Transcript Personalbudget

Utbildning
Nekksus Personalbudget (PB)
Utbildning
• Dokumentation och utbildningsmaterial
finns på Nekk-projektets hemsida:
https://quickr.goteborg.se/stadsledning
skontoret_nekk
• Utbildningen sker i en anpassad
utbildningsmiljö. Denna finns tillgänglig
för alla förvaltningar och återställs varje
natt. Särskilda inloggningsuppgifter
gäller. http://s005aa50u/utb/
• I anteckningsfältet under några av
bilderna finns stödtext/”pratmanus” till
utbildaren.
1
PRINCIPER
& TEORI
2
VISNING
i SYSTEMET
4
FRÅGOR
3
ÖVNINGAR
I NEKKSUS
2
Förutsättningar PB - Nekksus
PB Nekksus – frivillig per
ansvar
Anställningsinformation
från lönesystem
Behörighet i PB
Nekksus
• PB Nekksus är frivillig för varje förvaltning att använda.
Förvaltning anmäler för vilka ansvar de inte önskar aktivera
funktionen. Det går att aktivera PB för ansvar under pågående
budgetprocess, men det går inte att ta bort en PB-uppgift som har
skapats.
• Ett PB-budgetförslag skapas per person och ansvar utifrån
anställningsinformation för månadsanställda (ordinarie och vikarier
anställda den sista dagen i månaden) som hämtas från
lönesystemet (via Kompass).
• För att arbeta med PB Nekksus krävs ingen särskild behörighet.
Användaren får tillgång till PB Nekksus i flik ”Mina uppgifter”.
För att få tillgång till data i de båda rapporterna
”Personalbudgetanalys” och ”Kommentarer” krävs att användaren
har behörighet att se individinformation på respektive ansvar/nivå.
3
Övergripande beskrivning av PB Nekksus
Komplement till övrig
budgetering
Budgetförslag per
ansvar
Överföring från PB till
kontobaserad budget
• Valfritt komplement till kontobaserad budget. För ansvar som skall
ha PB skapas två budgetuppgifter i Nekksus, en för PB och en för
driftsbudget. Den användare som är angiven som inmatare i
budgetprocessen blir automatiskt även inmatare på båda
budgetuppgifterna.
• Budgetförslaget i PB Nekksus innehåller en periodiserad
årsbudget beräknad (underlag från kompass) på månadslön och
antaganden om tjänstgöring, frånvaro, löneökning och kontering.
Semesterberäkning sker utifrån semestergrupp och ålder.
Användaren har möjlighet att justera budgetförslaget och kan
lägga till/ta bort personer.
• Personalbudgeten överförs av användaren från PB Nekksus in i
den kontobaserade budgetinmatningen. Användaren kan arbeta
parallellt i de båda inmatningsbilderna. Överföring till den
kontobaserade budgeten kan ske obegränsat antal gånger till
dess att budgeten på ansvaret är godkänd. När driftsbudgeten
godkänns så godkänns automatiskt även PB uppgiften. Om
driftsbudgeten skickas tillbaka öppnas även PB uppgiften.
4
Omfattning och innehåll
Anställningsinformation
• Vid generering av budget innehåller PB Nekksus
anställningsinformation från senaste inläsningen av data från
lönesystemet. Om PB-uppgiften inte har påbörjats sker ny
inläsning av anställningsinformation när denna finns tillgänglig.
Lönekostnad
• Användaren periodiserar lönekostnaden över året genom att
justera omfattning på tjänstgöring per person och månad på det
aktuella ansvaret. Semesterlönekostnad beräknas på bruttolönen
(ej hänsyn tagen till frånvaro) per person och periodiseras utifrån
index.
Tjänstgöring
• PB uppgiften innehåller endast de anställdas tjänstgöring på det
aktuella ansvaret. Tänk på att eventuella kostnadsfördelningar kan
finnas.
Frånvaro
• Uppgift om frånvaro läses in från lönesystemet per person. OBS! I
budgetförslaget föreslås helårsfrånvaro utifrån frånvaro aktuell
månad! Användaren kan ta bort och lägga till frånvaro på både
befintlig och fiktiv personal.
Tillägg och borttag
• Användaren kan lägga till och ta bort anställda. Det kan vara en
namngiven person eller fiktiv person (tex vid vakant tjänst). Det
går att ange en tjänstgöring på mer än +/-100% ifall det är en
utökning/minskning på flera oidentifierade tjänster.
5
Forts. omfattning och innehåll
Lönejustering
• I PB Nekksus kan förvaltningen ange ett %-löneindex för
budgetering av lönejustering per person. Detta index gäller som
defalutvärde, men användaren kan justera %-satsen på respektive
ansvar och per person. Lönejusteringen gäller från april-dec.
Kommentarer
• Det är möjligt att skriva kommentar i PB-Nekksus. Kommentaren
ingår och sparas tillsammans med ansvarskommentarer från
driftsbudgeten. I rapport ”Kommentarer” finns åtkomst till
kommentarer så snart den sparats och finns att tillgå för de som
har behörighet till individinformation för respektive ansvar/nivå.
Koddelar och kontering
• Förvaltningen väljer själva vilka koddelar som skall visas för
användaren och vara möjliga vid budgetering i PB Nekksus. Det
behöver inte vara samma koddelar som i den kontobaserade
budgetinmatningen.
Övriga
personalkostnader
• Timanställda och arvodesanställda hanteras inte i PB Nekksus.
Dessa hanteras tillsammans med budgetering av övriga
personalkostnader (tex OB) i den kontobaserade budgetinmatningen.
6
Periodisering av lönekostnad (exkl semesterlön)
• Lönekostnaderna periodiseras per individ utifrån tjänstgöring per månad med
hänsyn tagen till frånvaro.
• Användaren kan påverka periodiseringen både genom att justera omfattning över
årets månader i flik Tjänstgöring och genom ev frånvaro i flik Frånvaro. Nettot
mellan dessa bildar en periodnyckel per person.
• Om ansvaret har en PB-uppgift kan periodiseringen på kontogrupper som
budgeteras i PB Nekksus inte justeras med val av ”Nyckel” i den kontobaserade
budgetinmatningen.
7
Periodisering av kostnad för semesterlön
Periodisering av semesterlönekostnad (semesterlön och semesterdagstillägg) sker utifrån index
som finns kopplade till semestergruppering i Nekksus. Varje anställning har en semestergrupp
angiven i lönesystemet som i sin tur kopplas till en semestergruppering i PB Nekksus. I PB
Nekksus går det inte att ändra semestergruppering på befintliga anställningar. Vid nyupplägg av
anställd i PB Nekksus måste semestergrupp alltid anges.
Semester
• För semestergruppen ”Semester” finns en index kurva per
förvaltning.
Ferie
• För semestergrupp ”Ferie” finns en gemensam indexkurva
framtagen för SDN.
Jämn fördelning
• Semestergruppen ”Jämn fördelning ” periodiserar semesteruttaget
jämt över året.
8
Frånvaro
Frånvaro kan hanteras på två sätt i PB Nekksus. Antingen genom att justera i
omfattningen på en tjänstgöring eller genom att registrera frånvaro på en
anställning. Eftersom periodiseringen av lönekostnaden påverkas av vilket val
som användaren gör för att registrera frånvaro är det viktigt att välja rätt hantering
för aktuell situation.
1. Genom att ändra omfattning per månad i flik Tjänstgöring
Rekommenderas för användning då anställd är helt eller delvis frånvarande från sin
tjänst. Kostnad för semester anpassas efter omfattningen av tjänstgöring. Tex om en
anställd skall delvis kostnadsfördelas till annat ansvar.
2. Genom att registrera frånvaro per månad i flik Frånvaro
Rekommenderas för användning för anställd med partiell frånvaro. Eftersom
semesterlönekostnaden beräknas utifrån tjänstgöring utan hänsyn taget till frånvaro,
belastas då ansvaret ändå med kostnaden för semester. Tex om anställd är sjuk eller
annan frånvaro som är semestergrundande. OBS Gäller ej om frånvaron är 100%.
9
Kontering
• Den kontering som finns på anställningen i lönesystemet följer med över till PB
Nekksus och användaren kan justera/komplettera denna kontering. OBS! Konto
och motpart visas ej och kan inte heller justeras.
• Nya kontogrupperingar har skapats för att separera budget från PB Nekksus från
övrig budgetering av personalkostnader. Om ansvaret har en PB-uppgift är vissa
kontogrupper spärrade för inmatning i den kontobaserade budgetinmatningen.
Kontogrupp
Månadslön
Timlön
Tillägg
Semesterlön
Sjuklön
Arvode
Övrigt
Sociala avgifter PB
Sociala avgifter övrigt
Ansvar med PB
Ansvar utan PB
spärrad i driftsinmatning
spärrad i driftsinmatning
spärrad i driftsinmatning spärrad i driftsinmatning
10
Sociala avgifter
Sociala avgifter i PB
Nekksus
• Sociala avgifter i PB Nekksus beräknas automatiskt utifrån ålder
och hamnar på separat konto (56PB ”Po lön PB”) i den
kontobaserade budgeten.
Sociala avgifter i
kontobaserad
budgetinmaning
• I den kontobaserade budgetinmatningen bibehålls befintlig
funktionalitet med knapp för automatisk beräkning av sociala
avgifter utifrån en fast procentsats inom respektive förvaltning.
Beräkningen påverkar endast de konton som inte kommer från
PB Nekksus.
11
Lönejustering
• I PB Nekksus finns möjlighet att budgetera lönejustering. Varje förvaltning anger
en %-lönejustering som gäller default på samtliga ansvar inom förvaltningen.
Användaren kan justera %-satsen på sitt ansvar, och det går dessutom att ange
en avvikande %-sats på individnivå.
• Lönejusteringen gäller från april-dec.
• Observera att ändringar som görs på ansvarsnivå/förvaltningsnivå skriver över
ev gjorda förändringar på individnivå!
• I rapport Personalbudgetanalys , (flik ”Per person”) återfinns budgeterad
lönejustering till och med vald månad. Denna lista kan var till hjälp och utgöra
underlag vid uppbokning av förvaltningens kostnad för lönejustering.
12
Kontroller!
I PB Nekksus finns inbyggda kontroller för att minska risken för felhantering vid
budgetinmatning.
• Konteringskontroll
• I flik ”Kontering” finns en konteringskontroll som indikerar när
kontering på någon person avviker från 100%. Dessutom får
användaren en felsignal vid överföring till driftsbudget om att
inte samtliga anställda är konterade till 100%.
• Frånvarokontroll
• För att uppmärksamma att det är frånvaro budgeterad på en
person finns i flik Tjänstgöring kolumnen ”Frånvaro”. Om det
finns budgeterad frånvaro anges detta med en 1.a i kolumnen
på raden för aktuell person.
• Kontroll av överföring till
driftsbudget
• Under Fliken ”Kontroll sem.period.budget” i rapporten
”Personalbudgetanalys” kan kontroll göras att samma siffror
återfinns i budget helår som i den semesterperiodiserade
budgeten. En differens kan uppstå om användaren glömt
klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till
driftsbudget”. En röd ”plupp” visar om det finns differens
mellan semesterperiodiserad budget och helårsbudget.
13
Systemvisning
Nu går vi in i
systemet!
Ytterligare stödanteckningar
till utbildaren finns i
anteckningsfältet
14
UTDATA
15
Rapport Personalbudgetanalys
• Användaren kan när som helst under sitt budgetarbete analysera sin budget i
rapporten Personalbudgetanalys.
• Här återfinns värden från PB så snart användaren klickat på ”Semesterperiodisera
och överför till driftsbudget”.
• Det går bra att ha rapporten Personalbudgetanalys öppen samtidigt som
användaren arbetar med PB-uppgiften. Tänk på att ”ladda om” i rapporten för att
uppdatera värden.
• Rapporten finns tillgänglig hela året, inte enbart under pågående budgetprocess.
• Rapporten kan användas för alla nivåer inom förvaltningen och omfattar även
detaljer på individnivå.
• Rapporten kräver behörighet att se individinformation på angivet ansvar/nivå.
• Alla lönekostnader i denna rapport visas exklusive PO. Utfall som visas i
rapporten kommer dels från Horisonten och dels från Kompass. Viktigt att notera
är att det endast är utfall för de konton som är med i PB, sannolikt finns utfall på
andra personalkonton.
16
Övningar – personalbudget
1. Starta Internet Explorer.
2. Skriv in följande länk till Nekksus utbildningsmiljö: http://s005aa50u/utb/
3. Ändra Server till UTB Personal
4. Användarnamn och lösenord – se separat information
18
Övning 1 – Arbeta i PB Nekksus
I den här övningen ska du lära dig att granska, kommentera och
överföra din personalbudget till den kontobaserade budgeten
1. Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med personalbudget genom att klicka på
knappen ”Inmatning/Klarmarkering” på raden PB Skolan.
Du hamnar nu i flik Översikt .
2. Kontrollera att Göta Borg har en tjänstgöring med 100% på ansvaret genom att
välja måttet ”Tjänstgöring omräknat till heltid” i rullistan för Mått- Översikt PB
personal.
3. Byt till mått ”Månadslön brutto exkl lönejustering” och kontrollera att det är korrekt
månadslön på Göte Borg.
4. Klicka på flik Kommentarer och skriv en kommentar som avser hela ansvaret.
Spara.
Kommentars fältet är detsamma som i driftsbudget och informationen visas på båda
ställena så snart den sparats.
5. Återgå till flik Översikt och klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till
driftsbudget”.
6. Klicka på flik Uppgifter och öppna den kontobaserade budgetinmatningen.
Kontrollera att personalbudgeten har överförts till driftsbudgeten och att
kommentaren från PB återfinns här.
19
Övning 2 – Ändring av tjänstgöring i PB Nekksus
I den här övningen ska du lära dig att justera tjänstgöring på en anställd.
Göte Borg skall under vårterminen delvis arbeta på annan skola.
1. Klicka på flik Tjänstgöring och ändra omfattningen på Göte Borg till 50% från januari
till juni. Spara.
Eller
2. Klicka på flik Per person och leta upp Göte Borg i rullistan. Ändra på raden för
tjänstgöring omfattningen till 50% från januari till juni. Spara.
3. Kontrollera i flik Översikt att antal tjänster omräknat till heltid på verksamhet ”G100
Skola år 0-9 undervisning” har minskat till 1,75.
4. Klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”. Kontrollera i
den kontobaserade budgetinmatningen att gjord justering har överförts. Är
inmatningsbilden för driftsbudget sedan tidigare öppen – högerklicka och ladda om.
20
Övning 3 – Tillägg av anställd i PB Nekksus
I den här övningen ska du lära dig att göra tillägg av anställd i din
personalbudget
1. Klicka på flik Tillägg och borttag.
2. I fältet för namn på anställd skriver du ”Ersättare för Göte Borg”.
3. I fältet för from period väljer du ”Jan” i rullistan.
4. I fältet för heltidslön fyller du i valfritt belopp för månadslön.
5. I fältet för tjänstgöring fyller du i 50%.
6. I fältet för semestergrupp väljer du ”Sem” i rullistan.
Eftersom du inte ännu vet vilken person som skall vara ersättare för Göte Borg kan
fältet för semesterdagar blankt. Då så sätts ett defaultvärde, 25 dagar så snart du
klickat på spara.
7. Gå till flik Per person och leta fram personen ”Ersättare för Göte Borg” i rullistan
Anställning.
8. Ändra tjänstgöringen för ersättaren till endast den period som Göte Borg är
frånvarande genom att sätta 0 i månaderna juli – dec. Spara.
21
Övning 4 – Justera kontering i PB Nekksus
I den här övningen ska du lära dig justera konteringen på anställd
i din personalbudget.
1. Klicka på flik Per person och välj Ersättare för Göte Borg i rullistan för anställning.
2. Komplettera konteringen på vald person i rutan längst ner med verksamhetskod
G100. Spara.
Nu skall vi testa att göra fel!
3. Gå till flik Kontering och ändra konteringen på Göte Borg till 50% i jan. Spara.
4. Kontrollera att Göte Borg nu återfinns i konteringskontrollistan överst i vyn.
5. Försök att överföra din personalbudget till den kontobaserade driftsbudgeten. Vad
händer då?
6. Justera så Göte Borg återigen blir konterad till 100%. Spara.
7. Kontrollera att kontrollistan nu inte längre innehåller någon signal. Klicka på
”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”.
22
Övning 5 – Registrera frånvaro i PB Nekksus
I den här övningen ska du lära dig att registrera frånvaro på en anställd i din
personalbudget.
När en anställd är frånvarande men har en semestergrundande frånvaro är det
viktigt att kostnad för semester budgeteras. Genom att registrera frånvaro i flik
Frånvaro (istället för som minskad omfattning i flik Tjänstgöring) budgeteras
semesterlönekostnad även för frånvaron (gäller EJ 100% frånvaro)
Göta Borg kommer vara deltids sjukskriven jan-feb.
1. Klicka på flik Frånvaro och välj Göta Borg i rullistan för Anställning.
2. Registrera frånvaron 75% i jan och feb. Spara.
Gå till flik Tjänstgöring och kontrollera att det finns en 1:a framför Göta Borg i listan,
vilket indikerar att det finns frånvaro registrerat på personen.
3. Gå till flik Översikt och välj mått ”Tjänster omräknat till heltid” och kontrollera att
Göta Borgs tjänstgöring nu är 0,88.
4. Klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”.
23
Övning 6 – Budgetera för löneökning
I den här övningen ska du lära dig att justera löneökningen i personalbudgeten
Varje förvaltning anger en default lönejustering som gäller från april-dec.
Användare kan justera procentsatsen på ansvar och per person.
1. Klicka på flik Lönejustering och kontrollera att det ligger en procentsats på samtliga
anställda förutom Ersättare för Göte Borg.
2. Ändra procentsatsen till 2% för ansvaret. Spara och kontrollera att procentsatsen
förändras för samtliga personer på ansvaret.
3. Justera procentsatsen för Ersättare för Göte Borg till 1,5%. Spara.
24
Avslutande tips!
• Glöm inte att klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”.
• I rapport Personalbudgetanalys finns möjlighet att säkerställa att inga differenser
finns mellan PB och driftsbudget, se flik Kontroll sem.period.budget .
• Det går utmärkt att ha båda budgetuppgifterna (PB och driftsbudget) öppna samtidigt.
På så sätt kan man se hur personalbudgeten påverkar driftsbudgeten.
• Om du vill delvis vill justera konteringen på en anställd – lägg då till en rad i flik
”Kontering”.
• Tänk på att du kan behöva byta år i rapport Personalbudgetanalys.
• Då ny överföring skett från PB och användaren klickat på ”Semesterperiodisera och
överför till driftsbudget” behöver rapporten Personalbudgetanalys rapporten laddas
med hjälp av högerklick och ”ladda om”.
• Om en ny person/anställning lagts till eller tagits bort i PB krävs att rapporten
Personalbudgetanalys laddas om genom att klicka på ”Återställ till utgångsläget” för
att ändringen skall visas i rapporten.
25