Transcript Presentasi Public Hearing Pedoman ISO 9001 UKM

RANCANGAN PEDOMAN PENERAPAN
SNI ISO 9001:2008 BAGI UKM
Arifin Lambaga
Ketua Panitia Teknis Sistem Manajemen Mutu
Badan Standardisasi Nasional
OUTLINES
• SIAPA UKM
• MENGAPA UKM YANG MENJADI TARGET
• TENTANG PEDOMAN SNI ISO 9001:2008 UNTUK
UKM
• PENUTUP
SIAPA UKM
•
MERUPAKAN TULANG PUNGGUNG PEREKONOMIAN DI BANYAK
NEGARA
•
DI DUNIA, LEBIH DARI 95% USAHA ADALAH UKM
•
DI EROPA, UKM MEWAKILI 99,8% PERUSAHAAN, MENYEDIAKAN 67%
LAPANGAN KERJA DAN MENCIPTAKAN 59% TOTAL PDB
•
DI INDONESIA, JUMLAH UKM SEKITAR 55,2 JUTA USAHA,
MERUPAKAN TULANG PUNGGUNG PEREKONOMIAN INDONESIA,
MENYUMBANG 60% PDB DAN MENAMPUNG SEKITAR 97% TENAGA
KERJA
SIAPA UKM
KLASIFIKASI UKM DI EROPA :
• Jumlah karyawan : 1 – 9 orang (mikro),
10 – 49 orang (kecil)
50 – 249 orang (menengah)
• Pendapatan tahunan:
- maksimum EU 2 juta (mikro)
- maksimum EU 10 juta (kecil)
- maksimum EU 50 juta (menengah)
SIAPA UKM
KLASIFIKASI UKM DI INDONESIA
Nilai Asset ( diluar tanah dan bangunan ):
- Maksimum Rp 50 juta ( mikro )
- Antara Rp 50 juta – 500 juta ( kecil )
- Antara Rp 500 juta – 10 M ( menengah )
Omset
- Maksimum Rp 300 juta (mikro)
- Antara Rp 300 juta – Rp 2,5 M (kecil)
- Antara Rp 2,5 M – 50 M (menengah)
MENGAPA UKM MENJADI TARGET
Beberapa karakteristik UKM digambarkan sbb*
 Kurang peduli terhadap standard.
UKM belum sadar tentang keberadaan suatu standard khususnya standard terkait
bidang kegiatan usahanya
 Belum memahami pentingnya standard dalam meningkatkan nilai
tambah bagi industrinya.
UKM melihat standard sebagai hambatan, bukan sebagai solusi
 Belum mengetahui standard yang relevan dengan kegiatannya
 Kesulitan memperoleh standard karena biaya atau karena ketidak
tahuan dimana harus diperoleh
MENGAPA UKM MENJADI TARGET
 Kesulitan memahami isi standard, baik karena masalah teknis
atau karena bahasanya
 Kesulitan dalam penerapannya, baik karena kurangnya
pengetahuan maupun ketrampilan
 Kurang aktifnya UKM dalam menerapkan standard dapat
dijelaskan melalui fakta bahwa mereka kurang dalam hal
biaya, pengetahuan dan ketrampilan serta waktu
* Dikutip dari :”SME access to European standard – Enabling SME to achieve greater
benefit from standard and from involvement in standardisation” oleh Henk J.de Vries,
Knut Blind, Axel Mangelsdorf, Hugo Verheul dan Jappe van der Zwan
MENGAPA UKM MENJADI TARGET
Beberapa karakter yang membedakan UKM dengan Organisasi besar:
•
•
•
•
•
•
management - informal, motivasi secara langsung, struktur organisai
sederhana,membutuhkan defenisi yang jelas tentang tanggung jawab/hak
personnel – beberapa orang, multi skill, fungsi terakumulasi, tidak
bertanggungjawab secara eksklusif untuk SMM
dokumentasi– lemah dalam hal prosedur terdokumentasi
kommunikasi - bentuk dan alat sederhana
Hubungan supplier-purchaser, customer focus – tergantung lebih kepada
subjek khusus, terbatas pada regional area
process – sedikit, struktur agak simple
TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM
• Pedoman Penerapan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM ini
diadopsi dari “Handbook ISO 9001 for small business, What
to do”
• Pedoman ini dikembangkan ISO TC 176 bekerjasama dengan
ITC (The International Trade Centre)
• Tujuannya adalah agar UKM dapat mengambil manfaat
maksimum dari ISO 9001 dimana standard ini telah menjadi
alat utama dari aktivitas kegiatan ekonomi dunia
TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM
• Standard ISO 9001 telah digunakan di 176 negara oleh business dan
organisasi besar maupun kecil, oleh pabrikan maupun di sektor layanan
• Manfaat yang diharapkan adalah:
- Membentuk kerangka kerja dlm rangka peningkatan
berkelanjutan dan kepuasan pelanggan.
- Memberikan jaminan tentang mutu dalam hubungan
supplier-customer
- Melakukan harmonisasi persyaratan mutu pada bidang
dan sektor kegiatan
TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM
- Merupakan alat untuk kualifikasi pada rantai pasok global
- Menyediakan dukungan teknis untuk regulator
- Memberikan kerangka kerja bagi organisasi di negara2
berkembang dan negara transisi untuk ikut berpartisipasi
dalam rantai pasok global, perdagangan, eksport maupun
alihdaya proses bisnis.
- Membantu kemajuan ekonomi negara berkembang dan
negara transisi
- Mentransfer praktek-praktek manajemen terbaik
- Mendorong peningkatan kualitas layanan
TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM
Outline Panduan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM
Sistem manajemen
mutu
Bagian ini memberikan gambaran
manajemen mutu SNI ISO 9001.
Panduan tentang ISO
9001
Panduan ini membantu
memahami persyaratan standar yang
disertai dengan sejumlah contoh dan saran bagaimana
persyaratam tersebut dapat dipenuhi.
Pasal 6: Penjelasan
lampiran lampiran SNI
ISO 9001
menjelaskan isi lampiran dari SNI ISO 9001:2008
Pasal 7. LangkahLangkah Menuju Sistem
Manajemen Mutu
Menjelaskan langkah
manajemu mutu
Pasal 8. Gambaran
sekilas mengenai
sertifikasi/ registrasi
memuat garis besar proses sertifikasi/registrasi.
langkah
tentang
dalam
apa
itu
menerapkan
sistem
sistem
Pasal 9 Prinsip sistem
Lampiran C (diambil dari ISO 9000:2005) berisi delapan prinsip
manajemen
mutu
manajemen mutu sebagai konsep utama ISO 9001 yg memberikan
Sumber:
Presentasi Ibu Arini
dasar bagi top manajemen mengarahkan organisasi menuju
peningkatan kinerja.
Outline Panduan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM
Lampiran informatif
Lampiran
informatif
memberikan contoh penerapan bisnis proses, kebijakan
dan sasaran mutu, prosedur di bidang pangan dan
kerajinan
Memberikan contoh
organisasi
panduan mutu umum
dari suatu
TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM
Panduan tentang SNI ISO 9001:2008 untuk UKM
 Panduan SNI ISO 9001:2008 ini disusun sesuai pemanfaatannya.
 Setiap klausul dijelaskan secara terperinci, meliputi:
- Persyaratan standard SNI ISO 9001:2008
- Panduan penerapan untuk setiap persyaratan
- Memberikan contoh sederhana dalam penerapan
setiap persyaratan
- Memberikan contoh panduan mutu
PENDAHULUAN
• Tujuan pedoman ini memberikan panduan bagi
organisasi UKM dalam menerapkan SNI ISO
9001:2008
• Pedoman SNI ISO 9001:2008 :
persyaratan, panduan penerapan, penjelasan
prinsip, langkah, sekilas gambaran sertifikasi dan
lampiran contoh penerapan
•
Pedoman ini tidak menetapkan persyaratan
1. Persyaratan umum

Pedoman penerapan pasal 4 sistem manajemen mutu
 Membangun sistem manajemen mutu
a.
Mencatat proses yang dilakukan,
b.
mengurutkan tahapan proses tersebut,
c.
menetapkan cara menjalankan proses tersebut secara benar,
d.
Menyediakan personel, peralatan, mesin, modal, dan lainnya yang diperlukan
untuk menjalankan proses tersebut,
e.
Melakukan pengecekan apakah proses berjalan dengan baik sesuai dengan
yang dikehendaki,
f.
Melakukan perbaikan yang diperlukan apabila terdapat kesalahan dalam
pelaksanaan proses.
1. Persyaratan umum
Orang A diluar Usaha
sendiri
Supplier
Usaha sendiri
Orang B diluar Usaha
sendiri
Gambar hubungan antara usaha sendiri,
suplier, dan proses yang dilakukan oleh
orang lain.
P
E
L
A
N
G
G
A
N
1. Persyaratan umum
Persyaratan dokumentasi
• Dokumen yang dibuat dan digunakan (disesuai dengan
usaha sendiri (Pedoman mutu,Prosedur,Instruksi kerja,
misal Persyaratan produk, petunjuk proses,
gambar,Petunjuk pemakaian peralatan, Persyaratan aturan
pemerintah, Standar Industri(SNI), Jadwal produksi, Daftar
suplier)
• daftar 6 prosedur wajib (pengendalian dokumen,
pengendalian rekaman, audit internal, pengendalian produk
yang tidak sesuai, tindakan korektif dan tindakan
pencegahan)
• Isi pedoman mutu, contoh rekaman yang dikendalikan
2. Tanggung jawab manajemen
•
•
•
•
•
Komitmen manajemen thd mutu dan pelanggan
Cara memperoleh informasi keinginan pelanggan
Penetapan kebijakan mutu (contoh pada lampiran)
Penetapan sasaran mutu (contoh pada lampiran)
Penunjukan wakil manajemen (pemilik atau orang
kepercayaan)
• Bagaimana melakukan komunikasi dalam organisasi
• Tinjauan manajemen sebagai alat manajemen untuk
mengukur sistem berjalan dan terkendali
3. Pengelolaan sumber daya
• Penjelasan bagaimana menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan
• Sumber daya tidak hanya terbatas kepada personel saja, tetapi
mencakup juga sumberdaya yg diperlukan untuk
mengembangkan proses atau metoda, seperti: keuangan, fasilitas
peralatan/mesin
• Menentukan siapa yang mengerjakan apa
• Menetapkan kebutuhan kompetensi, pelatihan bagi karyawan
(contoh prosedur pengelolaan sumber daya manusia terlampir)
• Metode Pemeriksaan terhadap kompetensi karyawan
• Memastikan kondisi kerja yang cocok
4. Realisasi produk
Bagaimana menetapkan perencanaan manajemen proses:
•
•
•
•
•
•
mempertimbangkan apa persyaratan pelanggan
menetapkan sasaran untuk peningkatan produktivitas, pengurangan limbah,
atau ketidaksesuaian, dan bagaimana semua ini akan dicapai,
menetapkan sumber daya yang diperlukan,
menyusun anggaran, membeli mesin, melakukan perencanaan produksi,
menetapkan instruksi kerja,
mengkaji ulang rencana desain
menentukan rekaman apa yang diperlukan (misalnya laporan inspeksi
akhir).
• memastikan organisasi mengerti dan bisa memenuhi
persyaratan pelanggan
4. Realisasi produk
Proses desain dan pengembangan (jika diberlakukan)
Persyaratan
pelanggan
Masukan desain
Keluaran desain
verifikasi
validasi
Produk/jasa
4. Realisasi produk
Pembelian
• Penetapan proses pembelian
Organisasi harus menetapkan proses pembelian material/jasa yang
mempengaruhi mutu atau produk yang dihasilkan
• Kriteria dan dasar pemilihan pemasok:
1. Kehandalan pemasok
2. Kemampuan pemasok dalam penyediaan material/ jasa
3. Waktu penyerahan dan harga
4. Pengalaman sebelumnya
4. Realisasi produk
Produksi dan Penyediaan Jasa
Berbagai jenis pengendalian yang dibutuhkan oleh organisasi. Contoh
pengendalian:
1. Sasaran, persyaratan produk, proses dan sumber daya,
2. Gambar, jadwal produksi, spesifikasi jasa, kriteria kinerja jasa,
instruksi operator yang berdampak pada produk akhir.
3. Pemeliharaan alat proses
4. Lingkungan kerja yang ditetapkan oleh pelanggan atau peraturan
4. Realisasi produk
Kegiatan validasi dilakukan pada produk yang tidak bisa diverifikasi. Ketidak
sesuaian terhadap produk hanya dapat diidentifikasi ketika klien mengajukan
keluhan atas ketidak sesuaian tersebut, Contoh:
Proses pembuatan roti,
Proses penuangan pelat beton
Proses pengelasan
Proses perlakuan panas
• Contoh identifikasi untuk mampu telusur
• Contoh produk milik pelanggan:
1. instrumen pengukuran
2. sepeda motor yang ditinggal untuk diservis atau diperbaiki,
3. komponen yang akan dipasang pada papan sirkuit cetak
4. pengepakan khusus untuk barang jadi,
5. perlengkapan rumah tangga (mis. mesin cuci) yang ditinggal untuk diservis,
4. Realisasi produk
Contoh preservasi produk
1. Pencegahan korosi pada saat penyimpanan pada logam.
2. Tangki penyimpan bahan cair harus dibersihkan atau dilakukan
proses dekontaminasi sebelum diisi ulang dengan bahan cair yang
berbeda.
3. Tempat penyimpanan yang dingin untuk makanan
4. Tempat penyimpanan media magnet (mis. video tape, audio tape
dan disket komputer) di lingkungan yang tidak ada magnet.
Perbedaan antara pemantauan dan pengukuran:
Pemantauan adalah kegiatan pengamatan dan pengawasan dalam
suatu kurun waktu, misalnya survei, kuisioner
Pengukuran berkaitan dengan penggunaan alat ukur, misalnya pita
ukur, nilai kuantitatif akan diketahui.
Alat ukur dapat dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, sementara
alat pemantau dapat divalidasi namun tidak bisa dikalibrasi.
5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
Pemantauan kepuasan pelanggan dapat didasari oleh kriteria seperti:
1. Dampak pelanggan terhadap organisasi
2. Tingkat kritikal produk atau jasa
3. Jenis sistem produksi seperti volume, batch tunggal atau penyedia jasa
4. Order ulang dari pelanggan
Cara memantau persepsi pelanggan:
1. Menghubungi lewat telepon secara berkala atau setelah mengantar produk
dan jasa,
2. Kuisioner dan survei,
3. Keluhan, memantau tagihan, klaim jaminan, saran atau komplimen yang
diterima dari pelanggan
4. Permintaan internal terhadap petugas yang berhubungan dengan
pelanggan
5. Menganalisis kerugian usaha
5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
Proses internal audit mencakup:
1. Perencanaan audit, misalnya program audit keseluruhan, rencana
dan lingkup audit individu termasuk penugasan internal auditor.
2. Kaji ulang terhadap dokumentasi sistem manajemen mutu terkait;
3. Kaji ulang informasi terkait seperti laporan produksi, kecenderungan
kegagalan, keluhan pelanggan
4. Pelaksanaan audit ,
5. Pelaporan hasil audit, dan
6. Verifikasi tindakan perbaikan (lihat 8.5.2) dengan mengecek laporan
hasil audit sebelumnya.
• Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan program audit:
1. Kompleksitas prosedur atau proses untuk melaksanakan audit
individu
2. Kematangan sistem manajemen
3. Pengalaman audit sebelumnya pada bagian yang bermasalah
4. Identifikasi kebutuhan audit untuk frekuensi audit yang lebih banyak
5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
Pemantauan dan pengukuran terdiri dari pekerjaan pemeriksaan dan
pengujian.
• Beberapa contoh kegiatan pemantauan dan pengukuran adalah:
1. Pengukuran dimensi,
2. Persetujuan sebelum publikasi pada percetakan,
3. Pencocokan warna,
4. Pemantauan atau mengukur parameter-parameter proses seperti waktu,
kecepatan atau suhu.
5. Analisis kimiawi
•Cara pencatatan pemantauan dan pengukuran:
1. Rencana mutu
2. Rencana pengambilan contoh,
3. Rencana pemeriksaan dan pengujian,
4. Prosedur,
5. Instruksi,
6. Daftar periksa, dan
7. Order pelanggan.
5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
Pengendalian produk tidak sesuai
• Metode dan teknik yang digunakan untuk mengendalikan dan merekam
ketidaksesuaian menggunakan format laporan ketidaksesuaian, atau formulir
keluhan pelanggan, berisi informasi tentang:
1. Sifat dari masalah,
2. Evaluasi produk,
3. Disposisi material (di-scrap, dikerjakan ulang, di-down grade, konsesi,
dikembalikan kepada pemasok),
4. Orang yang berwenang melakukan disposisi,
5. Acuan tindakan perbaikan.
• contoh data dan informasi yang direkam dan dianalisis:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Penyimpangan kinerja proses,
Evaluasi mengenai efektivitas pelatihan,
Keluhan pelanggan,
Waktu yang hilang karena mati mesin (downtime machine)
Jumlah limbah dan barang yang dikerjakan ulang,
Tanggal pengiriman yang terlambat,
Kinerja pemasok,
Waktu antrian,
Tingkat kepuasan pelanggan,
Waktu siklus,
5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
Penggunaan hasil analisis
• Proses peningkatan terdiri dari:
1. Identifikasi peluang potensial untuk meningkatkan sistem manajemen mutu,
2. Analisis dan justifikasi (biaya/manfaat) untuk melaksanakan tindakan
perbaikan,
3. Menentukan ketersediaan sumber daya yang diperlukan,
4. Keputusan untuk melaksanakan perbaikan,
5. Pelaksanan perbaikan.
• Contoh peningkatan area sistem manajemen mutu:
1. Komunikasi internal,
2. Tindaklanjut kegiatan,
3. Prosedur terdokumentasi,
4. Efektivitas dari rapat kaji ulang manajemen,
5. Sistem umpan balik pelanggan, dan
6. Program pelatihan (mis. untuk manajemen atau untuk internal auditor).
5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan
• Tindakan korektif diperlukan saat adanya ketidaksesuaian internal (produk
atau sistem manajemen mutu), atau yang berasal dari sumber luar seperti
keluhan pelanggan, klaim jaminan atau masalah yang dihadapi dengan
pemasok
• Kegiatan tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan ditindaklanjuti untuk
mengetahui apakah kegiatan- tersebut sudah efektif.
Contoh penerapan tindakan pencegahan:
1. Analisis risiko
2. Rencana pemeliharaan preventif,
3. Alarm, indikator
4. Teknik mistake-proofing (pembuktian kesalahan)
Langkah Menuju Sistem Manajemen Mutu
• Memuat tentang salahsatu contoh langkah2 sukses
penerapan sistim manajemen mutu
• Ada 7 (Usulan : 8) langkah yang diusulkan, yang meliputi:
- Langkah 1 :
Melibatkan pimpinan puncak
- Usulan Tambahan : Pemahaman *)
- Langkah 2 :
Mengidentifikasi proses kunci dan interaksi yg
dibutuhkan agar memenuhi sasaran mutu
- Langkah 3
Menerapkan dan mengelola Sistim Manajemen Mutu dan
prosesnya
( lanjutan )....
- Langkah 4 :
Membangun Sistim Manajemen Mutu berbasis SNI ISO 9001:2008
- Langkah 5 :
Menerapkan sistim, melatih staf dan melakukan verifikasi
terhadap efektifitas operasi
- Langkah 6
Mengelola Sistim Manajemen Mutu dan
- Langkah 7
Bila diperlukan, gunakan sertifikasi pihak ketiga, atau
sebagai alternatif, terbitkan pernyatan diri kesesuaian
Gambaran mengenai sertifikasi
• Berisi hal2 yang harus dipersiapkan sebelum melakukan
sertifikasi
• Menjelaskan apa dan siapa lembaga sertifikasi itu
• Langkah2 proses audit sertifikasi
• Kewajiban pasca sertifikasi
Penjelasan prinsip sistem manajemen mutu
• Berisi 8 prinsip manajemen mutu sebagaimana
dijelaskan dalam ISO 9000:2005
• Apabila prinsip manajemen mutu ini diterapkan oleh
pemimpin dalam mengarahkan organisasi maka kinerja
organisasi akan meningkat.
8 prinsip2 manajemen mutu
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Fokus kepada pelanggan
Kepemimpinan
Keterlibatan personel
Pendekatan proses
Pendekatan sistem terhadap manajemen
Peningkatan berkelanjutan
Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan
Hubungan pemasok yang saling menguntungkan
Lampiran informatif
•
Contoh panduan mutu
• Contoh bisnis proses, kebijakan mutu, sasaran mutu
untuk pangan dan dan kerajinan
•
contoh prosedur audit internal, pengelolaan SDM
TERIMA KASIH