Transcript sistem gaji berkomputer - Institut Perakaunan Negara
KURSUS GAJI, ELAUN & KEMUDAHAN PENJAWAT AWAM INSTITUT PERAKAUNAN NEGARA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
DI SAMPAIKAN OLEH :
MARIATON BINTI OMAR
KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN BAHAGIAN AKAUN
KANDUNGAN
1. PENGENALAN 2. SISTEM GAJI BERKOMPUTER 3. BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI 4. PENDAPATAN DAN POTONGAN 5. LAPORAN – LAPORAN GAJI 6. BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
SESI I
PENGENALAN KEPADA SISTEM GAJI
PENGENALAN
ENTITI YANG BERPERANAN DALAM PENGURUSAN GAJI & ELAUN (KECUALI ANGKATAN TENTERA MALAYSIA): BHG/ UNIT SUMBER MANUSIA
• •
MENGELUARKAN SURAT ARAHAN / KELULUSAN MENYEDIAKAN KEW.8
BHG / UNIT KEWANGAN
• •
MENYEDIAKAN SG20 MENYEDIAKAN / MEMPROSES BAUCAR BAYARAN
PEJABAT PERAKAUNAN
•
MENGUNCI MASUK SG 20
•
MENYEMAK & MELULUSKAN PEMBAYARAN
•
MENGGUBAL DASAR PERSONEL PERKHIDMATAN AWAM TERMASUK POLISI EMOLUMEN
• •
MEREKABENTUK, MEMBANGUN & MELAKSANAKAN SISTEM PERAKAUNAN KERAJAAN MENYEMPURNAKAN BAYARAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENGENALAN ENTITI YANG BERPERANAN DALAM PENGURUSAN GAJI & ELAUN BAGI ANGKATAN TENTERA MALAYSIA:-
MAJLIS ANGKATAN TENTERA
•
MELULUSKAN POLISI EMOLUMEN ANGKATAN TENTERA MALAYSIA
•
MEMPERTIMBANGKAN PENERIMAAN POLISI YANG DIGUBAL OLEH JPA
JABATAN ARAH URUSAN GAJI ANGKATAN TENTERA MALAYSIA (UGAT)
•
MENGURUSKAN PEMBAYARAN EMOLUMEN ATM
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
LAIN-LAIN PERANAN KEMENTERIAN / JABATAN / PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ):
√ √ • MEMASTIKAN PEKERJA
PENYELENGGARAAN GAJI
SERTA LAIN-LAIN DAN KWSP POTONGAN GAJI ANGGOTA AWAM DIBUAT
SECARA BERSISTEMATIK SERTA MEMENUHI ARAHAN
YANG BERKUATKUASA DARI SEMASA KE SEMASA.
• MEMBERI
LATIHAN KEPADA
MENGURUSKAN EMOLUMEN
PEGAWAI
YANG BERKUAT KUASA.
BAGI MENINGKATKAN KEPEKAAN TERHADAP PERATURAN YANG SEDANG √ • MEMASTIKAN PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB MENJALANKAN PEMERIKSAAN TERPERINCI SEBELUM SEBARANG PINDAAN TERHADAP MAKLUMAT EMOLUMEN PEGAWAI DILULUSKAN.
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
LAIN-LAIN PERANAN KEMENTERIAN / JABATAN / PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ):
√ √ • MEWUJUDKAN KOORDINASI ANTARA SEMUA PIHAK YANG TERLIBAT DISEMUA PERINGKAT SUPAYA PERATURAN BERKUAT KUASA DAPAT PENGEMASKINIAN MAKLUMAT DAPAT DIBUAT DARI MASA KE SEMASA.
DIPATUHI & • MENGAMBIL TINDAKAN SURCAJ SELARAS DENGAN SEKSYEN 18, AKTA TATACARA KEWANGAN TERHADAP PEGAWAI YANG MELAKUKAN KESILAPAN/KECUAIAN SEHINGGA MENYEBABKAN LEBIHAN/KURANGAN BAYARAN EMOLUMEN √ • UNIT AUDIT DALAM/UNIT NAZIRAN PERLU MENYEMAK REKOD PERKHIDMATAN SETIAP 6 BULAN SECARA REGULAR KINI.
BAGI MEMASTIKAN IA LENGKAP DAN KEMAS
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
LAIN-LAIN PERANAN KEMENTERIAN / JABATAN / PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ):
√ • MENGELUARKAN SURAT PEWAKILAN KUASA KEPADA PEGAWAI YANG MELULUSKAN BORANG PENYATA PERUBAHAN MENGENAI PEGAWAI (KEW. 8) PENDAPATAN SESEORANG √ • MEMASTIKAN MAKLUMAT PEGAWAI DIKEMAS KINI DALAM HRMIS DAN DISAHKAN KETEPATANNYA.
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
JANM BERTINDAK SEBAGAI PUSAT PERKHIDMATAN GAJI KAKITANGAN UNTUK KERAJAAN PERSEKUTUAN.
SISTEM GAJI BERKOMPUTER DILAKSANAKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN YANG TERDIRI DARIPADA:
a) JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA ADALAH DIPERTANGGUNGJAWABKAN DI DALAM MENYELENGGARA PEMBAYARAN GAJI BAGI ANGGOTA AWAM DI KEMENTERIAN / JABATAN PERSEKUTUAN YANG TIDAK MENGAKAUN SENDIRI (JTMS).
b) JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS) TERDAPAT 11 JMS YANG SENDIRI DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM GAJI BERKOMPUTER YANG SAMA.
MENGENDALIKANNYA
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
SISTEM GAJI BERKOMPUTER DILAKSANAKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN YANG TERDIRI DARIPADA:
b) JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS) • KEMENTERIAN PERTAHANAN MALAYSIA • KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA • KEMENTERIAN DALAM NEGERI • KEMENTERIAN KERJA RAYA • KEMENTERIAN PERTANIAN • KEMENTERIAN PELAJARAN • JABATAN KASTAM DAN EKSAIS DIRAJA MALAYSIA • JABATAN PERDANA MENTERI • KEMENTERIAN PENGANGKUTAN • KEMENTERIAN PENERANGAN KOMUNIKASI & KEBUDAYAAN • KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
FUNGSI PEJABAT PERAKAUNAN PENGURUSAN GAJI & ELAUN: DALAM
1) MERANCANG
ANGGOTA AWAM DAN PERATURAN.
PEMEROSESAN
PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN KEPADA
KERAJAAN
DAN
PERSEKUTUAN SECARA SISTEMATIK SERTA MEMATUHI ARAHAN
2) MEMPROSES
HRPY.
/ MENGUNCIMASUK
BORANG/DOKUMEN INPUT KE DALAM GFMAS-
3) MELAKSANA PROSESAN PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI
BANK MENGIKUT JADUAL.
SISTEM GAJI
BERKOMPUTER UNTUK DISAMPAIKAN KEPADA
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PERANAN & TANGGUNGJAWAB
FUNGSI PEJABAT PERAKAUNAN PENGURUSAN GAJI & ELAUN: DALAM
4) MEMBERI / MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN
POTONGAN GAJI YANG WAJIB DAN LAIN-LAIN.
5) MEMPROSES BAUCAR-BAUCAR
BERASINGAN MELALUI eSPKB DAN MANUAL.
GAJI
6) MEMBERI KHIDMAT NASIHAT MENGENAI
PENGURUSAN EMOLUMEN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
KAEDAH DAN CARA PEMBAYARAN GAJI & ELAUN KAEDAH & CARA PEMBAYARAN GAJI SISTEM GAJI BERKOMPUTER
• PEMBAYARAN
SECARA SISTEMATIK PADA SETIAP BULAN YANG GAJI/ELAUN DIPROSES BERTERUSAN MELALUI GAJI BERKOMPUTER.
SISTEM BAUCAR BAYARAN BERASINGAN
• PEMBAYARAN
MELALUI GAJI/ELAUN PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN MANUAL ATAU eSPKB UNTUK TEMPOH SEMENTARA.
• BERSIFAT
‘ONE-OFF’ ATAU BERUBAH-UBAH / TIDAK TETAP
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
KONSEP DAN CIRI SISTEM GAJI BERKOMPUTER
1. SATU SISTEM UNTUK MENYIMPAN DATA ATAU MAKLUMAT ASAS ANGGOTA KERAJAAN KE DALAM
PENGKALAN DATA (
).
2. SETIAP ANGGOTA KERAJAAN DIKHASKAN SATU
YANG MENGANDUNGI 8 DIGIT DAN AKAN DIGUNAKAN SELAMA BERKHIDMAT DI JABATAN PERSEKUTUAN.
PEGAWAI 3. SETIAP
KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ
MENGIKUT KEPERLUAN DAN KESESUAIAN.
DIBERI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
KONSEP DAN CIRI SISTEM GAJI BERKOMPUTER
4. PUSAT PEMBAYARAN GAJI PERLU MENYEDIAKAN BORANG INPUT BAGI MENGWUJUD / MEMINDA / MEMBATAL UNTUK PENGUJUDAN ATAU PERUBAHAN MAKLUMAT ANGGOTA KERAJAAN.
5. SEMUA MAKLUMAT ANGGOTA KERAJAAN YANG PERLU DIBAYAR GAJI AKAN DIKUNCI MASUK KE DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
KELEBIHAN SISTEM GAJI BERKOMPUTER BERBANDING BAUCAR BAYARAN BERASINGAN
• MEMUDAHKAN
MENGELAKKAN BERLAKU PEMBAYARAN
KALI.
PENGAWALAN BAGI
2
• MEMASTIKAN GAJI DAPAT DIBAYAR SEPERTI PADA TARIKH YANG TELAH DITETAPKAN.
• MENJANA LAPORAN/PENYATA YANG TEPAT DAN KEMASKINI UNTUK DIJADIKAN RUJUKAN OLEH PTJ/JABATAN.
• MEMUDAHKAN
PEMBAYARAN
TAHUNAN/ PELARASAN GAJI/BONUS.
IMBUHAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
KELEBIHAN SISTEM GAJI BERKOMPUTER BERBANDING BAUCAR BAYARAN BERASINGAN
• MAKLUMAT GAJI, ELAUN DAN POTONGAN DALAM DATABASE DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MENCETAK LAPORAN/PENYATA: SENARAI KAKITANGAN KENAIKAN GAJI PENYATA CARUMAN KWSP YG PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN MENERIMA • SATU CEK SAHAJA DIKELUARKAN KEPADA BANK DAN AGENSI (TABUNG HAJI/KWSP/LHDN) KURANGKAN RISIKO JUMLAH CEK HILANG/TIDAK SAMPAI.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
ISTILAH-ISTILAH YANG PEMPROSESAN GAJI:-
• • • • • • • •
PEJABAT PEMBAYAR NOMBOR GAJI FAIL INDUK (MASTER FILE) TARIKH GAJI SLIP GAJI (PAYSLIP) SIJIL GAJI AKHIR (LPC) TERDAPAT PUSAT PEMBAYARAN GAJI (PAY CENTRE) PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN DALAM
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
PEJABAT PEMBAYAR
PEJABAT YANG MEMPROSES BERKOMPUTER DAN MEMBUAT PEMBAYARAN GAJI KEPADA KAKITANGAN KERAJAAN.
SISTEM GAJI TERDIRI DARIPADA CAWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA DAN JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS).
PUSAT PEMBAYARAN GAJI (PAY CENTRE)
KEMENTERIAN/ JABATAN/ PTJ/ PUSAT KOS YANG DIWUJUDKAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER JANM.
KOD INI MEMPUNYAI 4 DIGIT.
CONTOH :-
FILEM NEGARA MALAYSIA : 3302
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
PUSAT PEMBAYARAN GAJI (PAY CENTRE) VS PTJ NOTA : PP – PUSAT PEMBAYARAN (PAY CENTRE); CAW - CAWANGAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
NOMBOR GAJI
NOMBOR YANG DIPERUNTUKAN KEPADA SETIAP PEGAWAI DAN ANGGOTA KERAJAAN PERSEKUTUAN YANG DILANTIK YANG GAJINYA DIBAYAR MELALUI SISTEM.
NOMBOR INI ADALAH UNIK YANG MENGANDUNGI 8 DIGIT DAN DIKEKALKAN TANPA MENGIRA PEJABAT PERAKAUNAN SEPANJANG PERKHIDMATAN DENGAN KERAJAAN PERSEKUTUAN.
FAIL INDUK GAJI
SENARAI PEGAWAI DAN ANGGOTA KERAJAAN YANG SEDIA ADA DALAM SISTEM DAN DISUSUN MENGIKUT PUSAT PEMBAYARAN.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
TARIKH GAJI
TARIKH PEMBAYARAN DIMAKLUMKAN TAHUN.
MELALUI GAJI BULANAN SURAT AKAN PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PADA SETIAP HUJUNG GAJI DAN ELAUN TIDAK BOLEH DIBAYAR SEBELUM 25 HARIBULAN DALAM BULAN GAJI ATAU ELAUN ITU KENA DIBAYAR. PENCEN TIDAK BOLEH DIBAYAR LEBIH AWAL DARI 4 HARI DARIPADA TARIKH PEMBAYARAN GAJI BERKENAAN.
JIKA 25 HARIBULAN DALAM BULAN ITU JATUH PADA HARI JUMAAT, SABTU ATAU AHAD BAYARAN BOLEH DIBUAT OLEH JABATAN PADA HARI KERJA AKHIR SEBELUM HARI JUMAAT.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
TARIKH GAJI
GAJI BULANAN BAGI PEGAWAI-PEGAWAI AWAM BOLEH DIBAYAR TERDAHULU PEMBAYARAN GAJI BERKENAAN.
DALAM BULAN JATUHNYA HARI RAYA PUASA, HARI RAYA HAJI, TAHUN BARU CINA, DEEPAVALI, HARI NATAL, PESTA MENUAI DAN HARI GAWAI JIKA HARI PERAYAAN ITU JATUH SELEPAS 11 HARIBULAN, DARIPADA TARIKH MENGIKUT BUDI PERAYAAN ITU BICARA
(SPP BIL 6/2004).
AKAUNTAN NEGARA BAYARAN BOLEH DILAKSANAKAN TIDAK LEBIH DARIPADA TUJUH HARI SEBELUM TARIKH HARI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
SLIP GAJI (PAY SLIP) *
PENYATA PENDAPATAN DAN POTONGAN BULANAN BAGI KAKITANGAN KERAJAAN.
GAJI
SLIP GAJI AKHIR (LPC) *
PENYATA MENGANDUNGI MAKLUMAT GAJI, ELAUN ELAUN DAN POTONGAN PEGAWAI DAN ANGGOTA KERAJAAN YANG SEDIA ADA DI PEJABAT LAMA.
DIKELUARKAN APABILA BERLAKU PERTUKARAN ATAU KELUAR DARI SISTEM GFMAS-HRPY.
BAYARAN TIDAK BOLEH DIBUAT SEHINGGA SIJIL GAJI AKHIR DISAMPAIKAN OLEH PEJABAT DIMANA BAYARAN TERAKHIR DIBUAT. (AP 104)
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
KONSEP DAN CIRI
PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN *
PENYATA MENGANDUNGI BUTIR PERIBADI, MAKLUMAT GAJI, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN KAKITANGAN DALAM TAHUN SEMASA.
DIKELUARKAN SETAHUN SEKALI DALAM 2 SALINAN SEBELUM BULAN MAC SETIAP TAHUN.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SESI II
SISTEM GAJI BERKOMPUTER
PENGENALAN PERKEMBANGAN TERKINI DALAM SISTEM PENGURUSAN GAJI DI SEKTOR AWAM
PENGENALAN
SEMUA PEJABAT PERAKAUNAN MENGGUNAKAN SISTEM GFMAS – HUMAN RESOURCE PAYROLL (HRPY) MULAI 2006 YANG TELAH DIBANGUNKAN UNTUK MENGGANTIKAN “SISTEM PAY” DIGUNAPAKAI SEJAK TAHUN 1987.
YANG TELAH HRPY ADALAH SEBAHAGIAN DARI MODUL-MODUL DALAM SISTEM GFMAS.
SISTEM GAJI BERKOMPUTER PAYROLL SYSTEM (PAY) 1987 20 TAHUN
GFMAS
HUMAN RESOURCE PAYROLL (HRPY) 2006
SEMUA PEJABAT PERAKAUNAN MENGGUNAKAN SISTEM GFMAS – HUMAN RESOURCE PAYROLL (HRPY) MULAI 2006 YANG TELAH DIBANGUNKAN UNTUK MENGGANTIKAN “SISTEM PAY” YANG TELAH DIGUNAPAKAI SEJAK TAHUN 1987.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER ALIRAN SISTEM PERAKAUNAN TERDAHULU - BAS JAB/PTJ PEJ. PERAKAUNAN AG.HO
JAB/AGENSI DCS DOKUMEN KEWANGAN LAPORAN CAS e-SPKB CEK / RESIT BANK/ AGENSI DRS PENGGUNA DOKUMEN KEWANGAN BAS C I S SLKK SPM AGENSI-AGENSI LAIN PERUBAHAN GAJI PAY SBP (PUKAL) SLAS LAPORAN LAPORAN ILS
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER ALIRAN SISTEM PERAKAUNAN KINI - GFMAS
JAB/PTJ HO&AO JAB/AGENSI
LMS SPBPA e-SPKB AGENSI–AGENSI LAIN MANUAL GFMAS-HO GL, CM, FM Loans & Investment CO/ABC HR (Control Mgmt) G-UMIS G-SMIS G-ALMoS BW BPS GFMAS-AO GL, AP, AR, CM, FM, AM CO/ABC HR/Payroll PENGGUNA AGENSI-AGENSI LAIN MM
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER GFMAS - RESOURCE PAYROLL (HRPY)
• HRPY ADALAH MERUPAKAN INTEGRASI SISTEM YANG LENGKAP BAGI MENYOKONG PERANCANGAN DAN KAWALAN AKTIVITI PERSONEL/KAKITANGAN.
• PADA ASASNYA, HRPY MENTADBIR DATA KAKITANGAN KERAJAAN UNTUK SEMUA JABATAN DAN AGENSI KERAJAAN.
IA MENGURUSKAN MAKLUMAT KAD PENGENALAN, GAJI POKOK DAN LAIN-LAIN.
ASAS KAKITANGAN SEPERTI NAMA, TARIKH LAHIR, NOMBOR • HRPY ADALAH MERUPAKAN INTEGRASI SISTEM YANG LENGKAP BAGI MENYOKONG PERANCANGAN DAN KAWALAN AKTIVITI PERSONEL.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER GFMAS - RESOURCE PAYROLL (HRPY)
• HRPY ADALAH SALAH SATU DARIPADA MODUL-MODUL YANG TERDAPAT DALAM SISTEM GFMAS MELIPUTI: a) FINANCIAL AND CONTROLING (FICO) b) HUMAN RESOURCES PAYROLL (HRPY) c) LOGISTICS (LO) d) NEW DIMENSION PRODUCTS.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER MODUL-MODUL SAP DALAM GFMAS
•
Modul “Customized” G-UMIS (Government Unclaimed Moneys Management Integrated System)
•
G-SMIS (Government Securities Management Integrated System)
•
G-ALMoS (Government Advance & Loans Monitoring System)
•
G-LOANS Government Loans Modul Logistic (LO)
Materials Management (MM) G UMIS G SMIS G ALMoS Modul Financial & Controlling (FICO)
General Ledger (GL)
Accounts Payable (AP)
Accounts Receivable (AR)
Cash Management (CM)
Funds Management (FM)
Controlling (CO)
Activity Based Costing (ABC)
Assets Management (AM)
Treasury Management (TR) Modul Human Resource (HR)
Personnel Admin (PA)
Payroll (PY) SAP S ystems, A pplications and P roducts in Data Processing
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER INTEGRASI MODUL-MODUL GFMAS
• PEMPROSESAN GAJI DILAKSANAKAN DI DALAM HRPY TETAPI PEMBAYARAN GAJI DIPROSES MELALUI MODUL ‘ACCOUNT PAYABLE’ (AP) DI DALAM FICO.
• PEMBAYARAN BALIK PINJAMAN KAKITANGAN SEPERTI PINJAMAN KENDERAAN) KEPADA AGENSI JUGA DIBUAT MELALUI AP.
• HRPY TURUT BERINTEGRASI DENGAN MODUL ‘FUND
MANAGEMENT’
UNTUK POSTING GAJI
(FM)
UNTUK SEMAKAN PERUNTUKAN DAN MODUL ‘CONTROLLING’ (CO) • SEBARANG PENDAHULUAN POTONGAN MELALUI DIKEMASKINI DI G-ALMoS.
DAN PEMBAYARAN PAYROLL AKAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SISTEM GAJI BERKOMPUTER INTEGRASI MODUL-MODUL GFMAS Customized Modules
Bayaran Semula Pendahuluan/ ’Full Settlement-Loan’ Posting
G-SMIS
Bayaran UMA3 Jualan Sekuriti
AR
Penyata Pemungut
LM Loans Management
Bayaran
Accounts Receivable
Posting Penyesuaian bank
CM Cash Management
Baucar Bayaran
TR Treasury
Posting Posting
CO Controlling G-UMIS
Wang tak dituntut Pindahan akaun
GL
Posting Bayaran tuntutan Pindahan akaun Posting Baucar Bayaran
AM Assets Management G-ALMoS
Posting
General Ledger AP
Perbelanjaan Peruntukan Posting Pendahuluan Arahan Potongan Gaji Kutipan pinjaman kakitangan
Accounts Payable
Bayaran kepada Agensi Tertentu Baucar Bayaran
FM Funds Management
Peruntukan Daftar aset/ Nilai aset
HR/PY Human Resource / Payroll
Gaji,elaun dll Peruntukan
MM Material Management
Posting Posting
Human Resources FICO ABC
Posting
Logistic
PROSES GAJI BERKOMPUTER SAP SERVER – HO
NO GAJI MAKLUMAT LPC
PEJ PERAKAUNAN
KUNCI MASUK DATA INDUK – SG20, SG20A & SG12
SISTEM OVERVIEW GFMAS-HRPY M A S T E R D A T A SAP SERVER – AO PROSES GAJI SAP MAIL
POSTING KE FICO & CETAK CEK CETAK LAPORAN & SLIP GAJI PENYEDIAAN DATA UNTUK BANK & AGENSI POTONGAN
BANK & AGENSI POTONGAN
HANTAR/TERIMA DATA 1. BENTUK CD 2. DAIL-UP KE COMM SERVER
WEBMETHOD SERVER - AO
ENCRYPT / DECRYPT DATA 1.
2.
COMM SERVER - AO
UPLOAD DATA DARI AGENSI POTONGAN DOWNLOAD DATA UNTUK BANK DAN AGENSI POTONGAN
PROSES GAJI BERKOMPUTER PEMPROSESAN GAJI BULANAN MENGIKUT BAHAGIAN BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 PROSES KUNCI MASUK DATA PROSES MUAT NAIK ARAHAN POTONGAN PROSES GAJI (REGULAR CYCLE) BAHAGIAN 7 JANA LAIN-LAIN LAPORAN GAJI BAHAGIAN 6 JANA LAPORAN CUKAI/KWSP/ TABUNG HAJI BAHAGIAN 5 MUAT TURUN DATA POTONGAN GAJI BAHAGIAN 4 PROSES GAJI (SEPARATE CYCLE)
PROSES GAJI BERKOMPUTER ‘SEPARATE CYCLE’
KEMASUKAN KAKITANGAN BARU ATAU SELEPAS PERPINDAHAN TARIKH-TARIKH MASUK AKHIR PENGHANTARAN PENYATA PERUBAHAN GAJI (SG20), BAYARAN GAJI MASIH BOLEH DIBUAT DALAM BULAN BERKENAAN IAITU SELEPAS TARIKH PEMBAYARAN GAJI MELALUI PROSES ‘SEPARATE CYCLE’.
PROSES GAJI BERKOMPUTER 14 MAC 2014 (JUMAAT) CONTOH PROSES ‘SEPARATE CYCLE’ 14 APRIL 2014 (ISNIN) 21 APRIL 2014 (ISNIN) 24 APRIL 2014 (KHAMIS) 29-30 APRIL 2014 (SELASA - RABU) TARIKH MULA HANTAR SG20 TARIKH AKHIR HANTAR SG20 TARIKH AKHIR HANTAR SG20 UNTUK SEPARATE CYCLE TARIKH GAJI PROSES GAJI (REGULAR CYCLE) PROSES GAJI (SEPARATE CYCLE) GAJI BULAN APRIL 2014 TARIKH GAJI SEPARATE CYCLE
KATEGORI PROSES GFMAS - HRPY KUNCI MASUK DATA KAKITANGAN PROSES BULANAN KATEGORI PROSES GFMAS-HRPY PROSES TAHUNAN PROSES AD HOC
SESI III
BORANG INPUT DAN DOKUMEN ASAS GAJI
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
JENIS – JENIS BORANG INPUT GAJI: BIL 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
JENIS SG 10 SG11 SG 12 SG 13 SG 20 SG 20A SG 50 NAMA BORANG MENGUJUD/ MEMBATAL/ MEMINDA BUTIRAN PUSAT PEMBAYARAN GAJI MENGUJUD/ MEMBATAL/ MEMINDA BUTIRAN BANK PEMBAYARAN GAJI MENGUJUD/ MEMBATAL/ MEMINDA BUTIRAN NAMA PENERIMA BAYARAN MENGUJUD/ MEMBATAL/ MEMINDA BUTIRAN ELAUN/POTONGAN/ ”PAYEE GROUP” BORANG PERUBAHAN GAJI MENGUJUD/ MEMBATAL/ MEMINDA BUTIRAN SEWA RUMAH KERAJAAN BORANG PELARASAN GAJI (MANSUH)
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
• SG10 BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR BUTIR PUSAT PEMBAYARAN DISEDIA BAGI MENGUJUDKAN, MEMBATALKAN ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT PERAKAUNAN MASING-MASING.
• DISEDIA SEKALI SAHAJA PADA BILA-BILA MASA BILAMANA SESUATU PUSAT PEMBAYAR DIUJUD/DIBATAL KE DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER.
• DISEDIAKAN DALAM 2 SALINAN OLEH PTJ/PUSAT PEMBAYARAN.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SG10
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
SG11 BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR BUTIR BANK PEMBAYARAN GAJI • • BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN, PEMBATALAN ATAU PINDAAN KE ATAS BUTIR-BUTIR BANK PEMBAYARAN GAJI DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT PERAKAUNAN DISEDIAKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SG11
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
SG12 BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR BUTIR NAMA PENERIMA BAYARAN • • BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN, PEMBATALAN ATAU PINDAAN KE ATAS BUTIR-BUTIR NAMA PENERIMA BAYARAN PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT PERAKAUNAN HENDAKLAH DISEDIA SECARA BERASINGAN BAGI SETIAP TUJUAN.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SG12
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
SG13 BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIRAN ELAUN/POTONGAN/ ”PAYEE GROUP” • BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK MENGUJUDKAN, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR ELAUN / POTONGAN / ‘PAYEE GROUP’ KAKITANGAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT PERAKAUNAN MASING-MASING.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SG13
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
SG20A BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIRAN SEWA RUMAH KERAJAAN • • BORANG KAKITANGAN YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN,PEMBATALAN ATAU PINDAAN BUTIR BUTIR RUMAH KERAJAAN YANG DISEWA OLEH KAKITANGAN TERMASUK RUMAH YANG DISEWA OLEH KERAJAAN UNTUK DISEWAKAN KEPADA DISERTAKAN BERSAMA SG20 APABILA POTONGAN SEWA RUMAH KERAJAAN DIMULAKAN/DITAMATKAN.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SG20A
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
• • SG20 BORANG PERUBAHAN GAJI BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMASUKAN BUTIRAN PERIBADI, PENDAPATAN, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN KAKITANGAN BAGI KALI PERTAMA/ BERTUKAR/ BERHENTI YANG MANA GAJINYA DIPROSES DALAM GFMAS-HRPY PERUBAHAN KEPADA BUTIRAN KAKITANGAN SEDIA ADA.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SG20
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
BORANG PERUBAHAN GAJI - SG 20
BORANG SG20 MENGANDUNGI 4 BAHAGIAN :-
BHG 1 MEDAN JENIS MAKLUMAT 1 HINGGA 39 MAKLUMAT PERIBADI 2 3 4 40 HINGGA 43 MAKLUMAT PENDAPATAN KOD : 001 HINGGA 999 – GAJI POKOK TUNGGAKAN 1000 HINGGA 3999 – ELAUN DAN 44 HINGGA 49 MAKLUMAT POTONGAN KOD: 4000 HINGGA 5999 – POTONGAN 6000 HINGGA 6999 – POTONGAN INDIVIDU TECHNICAL WAGETYPE 50 HINGGA 53 MAKLUMAT PENGESAHAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
BORANG PERUBAHAN GAJI - SG 20
BORANG SG20 PERLU DILAMPIRKAN DENGAN DOKUMEN SOKONGAN YANG BERKAITAN SEPERTI BERIKUT: • KEW 8 ASAL YANG LENGKAP • SALINAN PENGESAHAN NOMBOR KWSP • LAMPIRAN PENGIRAAN GAJI • SALINAN • SIJIL GAJI SURAT BANK PEGAWAI AKHIR TAWARAN/PERLANTIKAN/SURAT SETUJU TERIMA/SURAT PENEMPATAN • SALINAN PENGESAHAN NAMA, ALAMAT DAN NO. AKAUN ASAL DARI PEJABAT LAMA (PERTUKARAN)
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
BORANG PELARASAN GAJI - SG 50
BORANG SG50 DIGUNAKAN MENGAMBILKIRA DATA URUSNIAGA GAJI DAN ELAUN YANG DIBAYAR MELALUI BAUCAR BAYARAN KEW.304 SECARA BERASINGAN DAN TIDAK MELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER OLEH PEJABAT PERAKAUNAN WALAUPUN GAJI BULANANNYA DIBAYAR ATAU GAJI BERKOMPUTER.
AKAN DIBAYAR OLEH PUSAT PEMBAYARAN YANG MEMPROSES GAJI MELALUI SISTEM BORANG SG50 KINI TIDAK LAGI DIGUNAKAN SETELAH WUJUDNYA SUBMODUL PENDAPATAN BERCUKAI DI DALAM eSPKB DENGAN MENGUNCI MASUK MEDAN NOMBOR GAJI.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
BORANG PELARASAN GAJI - SG 50
PEJABAT PERAKAUNAN AKAN MELARIKAN PROGRAM AUTO PICK-UP (ZRPY049) BAGI : a) MENAWAN DATA URUSNIAGA GAJI YANG DIBAYAR MELALUI BAUCAR BAYARAN KEW.304
SECARA BERASINGAN b) MENAWAN DATA BAYARAN BALIK GAJI YANG TERLEBIH DIBAYAR YANG MANA DOKUMEN ASALNYA ADALAH PENYATA PEMUNGUT KEW 305.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
AUTO PICK-UP (ZRPY049)
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
PENYATA PERUBAHAN MENGENAI PENDAPATAN SESEORANG PEGAWAI – KEW.8
DOKUMEN UTAMA EMOLUMEN DIBUAT.
YANG DIKELUARKAN SEBAGAI ARAHAN UNTUK MEMBENARKAN SESUATU PEMBAYARAN SEMUA PERUBAHAN BORANG INI.
MENGENAI PENDAPATAN SESEORANG PEGAWAI HENDAKLAH DINYATAKAN DALAM PERUBAHAN TERSEBUT MELIPUTI : a) JAWATAN BERPENCEN, – PERTUKARAN….
LANTIKAN MEMANGKU, BARU, NAIK PENGESAHAN, PANGKAT,
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
PENYATA PERUBAHAN MENGENAI PENDAPATAN SESEORANG PEGAWAI – KEW.8
PERUBAHAN TERSEBUT MELIPUTI : b) CUTI – MELIBATKAN PERUBAHAN GAJI SEPERTI SEPARUH GAJI, TANPA GAJI & CUTI SAKIT SEPARUH / TANPA GAJI.
c) ELAUN – MELIBATKAN SEMUA JENIS ELAUN d) BERSARA c) GAJI – MELIBATKAN KENAIKAN, TAHAN, TANGGUH ATAU TURUN GAJI.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BORANG INPUT / DOKUMEN ASAS GAJI
PENYATA PERUBAHAN MENGENAI PENDAPATAN SESEORANG PEGAWAI – KEW.8
TIADA SEBARANG PINDAAN DIBENARKAN DIBUAT KE ATAS PENYATA INI.
SEBARANG PERUBAHAN PERLU DINYATAKAN DENGAN JELAS BERKAITAN TEMPOH ATAU TARIKH PEMBAYARAN YANG LAYAK.
PENYATA INI HENDAKLAH DISAHKAN ATAU DILULUSKAN DENGAN SEMPURNA OLEH PEGAWAI YANG DIBERI KUASA.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SESI IV
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
TAKSIRAN PENDAPATAN PENGGAJIAN
a) PENDAPATAN ATAU SESEORANG SEBALIKNYA) YANG PEKERJA DARIPADA PENGGAJIAN TERMASUK UPAH, GAJI, SARAAN, GAJI CUTI, BAYARAN KOMISEN, BONUS, GANJARAN, PENAMBAHAN ATAU ELAUN (SAMA ADA SAMA DALAM BENTUK WANG BERKAITAN DENGAN MEMPUNYAI ATAU MENJALANKAN PENGGAJIAN.
b) PENDAPATAN PENGGAJIAN JUGA MELIPUTI SEMUA BENTUK SARAAN TERMASUK ELAUN, MISALNYA ELAUN PERUMAHAN, ELAUN PERJALANAN, ELAUN KERAIAN, ADALAH DIKIRA SEBAGAI PENDAPATAN KASAR JIKA DAPAT DITUNJUKKAN BAHAWA ELAUN-ELAUN TERSEBUT TERBIT DARIPADA MEMPUNYAI ATAU MENJALANKAN PENGGAJIAN.
c) WALAU BAGAIMANAPUN BAGI KAKITANGAN KERAJAAN SEBAHAGIAN ELAUN-ELAUN ADALAH DIANGGAP DIBELANJAKAN SEPENUHNYA DAN DIKECUALIKAN CUKAI.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
KATEGORI PENDAPATAN PENDAPATAN KEKAL PENDAPATAN SEMENTARA
• GAJI
DAN DIBAYAR ELAUN YANG SEBULAN KEPADA KAKITANGAN LEBIH DARIPADA SECARA BERTERUSAN ARAHAN DIBUAT.
SEHINGGA PEMBERHENTIAN
•
CONTOH : IMBUHAN TETAP GAJI POKOK,
• GAJI DAN ELAUN SEMENTARA
YANG DIBAYAR BAGI BULAN PEMBAYARAN GAJI BERKENAAN AKAN DIGUGURKAN SECARA AUTOMATIK BERIKUTNYA.
SAHAJA DALAM DAN BULAN
•
CONTOH TUNGGAKAN : BONUS;
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
GAJI POKOK
PENDAPATAN DAN POTONGAN
IMBUHAN TETAP * JENIS – JENIS PENDAPATAN BAYARAN INSENTIF * LAIN-LAIN ELAUN/BAYARAN* BAYARAN BALIK PERBELANJAAN & TANGGUNGJAWAB * SUMBER RUJUKAN : http://www.eghrmis.gov.my
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
CONTOH JENIS – JENIS PENDAPATAN DAN ELAUN:
a) GAJI POKOK MATA GAJI DALAM STRUKTUR GAJI SISTEM SARAAN MALAYSIA (SSM) YANG BERKUATKUASA DAN DIAMBIL KIRA UNTUK FAEDAH PENCEN b) IMBUHAN TETAP • IMBUHAN TETAP KHIDMAT AWAM (ITKA) • IMBUHAN TETAP PERUMAHAN (ITP) • IMBUHAN TETAP KERAIAN • IMBUHAN TETAP JAWATAN KHAS / GRED KHAS
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
CONTOH JENIS – JENIS PENDAPATAN DAN ELAUN:
c) BAYARAN INSENTIF • BAYARAN INSENTIF WILAYAH • BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) • BAYARAN INSENTIF PERKHIDMATAN KRITIKAL d) LAIN-LAIN ELAUN / BAYARAN • ELAUN PERINTAH AM BAB ‘B’ • ELAUN LEBIH MASA • ELAUN PENANGGUNGAN KERJA • ELAUN PEMANGKUAN KERJA • ELAUN GANGGUAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
CONTOH JENIS – JENIS PENDAPATAN DAN ELAUN:
e) BAYARAN BALIK TANGGUNGJAWAB PERBELANJAAN & • BAYARAN BALIK PASPORT / DOKUMEN PERJALANAN • BAYARAN TAMBANG PERJALANAN SELEPAS LANTIKAN PERTAMA ELAUN DAN IMBUHAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM BERDASARKAN PERINTAN AM BAB B MERUPAKAN SATU KEISTIMEWAAN DAN BUKAN BERSIFAT KEKAL YANG PATUT DIBAYAR KEPADA PEGAWAI BERKELAYAKAN BERDASARKAN SYARAT DAN KADAR YANG DITETAPKAN .
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
• •
PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN
MENUNJUKKAN JUMLAH PENDAPATAN MENGIKUT KATEGORI BAGI TEMPOH SEPANJANG TAHUN KEWANGAN KAKITANGAN.
YANG DITERIMA SESEORANG MAKLUMAT YANG TERKANDUNG ADALAH SEPERTI BERIKUT: a) BAHAGIAN A – MAKLUMAT PERIBADI, JABATAN & PTJ, PUSAT PEMBAYARAN, JAWATAN & RUMAH SEWA KERAJAAN.
b) BAHAGIAN B – NOMBOR RUJUKAN FAIL MAJIKAN, CUKAI PENDAPATAN, KAD PENGENALAN, NOMBOR GAJI, KWSP & TARAF PERKAHWINAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
• •
PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN
MAKLUMAT YANG TERKANDUNG ADALAH SEPERTI BERIKUT: c) BAHAGIAN PENGGAJIAN C – – MAKLUMAT GAJI, IMBUHAN PENDAPATAN TAHUNAN, BAYARAN/ELAUN-ELAUN LAIN, POTONGAN CUKAI PENDAPATAN, CARUMAN KWSP d) BAHAGIAN D – TUNGGAKAN GAJI TAHUN LEPAS e) BAHAGIAN E – ELAUN & KEMUDAHAN YANG TIDAK DIKENAKAN CUKAI.
MAKLUMAT YANG TERKANDUNG DALAM PENYATA TERSEBUT TIDAKLAH MUKTAMAD DAN MENJADI TANGGUNGJAWAB UNTUK MELAPORAKAN KESELURUHAN PENDAPATAN SEBENAR.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
KATEGORI POTONGAN POTONGAN KEKAL
• POTONGAN
DARIPADA KAKITANGAN LEBIH DARIPADA SEBULAN SECARA BERTERUSAN YANG DIBUAT SEHINGGA ARAHAN DIBUAT.
PEMBERHENTIAN
•
CONTOH : PENDAPATAN, EPF CUKAI POTONGAN SEMENTARA
• POTONGAN
BULAN YANG DIBUAT DARIPADA KAKITANGAN BAGI PEMBAYARAN GAJI BERKENAAN AUTOMATIK SAHAJA DAN AKAN DIGUGURKAN SECARA DALAM BULAN BERIKUTNYA.
•
CONTOH :- GAJI TERLEBIH BAYAR
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
POTONGAN WAJIB
PENDAPATAN DAN POTONGAN
POTONGAN KEMUDAHAN PERINTAH MAHKAMAH JENIS – JENIS POTONGAN BAYARAN KEPADA KERAJAAN POTONGAN PELBAGAI SIMPANAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
CONTOH JENIS – JENIS POTONGAN:
a) b) POTONGAN WAJIB / BERKANUN POTONGAN YANG DIKEHENDAKI OLEH UNDANG UNDANG. CONTOH SEPERTI: • EPF - KWSP • CUKAI PENDAPATAN BERJADUAL – LHDN / POTONGAN CUKAI POTONGAN KEMUDAHAN POTONGAN YANG DIKEHENDAKI PERKHIDMATAN. CONTOH SEPERTI: PERATURAN • ANSURAN PINJAMAN PERUMAHAN / KENDERAAN / KOMPUTER • PENDAHULUAN DIRI • SEWA RUMAH / PERABOT KERAJAAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
CONTOH JENIS – JENIS POTONGAN:
c) BAYARAN KEPADA KERAJAAN POTONGAN YANG DIKEHENDAKI OLEH KERAJAAN.
CONTOH SEPERTI: • BAYARAN CAJ HOSPITAL • DENDA PEGAWAI AWAM d) PERINTAH MAHKAMAH POTONGAN YANG DIKEHENDAKI ATAS PERINTAH MAHKAMAH. CONTOH SEPERTI: • BAYARAN NAFKAH
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
CONTOH JENIS – JENIS POTONGAN:
e) SIMPANAN SIMPANAN DALAM KUMPULANWANG ATAU TABUNG YANG DITUBUHKAN OLEH KERAJAAN / BADAN BERKANUN: • TABUNG HAJI • AMANAH SAHAM BUMIPUTERA / NASIONAL f) POTONGAN PELBAGAI LAIN-LAIN POTONGAN YANG DIBUAT ATAS PILIHAN KAKITANGAN • ANGKASA • ZAKAT / BAITULMAL / YPEIM • KELAB
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PENGETAHUAN ASAS DALAM PEGURUSAN PEMBAYARAN EMOLUMEN PENETAPAN GAJI PERMULAAN PEGAWAI PENETAPAN GAJI PEGAWAI YANG DINAIKKAN PANGKAT BAYARAN ELAUN DAN IMBUHAN TETAP PEMBERHENTIAN EMOLUMEN BAGI PEGAWAI YANG MELETAK JAWATAN / MENINGGAL DUNIA / BERSARA PEMBERHENTIAN/ PEMOTONGAN EMOLUMEN TERHADAP KES TINDAKAN TATATERTIB BAYARAN ANJAKAN GAJI PELARASAN EMOLUMEN BAGI PEGAWAI YANG BERCUTI SEPARUH GAJI/ TANPA GAJI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PRINSIP DAN KRITERIA PEMBERIAN ELAUN PRINSIP TIDAK SEJAGAT
(NON UNIVERSAL),
TIDAK KEKAL
(NON PERMANENT)
TIDAK BIASA
(NON-REGULAR)
KESAKSAMAAN KRITERIA KEPAKARAN KEMAHIRAN KEPENTINGAN SESUATU PERKHIDMATAN BAYARAN BALIK PERBELANJAAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PERATURAN BERHUBUNG DENGAN BAYARAN EMOLUMEN JENIS BAYARAN PENETAPAN GAJI BULANAN BAYARAN ANJAKAN GAJI RUJUKAN PERATURAN PERKARA PENTING PERINTAH AM 23 & 24 - BAB A PP BIL 4/2002 PP BIL 5/2002 SPP BIL 5/2005
• • • • • •
KUASA SURUHANJAYA PERKHIDMTAN AWAM (SPA) TANGGA GAJI DITETAPKAN SPA MELALUI SURAT TAWARAN .
PEGAWAI YANG MENCAPAI ARAS IV – LAYAK DIPERTIMBANGKAN.
PEGAWAI LANTIKAN PERTAMA & SAH JAWATAN – LAYAK DIPERTIMBANGKAN TAHUN LANTIKAN SELEPAS DISOKONG DENGAN KELULUSAN KETUA JABATAN 3 SURAT PENTEPAN MELINTANG SETERUSNYA TANGGA KE GAJI TANGGA – GAJI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PERATURAN BERHUBUNG DENGAN BAYARAN EMOLUMEN JENIS BAYARAN PENETAPAN GAJI PEGAWAI YANG DINAIKKAN PANGKAT MEMBUAT PELARASAN / MEMBERHENTIKAN BAYARAN EMOLUMEN BAGI PEGAWAI YANG BERCUTI SEPARUH GAJI / TANPA GAJI RUJUKAN PERATURAN PP BIL 14/2007 SPP BIL 9/2008 SPP BIL 5/2002 PP BIL 5/2007 PERINTAH AM BAB C ( CUTI ) PERKARA PENTING
• •
KENAIKAN DIMAKLUMKAN DALAM PENYIARAN KENAIKAN PANGKAT – DINYATAKAN TARIKH KUATKUASA SAMA ADA PADA MANA-MANA TARIKH YANG DITETAPKAN DIKEBELAKANGKAN OLEH KENAIKAN PANGKAT PANGKAT SURAT LEMBAGA KEBENARAN DISOKONG KELULUSAN DOKUMEN BERKAITAN (SURAT KELULUSAN JPA-TUJUAN TAWARAN BELAJAR); CUTI DENGAN BERCUTI SOKONGAN BELAJAR; UNIVERSITI SURAT PENGESAHAN LEMBAGA PERUBATAN) HENDAKLAH SURAT DAN YANG SURAT (CUTI
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PERATURAN BERHUBUNG DENGAN BAYARAN EMOLUMEN JENIS BAYARAN MEMBERHENTIKAN BAYARAN EMOLUMEN BAGI PEGAWAI YANG MELETAK JAWATAN / MENINGGAL DUNIA / BERSARA MEMBERHENTIKAN / PEMOTONGAN EMOLUMEN TERHADAP KES TINDAKAN TATATERTIB RUJUKAN PERATURAN PERKARA PENTING PERINTAH AM BAB A – SPP BIL 4/2008 – SPP BIL 6/2008 PERATURAN – PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN & TATATERTIB) 1993
• • • • •
LETAK JAWATAN BERHENTI KERJA MENINGGAL MENERIMA DOKUMEN DUNIA – – BAYARAN SOKONGAN NOTIS LAYAK SIJIL KEMATIAN PERSARAAN WAJIB / PILIHAN GAJI SEHINGGA TARIKH KEMATIAN – ADALAH BENTUK HUKUMAN – AMARFAN, DENDA, LUCUT HAK EMOLUMEN, TANGGUH PERGERAKAN BUANG KERJA GAJI, TURUN GAJI, TURUN PANGKAT DAN PEGAWAI DI TAHAN KERJA – LAYAK MENERIMA TIDAK KURANG ½ EMOLUMEN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENDAPATAN DAN POTONGAN
PERATURAN BERHUBUNG DENGAN BAYARAN EMOLUMEN JENIS BAYARAN IMBUHAN TETAP KERAIAN RUJUKAN PERATURAN PP BIL 4/1996 PP BIL 8/2000 PP BIL 4/2002 PP BIL 5/2002 PERKARA PENTING
• •
UNTUK KUMP.
PEGAWAI KUMP.
PENGURUSAN TERTINGGI SERTA PENGURUSAN & PROFESIONAL KADAR ITK – ANTARA RM400 HINGGA RM5,300 SEBULAN IMBUHAN TETAP PERUMAHAN / ELAUN PERUMAHAN WILAYAH PP BIL 6/1994 PP BIL 8/2000 PP BIL 6/2001 PP BIL 11/2001 - EPW PP BIL 4/2002 - EPW PP BIL 4/2004 PP BIL 11/2006 PP BIL 16/2007
• • •
KADAR ANTARA RM180 HINGGA RM2,500 SEBULAN PEG BERTUKAR WILAYAH LAYAK DIBERI EPW DAN TIDAK LAYAK DIBERI ITP KADAR EPW ADALAH BERBEZA MENGIKUT KUMPULAN DAN TEMPAT BERKHIDMAT
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
LAPORAN – LAPORAN GAJI
JENIS – JENIS LAPORAN GAJI:
KOD LEGACY R1 R2 R3 R4 R5 R7 R9 R10 KOD GFMAS ZRCC009 NAMA LAPORAN BORANG PERMINTAAN (KEW 44) BAUCAR BAYARAN GAJI SIJIL PENERIMAAN & PEMBAYARAN GAJI RPCEDTL0 SLIP GAJI (PAYSLIP) ZRPY064 ZRPY028 ZRPY021 ZRPY043 SENARAI PEKERJA-PEKERJA DIBAYAR GAJI SENARAI POTONGAN (SEWA RUMAH & KUMPULAN PENERIMA BAYARAN) SENARAI POTONGAN (LAIN-LAIN) SENARAI EDIT
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
LAPORAN – LAPORAN GAJI
JENIS – JENIS LAPORAN GAJI:
KOD LEGACY R21 KOD GFMAS ZRPY028 NAMA LAPORAN SENARAI SEWA RUMAH KERAJAAN R22 ZRPY047 SENARAI POTONGAN KWSP R23 R55 R56 R2 R82 R28 ZRPY046 ZRPY025 ZRPY024 ZRPY033 ZRPY061 ZRPY049 SENARAI POTONGAN CUKAI PENDAPATAN BAUCAR JURNAL BAUCAR BAYARAN GAJI SENARAI INDUK GAJI (MASTER LISTING) PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN SIJIL GAJI AKHIR (LPC) BANK SUMMARY TOTAL LAPORAN AUTO PICK-UP
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
LAPORAN – LAPORAN GAJI
JENIS – JENIS LAPORAN GAJI: KOD LEGACY KOD GFMAS NAMA LAPORAN R2 R82 R28 ZRPY025 ZRPY024 ZRPY033 ZRPY019 ZRPY020 PAYROLL MASTER LISTING PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN SIJIL GAJI AKHIR (LPC) SENARAI RINGKASAN BANK SENARAI BANK KREDIT LAMPIRAN PENGHANTARAN BANK SENARAI POTONGAN YANG TIDAK DIAMBILKIRA PENERIMA LAPORAN PTJ PP AGENSI √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
LAPORAN – LAPORAN GAJI
JENIS – JENIS LAPORAN GAJI: KOD LEGACY KOD GFMAS NAMA LAPORAN ZRPY023 ZRPY049 ZPPY060 ZRPY061 ZRPY069 LAPORAN RINGKASAN GAJI LAPORAN AUTO PICK-UP LAPORAN TABUNG HAJI BANK SUMMARY TOTAL SENARAI PEKERJA DENGAN POTONGAN BULANAN MELEBIHI 60% DARIPADA PENDAPATAN PENERIMA LAPORAN PTJ PP AGENSI √ √ √ √ √
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
LAPORAN – LAPORAN GAJI
• • • • • R2 / ZRPY025 – SENARAI INDUK GAJI (PAYROLL MASTER LISTING) MENGANDUNGI SEMUA DATA MAKLUMAT KAKITANGAN MENGIKUT PUSAT PEMBAYAR.
SEBAGAI DOKUMEN RUJUKAN BAGI PEMBAYARAN GAJI BULANAN SECARA KESELURUHAN.
MENYENARAIKAN SEMUA PENDAPATAN DAN POTONGAN PEGAWAI PADA BULAN YANG BERKENAAN.
JUMLAH GAJI BERSIH DAN PERATUS POTONGAN DINYATAKAN.
LAPORAN INI PERLU DISEMAK BAGI MEMASTIKAN KETEPATAN URUSNIAGA DAN DIHANTAR SEMULA KE PEJABAT PERAKAUNAN SELEPAS DISAHKAN.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BENGKEL 1
PEMAHAMAN LAPORAN-LAPORAN GAJI
SESI VI
PROSES PEMBAYARAN GAJI : BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
• PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI BAUCAR BAYARAN BOLEH DIBUAT MELALUI MANUAL ATAU eSPKB. CONTOH BAYARAN: • GAJI BERDASARKAN KADAR GAJI HARIAN • ELAUN LEBIH MASA • ELAUN MEMANGKU / MENANGGUNG KERJA • BAYARAN PENCERAMAH/ PENGAWAS PEPERIKSAAN / PENGGUBAL SOALAN • ELAUN PAKAIAN PANAS / ISTIADAT • ANUGERAH KHIDMAT CEMERLANG • SAGUHATI / HONORIUM • BAUCAR BAYARAN KAKITANGAN AWAM.
eSPKB DISEDIAKAN MELALUI SUBMODUL PENDAPATAN BERCUKAI ATAU GAJI SELAIN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
MODUL DAFTAR BAYARAN eSPKB – PENDAPATAN BERCUKAI
PENGURUSAN GAJI BERKOMPUTER
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
MODUL BAUCAR BAYARAN eSPKB – GAJI SELAIN KAKITANGAN AWAM
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
• MULAI JUN 2007 PENGGUNAAN BAUCAR BAYARAN BERASINGAN BAGI PEMBAYARAN GAJI KAKITANGAN BARU / BERTUKAR ADALAH TIDAK DIBENARKAN DENGAN PELAKSANAAN PROSESAN GAJI SECARA ‘SEPARATE CYCLE’ DIDALAM SISTEM GFMAS-HRPY. – (
RUJUKAN : ANM(OC)07/1 JLD.3(22) BERTARIKH 23 MEI 2007)
• BAUCAR BAYARAN ADALAH DOKUMEN PENTING YANG PERLU DISEMAK BAGI PERBENDAHARAAN 99 (a).
MEMASTIKAN SESUATU PEMBAYARAN DILAKUKAN MEMPUNYAI DOKUMEN YANG LENGKAP BAGI SESUATU BEKALAN / PERKHIDMATAN / KERJA SEPERTI YANG DINYATAKAN DI DALAM ARAHAN
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
ARAHAN PERBENDAHARAAN – 99
i.
ii.
BAUCER DISOKONG DENGAN BUTIR-BUTIR PENUH NAMA PEGAWAI TIDAK BOLEH PENERIMA BAYARAN KECUALI GAJI, TUNTUTAN SENDIRI PINJAMAN, PENDAHULUAN DAN iii. BAUCER KECIL (KEW 50) DIGUNAKAN UNTUK TUNTUTAN GANTI BAYARAN YANG DIBUAT DENGAN/TANPA RESIT.
iv. PERAKUAN BAHAWA KERJA/PERKHIDMATAN DILAKSANAKAN DENGAN SEPATUTNYA TELAH v.
BAUCER TIDAK BOLEH DIBUAT ATAS NAMA LEBIH DARI SATU ORANG/FIRMA.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
• • • • •
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
PROSEDUR PENGURUSAN BAUCAR BAYARAN
TATACARA PEMBAYARAN DILAKUKAN DENGAN BETUL, TEPAT DAN CEPAT.
SEMUA BIL/INVOIS DIBAYAR DALAM TEMPOH 14 HARI DARI TARIKH BIL/INVOIS DITERIMA.
BAUCAR BAYARAN DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG DIBERI KUASA.
BAUCAR BAYARAN MESTI DISOKONG DOKUMEN SOKONGAN YANG LENGKAP.
DENGAN BAUCAR BAYARAN DICETAK DAN DIFAILKAN SEBAIK SAHAJA PERAKUAN 2 (STATUS 3 MENGIKUT SISTEM eSPKB) OLEH PEGAWAI.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
• • • • •
BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN
PROSEDUR PENGURUSAN BAUCAR BAYARAN
BAUCAR BAYARAN DIFAILKAN SECARA TERATUR MENGIKUT NOMBOR RUJUKAN/SIRI.
BAUCAR DIFAILKAN.
BAYARAN YANG DIBATALKAN TURUT SEMUA BAUCAR BAYARAN DAN DOKUMEN SOKONGAN DICOP DENGAN PERKATAAN ‘TELAH DIBAYAR’.
AMAUN BAYARAN ADALAH TEPAT DAN PEMBAYARAN DUA KALI TIDAK DIBUAT.
PEMBAYARAN DIBUAT DIBAWAH KOD OBJEK LANJUT YANG TEPAT.
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN
NPD KEW 8 LAIN-LAIN DOKUMEN
HANTAR
PEJABAT PEMBAYAR 2
HANTAR
1
REKOD
BAUCER BAYARAN eSPKB 3
CETAK
PENGGUNA eSPKB
• SEMAK & SEDIA • SEMAK & PERAKUAN I • SEMAK & PERAKUAN II
BAUCER BAYARAN + NPD KEW 8 LAIN-LAIN DOKUMEN 4 PROSES BAYARAN STATUS BAYARAN eSPKB 5 COP TELAH DIBAYAR PENERIMA BAYARAN NOTIFIKASI BAYARAN 6
SIMPAN
FAIL
*NPD :- Notis Pergerakan Dokumen SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
SESI IV
ISU DAN MASALAH GAJI
ISU DAN MASALAH
ISU DAN MASALAH YANG SERINGKALI DIBANGKITKAN DARI PENEMUAN AUDIT:
1.
• • • • LEBIHAN DAN KURANGAN BAYARAN EMOLUMEN KESILAPAN DALAM PENGIRAAN GAJI DAN ELAUN – KESILAPAN PENETAPAN GAJI PERMULAAN DAN KADAR KELAYAKAN GAJI / ELAUN KELEWATAN MEMBERHENTIKAN / MEMBUAT PELARASAN GAJI DAN ELAUN KETIKA MENGAMBIL PEGAWAI GAJI/BERCUTI TANPA GAJI / MENINGAL DUNIA / BERSARA / LETAK JAWATAN / DIKENAKAN TINDAKAN BERCUTI UNTUK SEPARUH TINDAKAN TATATERTIB / BERTUKAR / TINDAKAN DAN KEPUTUSAN TATATERTIB LEWAT DIAMBIL OLEH BAHAGIAN BERKENAAN / KESILAPAN DALAM PENYEDIAAN BORANG KEW. 8
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
ISU DAN MASALAH
ISU DAN MASALAH YANG SERINGKALI DIBANGKITKAN DARI PENEMUAN AUDIT:
1.
2.
• • • LEBIHAN DAN KURANGAN BAYARAN EMOLUMEN BAYARAN COLA, ITP, EPW MASIH DIBUAT KEPADA PEGAWAI YANG MENDUDUKI KUARTERS KERAJAAN BAYARAN COLA DIBUAT KEPADA PEGAWAI YANG MENERIMA BIW DAN MEMANGKU JAWATAN GRED JUSA KUTIPAN BALIK LEBIHAN TIDAK DIBUAT MELALUI POTONGAN EMOLUMEN • FAIL PERIBADI DAN REKOD PERKHIDMATAN TIDAK DISELENGGARA DENGAN LENGKAP DAN KEMAS KINI.
SEBAB - NISBAH PEGAWAI MENYELENGGARAKAN FAIL BERBANDING BILANGAN FAIL YANG DIKENDALIKAN TIDAK SEPADAN DAN SEIMBANG
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
ISU DAN MASALAH
ISU DAN MASALAH YANG SERINGKALI DIBANGKITKAN DARI PENEMUAN AUDIT:
3.
4.
SURAT PERWAKILAN KUASA TIDAK DIKELUARKAN KEPADA PEGAWAI YANG MENANDATANGANI BORANG KEW. 8 • PENDAPATAN BERSIH ADALAH KURANG 40% DARIPADA EMOLUMEN POTONGAN TIDAK BOLEH MELEBIHI 60% DARI EMOLUMEN BULANAN (PP BIL 7/1993)
SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN
PENGHARGAAN
TERIMA KASIH !
ATAS TUMPUAN DAN KERJASAMA YANG ANDA BERIKAN SEPANJANG KURSUS INI.
Anda ada masalah? Sila hubungi
MARIATON BINTI OMAR
KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN Bahagian Akaun Tel:- 03- 88713227 [email protected]
KONSEP DAN CIRI
INFOTYPE MEWAKILI SECARA SPESIFIK FOLDER DATA KAKITANGAN.
(IT:0002) PERSONAL DATA (IT:0006) ADDRESS PERSONAL IDS (IT:0185) KAKITANGAN (IT:0007) WORKING TIME BASIC PAY (IT:0008) EPF (IT:0196)
IT0000 IT0001 IT0002 IT0077 IT0041 IT0006 IT0007 IT0185
IT0008 IT0009 IT0014 IT0015 IT2010
IT0196 IT0198 SG50 IT0198 (/438)
NOMBOR GAJI NOMBOR PUSAT PEMBAYARAN
PENAMBAHBAIKAN MODUL BAUCAR BAYARAN LAIN-LAIN
Penambahbaikan apabila Modul Perubahan Gaji (SG20) dibangunkan di eSPKB melibatkan Modul Baucar Selain Bayaran–Lain-lain/Dengan Kakitangan Invois Awam/Panjar Tanpa PT/Tuntutan Perjalanan/Pendapatan Bercukai/Gaji Wang Runcit/Apungan Panjar.
Penambahbaikan ialah dengan menambah butang Senarai No.KP di medan No. Kad Pengenalan pada skrin Modul Baucar Bayaran Lain-Lain.
111
PENAMBAHBAIKAN MODUL BAUCAR BAYARAN (SAMB.)
Butang Senarai No KP
112
PENAMBAHBAIKAN MODUL BAUCAR BAYARAN (SAMB.)
Maklumat penerima bayaran seperti Nama Penerima, Kod Bank, No. Kad Pengenalan/Akaun bank dan Alamat /Nama Bank akan dikemaskini apabila Nombor Gaji dipilih.
113