Transcript Esitettävän asikokonaisuuden otsikon paikka

Julkisten it-hankintojen haasteet
Ari Koivumaa
HALTIK
Korkeakoulujen valtakunnalliset IT-päivät 2013
Sisältö
•
•
•
•
•
•
HALTIK
hankintalainsäädäntö ja julkiset hankinnat
ICT-hankintojen erityispiirteitä
ICT-hankintojen haasteita
erityisesti järjestelmähankintojen haasteita
joitakin mahdollisia ratkaisuja
Hallinnon tietotekniikkakeskus
• sisäasiainministeriön hallinnonalan ICT-palvelukeskus;
asiakkuuksia myös muilta hallinnonaloilta
– myös kolme oppilaitosta
• perustettu poliisin tietohallintokeskuksen pohjalta 2008
• pääpaikka Rovaniemellä, toimii valtakunnallisesti
• tuottaa tieto- ja viestintäteknisiä palveluja
palvelusopimusten perusteella
• turvallisuusverkon (TUVE) palvelutuottaja
• nettobudjetoitu eli palvelusopimusrahoituksella
kokonaan toimintansa kustantava valtion virasto
• työntekijät virkasuhteisia
HALTIKin palvelut 2014
Käyttäjäpalvelut
Tietojärjestelmäpalvelut
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Käyttäjätuki
Käyttövaltuuksienhallinta
Päätelaitepalvelut
Viestintäpalvelut
Yhteyskeskuspalvelut
Datakeskuspalvelut
• Palvelinkapasiteettipalvelu
• Laitetilakapasiteettipalvelu
• Tietoliikennepalvelut
Tietojärjestelmien ylläpitopalvelu
Sovelluspalvelinpalvelu
Tietokantapalvelut
Integraatiopalvelut
Projektit ja asiantuntijapalvelut
• Projektipalvelut
• Kehittämis- ja asiantuntijapalvelut
HALTIKin hankintatoimi 1/2
• hankinnat-yksikkö
– asiakasratkaisut-osastossa
• jossa myös asiakkuudet, arkkitehtuuri ja tekninen tietoturva
– neljä vakinaista työntekijää
• kaupallista, juridista ja hallinnollista osaamista sekä hyvä
tuntuma tietotekniikkaan
• tehtäviä
–
–
–
–
hankintaohjeistus ja hankintasuunnittelu
hankintamenettelyjen koordinointi
hankintasopimukset ja toimittajahallinta
konsernilisenssit ja muu lisenssihallinta
HALTIKin hankintatoimi 2/2
• HALTIK tekee hankintoja
– viraston omaa toimintaa varten
– palvelutuotantoaan varten
– asiakkaille ja asiakkaiden tukena
• erityispiirteitä
–
–
–
–
turvallisuus ja tietoturva
ei-julkiset hankinnat
palvelukeskusrooli ja asiakasrajapinta
tiivis yhteistyö palvelu- ja projektitoiminnan kanssa
• tilastoa
– EU-laajuisia kilpailutuksia yli 20 kpl vuodessa
– uusia sopimuksia n. 100 kpl/v
– hallinnoitavia sopimuksia n. 500 kpl
Julkiset hankinnat 1/2
• julkisten hankintojen menettelyt yksityiskohtaisesti lailla säädettyjä ja ohjeistettuja
• huomioitava myös paljon muuta lainsäädäntöä
– julkisuus, sopimus, kauppa, hallinto
• asetettu erilaisia tavoitteita
– tehokkuus, ympäristö, sosiaali, työolot, innovointi
• pääosin kirjallinen prosessi
• julkinen hankintailmoitus
• lähtökohtaisesti globaali toimittajakenttä
Julkiset hankinnat 2/2
• kilpailutusprosessi vahvasti etupainotteinen
– muuttaminen ja korjaaminen rajattua ja muodollista
– keskeyttäminen mahdollista vain perustellusta
syystä valituskelpoisella päätöksellä
•
•
•
•
•
soveltuvuus- ja vertailukriteerien erottelu
syrjimättömyyden ja vertailtavuuden vaatimus
kielto parantaa tarjousta ja tinkimiskielto
perusteluvelvollisuus ja valitusmahdollisuus
vaikutus toimintaan myös sopimuksen aikana
Uusi hankintadirektiivi 1/2
• EU-parlamentin hyväksyntä joulukuussa
– kansallinen täytäntöönpano 24 kk
• laaja ja yksityiskohtainen
– kodifioi laajasti oikeuskäytäntöä
– säännösten määrä tulee kasvamaan merkittävästi
• tavoitteita
–
–
–
–
menettelyjen yksinkertaistaminen ja joustavointi
julkisten hankintojen strateginen käyttö
pk-yritysten ja uusyritysten aseman parantaminen
asianmukaiset hallinnolliset menettelyt
Uusi hankintadirektiivi 2/2
• merkittävimpiä uudistuksia
–
–
–
–
–
–
–
–
sähköiset menettelyt pakollisiksi siirtymäajan jälkeen
in-house-hankintojen tarkempi määrittely
hankintayksiköiden välisen yhteistyön määrittely
innovaatiokumppanuus uutena menettelynä
EU-menettelyjen määräajat lyhenevät hieman
rajatumpi neuvottelumahdollisuus neuvottelumenettelyissä
edistetään hankintojen jakamista osiin; voidaan säätää pakolliseksi
tarkennuksia soveltuvuuden arviointiin ja uusia menettelyjä
soveltuvuuden osoittamiseen
– korostetaan laatuvertailua ja kaikkien kustannusten huomioimista
– tarjousten täsmentämisestä tarkempaa sääntelyä
– määritellään rajat sopimusten muuttamiselle
ICT-hankintojen erityispiirteitä 1/2
• ICT-toimitus koostuu useista erilaisista kohteista
– erilaisia palveluja, ohjelmistoja ja muita tuotteita
– kohteiden tulisi toimia yhteen ja muodostaa kokonaisuus
• kohteen määrittely
– arkkitehtuuri, teknologiat, vaatimukset, määritykset,
tietoturva, varautuminen, laatutaso
• soveltuvuusehdot
– referenssit, sertifioinnit, resursointi, osaaminen
• vertailuperusteet
– hinta: lisensointimallit, laajennettavuus, käyttöönotto,
toimittajavaihdos, ylläpito
– laatu: ylläpidettävyys, suorituskyky, valmiusaste
ICT-hankintojen erityispiirteitä 2/2
• oikeudet
– immateriaalioikeudet ja käyttöoikeudet
• henkilötietojen suoja
– rekisterinpitäjä, pilvipalvelujen haasteet, EUmallisopimuslausekkeet, U.S. safe harbor
• kansainvälisyys
– selvitykset, sopimukset, lainvalinta, riidanratkaisu
• palvelutaso
– vasteajat, mittarit, raportointi, poikkeamat, sanktiointi
• liikesalaisuudet ja muu salassapito
– toimittajan vs. tilaajan aineisto
ICT-hankintojen haasteita
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
teknologiasidonnaisuus
yhteentoimivuus ja integrointi
monimutkaisuuden hallinta
monitoimittajaympäristöt
teknologian kehitys
toimintaympäristön muutokset
tulevaisuuden ennakointi ja elinkaaren hallinta
hinnanmuutokset
varautuminen sopimuksen päättymiseen
toimittajariippuvuus/-riippumattomuus
tilaajan oma osaaminen
Erityisesti järjestelmähankintojen
haasteita
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
vaatimusten ja määritysten taso
toimittajan osaamisen todentaminen
hinnoittelu ja kokonaiskustannukset
muutoshallinta ja laajuuden hallinta
valmisohjelmisto vs. räätälöity
immateriaalioikeudet ja käyttöoikeudet
toteutusmalli: vesiputous vs. ketterä
avoimuus: ohjelmistot, rajapinnat, data
referenssit ja osaaminen
ylläpito ja jatkokehitys
Hankintamenettely
• tekninen vuoropuhelu
– ennen menettelyn käynnistämistä, tietopyynnöt
– varmistettava yhdenvertaisuus
• valittu kilpailutusmenettely
– rajoitettu menettely tai neuvottelumenettelyt
• puitejärjestelyjen hyödyntäminen
– valikoitu toimittajajoukko, valmiit sopimukset
– minikilpailutukset toimittajien kesken
• sopimusmalli ja muu oma dokumentaatio
– varmistaa vertailukelpoisuutta, helpottaa
neuvotteluja, tarkkuus vs. neuvotteluvara
Hinnoittelumalli
• kiinteä hinta
– edellyttää tarkkoja määrittelyjä
– jousto lisätöiden ja muutoshallinnan kautta
– maksupostit esim. hyväksytyin toimituserin
• aika- ja kuluperusteinen
– raportointi ja todentaminen; suhde tuloksiin?
– työmääräarvioiden merkitys; arvion ylittäminen?
– tavoitehinnoittelu: porkkana vs. keppi?
• toimintopistelaskenta (function point)
– ohjelmistojen toiminnallisen laajuuden mittaaminen
– ”sitä saa, mitä ostaa”
– SFS-ISO 29881:2013
Toteutusmalli
• vesiputousmalli
– laajasti edelleen käytössä
– käytännössä joustavuutta muutoshallinnalla tai
jakamalla toteutusta pienempiin osiin
– ongelmallista jos kuitenkin kilpailutettu ja sopimus
tehty perinteisen mallin mukaan
• ketterät menetelmät
– joustavuus: hinta, laajuus vai aika?
– tuoteomistajuus, päätöksenteko ja osaaminen?
– miten varmistetaan toimittajan panostus?
Toimittajaa koskevat vaatimukset
• taloudellinen asema
– liikevaihto, riskiluokitus, muu arviointi
• ammatillinen osaaminen
– referenssit: ”vastaava toimitus”
– sertifioinnit
– asiantuntijat: osaaminen, kokemus
• rikkeet ja virheet
– pakolliset / harkinnanvaraiset
– aiemmat kokemukset
Vaatimukset
• toiminnalliset, tekniset ja laadulliset vaatimukset
– JHS173 ICT-palvelujen vaatimusmäärittely
– JHS174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus
– vaatimusten toteutuminen tulee voida todentaa
• vaatimusten suhde määrityksiin
– virhe määrittyy vaatimusten ja määritysten mukaan
• muutoshallinta
– sovittu menettely, laajuuden hallinta, aikatauluvaikutus
– sopimuksen muuttamisen rajat; riskinä suorahankinta
• määrittelijä vs. toteuttaja
– mahdollinen eturistiriita, sopimus, jäävääminen
Tietoturva
• tietoturva- ja varautumisvaatimukset
–
–
–
–
tietoturva-asetus (VAHTI 2/2010 ja 3/2011)
varautumisvaatimukset (VAHTI 2/2012)
KATAKRI
huomaa auditointikriteerien ja tt-vaatimusten ero
• turvallisuusselvitykset
– kansalliset
– kansainväliset FSC/PSC
• turvallisuussopimus ja vaitiolositoumukset
– esim. VAHTI 3/2011
– koskee koko toimitusketjua
Virhevastuu ja takuu
• virhe
– määritelmä, vähäisyys, kriittisyys
• testaaminen
– toimittajan tekemä, tilaajan tekemä
• välivaiheet vs. kokonaisuus
– välivaiheiden hyväksynnässä huomaamatta jääneet
• virhevastuu
– velvoite korjata virheet veloituksetta ja viivytyksettä
• virheen seuraukset
– korjaaminen tai kiertäminen
– sanktiot, viivästyssakko, vahingonkorvaus, purku
• takuu
– vastuunrajoitus, huomaa myös suhde ylläpitoon
Vastuunjako
• toimittajan kokonaisvastuu
– vastuu alihankkijoista
– alihankkijoiden vaihtaminen rajoitettua
• tilaajan osallistuminen
– myötävaikutus, päätöksenteko, tilaajan viivästys
• yhteistoiminta ja päätöksentekomalli
– yhteistyöryhmien rooli ja päätösvalta, dokumentointi
• vastuurajat
– middleware, tietokannat, ympäristöt, yhteydet
– RACI-taulukko
Resursointi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
varmistaa toimitusta vaikka ostetaan tuotoksia
osaaminen ja määrä
vaatimukset kilpailutuksessa
todentaminen
seuranta sopimuksen aikana
varahenkilöjärjestelyt
kiinnittäminen ja vaihtaminen
tilaajan oma osaaminen
muut toimittajat (puitejärjestely)
Valmisohjelmistot
• määritelmä
– valmiusaste
– toimittajan omat
– tilaajan hankkimat
•
•
•
•
•
•
suhde kokonaistoimitukseen
lisenssiehdot
vastuu virheestä
vastuu IPR-loukkauksista (vastuunrajoitukset)
ylläpito ja ylläpitomaksut
oikeudet ja pääsy lähdekoodiin (escrow)
Ylläpito ja käytöstä poisto
•
•
•
•
•
•
•
•
hinnoittelumallit: kiinteä vs. kulu ja aika
palveluajat ja palvelutasot
suhde takuuseen
seuranta ja yhteistoiminta
puitesopimus jatkokehittämiseen
ylläpidon kilpailuttaminen
lähdekoodi ja dokumentaatio
avustusvelvollisuus palvelun päättyessä
Vielä palveluhankinnoista
• hinnoittelu
– mikä muuttuja, miten mitataan, lisäys / vähentäminen
• palvelutaso
– mittaaminen, raportointi, korjaaminen, sanktiointi
• integraatiot muihin järjestelmiin
• palvelun muutokset ja kehittäminen
• tietoturva ja tietosuoja
– suojaaminen, varmuuskopiointi, sijaintimaa
• valmistautuminen palvelun päättymiseen
– aineiston muoto, konversio ja luovuttaminen
Ja vähän lisenssihankinnoista
• määrittely
– toiminnallisuudet, tuotenimi (”tai vastaava”),
yhteensopivuus
• lisensointimallit
– pysyvä, määräaikainen (”vuokra”) tai palvelu (SaaS)
– valmistajakohtaisia, jatkuvassa muutoksessa
• lisenssiehdot
– ohjelmiston ”ominaisuuksia”; huomioon vaatimuksissa
– huomaa auditointi, päättäminen, siirto ja forum
• ylläpito
– toimittaja, päivitykset, hinnoittelu, escrow
– huomaa suhde käyttöoikeuteen
Sekä joitakin sopimusasioita
• hinnanmuutokset
– korotukset / alennukset, ilmoittaminen, perusteleminen, indeksit
• kulut ja kustannukset
– matka ja majoitus, laskutus, välineet
• sopimuksen siirtäminen
– toimittaja ei pääsääntöisesti saa siirtää; tilaaja saa siirtää jos
toimintojen uudelleenjärjestely sitä vaatii
• sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
– määräaikainen / toistaiseksi voimassaoleva, irtisanomisaika, exit
• sopimus on aina jalkautettava
– hyväkään sopimus ei auta, jos sitä ei tunneta ja noudateta
• huom! JIT2007-ehdot uudistuvat v. 2014
– tulossa mm. erityisehdot ketteristä menetelmistä, avoimen
lähdekoodin sovelluksista ja pilvipalveluista
Lopuksi
• ICT-hankinnat ovat haasteellisia – varsinkin
tietojärjestelmähankinnat
• ICT-hankintoja on mahdollista tehdä hyvin –
mutta hyvä lopputulos edellyttää vielä enemmän
– jos perusta on tehty huonosti, ei osaavakaan
urakoitsija voi taata hyvää lopputulosta
• olennaista on (liike)toiminnan, ICT:n ja
hankintatoimen saumaton yhteistyö
– koko prosessin ajan
Kysyttävää?
Kiitos!