Transcript Plan de formation

Saisie du Plan de Formation dans
My Learning Link
Guide utilisateur Manager
Septembre 2014
HR Services France
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Sommaire
> Introduction
>
>
>
>
>
>
>
>
Plan de formation: rôles et responsabilités
Connexion à l’outil
Accéder au plan de formation
Ajouter un besoin de formation manager (contributeur au plan)
Formation externe - Réserve budgétaire
Formation externe – FDQ
Récapitulatif du plan de formation
Reporting plan de formation
> Annexes
> Typologies de formation
> Formation Diplômante et qualifiante
> Support RH PeopleLink
Tous droits réservés à Schneider Electric
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Introduction
> My Learning Link est le outil global Schneider Electric de gestion de la formation. En France, il facilite
l’élaboration du plan de formation de votre équipe.
> My Learning Link vous permet de construire votre plan de formation et d’effectuer des demandes
de formation via les self services. Les données saisies sont stockées dans My Learning Link et
constituent votre Plan de formation pour l’année à venir.
> Attention : Toute mobilité réalisée pendant la période de construction du plan de formation
(octobre - décembre) ne sera pas mise à jour dans le système. En cas de mutation, les besoins de
formation du salarié resteront attachés au manager déclarant.
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Plan de formation : rôles et responsabilités
Contributeur au plan
Responsable du plan
Manager
RH Business Partner
Actions :
Saisir un besoin de formation individuel ou
collectif
Saisir une réserve budgétaire
Accéder aux reportings du plan de formation via
MLL
Actions :
Modifier, supprimer, ou compléter les besoins de
formation individuels & collectifs, si nécessaire
Modifier, supprimer, ou compléter les réserves
budgétaires, si nécessaire
Accéder aux reportings du plan de formation via MLL
& TDH
Suivre l’avancement du plan de formation:
Lancer les reportings formation personnalisés
Se connecter à l’application afin de suivre
l’avancement des saisies des managers de son
périmètre.
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Connexion à l’outil
Pré requis: Privilégier l'utilisation d'Internet Explorer ou de Firefox comme navigateur Web
Ne pas utiliser le lien My Learning Link depuis l’application Lotus Notes
Lors de votre première connexion à l’outil, merci de
renseigner:
1 votre IDENTIFIANT : initialisé par défaut avec
votre SESA
2 votre MOT DE PASSE : initialisé par défaut
avec Welcome1
- vous pourrez le modifier après la 1ère connexion
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Si vous vous êtes déjà connecté à My Learning Link et avez
oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en
toute autonomie en cliquant sur « Forgot Password »
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Accéder au plan de formation
Managers et RHBP peuvent accéder au plan de formation via le menu
« Mon équipe » > « Plans de formation » > « FRA_Plan de formation 2015 »
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Ajouter un besoin de formation
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Ajouter un besoin de formation - Manager
(contributeur au plan)
Durant toute la période d’élaboration du plan, le manager peut
saisir des demandes de formation pour son équipe et les modifier
le cas échéant.
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2
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1.
Pour saisir un besoin de formation individuel ou collectif,
cliquer directement sur « Ajouter une formation » 1
2.
Pour saisir une Formation Diplômante Qualifiante, cliquer
sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe » 2
3.
Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur le menu
déroulante « Ajouter une formation externe » 2
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Plan de formation– Manager– Sélectionner une formation
Pour sélectionner un cours dans le catalogue, cliquer
sur “Ajouter une formation”.
Le manager peut effectuer une recherche en filtrant par
type de formation :
Toutes les formations
Cours en ligne = e-learning
Evénement = cours présentiel
 Parcours de formation = cursus de formations associant
présentiel et/ou e-learning
 Test
Ressources = Certifications Académies
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Plan de formation– Manager– Sélectionner une formation
Rechercher une formation dans l’offre :
1.
Dans le champ libre saisie 1 , vous pouvez effectuer une
recherche par des mots clefs, titres, références (évent
ID ou ancien code ADF)
2.
Vous avez aussi la possibilité de choisir le type de
formation 2 et puis cliquer « Rechercher » 3
3.
Pour visualiser les cours disponibles en français, nous
vous conseillons de sélectionner la langue « Français
(France) » en cliquant sur « Affiner la recherche 
Langues » 4 (se trouve à la fin de la liste)
4.
Apres avoir trouvé la formation souhaitée, cochez la case
à gauche 5 pour sélectionner et cliquez sur « Ajouter la
sélection » 6
5.
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1
3
4
5
attendre le changement de l'écran pour voir la liste des
collaborateurs
6
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Plan de formation– Manager– Sélectionner une formation
7
8
9
10
5.
Sélectionnez le collaborateur(s) à qui vous souhaitez attribuer la formation 7
6.
Faites défiler l'écran vers la droite pour choisir la « Typologie » et la « Priorité* » 8 et puis cliquer « Enregistrer » 9
7.
Cliquez « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal 10
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* Les formations déclarées en priorité « haute » sont planifiées en priorité sur le 1er semestre
Les formations déclarées en priorité « moyenne » sont planifiées en priorité sur le 2e semestre
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Plan de formation– Manager– l’écran principal
A tout moment dans l’écran principal le
manager peut :
1. voir la liste des formations
2. voir les détails d’une formation en cliquant
sur le titre 1
3. contrôler les collaborateurs qui ont été
affectés à chaque formation (+) 2
4. vérifier le budget total prévu pour la
formation 3
1
2
3
4
A la fin de la revue du plan de formation, le manager clique sur le bouton « Soumettre » 4
afin de le valider. Attention, cette fonctionnalité doit seulement être utilisée à la finalisation de la
construction du plan de formation.
Tous droits
réservés
à Schneider
Attention
: Dès
lors
que Electric
le manager clique sur le bouton “Soumettre” un email d’information est
adressé automatiquement à son N+1
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Formation externe - Réserve budgétaire
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Plan de formation– Rôle manager– Saisir une réserve budgétaire
Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe » 1
1
Préconisations aux managers:
L’utilisation de réserve budgétaire n’est pas recommandée et doit être limitée aux seuls cas suivants :
•la formation n'existe pas dans l'offre formation (formation spécifique locale)
•le besoin n'a pas été identifié (nouvelle embauche, changement dans l'organisation)
! Attention :
•les réserves budgétaires n'étant pas nominatives, peuvent créer une difficulté supplémentaire sur le contrôle et le suivi de
votre plan de formation
•tout besoin enregistré en réserve budgétaire devra faire l’objet d’une demande via le self service une fois le salarié et la
formation identifiés
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Plan de formation– Manager– Saisir une réserve budgétaire
Règles de saisie – *champs obligatoires
•Titre de la formation : Saisir « Réserve Budgétaire »
•Description de la formation : Saisir les détails relatifs à la réserve
budgétaire
•Fournisseur : Saisir « Réserve budgétaire »
•Dates de formation : Indiquer les dates du 1er janvier 2015 au 31
décembre 2015
•Coût : Indiquer le coût par participant de la réserve budgétaire
•Heures de formation : Saisir le nombre d’heures estimé par
participant
•Cliquer sur « Enregistrer »
attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs
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Plan de formation – Manager – Saisir une réserve budgétaire
1
2
3
4
Sur l’écran « Modifier Réserve Budgétaire » :
1.
décocher toutes les cases et sélectionnez « réserve budgétaire » seulement 1
2.
modifier le nombre des utilisateurs estimés et puis cliquer « Enregistrer ». 2 Pour information, le budget total de la réserve
budgétaire correspond au cout x nombre d’utilisateurs estimés
3.
cliquer « Enregistrer », 3 puis « Fermer » 4 pour finir et revenir à l’écran principal
4.
la réserve s’affiche avec le montant total déjà calculé
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Formation externe - FDQ
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Plan de formation– Rôle manager– Saisir une Formation diplômante
qualifiante (FDQ)
Pour saisir une FDQ, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe » 1
Règles de saisie – *champs obligatoires
1
•Titre : Saisir l’intitulé selon le modèle suivant : FDQ_titre de la
formation_année de la FDQ
•Description de la formation: Détail du contenu de la formation + préciser
l’année du cursus (Ex: 1ère année d’un cursus de 3 ans)
•Fournisseur : Saisir le fournisseur/ l’école qui dispense la formation
•Dates de formation : Toujours indiquer 01/01/2015 – 31/12/2015
•Coût : Indiquer le coût estimé pour l’année en cours. Pour les FDQ sur
plusieurs années, saisir le cout estimé au prorata du nombre d’années
de formation.
•Heures de formation : Saisir le nombre d’heures de formation estimé au
prorata du nombre d’année de formation.
•Fournisseur: Sélectionner « FDQ_External Provider »
•Pièces jointes: Vous pouvez joindre la convention et l’engagement
réciproque.
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•Cliquer sur « Enregistrer »
Important: Veuillez ne saisir que la 1ère année des nouvelles FQD.
NB: Pour les FDQ en cours, les années 2 et 3 seront pré chargées dans le système mais restent soumises à votre validation.
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Plan de formation– Rôle manager– Saisir une Formation diplômante
qualifiante (FDQ)
1
3
2
4
5
Sur l’écran « Modifier FDQ__Titre de la formation_année de la FDQ » :
1.
Sélectionner le collaborateur à qui la formation sera affecté 1
2.
Faites défiler l'écran vers la droite 2 pour choisir la typologie « Formation Diplômante et Qualifiante (FDQ) » et la priorité* 3 et
puis cliquer « Enregistrer » 4
3.
Cliquer « Fermer » 5 pour finir et revenir à l’écran principal
4.
la FDQ s’affiche avec le montant total déjà calculé
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Récapitulatif du plan de formation
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Plan de formation– Récapitulatif du plan de formation
Le manager peut visualiser:
•Les besoins de formation 1
•Les Formations Diplômantes Qualifiantes – FDQ 2
•Les réserves budgétaires 3
•Le coût total du plan de formation* 4
2
3
A la fin de la saisie de son plan de formation, le manager clique sur le
bouton « Soumettre » 5
Par cette action le plan est validé. Il sera ensuite soumis à la revue et
l’approbation du RHBP dont il dépend.
1
Attention : Dès lors que le manager clique sur le bouton « Soumettre »
un email d’information est adressé automatiquement à son N+1.
4
Tous droits réservés à Schneider Electric
5
Note : Le plan de formation My Learning Link ne prend en compte que les frais
pédagogiques, soit environ 40% du coût d’investissement global de la formation. Il faut
multiplier les frais pédagogiques par 2,5 pour obtenir une estimation de l’investissement
21
global et le comparer à la MS.
Reporting
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Plan de formation– Manager– Reporting
Le manager peut à tout moment lors de l’élaboration du plan de formation sortir un reporting sur son périmètre.
Pour cela aller dans le menu Rapports > Rapports standard
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Plan de formation– Manager– Reporting
Dans l’onglet Formation sélectionner le rapport « Synthèse des prévisions des demandes en formation »
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Plan de formation– Manager– Reporting
Dans la partie
« Sélectionner des
critères », ne rien
sélectionner.
1
2
3
4
1.
2.
3.
4.
Modèle plan de formation : Sélectionner « FRA_Plan de formation 2015 »
Type de demande de formation : Sélectionner « Toutes les langues »
Titre du rapport : Saisir le titre de votre choix
Générer le rapport
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Plan de formation– Manager– Reporting
•Lors du premier lancement, rafraichir la page internet
•Ensuite cliquer sur l’icone Excel afin de voir le récapitulatif des besoins pour le plan de formation 2015.
•Pour lancer l’export les fois suivantes, assurez vous de le rafraichir en cliquant sur l’icône suivant:
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Plan de formation– Manager– Reporting
Pour information, votre demande de réserve budgétaire n’apparaitra pas dans le reporting disponible via My Learning Link.
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Annexes
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Les 4 Typologies de formation en 2015
répondent aux besoins de l’entreprise et sont réalisées sur le temps de travail
Les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au
maintien dans l’emploi dans l’entreprise
• Ont un effet immédiat ou à court terme et
• Soit sont indispensables pour tenir le poste
• Soit visent l’acquisition d’une compétence ou connaissance rendue nécessaire par un changement des outils de travail
utilisés dans le poste
• Soit visent l’acquisition d’une compétence ou connaissance répondant à une obligation légale liée au poste occupé
(formations santé et sécurité)
Le programme d’entreprise
• Vise à l’acquisition collective des compétences rendues indispensables au regard des enjeux stratégiques de Schneider
Electric
Le développement de compétences
• Permet de maintenir et de développer les compétences du salarié dans son poste de travail ou de préparer une évolution
professionnelle dans l’entreprise.
• Les formations en langues qui répondent à ce besoin doivent être en développement de compétences, y compris les
immersions. (non éligibles au CPF en 2015)
Les Formations Diplômantes et Qualifiantes (FDQ)
• Visent à l’obtention d’un titre, d’un diplôme ou d’une qualification reconnus.
• Les VAE et les CQP font parties de la typologie FDQ.
Schneider Electric France – Territoire / L&S / HRA – Septembre 2014
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Formations diplômantes et qualifiantes
> Les Formations diplômantes et qualifiantes (FDQ) se déroulent en général sur plusieurs années.
> Pour les nouvelles FDQ, vous devez inscrire le salarié dans l’année 1
> Pour les FDQ ayant débuté en 2014 et se poursuivant sur 2015, vous devez inscrire le salarié en année
2
> Pour les FDQ ayant débuté en 2013 et se poursuivant sur 2015, vous devez inscrire le salarié en année
3
> La Typologie à renseigner est toujours Formation Diplômante et Qualifiante
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Annexe - Support RH PeopleLink
•Pour toute question ou complément d’information sur la saisie du plan de formation,
merci de contacter votre support RH Peoplelink
• Soit par écrit à l'adresse suivante :
https://express20.easyvista.com/
• Soit par téléphone :
En composant le 25 25
ou en externe le +33 (0)1 70 48 88 88.
Un conseiller vous répondra du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30
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