Transcript Anita De Sossi, Il centro di gestione documentale - e

CENTRO DI GESTIONE DOCUMENTALE
Roma - via Osvaldo Licini, 12
Dicembre 2013
Premessa
Il Centro di Gestione Documentale dell’Agenzia delle
Entrate è una struttura deputata alla conservazione e
gestione del proprio patrimonio documentario e alla ricerca
e al reperimento e invio degli atti.
Tale attività prevede il progressivo trasferimento degli
archivi delle strutture territoriali dell’Agenzia presso un
unico deposito d’archivio sito in Roma, organizzato e gestito
secondo standard e procedure condivise a livello nazionale.
I nostri servizi
Attualmente il Centro di Gestione Documentale
offre alle proprie strutture territoriali i seguenti servizi:
• Analisi delle tipologie documentali custodite presso gli archivi
• Normalizzazione delle voci di descrizione e realizzazione di un piano
di codifica standard
• Trasferimento fisico degli atti (con ausilio di una ditta esterna)
• Posizionamento, conservazione e manutenzione del materiale presso
il CGD (scatola)
• Acquisizione ottica del materiale (faldone) e relativa codifica
informatizzata (data entry)
• Assistenza informatica per l’inserimento dei dati e l’aggiornamento
delle banche dati centrali
• Attività di ricerca, reperimento e invio degli atti
• Attività di selezione e scarto dei documenti
La struttura
La sede del CGD dell’Agenzia delle Entrate è situata a Roma
in via O. Licini 12 (zona La Rustica).
Il nuovo complesso immobiliare è costituito da 5 fabbricati
destinati a depositi d’archivio e da una palazzina uffici.
Gli uffici
I depositi
Gli uffici
Gli uffici sono dotati di un’ampia sala con 18 postazioni informatiche,
per riunioni ed eventuali corsi di formazione.
Attigue agli uffici ci sono le sale tecniche: control room, sala server
e area lavorazioni.
I Depositi
I Depositi: Caratteristiche Tecniche
I 5 edifici destinati a depositi, corrispondenti a circa 50.000 m2 sono dotati di
tutti gli impianti necessari a garantire la sicurezza e la buona conservazione
del materiale immagazzinato (compartimentazione dei locali, impianti di
rilevamento e spegnimento automatico e sistemi di evacuazione del fumo e
del calore,impianti di riscaldamento, condizionamento e ventilazione).
I locali, forniti di buona illuminazione diurna e notturna , garantiscono
condizioni operative ottimali
I depositi sono così suddivisi : 4 in tre comparti e 1 in quattro con tre livelli di
scaffalature ognuno.
Ogni deposito è provvisto di:
• una banchina esterna per lo scarico e carico del materiale in transito
• Un locale uso ufficio per lavorazioni interne
• 2 Montacarichi ogni comparto
• Servizi igienici
I Depositi: Caratteristiche Tecniche
I Corridoi
Ogni comparto è diviso in corridoi e in celle (ubicazioni) che costituiscono le
unità base per l’individuazione del materiale conservato
Depositi: Caratteristiche Tecniche
Le Celle
I depositi sono dimensionati per contenere circa 25000 celle
aventi le seguenti dimensioni: cm 206 x 100 x 67 (h).
In ogni cella possono essere conservate 20 scatole, aventi le
seguenti dimensioni: cm 38 x 47 x 32 (h) disposte su 2 livelli.
Servizi: Le macroattività
I servizi forniti dal CGD possono essere divisi
in 3 macroattività:
1.
2.
3.
Attività di trasferimento
Attività di Data Entry
Attività di Ricerca Atti
Il “barcode”
L’elemento essenziale utilizzato nel processo di trasferimento e
successivo reperimento delle unità d’archivio (faldone/fascicoli) in
contenitori standard (scatole) è il codice a barre.
I codici a barre vengono generati da un apposito programma e attualmente
stampati presso la Struttura centrale e distribuiti agli uffici.
Essi servono esclusivamente ad identificare in maniera univoca gli oggetti
trasferiti, ma non rappresentano una transcodifica logica delle informazioni
archivistiche.
L’unico codice a barre “parlante” è quello indicato con “U” che permette il
posizionamento del materiale nelle ubicazione e il successivo prelievo dei
documenti.
L’Agenzia delle Entrate utilizza un software specifico dedicato al
riconoscimento dei barcode
Formato del BarCode in uso
Lo standard è il Code39
La lunghezza totale è di 10 byte
1. TRASFERIMENTO
Comprende tutte quelle operazioni propedeutiche e necessarie
al trasferimento dall’ufficio “versante” al CGD:
•
•
•
•
•
•
•
•
Verifica delle tipologie documentarie
Etichettatura dei faldoni
Preparazione delle scatole
Associazione codici “X” faldone al codice “S” scatola tramite lettore ottico
Acquisizione fotografica dei faldoni
Composizione dei bancali
Carico dei camion
Invio dei dati di trasferimento al CGD
Materiale necessario:
Etichette X-S fornite dal CGD, Scatole fornite dal CGD, Lettori ottici
PDA forniti dal CGD, Fotocamera digitale Stativo fotografico
Codifica Standard
• Sulla base dei criteri di archiviazione e conservazione degli atti già
in uso presso gli uffici dell’Agenzia, sono state scelte alcune voci
primarie che, garantendo una descrizione univoca degli stessi,
fornissero i criteri standard di accesso alla documentazione.
• La normalizzazione di tali criteri ha portato alla stesura di un Piano
di codifica standard valido e condiviso a livello nazionale. Le voci di
codifica così strutturate sono diventate chiavi di indicizzazione e
ricerca degli atti anche nelle fasi di descrizione identificativa e
consultazione
Preparazione faldoni presso gli Uffici
Verifica omogeneità delle serie
Creazione delle associazioni
Acquisizione digitale delle immagini
Aggiornamento banche dati
I Controlli
Preparazione dei bancali presso gli Uffici
Arrivo presso i Depositi
Tipi di barcode e regole
di archiviazione
POSIZIONE
DI ARCHIVIO
D010989781
D010989781
D010989781
D010989781
D010989781
D010989781
D010989781
D010989781
D010989781
S - SCATOLE
D010989781
X- FALDONI
C - CARTELLINE
D - DOCUMENTI
Codifica descrittiva
2. DATA ENTRY
Gli uffici che hanno trasferito i propri atti al CGD procedono alla loro codifica cioè
all’inserimento nel sistema informativo delle voci di descrizione necessarie
per le successive richieste.
Per tale operazione il CGD rilascia le necessarie e abilitazioni al personale che
gli uffici hanno precedentemente indicato attraverso il modello apposito. La
codifica dei documenti si basa sull’inserimento, secondo standard approvati e
condivisi delle voci di codifica( o chiavi di ricerca) precedentemente
concordate per ogni tipologia documentaria.
Terminata la fase di inserimento e lavorazione dei dati il CGD comunica agli uffici
la possibilità di richiedere gli atti
Materiale necessario:
I responsabili del CGD forniscono il Manuale del Data Entry e il Kit per
l’installazione.
Esempi di Codifica Standard
Estratto del piano
Dettagli
Esempi di codifica standard
Dettaglio piano di codifica
Acquisizione informatica
3. RICERCA ATTI
Gli uffici richiedono al CGD l’abilitazione per il programma di ricerca in uso
presso il sistema archivistico nazionale utilizzando l’apposito modello.
Il personale autorizzato accede al programma di ricerca documenti e può
richiedere gli atti di propria competenza prenotandoli direttamente in
modalità web.
Presso il CGD verificata l’esistenza dell’atto richiesto all’interno del faldone
si procede alla sua scansione ottica e al suo invio per posta elettronica.
Ogni atto scansionato viene successivamente codificato e archiviato su
supporto ottico costituendo progressivamente un archivio elettronico on
demand per ulteriori richieste.
Materiale necessario
I responsabili del CGD forniscono all’Ufficio il Manuale di LogonNet Ricerche.
Richiesta, ricerca ed invio documenti
E’ possibile ricercare e prenotare i documenti in modalità WEB direttamente
dagli uffici che li hanno trasferiti al CGD.
La griglia risultante dalle condizioni impostate riporta in Colonna tutte le
voci di filtro inserite; si può avviare la ricerca.
La stringa mostra i barcode X, S, U, relativi all’oggetto cercato e ne
permette il reperimento fisico.
Modalità di richiesta elettronica dei documenti
Evasione delle richieste
Il personale del Centro di Gestione Documentale provvede:
•
alla ricerca in archivio della pratica richiesta
•
alla scansione e all’invio della copia elettronica del documento richiesto alla
casella di posta istituzionale indicata
•
alla conservazione e indicizzazione su supporto ottico, delle copie inviate
•
all’invio in formato cartaceo, quando richiesto, del documento originale
•
al riposizionamento in archivio delle pratiche lavorate
Processo sperimentale di archiviazione elettronica
“on demand”
I documenti, inviati in formato elettronico, risiedono in un archivio
digitale integrabile con il più generale sistema di gestione documentale
dell’Agenzia.
Alcuni dati
Percentuale di Uffici trasferiti presso il CGD sul totale degli Uffici delle Direzioni Regionali.
100%
100%
100%
100%
100% 100% 100%
92%
90%
82%
80%
73%
70%
85%
82%
71% 69%
62%
66%
57%
60%
50%
50%
50%
39%
40%
30%
20%
10%
0%
0%
0%
Numero totale di richieste documenti: 76.842
Richieste documenti
20,000
19,543
18,000
17,000
16,000
14,000
12,707
12,000
10,000
8,000
7,493
8,500
8,925
6,000
4,000
2,000
2,674
0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
Esito delle ricerche degli atti
richieste in
lavorazione 3,45%
rich. in anomalia
0,47%
richieste evase
96,08%
percentuale di evasione
Tipologie di atti richiesti
Tipologie atti richiesti
IVA
2%
Successioni
II.DD.
2%
Atti registro
Atti registro
45%
Successioni
51%
IVA
II.DD.
Confronto tra richieste in formato originale e
in formato elettronico dal 2007 al 2013
20,000
18,000
16,000
14,000
Formato elettronico
12,000
Formato cartaceo
97%
10,000
8,000
96%
6,000
90%
95%
96%
5%
4%
98%
4,000
52%
2,000
0
48%
10%
4%
2%
3%
Stato di riempimento dei depositi