Transcript Slide 1 - Högskolan Dalarna

E-Beställningar vid HDa
Lokal infogrupp 2013 12 04
/bka
e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV)
Reglering avseende elektroniska beställningar
 Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar
 Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en
första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1
juni 2013
 Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen
är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt
har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell
reglering inom området.
Användare
Process & ansvar
E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg…
Strategisk
inköpsplanering
& styrning
Sällan
Få
Upphandla
& hantera avtal
Ibland
Några
Leverans- &
fakturahantering
Beställa
Ofta
Många
Systemstöd
Upphandlingssystem
E-handelssystem
EFH-system
Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning?
Huvudregel: ALLA!
Undantag från krav på elektroniska beställningar
Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande
som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg
alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur.
Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande
kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt
genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.
e – beställningar bidrar till ökad effektivitet:
vi spar pengar och höjer kvaliteten
 Fördelar med e-beställningar:
 Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på
längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet.
 Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell
hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering
och färre fel.
 Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av
förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet,
möjlighet till uppföljning, miljövinster mm
 Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan.
Vi får en förenklad fakturahantering med matchning
(per orderrad eller hela beställningen)
Mål:

Effektivisera
hantering av fakturor

God intern styrning
och kontroll

Automatisering
Inleverans
Beställning
Godkännande och attest flyttas
från faktura till beställning
Faktura
Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd
(enligt ESV’s modell)
Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot roller
(enligt ESV’s modell)
Inköp
Fakt
distr
Gods
mott
Målbild – vad vi vill uppnå och vad innebär
förändringen?
• Stegvis implementering av olika varugrupper
• En enhetlig inköpsprocess från behov till betalning
• Vi skapar en standardiserad och effektiv inköpsprocess
• Ett bättre inköpsbeteende i organisationen
• Vi frigör tid till att arbeta med det vi ska istället för att leta varor
och leverantörer
• Godkännande redan vid beställningen via IT-stöd som
möjliggör bättre styrning, kontroll och uppföljningsmöjligheter
• Ger kontroll och möjlighet att styra inköp
• Samarbete med varu- och tjänsteleverantörer
• Vi satsar på att bygga långsiktiga relationer med leverantörerna
där vi talar om våra behov (volym, kvalitetskrav, mm mm)
• ”Shoppa på stan” bygger inga relationer och ger i längden
sämre priser
Fokus ligger på förändringsarbetet….
 En central del i arbetet är att bestämma:
 mål och strategier för inköpsverksamheten,
 hur inköpsprocesserna ska se ut
 hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna
 Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för





ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (aka sekr))
personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg)
beställare
upphandlare
inköpare/avropare
Hur ser processen ut och vart befinner vi oss?
genomförandefas
PPS förberedelsefas
BP
1-4
BP
5-6
BP
7
Besluts
punkt
Förbereda
Tid
2010 - 2012
Analys
nuläge
Def varugrupper
sept
2012
avveckling
BP
8
Besluts
punkt
Business
case/
beslut
Beskriva
nyläge
dec
2012
dec/aug
2012/2013
*) Implementation av nyläge:
Våren 2013
definiera process, rutiner samt organisation.
Kommunikationsplan med information, samråd
Besluta utrullningsplan för varugrupper
Hösten 2013
Implementera process i system
Implement
nyläge *)
HT
2013
Driftsättning
Ständiga
förbättr
2 dec
2013
årsskiftet
2013/2014
Högskolan dalarnas e-handelssystem
Projektorganisation och bemanning
Projektägare
Bengt Eriksson
Styrgrupp
Bengt Eriksson
Christer Sundin
Lars-Olov Nordqvist
Magnus Höglund
Gustav Boklund
Ordförande
Ekonomi
Inköp
IT
akademi IS
Referensgrupp
Agnes Sandin
Magnus Jobs
Maria Görts
Anders Forsman
avd
avd
avd
avd
Britt Karlsson
Mattias Dahlberg
Anna-Carin Jonsson
Christer Solefält
projektledare
inköp/e-handel/leverantörskontakt
agresso affärssystem
agresso teknik
(kommunikationskärl
mellan projektgrupp
och akademier)
Projektgrupp
chef
chef
chef
chef
SM
HS
SM
IS
Framtida inköpsorganisation HDa
(förslag)
Inköpsavdelning
Inköpsråd




Rådgivande
Strategiska inköpsfrågor och avvägningar
Samordning övriga HDa- övergripande strategier
Inköpspolicys och regelverk
Upphandlare
Referensgrupper:
Inköpschef
Inköpare,
avropare
E-Beställningar,
Systemförv,
teknik
Support
Akademier och stödenheter
 Upphandling
 Separata ref grupper
vid upphandlingar.
Sammansättning
baserad på varugrupp
Statistik & uppföljn.
Juridik, Controlling
Inköpssamordnare
Godkännare och
attestanter
 Varugrupps
kategori team
Godsmottagning
Ekonomisupport
 Upphandlingsfrågor
 Sortiment
 Leverantörsstrategier
 E-handel
 Uppföljning och
statistik
Beställare
Akademier
DC
Ekonomiavd,
betalningar
Övr
enheter
ESV’s information och tydliggörande gällande framtida
resursbehov inom e-beställningar/e-handel
ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar”

Systemförvaltning

Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare

Användarsupport och utbildning

Leveransadresser

Underhåll av register för automatisk hantering

Designa produktträdet och förkonterade artiklar

Beställningar och fakturahantering

Leverantörsanslutning

Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor

Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer

Godkänna produkturval och prislistor

Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal

Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift

Tester av nya leverantörsanslutningar

Utforma rutiner för tjänstebeställningar

Uppföljning

Strategiskt arbete
Tydliggör hur
resursförskjutning sker
från kärnverksamhet och
övriga stödfunktioner
gentemot inköp.
Besparingarna sker i övrig
organisation medan det
inom inköp skapas helt
nya arbetsuppgifter och
roller.
Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012)
samt en varugruppsindelning
Varugrupp
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Varugrupp - benämning
Bank o försäkringstjänster
Böcker tidningar mm
Investeringar
IT och telefoni
Konferenser
Konsulter
Konsulter inom utbildning
Kontorsmateriel
Kemikalier (?)
Lokaler
Personal
Representation och PR
Resor
Studentrelaterade kostnader
Transport
Trycksaker
Utrustning
Övriga förbrukningsvaror
Övrigt
När?
Pilot, HT 2013 (Adlibris)
Pilot, HT 2013 (ATEA)
Pilot, HT 2013 (Staples)
Inköp (’spend’) under ett år, basfakta
Övergripande data HDa spend
Totala inköp via leverantörsfakturor (exkl utlägg via Primula)
Antal leverantörer nyttjade 2011 alt 2012
Registrering av nya leverantörer
176 544 mnkr
2 060 st
100 nya lev/mån
1 100
st
15 565
st
1 009
160
st
st
99
st
1 001-5 000
407
st
5 001-20 000
249
st
20 001-50 001
59
st
50 001-100 000
24
st
> 100 001
11
st
Antal fakturor
Antal lev med 1 faktura
Av dessa (kr):
< 500
501-1 000
Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/st
Kan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = 350 000 kr i besparing!
En översikt över våra inköp
Varugrupp
Antal lev
Bank o försäkringstjänster
Antal fakt
Summa
% av
belopp
65
150
86 293
0%
Böcker tidningar mm
278
1790
6 324 183
4%
Investeringar
205
886
12 505 330
7%
IT och telefoni
112
1641
9 435 347
5%
Konferenser
267
807
3 607 077
2%
Konsulter
253
619
20 830 062
12%
Konsulter inom utbildning
219
425
19 132 819
11%
Kontorsmateriel
58
261
1 908 512
Lokaler
83
672
68 559 836
Personal
75
673
2 691 573
2%
Representation och PR
187
1305
5 647 157
3%
Resor
154
3128
5 503 168
3%
Studentrelaterade kostnader
351
849
9 419 312
5%
Transport
52
626
2 147 696
1%
Trycksaker
20
181
1 060 109
1%
Utrustning
19
30
833 220
0%
Övriga förbrukningsvaror
238
983
2 080 137
1%
Övrigt
206
539
4 758 844
3%
15 565
176 530 674
TOTALT
OBS samma leverantör
kan förekomma inom
flera varugrupper
2 060
1%
39%
100%
Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13,
desamma som startar i skarp produktion
VARUGRUPP
LEVERANTÖR
INKÖPARE/AVROPARE
Kontorsmaterial
Staples
Vaktmästerierna,
• Borlänge, Jimmy
• Falun, Linda
Litteratur
Adlibris
Biblioteket
• Mia
• Monica
• Victoria
IT och relaterade
produkter
ATEA
Inköp
• Mattias D
(ev Bokus Q1, 2014)
Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer
Inköp litteratur 2012
SM
SEK
Totala inköp; varav
124 785
HS
Antal
köp
IS
Antal
köp
SEK
152 327 906
UH
Antal
köp
SEK
Summa
akademier
SEK
171 381 127 323 347 778
Antal
köp
371
Bibliotek
Antal
köp
SEK
Antal
köp
SEK
1 181 596 1 017
Övriga
38 633
74 161 224
Bokus
10 451
26
165
Lärosäten
16 982
Övrigt (inkl
branschtidskrifter)
Tidningar
(lokal- & rikspress)
Akademibokh.
Antal
köp
SEK
SEK
Antal
köp
4 057 015 411 258 473
180
0
0
81 927
68
1 227 705
870
Litteratur
Adlibris
Totalt HDa
108
168 858
234
214 521
252
583 237
668
5 003
11
6 553
11
28 147
43
50 154
91
6 792
13
6 895
21
63 840
125
1
0
0
0
0
744
3
909
4
0
0
2 000
1
2 909
5
6
2 250
2
20 000
1
23 153
16
62 385
25
5 596
19
531
1
68 512
45
29 544
36 152 048
39
173 561
67
71 522
45
426 675
187
3 459 394 235
134 257
141
4 020 327
563
29 010
7 380
Summa e-handel
SEK
Adlibris, Bokus
49 084
Ant
köp
SEK
100 166 227
12 154
Ant
köp
119
SEK
175 411
9 691
Ant
köp
245
Inköp från Adlibris och Bokus på
akademierna; ca 17 köp per vecka totalt
för HDa eller 1,2 böcker per anställd och
år.
SEK
242 668
58 235
Ant
köp
295
SEK
633 391
562 541 134
5 497 084 1 608
22 692
Ant köp
759
SEK
32 863
Ant
köp
569 333 147
SEK
88 822
113 791
Ant
köp
89
SEK
1 291 545
Ant
köp
995
(Prel) Utrullningsplan e-handel i organisationen samt per leverantör
FÖRVÄNTADE VOLYMER VID UPPSTART (DEC 2013)
Etapp 1
dec
dec
dec
Leverantör
ATEA
Adlibris
Staples
Antal
köp/vecka
3
3
3
Antal orderrader
2
2
10
Avdelning/enhet
Inköp IT-prod
Bibliotek
Vaktmästeri
Antal inköpare
1
3
2
Agresso syst förv
Ekonomiosupport
Ek distributör
Etapp 2
Feb
Feb
Feb
Feb
Feb
Leverantör
Bokus
Caperio
Adlibris
Adlibris
Adlibris
Etapp 3
April
April
April
April
Leverantör
Bokus
Adlibris
Adlibris
Adlibris
April
Adlibris
Etapp 4
Juni
Juni
Juni
Leverantör
Bokus
Adlibris
Adlibris
Juni
Adlibris
Antal
köp/vecka
3
Antal orderrader
2
1
1-2
1-2
2
2
2
Antal
köp/vecka
1
1
1-2
1-2
Antal orderrader
1
2
2
2
1-2
1
Antal
köp/vecka
1
1
1-2
Antal orderrader
1
2
2
1-2
2
Övriga berörda roller
1
?
3
3-4
Avdelning/enhet
Bibliotek
Inköp IT-prod
IS avdelning X
SM Media
HS avd x
Antal inköpare
Övriga berörda roller
Avdelning/enhet
Akademier, 1avd/st
IS avdelning X
SM Media
HS avd x
Antal inköpare
Staber
Avdelning/enhet
Akademier, 1avd/st
IS avdelning X
SM Media
HS avd x
?
?
?
Övriga berörda roller
?
?
?
?
Antal inköpare
?
?
?
Övriga berörda roller
Förteckning beställare i organisationen
Beställare och ersättare i e-handel
Avdelning
/enhet
Roll i
Beställare
verksamhet
Agressoident
Ersättare
Mottagare
Leverantör Leverantör
(steg 2,
saknad
2013)
approx
varumottag
mar/april
ning (om
2014)
(vid frånvaro) av mail vid (steg 1, feb
annan än
attestant)
Chef
Beställare
Beställare
Beställare
Beställare
Beställare
Attestant
Adlibris
Adlibris
Adlibris
Adlibris
Adlibris
Adlibris
Bokus
Bokus
Bokus
Bokus
Bokus
Bokus
Två varianter kommer att testas i organisationen:
 Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter
 Decentraliserade ” -
Objekt
Tester och utvärdering
•
Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen
•
•
•
•
•
•
•
3 inköpare från biblioteket
2 inköpare från vaktmästeriet
4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig)
3 projektmedlemmar
Agresso applikationskonsult
Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punchoutlösning och fritextbeställning
440 rekvisitioner och 380 order har producerats
•
Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat.
•
•
•
•
•
Systemet fungerar
Systemet upplevs som enkelt att använda
Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner)
Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta
Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura
2013 12 03
Vad återstår ?
1. Få bemanning på plats inom e-handel på inköp
1. Utbildning
2. Överlämning till förvaltningsorganisation
1. Avslut av implementationsprojektet senast jan 2014
3. Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik”
4. Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen
1. Information och utbildning