Transcript Como Controlar o caixa

Como controlar o caixa
Supermercados
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Objetivo
• O que é controle de caixa?
É fazer o saldo inicial do caixa, contabilizar todas as
movimentações de entrada e saída e apurar o saldo final.
• Para que controlar o caixa?
Para manter a integridade de todas as informações de
entrada e saída no sistema.
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• O que acontece se o caixa não for controlado?
Não haverá garantias que todos os dados informados no sistema
estão corretos.
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Exemplo:
- Um funcionário não digita a venda no sistema.
Os valores não serão gerados para o financeiro e o estoque ficará
incorreto.
- O funcionário finaliza a venda em dinheiro ao invés de finalizar no
cheque.
O relatório do caixa não estará correto, pois o sistema irá somar o
valor recebido no total de dinheiro e o cheque não será gerado no
controle de cheques.
- Evita furtos de valores
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Caixa
Este texto irá explicar como controlar o local onde fica o dinheiro para
pagar e receber as contas que são movimentadas na empresa, ou seja, as
movimentações que não são bancárias.
É comum os estabelecimentos possuírem gavetas como demonstrado nas
figuras abaixo.
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Abertura do Caixa
• Abra o módulo PDV.
• Clique no menu Caixa e clique para abrir a tela Movimentação no
PDV.
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• 1. No campo Operação selecione
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Abertura do Caixa.
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• 2. Informe os valores (Dinheiro,
Ticket, etc.)
• 3. Clique em OK
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• Confira hora e data e clique em ok.
ATENÇÃO: SEMPRE o usuário deve
conferir a data e hora, pois assim evita
gerar movimentos com data errada.
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• Abra a tela Movimentação do PDV novamente, o relatório do caixa
já estará disponível.
• Em ABERTURA foi registrado o valor de abertura de R$ 100,00 em
dinheiro e no item TOTAL NO CAIXA o mesmo valor(pois não
houve movimentação no caixa).
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Movimentos no Caixa
• Agora é necessário realizar as movimentações no caixa (vendas,
trocas, consignações, recebimentos de clientes, etc.)
• Para uma melhor compreensão será mostrado o controle do caixa da
seguinte maneira:
– Realiza a movimentação no PDV
– Verifica o resultado no caixa
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• Agora será realizada uma venda R$ 15,00 e com recebimento em
dinheiro no valor de R$ 20,00.
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• O item VENDAS foi adicionado ao relatório, onde mostra:
– Recebido R$20,00 em Dinheiro
– O Subtotal é R$ 20,00
– Houve Troco de R$ 5,00 (porque a venda foi de R$15,00 e foi
recebido R$20,00)
– Então o Total é R$15,00
Nota: o TOTAL NO CAIXA também foi modificado, antes era
R$100,00 agora está R$115,00.
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• O mesmo irá acontecer para as outras formas de pagamento da venda.
Atenção: O crediário só entra no TOTAL
se a configuração ‘Considerar valores de
CREDIÁRIO no total do caixa’ estiver
habilitada.
• Para o item TOTAL foi realizado a seguinte conta:
ABERTURA + VENDAS DINHEIRO + VENDAS CHEQUE + VENDAS
CARTÃO + VENDAS TICKET – TROCO DAS VENDAS
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• O item TOTAL DÉBITO significa a somatória de recebimentos em
Cartão de Débito.
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• O Recebimento de Cliente também influencia no caixa pois ele recebe
os valores. No exemplo abaixo foi dado baixa na conta de R$78,99 e
recebido R$80,00 em dinheiro.
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• No relatório de caixa é adicionado um novo item chamado
RECEBIMENTO DE CLIENTE, onde possui a mesma estrutura do
item VENDAS.
• Então foi recebido R$80,00 em dinheiro na tela Recebimento de
Cliente e gerou um troco no valor de R$1,01 o que resulta no TOTAL
de R$78,99.
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Movimento de Entrada
e Saída no Caixa
• No decorrer do dia é possível que ocorra entradas e saídas no caixa
para:
– Pagamento de contas
– Reposição de troco
– Envio a tesouraria
– Para realizar estas movimentações use a mesma tela onde possui
o relatório de caixa.
(menu Caixa e abra a tela Movimentações no PDV)
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• No campo OPERAÇÃO selecione para:
– Entrada de valor
• Entrada de Troco – usado para repor dinheiro quando necessário
• Entrada – Outros – usado quando possui um documento ou valor
recebido que não foi dado baixa no sistema
– Saída de valor
• Envio a Tesouraria – quando possui muito dinheiro no caixa e
deseja-se ficar com pouco dinheiro; realizar depósito bancário;
colocar no cofre da empresa
• Saída outros – pagamento de contas.
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Como exemplo será realizada uma movimentação de saída no valor
de R$50,00 para pagamento de um serviço realizado.
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– No campo OPERAÇÃO, selecione Saída – Outros.
– Use o campo Motivo para adicionar informações sobre a saída.
Informe o valor da
retirada.
Clique em ok para
Finalizar.
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• É adicionado no relatório um novo item chamado MOVIMENTAÇÕES,
onde será exibida a operação e o valor movimentado.
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Fechamento do Caixa
• Abra a tela Movimentação do
PDV no menu Caixa.
• No campo Operação selecione
‘Fechamento de Caixa’.
• O
sistema
automaticamente
preenche os valores em caixa de
cada item, confira e clique em
ok.
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Configurações do Sistema
• Verifique se a configuração ‘Mostrar total em dinheiro no caixa’
está habilitada, se estiver, o valor total do caixa será apenas em
dinheiro.
• Habilite a configuração ‘Mostrar totais no caixa por forma de
pagamento’ para visualizar o valor por forma de pagamento.
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Fechamento do Caixa
• Para conferir o item TOTAL NO CAIXA é somar aquele que possui o sinal de
‘+’ e subtrair o sinal de ‘-’ :
TOTAL NO CAIXA (Apenas Dinheiro) = ABERTURA + VENDAS EM DINHEIRO –
TROCO DAS VENDAS + RECEBIMENTO DE CLIENTE – TROCO DE
RECEBIMENTO DE CLIENTES – SAÍDA-OUTROS
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Exemplo:
TOTAL NO CAIXA (Apenas em Dinheiro) = R$100,00 + R$20,00 – R$5,00 + R$80,00 R$1,01 - R$50,00
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Exercícios
• Cadastre-se como usuário no sistema.
( RH > Funcionário > Cadastro de Funcionário )
• Abra um caixa com o seu usuário.
• Realize as seguintes Movimentações abaixo:
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