Transcript Pengalaman Persiapan Sertifikasi ISO 9000:2008 - Didi Sukyadi

Persiapan Sertifikasi ISO 9001:2008
Oleh
Didi Sukyadi
Mengapa Harus ISO
No Indikator Kinerja Utama
2011
2012 2013 2014
1
Jumlah PTN bersertifikat ISO 9001:2008
67
%
83
%
100
%
100
%
2
Persentase Prodi PT terakreditasi
minimal B
70.90
%
73.9
%
77
%
80
%
3
Jumlah PT 300 terbaik dunia versi THES
2
2
3
3
4
Jumlah PT 500 terbaik dunia versi THES
5
6
8
11
5
Jumlah PT 200 terbaik Asia versi THES
9
10
11
12
6
Jumlah PT berbintang 4-5 versi QS Stars
9
13
16
20
7
Jumlah PT berbintang 1-3 versi QS Stars
90
150
200
250
Posisi UPI
• Webometric:
• turun dari 16 ke 20,
• Kesalip UNY, di bawah UNIKOM
ASIAN University Rankings
• Unpad: di Asia naik dari 191 ke 160
CAPAIAN BINTANG QS STARS UPI
Tujuan Sertifikasi ISO
• Peningkatan mutu secara
berkelanjutan (Kaizen) sebagaimana
ditargetkan Kemendiknas di atas.
• Perbaikan layanan terhadap
stakeholder utama universitas
• Peningkatan produktivitas
Persiapan
• Niat yang kuat
• Gotong royong (kapropdi, dosen,
mhs, staf)
• Ikhlas
• Tanya diri kita mengapa harus ISO?
• Apa untungnya saya ber ISO?
• Kalau orang lain ber ISO, saya
tidak, apa konsekuensinya?
Struktur Organisasi ISO
• Top Management: (Rektor untuk UPI, Dekan
untuk Fakultas, Direktur untuk Direktorat,
dst)
• Management Representative (Pembantu
Rektor 1, PD 1, Kadiv Akademik, dst)
• Wakil MR (PR 2, PD 2, Kadiv yang relevan,
dst)
• Document Controller (DC): Ketua SU, PD 2,
Kadiv Aptik, atau siapa saja yang mempunyai
kemampuan IT dan cermat dalam
pengelolaan dokumen
• Divisi lain sesuai tupoksi masing-masing unit
kerja
• Semua penugasan dilakukan berdasarkan SK
Persyaratan Dokumen Rujukan ISO
•
•
•
•
•
•
AD/ART
Renstra Universitas
Renstra Fakultas, Direktorat, Biro
Renstra Prodi/Divisi
RKAT universitas, fakultas, biro, direktorat dan divisi
Pedoman Akademik Universitas, penulisan karya ilmiah,
ketatapn senat, keputusan rektor dan produk hukum lainnya.
• Kurikulum Universitas
• Kode Etik dosen
• Pedoman perilaku mahasiswa
• Dll
Catatan:
• Semua dokumen universitas yang relevan, termasuk
AD/ART/ketetapan MWA, Senat akademik, dll harus menjadi
rujukan dalam menetapkan ketentuan dan prosedur mutu.
Proses Akademik
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pengembangan kurikulum
Pengembangan silabus dan SAP
Promosi fakultas atau prodi
Perekrutan mahasiswa baru
Registrasi mahasiswa baru
Kontrak kredit
Masa orientasi kampus (MOKA)
Penyusunan jadwal perkuliahan
Rapat pra-perkuliahan
Perkuliahan
Bimbingan akademik
Proses Akademik
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Penilaian KBM
KKN/KKU
PLP/PLA
Bimbingan skripsi
Sidang skripsi
Wisuda
Layanan dokumen bagi alumni
Layanan bimbingan karir
Bimbingan kegiatan kemahasiswaan
Support System
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
SDM
Keuangan
Aset dan fasilitas
Pemeliharaan lingkungan
Humas
Keamanan
Kerja sama internasional
TIK
Sekretariat Universitas
Dll
Langkah Persiapan ISO
• Mengidentifikasi tupoksi unit/lembaga
• Menetapkan visi, misi, kebijakan mutu, dan sasaran
mutu
• Menetapkan quality plan (5 tahunan) (Renstra 5
tahun)
• Menetapkan program kerja tahunan (RKAT)
• Menetapkan sasaran mutu (mulai lembaga s.d.
Individu)
• Menyusun organisasi unit sesuai kebutuhan
• Membuat uraian jabatan/job description
• Membuat matriks kompetensi pegawai
• Membuat panduan/manual mutu (Quality
Management System= QMS) dengan konsultan.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Contoh Sasaran Mutu
IPK
Masa studi
Masa tunggu kerja
Kepuasan mahasiswa mahasiswa atas kinerja dosen, kepuasan dosen,
mahasiswa, serta staf administrasi atas layanan universitas
Jumlah keluhan mahasiswa
Akreditasi
Pemenuhan data EPSBED
Sertifikasi ISO
Jumlah karya ilmiah per tahun
Indeks kutipan per artikel per tahun
Jumlah mahasiswa asing
Jumlah dosen asing
Jumlah MOU dengan universitas lain
Jumlah penelitian dengan industri
Ranking webometric dan QS Stars
Jumlah koleksi bahan pustaka
Jumlah kehadiran dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan
Jumlah buku yang diterbitkan,
dll
Job Description (Uraian Tugas)
• Mulai dari pimpinan hingga staf terendah
• Buat berdasarkan apa yang dilakukan saat
ini
• Jangan ada uraian tugas yang tumpang
tindih
• Lakukan sosialisasi Uraian Tugas (UT)
yang baru
• Lakukan uji coba
• Pantau keterlaksanaan UT baru
• Tindak lanjuti hasil monitoring dengan:
rotasi, teguran, hukuman
• Pantau capaian kinerja dari masingmasing personalia sesuai dengan sasaran
Matriks Pegawai
• Jumlah staf, pendidikan, golongan,
jabatan, kemampuan saat ini,
rencana pelatihan dan
pengembangan baik bergelar
maupun nirgelar untuk mecapai
kemampuan ideal yang diharapkan
• Rencana pengembangan pegawai
harus didukung oleh program
kegiatan lembaga sebagaimana
tercantum dalam RKAT
Panduan/Manual Mutu
(UUD ISO)
• Berisi uraian mengenai visi, misi,
proses akademik, struktur
organisasi, ketentuan mengenai
pengukuran pencapaian sasaran
mutu, audit internal, rapat tinjauan
manajement, penanganan keluhan,
pengelolaan dokumen dan catatan
mutu, upaya korektif, tindakan
korektif, dan preventif, ketentuan
mutu serta prosedur mutu
Langkah Persiapan ISO
•
•
•
•
•
•
•
•
Membuat prosedur
Membuat catatan mutu/borang/formulir, dll
Mengerahkan sumber daya pendukung
Sosialisasi sistem manajemen mutu
Implementasi SMM
Pelatihan audit internal
Audit internal
Rapat Tinjauan Management (RTM) yang
membahas diantaranya ketercapaian sasaran
mutu, kepuasan pelanggan, kepatuhan akan
ketentuan dan prosedur mutu, penanganan
keluhan, tindakan korektif,
Langkah Persiapan ISO
• Menghubungi badan sertifikasi ISO
• Menyerahkan dokumen ISO ke badan
sertifikasi
• Penilaian kecukupan dokumen
• Pre-audit
• Final Audit
• Tindakan perbaikan
• Penyerahan sertifikat ISO
• Surveilance audit (pilih setahun sekali,
jangan 6 bulan sekali)
Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO
• Top Manajemen harus memahami
betul klausul ISO
• Top manajemen harus peduli mutu
dan terjun langsung menangani ISO
• Top manajemen bekerja bersamasama dengan staf termasuk dalam
lembur
• Tunjuk MR yang mau belajar dan
mau bekerja
Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO
• Tetapkan sasaran mutu dengan mengacu
kepada kriteria tertentu seperti: BAN PT,
ASEAN Quality Network, THE-QS (QS
Stars, atau kriteria WCU lainnya) agar ISO
dapat meningkatkan kualitas
• Misalnya dalam QS disebutkan: setiap
dosen setiap tahun minimal menghasilkan
3 artikel ilmiah dan satu artikel dikutif oleh
minimal 3 orang
• Jangan sampai ada yang dapat ISO tetapi
akreditasi BAN PT C
Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO
• Buat prosedur berdasarkan atas praktik yang
selama ini dilakukan (say what we do, do
what we say)
• Jangan mempersulit diri sendiri dengan
membuat prosedur yang tak dapat dilakukan
• Lengkapi setiap prosedur dengan borang
yang diperlukan
• Setelah prosedur selesai dibuat segera
disosialisasikan dan diimplementasikan.
Jangan menunggu prosedur lain siap
• Ujicobakan prosedur satu persatu, jangan
sekaligus agar dapat dilihat dengan jelas
kelebihan dan kekurangannya
Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO
• Buat prosedur untuk setiap proses bisnis
yang kita lakukan seperti: perekrutan mhs,
registrasi ulang, opspek, matrikulasi,
penyusunan kurikulum, pengembangan
silabus/sap dan bahan ajar, pelaksanaan
KBM, monitoring KBM, UTS, UAS,
bimbingan skripsi, cuti, pemerolehan
beasiswa, bimbingan akademik, PPL, ujian
sidang, wisuda,pengendalian outsourcing,
penyusunan jadwal pelajaran, pemilihan
dosen berprestasi, penyusunan RKAT,
pengadaan barang dan jasa, dll.
Kiat-kiat Pemerolehan ISO
• Sosialisasikan semua prosedur yang telah
dibuat dan beri contoh implementasinya.
• Lakukan semua kegiatan yang dilakukan
berdasarkan prosedur yang sudah dibuat.
• Simpan catatan mutu pada folder yang telah
disediakan.
• Beri penghargaan pada semua staf
berdasarkan kontribusi masing-masing
• Sikapi secara positif setiap saran dari
konsultan atau auditor
• Ikuti apa yang disarankan oleh konsultan
atau auditor sesuai jadwal yang telah
disepakati
• Masukan anggaran persiapan ISO ke dalam
Manfaat ISO
• Sadar mutu (PDCA): Continuous quality
improvement (Pengukuran kepuasan
pelanggan, efektivitas komunikasi dengan
pelanggan, pencapaian sasaran mutu,
analisis ketidaksesuaian, penyediaan
kotak saran, penanganan keluhan, dll)
• Customer focus (pelanggan tidak pernah
salah, pelanggan adalah raja, kita adalah
pelayan, apa yang kita lakukan adalah
demi kepuasan pelanggan)
Manfaat ISO
• Memperkecil biaya promosi
• Pemasaran yang efektif adalah sistem getok
tular
• Jika anda puas beritahu orang lain, jika anda
kecewa beritahu saya
• Jika pelanggan puas, pelanggan lain akan
berdatangan.
• Jika pelanggan banyak, lembaga kita akan
terus bertahan dan dibutuhkan masyarakat.
• Kita akan terus memperoleh rezeki yang
terus mengalir makin besar dan lancar:
Dapur tetap ngebul