Transcript EMP-KANGEAN Eprocurement

eProcurement
Kondur PSA
SUPPLIER PAGE
Email yang akan di terima
Apabila anda mendapat
RFQ (Request for Quotation).
Perhatikan subject email
dan closing date yang tertera.
Untuk detail spesifikasi barang
Anda harus login ke eproc website
Masukkan username dan password
yang anda miliki. Username tercantum
pada dokumen SPDA yang anda terima.
Menu untuk
mengakses fungsi
di eProc website
Tekan tombol quotation untuk melihat detail
penawaran dan mengirim penawaran.
Informasi rfm number, bid number
dan closing date.
Message (from buyer) adalah kolom
informasi dari buyer yang harus
diperhatikan oleh supplier untuk
kelengkapan quotation.
Ketentuan PO/SO
No quotation/ nomer surat
supplier0
Waktu pengiriman barang gunakan
hari kalender
Validity penawaran
Ketentuan PO/SO
Format form penawaran
Apabila diperlukan,
format form penawaran
dapat diprint-out.
om untuk
ngisi alasan
abila NOT
OTE
Masukkan nilai dalam angka.
Misal Rp. 1,000.25 menjadi
1000.25
PN baru jika
yang diminta
discontinued
Masukkan
keterangan jika
barang tidak sama
dengan yg
diminta
Setelah mengisi form quotation,
maka supplier harus mengisi
form TKDN
Form TKDN
Petunjuk pengisian form TKDN
Lampiran : Form SC-12.A.1
(dilampirkan bila peserta
pengadaan Bukan Pabrikan)
Tombol untuk mencetak penawaran
dan form TKDN
Tampilan apabila harga penawaran berhasil
masuk ke dalam sistem.
Tampilan cetak penawaran (print quotation)
Tampilan cetak TKDN (print TKDN)
Klik tombol Attach file untuk
melampirkan brosur/katalog atau
spesifikasi teknis.
Untuk penawaran yang sedang menunggu opening bid, brosur/katalog atau
spesifikasi teknis juga dapat dilampirkan melalui menu Quotation status.
Anda bisa juga memantau status penawaran melalui menu ini.
Klik tombol browse untuk
membuka file pada komputer
anda kemudian tekan upload.
Apabila file berhasil di upload
maka akan muncul pada daftar
di atas form.
Apabila undangan sudah closing
date, maka supplier bisa melihat
penawaran yang masuk (opening
bid) setelah pukul 16.00 pada
hari closing
Tampilan Minutes of Bid Opening
Tampilan apabila ada permintaan untuk melengkapi
dokumen teknis.
Untuk melampirkan file sesuai permintaan yang
diminta. Log-in kembali ke sistem eProc.
Setelah log-in ke sistem eProc. Supplier dapat
melakukan Upload File sesuai yang diperlukan.
Klik tombol “Upload File” untuk melampirkan.
Kolom untuk merespons
permintaan dari Buyer.
Klik tombol “Browse”
untuk melampirkan file.
Akhiri dengan menekan tombol “Send”.
Tampilan selanjutnya, tabel di halaman
bawah akan berisi nama-nama file.
Mengindikasikan proses upload berhasil.
Isi email yang diterima oleh
apabila ada permintaan negosiasi
dari Procurement.
Tampilan pada halaman pertama
apabila ada permintaan negoisasi
Pesan dan history negoisasi yang
pernah dilakukan
Harga diskon yang diberikan, isi angkan
“0” jika tidak ada penurunan harga, dan
pesan yang anda sampaikan pada
buyer. Tekan tombol “negotiate” untuk
mengirimkan pada sistem
Tampilan setelah Negosiasi.
Klik link Detail untuk
menampilkan histori.
Detail proses Negosiasi
yang telah dilakukan.
Email notifikasi apabila mendapatkan order.
Email notifikasi apabila mendapatkan order
(versi sebelumnya).
Informasi mengenai Purchase
Order bisa di akses melalui menu
Purchase Order. Detail PO bisa di
akses dengan menekan tombol
“View Detail”
Setelah menerima hardcopy PO,
mohon melakukan update
progress status. Agar pihak EMP
bisa melakukan monitoring
terhadap proses pengiriman
barang.
•
REMINDER PENGIRIMAN MATERIAL
Untuk setiap Purchase Order dan Call Off, sistem melakukan monitoring untuk memastikan
pengiriman material selalu tepat waktu.
Rekanan wajib mengirimkan softcopy DO (Delivery Order) setelah barang dikirimkan.
Softcopy DO ditujukan kepada pihak SCM EMP, kontak person Sdr. Adam Simantjuntak
([email protected]).
Selama DO belum diterima oleh SCM-EMP, rekanan akan menerima reminder melalui email.
Reminder dikirimkan oleh sistem eProc secara otomatis sebagai berikut :
1. Before Due Date Reminder
Dikirimkan pada H-7, H-6, H-5, H-4, H-3, H-2, H-1 sebelum tanggal Due Date.
2. Due Date Reminder
Dikirim tepat pada saat Due Date.
3. After Due Date Reminder
Dikirim setelah Due Date setiap 10 (sepuluh) hari sekali sampai dengan hari ke 50.
Setelah melampaui hari ke 50, Purchase Order dapat dicancel berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Tampilan email reminder sebelum (before) due date
informasi nomer PO, tanggal due
date dan RFM number. Before
due date reminder dikirimkan 7
hari sebelum tanggal due date
otomatis oleh sistem
Tampilan email reminder due date
informasi nomer PO, tanggal due
date dan RFM number. due date
reminder dikirimkan pada
tanggal due date otomatis oleh
sistem
Tampilan email reminder setelah (after) due date
informasi nomer PO, tanggal due
date dan RFM number. After due
date reminder dikirimkan setelah
tanggal due date sampai dengan
informasi DO di terima oleh
expeditor dan di update ke
dalam sistem. Pengiriman
dilakukan otomatis oleh sistem
Terima Kasih
Help Desk :
[email protected]