Transcript Mesyuarat Penutup Audit Dalam 1/2013

MESYUARAT PENUTUP AUDIT
DALAM 2/2013 FKK
21 Nov 2013
Hasil Penemuan Audit Dalam
2/2013
11-15 November 2013
Nota Penemuan Audit Dalam

Penemuan bertanda “SFI” adalah pemerhatian yang tidak
memerlukan tindakan tetapi merupakan ruang
penambahbaikan.

Penemuan bertanda “InQKA” adalah Pemerhatian.
Butiran ini perlu diberi perhatian oleh organisasi walaupun
tidak memerlukan tindakan pembetulan, perlu siasatan
lanjut. Bersifat kelonggaran sistem di mana prosedur sedia
ada mungkin longgar atau tidak mampan.
Nota Penemuan Audit Dalam

Penemuan bertanda “I” adalah Ketidakpatuhan Minor. Ianya
menunjukkan perlanggaran sesuatu prosedur secara sendiri
atau berkumpulan dan sekiranya tidak diberi perhatian, akan
menyebabkan kelemahan sistem atau sistem gagal berfungsi
dengan baik.

Penemuan bertanda “N” adalah Ketidapatuhan Major. Ianya
menunjukkan perlanggaran sesuatu keperluan piawaian atau
prosedur yang membawa kesan langsung ke atas sistem kualiti.
Ketidakpatuhan minor yang berulang-ulang.

Penemuan yang ditandakan ‘SFI”, “InQKA” “I”, atau “N”
menyatakan keadaan tertentu, pemerhatian yang positif, komen,
cadangan atau makluman bagi faedah organisasi.
Implikasi Nota Penemuan/Ketidakpatuhan


InQKA / pemerhatian yang berulang akan menjadi
ketidakpatuhan minor/major
Ketidakpatuhan yang tidak diberi perhatian / tidak diambil
tindakan pembetulan akan menjejaskan sistem pengurusan
kualiti (SPK) serta menjadi isu semasa audit oleh badan
akreditasi luaran
Implikasi Nota Penemuan dan
Ketidakpatuhan
InQKA (Pemerhatian)
Tindakan pemegang proses
Tiada sebarang tindakan diambil
Ketidakpatuhan Minor
Tiada langkah pembetulan ketidakpatuhan minor/pengulangan ketidakpatuhan
Ketidakpatuhan Major
Ketidakpatuhan (Non-compliance Report) menunjukkan sistem pengurusan kualiti yang tidak
mampan seterusnya memberi kesan tidak lansung semasa audit oleh badan akreditasi luaran.
Senarai Prosedur - Audit 2/2013
Prosedur Kualiti Pengurusan
1.
Prosedur Audit Dalam
2.
Prosedur Kaji Semula Pengurusan
3.
Prosedur Analisa Data
4.
Prosedur Kawalan Rekod – BHEP
Prosedur Kualiti Operasi
1.
Prosedur Pascasiswazah
2.
Prosedur Peperiksaan Akhir
3.
Prosedur Projek Tahun Akhir - Projek Rekabentuk
4.
Prosedur Projek Tahun Akhir - Projek Penyelidikan
5.
Prosedur Latihan Industri
6.
Prosedur Pengendalian dan Penilaian Makmal
7.
Prosedur Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan
Akhir
Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013
PENAMBAHBAIKAN (SFI)
A.
Prosedur Kaji Semula Pengurusan -
1.


8
Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan
kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak
lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.
Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat
hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari
satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan selaras dengan
pekeliling PKPA (Kemajuan Pentadbiran Awam) bilangan 2/1991
Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013
PENAMBAHBAIKAN (SFI)
A.
2.

Prosedur Pengendalian Program Pascasiswazah Prosedur Laporan Kemajuan Pelajar : Pelajar (AM) yang perlu
diberi perhatian


Surat Lantikan Penyelia Utama dan Penyelia Bersama

9
Prosedur perlu dikemaskini – Setiap Pelajar yang mendapat status AM
perlu diberi perhatian dengan sesi kauseling / motivasi / nasihat
/teguran daripada penyelia masing-masing dan dipantau oleh Ketua
Pusat Pengajian (KPP) Pascasiswazah.
Pihak Fakulti boleh mengeluarkan surat lantikan sementara bagi
lantikan Penyelia Utama dan Penyelia Bersama.
Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013
PENAMBAHBAIKAN (SFI)
A.
Prosedur Latihan Industri –
3.

Prosedur Projek Tahun Akhir (Projek Penyelidikan) –
4.

10
Pemansuhan borang-borang dalam lampiran 12, 13, 14, dan 15
seterusnya dikemaskini ke dalam prosedur kualiti operasi
Penambahbaikan boleh dilakukan dalam sistem pemarkahan agar
memudahkan pihak pensyarah dan koordinator.
Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013
PEMERHATIAN (InQKA)
B.
1.
Prosedur Peperiksaan Akhir –
Rekod pengambilan skrip jawapan & borang LE15 oleh
Pemeriksa Pemeriksa Peperiksaan Akhir:
-Didapati beberapa pemulang skrip jawapan tidak menandatangani borang
walaupun pegawai bertugas mengesahkan skrip jawapan telah dipulangkan
-Borang rekod tersebut tiada maklumat berkenaan sesi peperiksaan akhir
2.
Prosedur Prosedur Analisis Data –
Fail perlu dikemaskini. Setiap laporan yang dibentangkan di dalam
MKSP perlu direkodkan di dalam fail analisa data.
11
Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013

Berikut pula adalah prosedur yang mendapat status
penemuan audit bersih :
1.
2.
3.
4.
5.
Prosedur Prosedur Projek Tahun Akhir - Projek Rekabentuk
Prosedur Pengendalian dan Penilaian Makmal
Prosedur Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan Akhir
Prosedur Kawalan Rekod – BHEP
Prosedur Audit Dalam
RINGKASAN NOTA
PENAMBAHBAIKAN/KETIDAKPATUHAN
Dikemukakan Dalam Pemeriksaan Ini
4 - SFI
2 - InQKA
TERIMA KASIH