Transcript Knowledge

Studi Kasus
Perancangan & Implementasi
Knowledge Management
Perancangan Knowledge Management System
di SMKN X Kota Y
(Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar
Bahasa Inggris)
Latar Belakang
• SMKN X KotaY menuju SMK berstandar Nasional,
• Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,
• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up
grading ;
• banyak dibuka sekolah-sekolah internasional.
Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS
Tidak terstandarnya KBM
Belum ada
mekanisme
pendistribusian
knowledge
Jam mengajar
berbeda
Kurangnya
koordinasi antar
guru
Hilangnya
knowledge sekolah
Terbatasnya
SDM
Guru berhenti
atau pindah
Belum
standar
nasional
Belum
tersedianya data,
informasi dan
knowledge yang
dibutuhkan
Sering melakukan
kesalahan yang
sama
Belum adanya
mekanisme
pengelolaan
knowledge
Kaoru ishkawa
Knowledge Spiral
• Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami,
namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,
• Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang
“bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
Nonaka
Organisasi
Grup
Individu
Explicit
Tacit
Knowledge Management
• KM is management of organizational knowledge for creating
business value and generating a competitive advantage.(Amrit
Tiwana)
• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan,
mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan
knowledge dalam organisasi.
Knowledge Management System
• Menurut Efraim Turban, “A knowledge management
system (KMS) facilitates knowledge management by
ensuring knowledge flow from the person(s) who know
to the person(s) who need to know throughuot the
organization, while knowledge evolves and grows
during the process”.
Perancangan KMS
Sekarang
Gap
KM Road Map
KMS
Standar
Nasional
10 Steps Knowledge Management RoadMap
2
Meluruskan KM dan strategi bisnis
Fase 1:
Evaluasi
Analisis infrastruktur yang ada
infrastruktur
1
3
4
Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada
5
Merancang tim KM
6
Membuat cetak biru KM
7
Mengembangkan KMS
Fase 2:
Analisis, perancangan & pengembangan KMS
Merancang infrastruktur KM
8
9
Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward
10
Evaluasi dan sempurnakan KMS
Fase 3:
Fase 4:
Penyebaran Evaluasi
Menyebarkan
Amrit Tiwana
Pengumpulan data
•
•
•
•
•
•
•
Analisis SWOT
Kuisioner K-Need
Kuisioner K-Gap
Kuisioner strategi KM
Kuisioner aset Knowledge
Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual
Skala yang digunakan 1 sampai 5
•
dan 1 sampai 4
1 = Tidak penting (not critical) = pendekatan tidak tepat
2 = Kurang penting (nice to have) = pendekatan kurang tepat
3 = Penting (important) = netral
4 = Sangat penting (must have) = pendekatan tepat
5 = Sangat penting dan segera (critical) = pendekatan sangat tepat
A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep
B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta
kegunaan/manfaatnya
C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/
manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan
D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan
serta bagaimana melakukan
Fase 1 Evaluasi Infrastruktur
1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi
No
Nama Infrastruktur TI
Keterangan
1
Local area network
100 Mbps
2
Intranet
Terbatas
3
Internet
Terbatas
4
Widows XP
5
Microsoft Office XP
6
1 PC Server
7
49 PC desktop
8
1 Modem Robotic
9
1 Scanner Epson
10
3 Saluran Telepon
11
2 Switch (16 & 8 port)
Kurang 4 switch 24 port
12
Router
Belum ada
13
Access Point
Belum ada
Masih kurang 6 PC
2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis
• Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya
• Memiliki sistem informasi strategik
• Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif
dalam mengantisipasi perubahan.
Fase 2 Analisis, Perancangan &
Pengembangan KMS
3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi
 User Requirements
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Proses kerja yang terorganisir,
Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi,
Fokus kedepan,
Mendukung sasaran bisnis organisasi,
Meningkatkan inovasi;
Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.
 Enterprise Knowledge Portal
1.
2.
3.
4.
Enterprise Portal
Business Intelligence
Collaboration and Communities
Content Management
5. Learning
 Pemetaan Enterprise Knowledge Portal
Bussiness Intelligence
Content Management
Structured Content
Unstructured Content
Document Management
Web Document Manag.
Learning
Data Integration
Search
Collaboration and Comm
Enterprise Portal
Meningkatkan efektivitas guru
2
5
2
2
5
5
4
5
4
5
2
Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat
2
4
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi
2
5
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan
2
4
2
2
5
4
4
5
3
4
2
Menerapkan aktivitas KM
2
5
2
2
5
4
5
5
3
4
2
Meningkatkan penggunaan kembali informasi
2
5
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Fokus ke depan
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Mendukung sasaran bisnis organisasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Meningkatkan inovasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
KM objective/ user requirements
Proses kerja yang terorganisir
4. Analisis dan Audit Knowledge
 Knowledge Yang Dibutuhkan
No
Knowledge
&
Learning
Definisi
1
Teaching
Methods
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
2
Cultures of English
Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis
dan manajemen
3
Mastery The Topics
Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan
manajemen
4
Listening
Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik
percakapan dalam Bahasa Inggris
5
Oral
Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa
Inggris
6
Reading
Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan
baik teks dalam Bahasa Inggris
7
Written
Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam
Bahasa Inggris
8
Structures
Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar
dalam Bahasa Inggris
9
Time Management
Pengaturan waktu didalam presentasi
10
Debate
Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat
Bahasa Inggris
 Analisis K-Gap
No
Knowledge
Tingkat Kepentingan
1
2
3
4
Tingkat Penguasaan
Nki
A
B
C
D
K-Gap
Npi
Nki - Npi
1
oral
0
0
3
1
3.25
0
2
2
0
2.5
0.75
2
listening
0
0
2
2
3.5
0
1
3
0
2.75
0.75
3
reading
0
0
2
2
3.5
0
1
2
1
3
0.5
4
structure
0
0
3
1
3.25
0
1
3
0
2.75
0.5
5
written
0
0
3
1
3.25
0
1
2
1
3
0.25
6
TL methods
0
0
3
1
3.25
0
1
3
0
2.75
0.5
7
time management
0
0
4
0
3
0
0
4
0
3
0
8
english culture
0
1
3
0
2.75
0
1
3
0
2.75
0
9
mastery topics
0
0
3
1
3.25
0
0
4
0
3
0.25
debate
0
0
4
0
3
0
1
3
0
2.75
0.25
10
Keterangan
Nki = Tingkat
kepentingan
knowledge i
:Npi = Tingkat
penguasaan
knowledge i
Ketersimpanan knowledge
explicit
, 52.25
tacit,
47.25
 Strategi KM
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy, maka
didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37
(59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25
(40,3 %).
5. Membentuk Tim KM
• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua
(manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan
diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan
berjalannya KMS ini.
6. Perancangan Cetak Biru KMS
 Pengembangan SDM
No
Knowledge
Guru
Pelatihan/workshop
1
2
3
4
Pelatihan di PPPGK
Sumber Eksternal
1
oral
v
v
v
v
English First (EF)
2
listening
v
v
v
v
English First (EF)
3
reading
v
v
English First (EF)
4
structure
v
v
English First (EF)
5
written
v
v
English First (EF)
6
TL methods
v
v
7
time management
v
8
debate
v
9
mastery topics
v
10
english culture
v
1 = M. Ramlie
2 = Bahrudin
3 = Dosti Purba
4 = Etik Sumaryani
v
v
v
metoda mengajar
LIA
English First (EF)
debat yang benar
v
LIA
v
British Council, EF
 Knowledge Management System
Knowledge Gap
Database
Knowledge Manager/ Document
Control
Guru.
Content
Manusia
KM System
Proses
Aturan penunjang KMS
Teknologi
Infrastuktur yang diperlukan
Prioritas kebutuhan User
pada fitur-fitur KM
7. Mengembangkan KMS
Kontak ke
experts
Pencaria
n
Fase 3 Penyebaran
8. Menyebarkan KMS
Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledge.
Menghubungi experts.
Mendokumentasikan.
Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan
solusi.
• Guru wajib membuat lesson learned.
•
•
•
•
9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward
• Merumuskan budaya knowledge sharing .
• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya
manusia SMKN 1.
• Sistem penghargaan (reward).
• Rotasi kerja.
• Menyediakan sarana atau media.
• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung
penerapan KM ini.
Fase 4 Evaluasi
10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran
No
Parameter
KMS
1
1
2
2
3
Manual
4
1
2
3
4
Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan
•
Menyediakan informasi terdahulu
V
V
•
Menyediakan cara akses, menampilkan dan
memahami informasi yang lebih baik
V
•
Menyediakan cara yang lebih baik dalam
menggambarkan informasi
V
•
Otomasisasi perhitungan manual
V
V
•
Memudahkan akses on line
V
V
V
V
Sistem dapat menyajikan informasi
•
Dapat menampung berbagai bentuk informasi
(dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg
dan lainnya)
V
•
Tampilan dapat dimengerti
V
•
Adanya komunikasi antar pengguna
V
•
Dapat menampilkan gambar
V
Jumlah
18
V
V
V
V
4
4
3
4
Berdasarkan Global MAKE Executive Summary, 2003 [5]
Kesimpulan
• Knowledge management system di SMKN X KotaY adalah
terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content,
teknologi, dan proses.
• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan
meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan
belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian
aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah
institusi pendidikan.
• Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan
perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain
Knowledge Management System SMKN X KotaY secara
keseluruhan.
 Proses Penciptaan Knowledge
Socialization
Externalization
Face to face communications
Collaboration features
Training/diklat
Telepon
Portal
Internalization
E
I
C
Combination
Intranet (forum diskusi)
Aplikasi database
Internet
Enterprise portal feature
Business intelligent feature
Content management feature
MS Office
Portal
Explicit →Explicit
Explicit → Tacit
Intranet
Internet/media masa
Content management
Learning feature
Surat edaran/SK
Papan pengumuman
Pelatihan
Portal
S
Tacit → Explicit
Dokumen pertemuan
Dokumen experts
Reflective peer to peer
network
Intranet
Discussion Platforms
MS Office
Scanner
File video & audio
Portal
Tacit → Tacit
TERIMA KASIH