Workshop Europrogettazione - Pollachini - HORIZON 2020
Download
Report
Transcript Workshop Europrogettazione - Pollachini - HORIZON 2020
Milano, 12-13 Marzo 2014
Corso di Europrogettazione
HORIZON 2020: Il Participant Portal
Lauro Pollachini – FSP
HORIZON 2020 – Participant Portal
Research and Innovation Participant Portal
• Il Portale offre agli utenti un entry point unico per l’interazione
con la Commissione Europea o le sue Agenzie nella gestione
delle varie azioni connesse ai progetti, dalla sottomissione della
proposta alla firma del Grant Agreement e alla fase di
implementazione, basato su:
• Il Portale offre omogeneità, trasparenza e integrazione dei
servizi per la gestione delle sovvenzioni UE (grant)
HORIZON 2020 – Participant Portal
Nuova versione del Participant Portal
La nuova versione è l’evoluzione del PP già disponibile per l’FP7:
• Focalizzato principalmente su Horizon 2020, ma supporta anche i
progetti FP7
• Pagine pubbliche consultabili da qualsiasi utente, ma accesso ai
tools IT possibile solo con un account ECAS, previo login al Portale
• Riorganizzazione delle informazioni con accento sulla facilità d’uso
e sul maggior orientamento dell’utente
• Minor numero di tools IT per Horizon 2020 per meglio semplificare
e razionalizzare il progetto nel corso del suo intero ciclo di vita
3
HORIZON 2020 – Participant Portal
Nuova versione del Participant Portal
• Nuova modalità di ricerca e presentazione delle call
• Nuovo modulo per la gestione elettronica dei Grant Agreement
• Niente più firme in inchiostro blu sui documenti ufficiali
• Estensione del mandato del Legal Entity Apppointed
Representative (LEAR)
4
HORIZON 2020 – Participant Portal
Chain of trust
• One person in the central administration of each organisation
to be appointed by the Legal Representative in a formal
process using blue ink signature = Legal Entity Appointed
Representative (LEAR)
• Appointment letter to comprise also supporting documents on
identity of the legal representative
• LEAR mandate (among other issues):
assign persons authorised to sign the different types
of documents;
supervise assignment of other roles in the portal for
its organisation
• For small organisations: a single person can easily acquire
all necessary roles and access rights
5
Participant Portal - Home
6
Participant Portal - My Area
7
Participant Portal - Public and Personalised services
8
Participant Portal - Services without login
9
Search Calls
Different colors
means different
areas or challenges
10
Search Topics
11
Call H2020-LCE-2014-3
- Call description
- Call documents
- Get support
- Subscribe notif.
12
Call documents
- WP Energy
- RfP
- Gen. Annexes
13
Topic description
- Specific challenge
- Scope
- Expected impact
- Type of action
14
Topic conditions & Documents
15
Submission service
- CSA
- IA
16
Submission via ECAS
Login needed
for Submission
17
Participant Portal - Services without login
18
Participant Portal - Services without login
19
How to participate
• H2020 Online Manual
• Reference Documents
• Beneficiary Register
• Finacial Capacity Seld-Check
• SME Participation
20
H2020 Online Manual
• H2020 Online Manual
• Reference Documents
• Beneficiary Register
• Finacial Capacity Seld-Check
• SME Participation
21
Reference Documents
• Legal Basis
• Model Grant Agreement
• H2020 Grants Manual
• H2020 Prizes Manual
• H2020 Experts Manual
• Specific Guidelines
• Work Programmes
• Calls - Proposal templates
and evaluation forms
22
SME Participation
• Support to SME
• Is my Company an SME ?
23
Participant Portal - Services without login
Experts
24
Participant Portal - Services without login
Support
25
Participant Portal - Services without login
Support
26
Participant Portal - Services after login
27
Participant Portal - Services after login
Servizi personalizzati
Il Participant Portal permette a ciascun utente di aver
accesso a uno spazio personalizzato, sulla base di tre
elementi principali:
• Ciascun utente è supposto avere un unico account
ECAS, che è l’identificatore univoco delle persone
(legato al loro indirizzo e-mail professionale)
• Ciascun account e-mail è legato ad uno (o più) PIC,
che sono gli identificatori univoci delle
organizzazioni
• Ciascun ECAS account è legato a tutti i ruoli che
l’ utente ha in progetti e/o organizzazioni tramite
l’IAM (Identity and Access Management).
Un utente può avere tanti ruoli quanto necessario
28
Participant Portal - Services after login
IAM – Identity and Access Management
• L’ Identity and Access Management permette di
definire e/o gestire i cambiamenti di diritti di accesso degli
utenti del Participant Portal
• L’IAM fornisce un accesso personalizzato e sicuro ai diversi
servizi del Participant Portal
• Consente flessibilità nella gestione online del Consorzio, con
coinvolgimento minimo della Commissione / Agenzie
• Qualsiasi cambiamento nei ruoli degli utenti è salvato dal
sistema per permettere un servizio di monitoraggio e tracking
29
Participant Portal - Services after login
Nuova versione dell’IAM (gennaio 2014)
Roles:
- PCoCo
- CoCo
- PaCo
- TaMa
- TeMe
- LSIGN
- FSIGN
- LEAR
- AccAd
30
Participant Portal - Services after login
Osservazioni importanti
• Solo i ruoli chiave del LEAR e del Primary Coordinator
Contact (PCoCo) sono definiti/modificati dalla
Commissione.
Il resto dei ruoli è lasciato alla discrezione del Consorzio.
• Una persona può avere diversi ruoli allo stesso tempo.
• La complessità del Consorzio dipende dai partecipanti.
La configurazione minima è:
1 Primary Coordinator Contact (PCoCo) – assegnato dalla CE
1 Participant Contact per beneficiario (PaCo) – basato sui dati
della proposta (modificabile dal PCoCo)
1 LEAR per organizzazione (da nominare e validare dalla CE)
1 Legal Signatory (LSIGN) per organizzazione (da nominare,
almeno uno è necessario per la firma dei contratti H2020)
1 Financial Signatory (FSIGN) per organizzazione (da
nominare, almeno uno è necessario per la firma dei Form C)
31
Participant Portal - Services after login
Configurazione minima
32
Participant Portal - Services after login
Diritti di acesso / Access rights
Nominate the FSIGN and LSIGN
33
Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina: “Ruoli originali”
Roles:
Alcuni ruoli sono automaticamente assegnati negli stadi iniziali
del Progetto (“ruoli originali”) come segue:
- PCoCo
• Il promotore della proposta – indicato nella proposta come
‘Main contact person’ – nella fase di sottomissione della
proposta sarà automaticamente riconosciuto dalla
Commissione come il Primary Coordinator Contact (PCoCo)
- PaCo
• Le ‘Contact Persons’ delle organizzazioni partecipanti
identificate durante la sottomissione della proposta
diventeranno i Participant Contacts (PaCo) o i Team
Members (TeMe) all’inizio della negoziazione
- LSIGN
• Il LEAR è validato dalla Commissione durante il processo di
validazione della sua organizzazione.
- AccAd
- CoCo
- TaMa
- TeMe
- FSIGN
- LEAR
34
Participant Portal - Services after login
I diritti di nomina
Roles:
- PCoCo
- CoCo
- PaCo
- TaMa
- TeMe
- LSIGN
- FSIGN
- LEAR
- AccAd
35
Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina:
Come Nominare / Revocare qualcuno
Per attribuire un ruolo, occorre inserire l’indirizzo e-mail del “nuovo
utente”; questo indirizzo e-mail deve essere lo stesso di quello
usato per l’account ECAS del “nuovo utente”.
Se il “nuovo utente” non ha un account ECAS, esso riceverà
automaticamente un invito via e-mail a creare il suo account ECAS.
Se il “nuovo utente” è già in possesso di un account ECAS,
esso verrà semplicemente informato via e-mail della nomina nel
ruolo considerato.
36
Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina:
Come Nominare / Revocare qualcuno
Per attribuire un ruolo, occorre inserire l’indirizzo e-mail del “nuovo
utente”; questo indirizzo e-mail deve essere lo stesso di quello
usato per l’account ECAS del “nuovo utente”.
Se il “nuovo utente” non ha un account ECAS, esso riceverà
automaticamente un invito via e-mail a creare il suo account ECAS.
Se il “nuovo utente” è già in possesso di un account ECAS,
esso verrà semplicemente informato via e-mail della nomina nel
ruolo considerato.
37
MY AREA: My Projects
Project
Roles:
- CoCo
- PaCo
- TaMa
- TeMe
- FSIGN
38
MY AREA: My Organisation(s)
- FSIGN
- LSIGN
- AccAd
My Area: My Projects
Organisation
Roles:
(attributed
by the LEAR)
39
Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina: LSIGN / FSIGN
40
Participant Portal - Services after login
Il processo di nomina: LSIGN / FSIGN
41
Participant Portal - Services after login
MY AREA:
My Organisations
My Proposals
My Projects
My Notifications
My Expert Area
42
1. Registrazione delle organizzazioni
• La persona che registra i dati riceve online il “PIC number”
per la propria organizzazione
• I partecipanti sono incoraggiati a registrare la propria
organizzazione il prima possibile prima di abbozzare una
proposta
• E’ possibile registrare una organizzazione per conto di
qualcun altro
• E’ possibile la gestione di più PIC
2. Accesso ai dati relativi alla organizzazione
3. Aggiornamento dei dati dell’organizzazione
43
My Organisation(s)
44
My Organisation(s)
45
My Organisation(s)
46
Registration
47
PIC number :
Personal Identification Code
48
1. Accesso alla lista delle proposte in draft e sottomesse
• Il servizio di sottomissione delle proposte è disponibile sulla
pagina web della call (dopo login a ECAS): va selezionato il
TOPIC e il Tipo di Azione (RIA, IA, CSA, SME, … )
• La procedura guidata consente agli utenti di creare e inviare una
proposta passo per passo, garantendo la riservatezza dei dati.
• Le proposte in draft possono essere salvate e sottomesse in
un secondo tempo, dopo essere state modificate e completate.
Le proposte in draft e sottomesse sono accessibili dal pagina web
My Proposals del Portale. Per le proposte in draft sono mostrati
i giorni mancanti alla deadline per la sottomissione prevista dalla
call.
49
My Proposals
Remaining Time:
Giorni mancanti
alla deadline di
sottomissione
50
Online Submission Service
51
Procedura guidata
di sottomissione
52
I PIC number sono richiesti nel proposal submission system,
pertanto i partecipanti sono incoraggiati a registrare le loro
organizzazioni il prima possibile prima di inserire il draft di una
proposta.
Le proposte sono formate da:
• Form amministrativi (Part A): dedicati alle informazioni di tipo
amministrativo (lista dei partecipanti, form strutturati legali e
finanziari da compilare online, etc. );
• Annesso tecnico (Part B): un documento pdf (uno o più) col
contenuto scientifico e tecnico del progetto;
• Possono esserci documenti addizionali (opzionali), ad es. sugli
aspetti etici o sulla sicurezza.
53
Online Submission Service
Access rights – Proposal submission
• Diritti di accesso potenziati, per consentire i diritti di sola lettura
delle proposte;
• Pieno accesso (= Coordinator Contact o Participant Contact)
oppure diritti in sola lettura (= Team Members) per ogni persona
di contatto della proposta;
• I diritti di accesso sono gestiti nel “sistema di sottomissione” fino
alla chiusura della call;
• Tutte le persone di contatto ricevono i diritti di accesso e sono
elencate nella Parte A: le persone di contatto principali con dati
completi; gli altri contatti con dettagli minimi, Fellows/Principal
Investigators (proposte ERC) con un ‘profilo del ricercatore’.
54
55
Struttura della proposta - Parte A
• Informazioni generali
Abstract, quadro generale, parole chiave
New: Dichiarazioni, lista di domande
• Partecipanti e persone di contatto accesso: i dati della
organizzazione sono in sola lettura dall’URF (Unique Registration
Facility) e dallo Step 4 di registrazione (persone di contatto);
• Tabella del budget – specifica per tipi di azione (RIA, IA, CSA,…);
• New: Tabella degli Aspetti Etici – strutturata, con riferimento alla
Parte B (tecnica);
• Domande specifiche della call: set di domande specifiche relative
alla call;
• Il sistema offre check/controlli di validazione: qualsiasi problema è
elencato alla fine della Parte A (amministrativa).
56
Struttura della proposta - Parte B e Annexes
• Templates per call/topic – scaricabili dal sistema; draft sono
disponibili sulla pagina dei Documenti del Participant Portal
• Limiti di pagina possono essere applicati agli allegati: il
controllo è basato sulle pagine del documento in pdf.
• Alle pagine oltre il limite sarà applicata una filigrana;
• Limiti generali: 10 MB per il documento pdf;
• Il pacchetto completo della proposta riceve una ricevuta
elettronica (e-receipt) al momento della sottomissione.
57
Guidance
• I documenti ufficiali relativi a Call e Topic sono disponibili dalla
pagina web della Call/Topic del Participant Portal (es. H2020
Guide to the submission and evaluation process);
• Help Online sul Participan Portal:
- H2020 Online Manual
- H2020 Helpdesk
- IT Helpdesk
• Testo guida Incorporato nei form: testo nascosto o di
orientamento dietro i punti interrogativi; collegamenti ipertestuali;
58
1. Accesso alla lista dei progetti in cui il partecipante è
convolto
2. Accesso ai servizi relativi al progetto
• Grant Preparation (
• Amendments (
);
• Reporting Tools (
• Project Management (
);
);
)
3. Vista dei ruoli del consorzio per un dato progetto
4. Attribuzione/revoca dei ruoli per un dato progetto
(a condizione che l’utente abbia l’autorizzazione per farlo)
59
My Projects
Project details
60
My Projects
AN = Access Negotiation
AA = Access Amendment
MP = Manage Project
FT = Financial Reporting
PR = Project Reporting
RD = Report & Deliverab.
PC = Project Consortium
Available tools
for theProject
61
My Projects
View of all roles in the Project. If the user has sufficient
rights, he/she can nominate / revoke roles for other persons.
62
1. Accesso a tutte le notifiche personali per i servizi del
Participant Portal
• Esempi: Cambio di ruoli, forms pronti per la firma,
disponibilità di ricevute elettroniche (e-receipts); etc.
63
My Notification(s)
64
1. Nuovi “esperti” possono creare il loro profilo
2. “Esperti” già registrati possono aggiornare il loro
profilo
3. Gli “esperti” possono gestire i loro contratti
65
My Expert Area
66
My Expert Area
67
• Electronic grant management: non più firme con inchiostro
blu, eliminazione degli scambi cartacei
• Scambi in un sistema elettronico sicuro
• Gestione dell’identità e degli accessi tramite ECAS
• Sigillo digitale per tutte le operazioni (tramite eReceipt)
• “Catena della fiducia” per assicurare l’identità delle persone:
Estensione del mandato del Legal Entity Appointed
Representative (LEAR)
68
“Chain of trust”
• Una persona della amministrazione centrale di ogni
organizzazione deve essere nominata dal Legal
Representative in un processo formale mediante firma su
carta in originale
= Legal Entity Appointed Representative (LEAR)
• Lettera di nomina che comprende anche documenti di
supporto sull’identità del Legal Representative
• Mandato del LEAR (tra le altre cose):
Assegnare le persone autorizzate a firmare i diversi tipi di
documenti (Form C, Grant Agreement, …)
Supervedere l’assegnazione di altri ruoli nel portale IAM
per la propria organizzazione
69
“Valore dell’eReceipt”
• Ricevuta elettronica = versione PDF firmata digitalmente di un
documento sottomesso tramite il Participant Portal.
• Sia il contenuto del documento che una serie di metadati (data
e ora, credenziali ECAS di chi ha sottomesso) sono sigillati
digitalmente.
• Il meccanismo di firma digitale lega in maniera univoca la
eReceipt alla operazione ed assicura la sua piena integrità.
Pertanto una traccia completa firmata digitalmente
dell’operazione è disponibile sia per i beneficiari che per la
Commissione.
• Ogni tentativo di modificare il contenuto porterà ad una
rottura dell’integrità della firma elettronica, che può essere
verificata in qualsiasi momento cliccando sulla firma del
documento PDF.
• La eReceipt è memorizzata nell’archivio del Progetto, da dove
può essere scaricata i qualsiasi momento da un attore del
70
Progetto e memorizzata in altri supporti elettronici.
Esempio di eReceipt (già implementato oggi):
Sottomissione senza carta dei rendiconti finanziari
• Il LEAR nomina una lista di persone autorizzate a firmare i
rendiconti finanziari (Form C) per ciascun Progetto;
• Solo queste persone (FSIGN) hanno accesso alla funzione
“Sign and submit” nel modulo di rendicontazione finanziaria;
• “Sign and submit” fa scattare la creazione di una eReceipt che
è memorizzata nell’archivio elettronico del Progetto;
• Tutte le persone che devono sapere (incluso il LEAR) vengono
notificate dell’operazione e hanno accesso alla eReceipt.
Modulo di Grant Management (in corso di realizzazione)
• Accessibile da
tramite l’icona
sotto le
azioni del Progetto. Consente la gestione elettronica
del Progetto.
71
Lauro Pollachini - RSE / FSP
E-mail: [email protected]
72