Transcript 14 MSI SDA - GhaniWeb | Blog Teknologi Informasi Komputer

1
Human Resource Information System
(HRIS)
HRIS ?
The application of computers to employeerelated record keeping and reporting, and
management decision making
Example
Input
(hours worked)
Processing
(Calc. Net pay)
Feedback Loop
(Is paycheck accurate?)
Output
(cut paycheck)
Societal objectives:
• Benefits
• Legal compliance
• Union
Organizational objectives:
Employee
assistance
•
•
•
•
•
HR result
Productivity
Quality
Innovation
Fulfillment
Readiness
for change
•
•
•
•
•
•
•
HR planning
Employee relations
Selection
T&D
Appraisal
Placement
Assessment
Functional objectives:
• Appraisal
• Placement
• Assessment
Personal objectives:
•
•
•
•
•
T&D
Compensation
Appraisal
Placement
Assessment
Definisi MSDM
• Serangkaian keputusan untuk mengelola
hubungan ketenagakerjaan (calon pegawai,
pegawai & pensiunan) secara optimal mulai dari
rekruitmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan
(kompensasi &kesejahteraan) dan
pengembangan, (karir, pendidikan & pelatihan )
serta terminasi, untuk mencapai tujuan organisasi
(memelihara dan meningkatkan performansi).
© JS
Definisi MSDM
• Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani
berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh,
manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas
organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
• Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen
sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau
human resource department.
• Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu
prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu
organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk
ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi
memerlukannya.
Peran dan Fungsi, MSDM
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja
/ Preparation and selection
2. Pengembangan dan evaluasi karyawan /
Development and evaluation
3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada
pegawai / Compensation and protection
Mind Map
Sumber Daya Manusia
Non Naker
SDM
Tenaga Kerja
(Man Power)
Angkatan Kerja
(Labour force)
Non Ang Kerja
(Potential Labour
force)
Usia Kerja
• Bekerja : Kegiatan yang memperoleh penghasilan,
minimum 2 hari per minggu
• Usia Kerja di beberapa negara :
• 15-55 (Indonesia)
• 16-60 (USA)
• 14-60 (India)
• Tingkat Pengangguran :
Jumlah yg Menganggur
Jumlah Angkatan Kerja
X 100 %
Struktur Keahlian tenaga Kerja
1
2
3
25
250
2000
Negara Industri
Sarjana
Teknisi Ahli
Teknisi Industri
JuruTeknik
Setengah Terlatih
Tidak Terlatih
Negara Berkembang
Instrumen Utama MSDM
• Spesifikasi Jabatan
• Pengetahuan
Ijazah
• Ketrampilan
Judul Pelatihan
• Sikap
Referensi
• Pengalaman
Masa Kerja
• Masalah Utama
• Kurang dapat terukur
• Sulit untuk dapat obyektif
Pengertian Kompetensi
• Kemampuan manusia (yang dapat
ditunjukkan dengan karya, pengetahuan,
ketrampilan, perilaku, sikap, motif dan/atau
bakatnya) ditemukan secara nyata dapat
membedakan antara mereka yang sukses
dan biasa-biasa saja di tempat kerja.
© JS
Definisi Kompetensi
• Karakteristik dasar manusia yang dari pengalaman nyata
(nampak dari perilaku) ditemukan mempengaruhi, atau
dapat dipergunakan untuk memperkirakan (tingkat)
performansi di tempat kerja atau kemampuan mengatasi
persoalan pada suatu situasi tertentu.
(Spencer, 1993, hlm.9)
Komponen Kompetensi
Karya
Tampak
Perilaku
P
Pengetahuan
S
Ketrampilan
Tersembunyi
B
Sikap
Karakter
Motivasi
Bakat
K
M
K
P
N
Lingkungan
Model Gunung Es dan Lingkaran Terpusat Kompetensi
© JS
Jenis Kompetensi & Profesi
• Karya
• Pengetahuan
• Ketrampilan
• Perilaku
• Sikap
• Motif
• Bakat
Penyanyi, Artis
Konsultan, Juru Taksir
Pilot, Tukang Las
Kasir, Operator Telpon
Penerima Tamu
Sales
Tester
© JS
Bentuk Model Data
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Administrasi Personalia
3. Kompensasi dan Benefit
4. Kinerja Personel
5. Pendidikan dan Pelatihan
6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun
Proses perencanaan SDM
1.Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan
simulasi, dimana pada prinsipnya akan diolah dari data
administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran
kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM
tersebut.
2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana
pada prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan
Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan
diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.
3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau
redeployment, yang mana dengan menggunakan data
administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan
penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang
lebih tepat.
Proses lain
• Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang
•
•
•
•
kosong.
Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada
jabatan tersebut.
Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.
Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi
tertentu secara dinamis
Analisa grafis dan statistik yang ‘on-line’, dimana dapat
berinteraksi langsung dengan data yang rinci.
Administrasi Personalia
• Biodata Pegawai
• Keahlian berbahasa asing
• Sejarah Kepangkatan
• Penggunaan fasilitas
• Sejarah jabatan
• Sejarah Pendidikan
Formal
• Sejarah Pendidikan
Penjenjangan
• Sejarah Pendidikan
Substantial
•
•
•
•
perusahaan
Sejarah kunjungan ke luar
negeri
Daftar Keluarga
Sejarah hukuman dan
penghargaan yang
diperoleh
Memo Khusus
Kompensasi dan Benefit
1. Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana
yang ternasuk dalam hal ini adalah proses
penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan
gaji dan juga pendapatan lain yang berhubungan
dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang
makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil,
supervisor dan sejenisnya.
2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan
dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan
bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman
selama bekerja diperusahaan seperti fasilitas medikal
dan tabungan pensiun.
Evaluasi Kinerja Personel
• Fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan
kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan
tersebut.
• Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi
yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang
telah ditentukan sebelumnya.
Pendidikan dan Pelatihan
1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan
dengan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan
oleh organisasi.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana
berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan
diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas
dan tanggung jawabnya.
3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat
informasi yang berhubungan dengan kesertaan
personel pada pendidikan yang diikutinya.
Kegiatan utama sumber daya manusia
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and
Hiring) SDM membantu menerima pegawai
baru ke dalam perusahaan dengan memasang
iklan lowongan kerja di koran,memberitahu
posisis yang diminta kepada agen tenaga kerja
swasta maupun pemerintah,melakukan
wawancara pemilihan di kampus dan difasilitas
perusahaan dan mengurus penerimaan
pegawai
2. Pendidikan dan Pelatihan, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk menungkatkan
pengetahuan pegawai.
3. Manajemen Data; SDM menyimpan database
yang berhubungan dengan pegawai,dan
memproses data tersebut untuk mmenuhi
kebutuhan informasi pemakai
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan;
Ketika pegawai berhenti bekerja,SDM
memproses kertas kerja yang diperlukan dan
kadang melakukan wawancara keluar
Perekrutan
Calon
pegawai
Penerimaan
Pendidikan
& pelatiahn
Pegawai
Penghentian
Adm
Tunjangan
Pegawai
yang
pensiun
Manajemen Data
Gambar fungsi SDM memudahkan arus sumber daya personil
Model Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Satu hal dari SDM yang membedakannya dari
sistem informasi fungsional lain adalah
beragamnya aplikasi yang di mungkinkan.
keragaman ini tercermin dalam enam
subsistem output
GB.Model SDM
Data
Subsistem
output
Subsistem
input
Subsistem
perencanaan
angkatan kerja
Sistem
informasi
akuntansi
SIA
Sub sistem
perekruktan
Subsistem
penelitian SDM
DATA
BASE
Sumber
lingkungan
Subsistem
intelijen SDM
Informasi
Sub sistem
manajemen
angkatan kerja
Subsistem
tunjangan
Subsistem
benafit
Subsistem
pelaporan
lingkungan
Pemak
ai
MODEL SI-SDM
Lingkungan eksternal
Peraturan pemerintah
Teknologi
Pasar Kerja
Sistem manajemen SDM
Sistem manajemen
strategik
Sub Fungsi SDM
-Perencanaan
-Staffing
-Pelatihan
-Kinerja
-Kompensasi
-QWL
Tujuan organisasi
-Produktivitas
-Laba
-ROI
-Moral karyawan
Sistem informasi SDM
Umpan balik
Umpan balik
1.Sistem Informasi Akuntansi
Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran
elemen-elemen data personil dan akuntansi
1. elemen data personil
Relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan
2. elemen dat akuntasi
Terutama bersifat keuangan
2.Subsistem Penelitian SDM
subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui
proyek penelitian khusus
3. subsistem inteligen SDM
mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM
dari lingkunah perusahaan,elemen lingkungkungan
yang menyediakan data ini meliputi:
a.Pemerintah
b.Pemasok
c.Serikat kerja
d.Masyarakat global
e.Masyarakat keuangan
f.Pesaing
4.Database HRIS
database HRIS berisi data yang menjelaskan tidak hanya
pegawai,tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan
perusahan.
OUTPUT HRIS
1.Subsistem Perencanaan Angkatan kerja
melibatkan semua kegiatan yang memeungkinkan manajemen untuk
mengidentifikasikan kebutuhan pegawai dimasa datang
2.Subsistem Perekrutan
Perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui
perekrtutan
3.Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
4.Subsistem Kompensasi
5.Subsistem tunjangan
6.Subsistem Pelaporan Lingkungan
MODEL SI-SDM
Lingkungan eksternal
Peraturan pemerintah
Teknologi
Pasar Kerja
Sistem manajemen SDM
Sistem manajemen
strategik
Sub Fungsi SDM
-Perencanaan
-Staffing
-Pelatihan
-Kinerja
-Kompensasi
-QWL
Tujuan organisasi
-Produktivitas
-Laba
-ROI
-Moral karyawan
Sistem informasi SDM
Umpan balik
Umpan balik
KETERKAITAN SI-SDM
Lingkungan
-Legal
-Politik
-Sosial
Sub fungsi Manajemen SDM
-Perencanaan
-Staffing
-Pelatihan dan pengembangan
-Manajemen kinerja
-Kompensasi
-QWL
SI-SDM
SI lain
-Asuransi
-Dana pensiun
-Konsultan pajak
SI lain
Proses manajemen
Kinerja
-Pengembangan
-Diversifikasi
-Merger
-Akuisisi
Contoh Manajemen Data SI-SDM
Perencanaan
pengembangan
Administrasi
biodata
Kehadiran
Database
Pegawai
Informasi
pegawai
Penggajian
Non-optimum HRIS Situation
Benefits
Admin.
Payroll
Applicant
Tracking
DATA
DATA
DATA
Training
Mgmt.
DATA
Competency
Modeling
DATA
DATA
Job
Evaluation
Optimum Situation
Payroll
Applicant
Tracking
Benefits
Admin.
HR DATA
Competency
Competency
Modeling
Modeling
Training
Mgmt.
Job
Evaluation
Integrated HR Systems and Data
HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM
Goal: Integrate Core Processes into Seamless System
Input Data Types
Output Data Uses*
Job Analysis
Employee Tracking
Recruitment
Diversity Programs
Selection/Job Posting/
Employee Referral
Hiring Decisions
T&D
Performance Appraisal
Compensation
Benefits
Safety
Human
Resource
Informatio
n System
Contribute Toward Achievement of:
Training Programs/Elearning/Management Succession
Compensation Programs
Benefit Programs (e.g.,
prescription drug programs)
Labor Relations
Health Programs (e.g., Employee
Assistance Programs)
Bargaining Strategies
Employee Relations
Employee Services
Health
Organizational
Strategic Plans
*Manager and employee self-service is available.
Human
Resource
Management
Plans
TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM
Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan)
Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala
lingkungan, menentukan sasaran, menentukan
persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat
laporan
Desain sistem pendahuluan
Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif,
Menilai sistem alternatif, Memberi rekomendasi,
Menentukan persyaratan, Meramalkan efek faktor
manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan
TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM
Rekayasa sistem
Memberikan rincian komponen rekayasa, Kajian
pendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desain
terbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb,
Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program
Pengujian dan implementasi sistem
Menguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem,
Menjalankan SI-SDM tsb
Evaluasi dan pemantauan
Mengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem,
Memodifikasi sistem jika diperlukan, Mon ev
berkesinambungan
Contoh-contoh kemungkinan aplikasi SI SDM
1. Kebutuhan dan distribusi
2. Penjadwalan tugas
3. Penjadwalan diklat
4. Penggajian
5. Penilaian kinerja