampaikan dan menerima pembicaraan
melalui alat elektronik dari satu pihak kepada
pihak lain.
Jenis-Jenis Pesawat Telepon
1. Pesawat Tunggal
2. PMBX (Private Manual Branch Exchange)
3. PABX (Private Automatic Branch
Exchange)
Hubungan Telepon dapat dibedakan
menjadi :




Hubungan
Hubungan
Hubungan
Hubungan
antar bagian (Intern)
Lokal
Interlokal
Internasional
Ditinjau dari segi peletakkannya :
1. Telepon Meja (Table Phone)
2. Telepon Dinding (Wall Phone)
Ditinjau dari segi kapasitasnya :
1.
2.
3.
4.
Satu jalur
Telepon dengan banyak tuts
Sistem hunting
Telepon dengan pengeras suara
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada
waktu bertelpon :
1. Jangan membiarkan telepon berdering
lebih dari tiga kali
2. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
berbicara, seakan-akan berbicara
berhadapan muka
3. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara
4. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi
telepon
5. Bicara seperlunya sesuai dengan maksud
pembicaraan
Hal-Hal yang harus diperhatikan ketika
menerima telepon :
1. Mengangkat gagang telepon sesegera
mungkin. Jangan biarkan telepon
berdering lama, maksimal tiga kali.
2. Menyampaikan salam
3. Menyebutkan identitas diri
4. Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif
(jelas, singkat, dapat dipahami, dan tepat)
5. Mencatat hal-hal penting dalam lembar
pesan telepon (LPT)
Alat-alat yang digunakan dalam
menerima telepon :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pesawat Telepon
Kalender Meja
Jam dinding atau jam meja
Alat tulis
Lembar pesan telepon (LPT)
Daftar nomor telepon ekstention internal
Buku daftar telepon masuk
Melakukan Panggilan Telepon atau
Menelpon :
•
Siapkan nomor telepon yang hendak
dituju, perhatikan bahwa nomor telepon
sudah tepat.
•
Siapkan peralatan menulis berupa kertas,
dan ballpoint
Pelaksanaan menelpon :
1. Tekan nomor telepon yang dituju dengan
tepat sesuai dengan alamat yang
dimaksud
2. Bila telah tersambung penelpon harus
memberikan salam dan menyebutkan
identitas diri
3. Mengemukakan maksud dan tujuan
menelpon secara jelas, singkat, dapat
dipahami dan tepat
4. Mencatat hal-hal penting
5. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapn
terimakasih dan salam
6. Meletakkan gagang telepon dengan
perlahan
Mencatat Pesan Telepon :
1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap
penelpon, nama perusahaan, nomor
telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda
tangan penerima telepon
2. Memindahkan segera lembar pesan
telepon
3. Meletakkan pesan telepon di atas meja
orang yang dituju atau di atas meja
pimpinan agar mudah terlihat
4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya
kembali
Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT)
Lembar Pesan Telepon (LPT)
Kepada : …………
Tanggal : …………..
………..
Jam
: …………..
Ditelepon :
Dikunjungi :
Penting :
Oleh
Perusahaan
Alamat/No. TelP
: ………………………………………………………………….
: …………………......................................................
: ………………………………………………………………….
Akan Menelpon
:
Minta Janji
: ……………………………………………………………………
Catatan
: ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
Diterima Oleh
: …………………………………………………………………….
Minta Ditelepon
:
Telephone Message
Date
: ……………………………......
To
: ………………………………………………………......................................
Mr/Mrs/Ms
: …………………………………………………………………………………………
From
Phone
: …………………………………………………………………………………………
: …………………...............................................................................
-
Time : ……………………………………
Telephone
Please Call
Will Call Again
Want to See You
Returned Your Call
Urgen
Message :
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Received By :
Your Name
Bisnis dan Manajemen
Contoh Buku Ekspedisi
BUKU EKSPEDISI EKSTERN
Tanggal
Kepada
Alamat
Dari
No.
Diterima/
Nama Jelas
Mendaftar E-mail
Membuka E-mail
Mengirim E-mail
Membaca E-mail
Menutup E-mail