Transcript Deel 6 Beheer van de BIV

Deel 6 Beheer van de BIV-functie
1
2
Onderwerpen
• Organisatie van de BIV-functie (21).
Afhankelijk van de vorm van de organisatie
moet het beheer van de BIV ingericht worden
en aangepast aan gewijzigde omstandigheden.
• Vastleggen van de BIV (22). Welk doel en
vorm zou “het handboek ao/ic” moeten
hebben om het beheer effectief te
ondersteunen?
3
Organisatie van de BIV-functie (21):
1. Aspecten van BIV-beheer
2. BIV groeit met de organisatie mee!
3. Invloed van corporate governance codes
4. Objecten van BIV-beheer
5. BIV-beheer: niet alleen betrouwbaarheid maar
ook efficiëntie!
6. Relevantietypologie: praktisch hulpmiddel
voor BIV-beheer.
4
1. Aspecten van BIV-beheer
• Uitvoerende taken om het bestuurlijk
informatieverzorgingssysteem te laten
functioneren.
• Controleren of voorschriften en regels door
organisatieleden worden nageleefd.
• Evalueren of het bestaande biv-systeem nog
steeds effectief is dan wel moet worden
aangepast.
5
6
Toepassingsvraag 1
• Welke van de genoemde beheertaken vallen
bij COSO onder de control activities en welke
onder monitoring?
7
2.BIV-beheer groeit met de
organisatie mee!
• Organisatie van beperkte omvang: hoofd
administratie & externe accountant
• Organisatie groeit: controllersfunctie
• Verdere groei: financieel directeur
• Laatste stap: verbijzondering controle functie in
een IAD.
8
9
11
Toepassingsvraag 2
• Welk mogelijk conflict ligt in de uitoefening
van de controllersfunctie besloten, gelet op de
betrouwbaarheid van de informatie?
12
3.Invloed van corporate governance
codes op BIV-beheer
• Codes stellen eisen aan de kwaliteit en vorm
van de interne beheersing:
- Code Tabaksblat
- Sarbanes- Oxley wet
13
14
Code Tabaksblat
Ten aanzien van financiële verslaggevingrisico’s
verklaart het bestuur in het jaarverslag dat de
interne risicobeheersings- en controlesystemen
een redelijke mate van zekerheid geven dat de
financiële verslaggeving geen onjuistheden van
materieel belang bevat en dat de
risicobeheersings- en controlesystemen in het
verslagjaar naar behoren hebben gewerkt. Het
bestuur geeft hiervan een duidelijke
onderbouwing.
15
Toepassingsvraag 3
• Welke verantwoordelijkheid heeft de CFO ten
opzichte van de betrouwbaarheid van
informatie onder de Nederlandse corporate
governance code?
• Wat is de verantwoordelijkheid van de CEO in
dit opzicht?
16
Sarbanes Oxeley wet
302 verklaring: CEO & CFO verklaren dat de
inhoud van de kwartaal rapportages
betrouwbaar is.
404 verklaring: CEO & CFO verklaren jaarlijks
dat het BIV-systeem dat betrekking heeft op
de jaarrekening gedurende het jaar
betrouwbaar heeft gefunctioneerd onder hun
verantwoordelijkheid.
17
18
Toepassingsvraag 4
• Wat is een groot verschil tussen de
Nederlandse code en de Amerikaanse code
wanneer je let op de gevolgen van het
overtreden van de code door bestuurders?
19
20
Three lines of defense
21
4. Objecten van BIV-beheer
Het beheer richt zich op de onderdelen van het
biv-systeem, bijvoorbeeld:
• Stelsel van interne controlemaatregelen
• Managementinformatie
• Geautomatiseerde systemen etc.
22
Relevante vragen t.a.v. beheerobjecten
• Wat zijn de uitvoerende activiteiten?
• Worden de voorschriften en regels nageleefd?
• Zijn de voorschriften nog wel relevant?
24
25
Voorbeeld
Oordeelsvorming ex-ante
Oordeelsvorming ex-post
1.Uitvoerende activiteiten
Uitvoerende activiteiten
Het ondersteunen van leden van de organisatie bij
1. Het vervaardigen van de periodieke
het opstellen van begrotingen, normen en tarieven.
managementrapportage volgens de vastgestelde
.
systematiek.
2. Naleving voorschriften
2. Naleving voorschriften
Worden begrotingen, normen en tarieven opgesteld
In hoeverre worden de cijfers in de rapportages
volgens de vastgestelde systematiek?
door de afdelingshoofden, administratie en directie
beoordeeld op hun betrouwbaarheid?
.
3. Relevantie?
3. Relevantie?
Is de huidige systematiek om begrotingen, normen
Leent de rapportagevorm zich voor een zinvolle
en tarieven te bepalen nog realistisch?
cijferbeoordeling?
26
5. BIV-beheer ook efficiëntie!
• Gebruik ICT (zie deel 5)
• Outsourcing
• Shared service center
27
Shared service center
28
Succesfactoren voor shared service
center
1. standaard wijze van aanleveren;
2. overeenkomen standaardnorm;
3. vastleggen afspraken in service level
agreement;
4. meten werkelijke resultaten;
5. goede overlegstructuur.
29
Stappen om tot een Service Level Agreement te komen
Stap 1. Onderzoek naar het niveau en het soort ICT-diensten
Stap 2.Specificeren en kwantificeren van de af te nemen diensten.
Stap 3.Selectie van de dienstverlener.
Stap 4. Meten van de werkelijke prestaties en vergelijken met de afgesproken
prestaties
Stap 5. Bijstellen van de afgesloten Service Level Agreement.
30
Outsourcing
• Feitelijk uitbesteden aan een derde partij kan
leiden tot efficiëntie voordelen.
• Pas op met uitbesteden kritische
administratieve processen: afhankelijkheid
dreigt!
31
32
Toepassingsvraag 5
• Wat kunnen overwegingen zijn om de
debiteurenadministratie toch niet uit te
besteden hoewel het goedkoper is?
33
6. Relevantietypologie: praktisch
hulpmiddel bij BIV-beheer
• De verschillende typen verschillen met
betrekking tot:
- rol van de BIV-functie;
- doel van de BIV-functie;
- inrichting van de beheerorganisatie (wordt bij
wijze van voorbeeld uitgewerkt);
- wijze van evalueren.
34
Type
Inrichting beheerorganisatie
Pionier
Administratie heeft uitvoerende taken, ondersteuning door externe accountant
bij controle en externe rapportage.
Zwerver
Administratie heeft uitvoerende taak. Vaak regelmatige functiewisseling.
Externe accountant wordt indien mogelijk gebruikt voor eigen doel.
Doelgerichte
Sterke controllersfunctie, soms aparte interne accountantsdienst die naleving
bureaucratie/
BIV-procedures controleert. Binnen het concern komen SSC’s voor.
concern
Ongerichte
Veel wisselingen in de controllersfunctie, interim managers, veel taken worden
bureaucratie/
dubbel uitgevoerd. Binnen het concern tracht het unitmanagement te
concern
voorkomen dat SSC’s worden ingevoerd.
Maatschappelijke
Aparte controllersfunctie, overlegstructuren met gebruikers van informatie
Professional/
bepalen mede inrichting
netwerk
Eenzijdige
Aparte controllersfunctie die in managementbijeenkomsten onder druk gezet
professional/
wordt zich op het eigen verkozen doel te richten.
netwerk
35
Vastleggen van de BIV (22)
1. Integrale benadering
2. Doel en reikwijdte van de BIV-vastleggingen
3. Doelgroepen
4. Inhoud van wat vastgelegd moet worden
5. Vormen en technieken om processen vast te
leggen
6. Veel gebruikte vastleggingsmix
7. Gebruik van software om BIV vast te leggen
36
1. Integrale benadering
37
2. Doel en reikwijdte
Doelen:
1. ondersteunen van analyse van bestaande
processen;
2. vastleggen van de manier zoals de leiding
vindt dat processen zouden moeten lopen
(soll-positie);
3. overdragen van kennis over een proces;
4. gebruik als norm bij de controle van de
uitvoering van taken.
38
Reikwijdte:
1. gericht op betrouwbaarheid (verkrijgen
goedkeurende controleverklaring);
2. gericht op betrouwbaarheid en beheersing;
3. anders.
39
3. Doelgroep
Vele doelgroepen met elk hun eigen wensen:
• Het management;
• de medewerkers;
• de accountants;
• automatiseerders;
• klanten/afnemers;
• Toezichthouders.
40
41
4. Inhoud
• Producten bijvoorbeeld een factuur.
• Processen bijvoorbeeld het inkoopproces.
• Structuren bijvoorbeeld de taken van de
afdeling inkoop.
42
5. Vormen en technieken
• Voor het vastleggen van producten, processen
en structuren zijn er verschillende technieken.
• Te behandelen vormen en technieken voor
processen.
43
Vormen en technieken voor processen
1. Blauwdrukniveau: niet alleen platte tekst
maar ook hiërarchisch processchema.
2. Globaal procesniveau: niet alleen tekst maar
ook globaal processchema en ipo-schema
3. Detail procesniveau: detail processchema
maar ook procedurebeschrijving.
4. Werk-instructieniveau: platte tekst waarin
precies beschreven wie, wat moet doen en
moet vastleggen.
44
Hiërarchisch processchema
45
Globaal processchema
46
Detail processchema
47
6. Veel gebruikte vastleggingsmix
Van hoofdlijnen tot detail:
1. Organogram
2. Hiërarchisch processchema
3. Globale processchema’s
4. Detail processchema’s
5. Werkinstructies
48
49
7. Gebruik van software
Vele mogelijkheden:
• Tekstverwerkingsprogramma met tekenset.
• Speciaal daartoe ontwikkelde programma’s:
Visio, protos, mavim etc.
• Handboek functie maakt deel uit van ERPpakket.
50
Complexiteit en functionaliteit
51