Transcript mittari

MITTARISTO
Toimintajärjestelmän rakentaminen
TOIMINTAJÄRJESTELMÄN
SISÄLLÖN LUONNIN VAIHEET
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Prosessikartan kuvaaminen
Prosessihierarkian luominen
Lehtitason prosessien kuvaaminen
(Asiakirjapuun rakenteen luominen)
(Asiakirjojen tuonti järjestelmään)
Asiakirjalinkkien tekeminen prosesseille
Mittariston rakenteen suunnittelu ja toteutus
Mittarien rakentaminen
Mittarilinkkien tekeminen prosesseille
Ulkoisten tietolähteiden luominen
MITTARISTON RAKENTAMISEN VAIHEET
• Selvitä…
– Mitä mitataan?
– Miten mittarit ryhmitellään?
– Mikä on mittariston hierarkia?
– Miten mittari rakentuu? (kaava, logiikka, hierarkia)
– Mikä on mittarin yksikkö?
– Mikä on mittarin mittausväli?
– Mistä mittarin tiedot voidaan hakea?
KOKONAISUUDEN SUUNNITTELU
• Yksi mittari kelpaa mittaushetken alusta tähän
päivään asti
• Samaa alkeistietoa voidaan jatkojalostaa eri tavoilla
(laskukaavalla, ajan suhteen, vertaillen)
• Tieto saadaan Exceliin halutessa automaattisesti
• Tavoitearvoja voidaan muuttaa
• Mittarin tietojen haku voidaan automatisoida
→ työn määrä vähenee
• Mittareista saadaan yleisnäkymä
IMS MITTARISTO ON KOLMITASOINEN
III Taso
Näkökulmat
II Taso
Mittarit
I Taso
Alkeistiedot
Y-akseli
Mitattu
arvo
Aika
X-akseli
MITEN RAKENTAA MITTARISTO
Johtoryhmä
Toimiala A
Yksikkö A1
Toimiala B
Yksikkö A2
Yksikkö B1
Yksikkö B1
MITTARISTO
Talousnäkökulma
Asiakasnäkökulma
E2E Mittari 1
E2E Mittari 2
Prosessinäkökulma
Henkilöstö ja kehittäminen
MITTARISTO
Talousnäkökulma
Ydinprosessi 1
Mittari 1
Mittari 2
Asiakasnäkökulma
Prosessinäkökulma
Henkilöstö ja kehittäminen
Ydinprosessi 2
Mittari 3
Mittari 4
MITTARISTO
Prosessi 1
Mittari 1
Mittari 2
Prosessi 2
Mittari 3
Mittari 4
Prosessi 3
Mittari 5
Mittari 6
MITTARISTO
Talousnäkökulma
Yksikkö 1
Mittari 1.1
Mittari 2.1
Asiakasnäkökulma
Prosessinäkökulma
Henkilöstö ja kehittäminen
Yksikkö 2
Mittari 2.2
Mittari 1.2
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• yksinkertaisimmillaan
Tarjousten lukumäärä [kpl] = Tarjousten lukumäärä [kpl]
ALKEISTIETO
MITTARI
Tarjousten lukumäärä
Tarjousten lukumäärä
Mittausväli:
Mittausyksikkö:
kuukausi
kpl
Mittausväli:
Mittausyksikkö:
SUMMA
kuukausi
kpl
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Aikaa muuttamalla
Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] = Tuotannon raaka-ainekäyttö [t]
ALKEISTIETO
MITTARI
Tuotannon raaka-ainekäyttö
Tuotannon raaka-ainekäyttö
Mittausväli:
Mittausyksikkö:
viikko
tonni
Mittausväli:
Mittausyksikkö:
SUMMA
kuukausi
tonni
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Aikaa ja tiivistelmää muuttamalla
Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] = Tuotannon raaka-ainekäyttö [t]
ALKEISTIETO
MITTARI
Tuotannon raaka-ainekäyttö
Tuotannon raaka-ainekäyttö
Mittausväli:
Mittausyksikkö:
viikko
tonni
Mittausväli:
Mittausyksikkö:
KESKIARVO
kuukausi
tonni
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Useampaa alkeistietoa käyttäen (laskukaava)
Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl]
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] + Toimittajien toteutumattomat toimitukset [kpl]
Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl]
Toimittajien toteutumattomat toimitukset [kpl]
Toimittajien toimitusvarmuus [%]
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Useampaa alkeistietoa käyttäen (laskukaava)
Hyväksytyt tarjoukset [kpl]
----------------------------------------------------------------------- x 100 = Tarjousten kiinniottoprosentti [%]
Hyväksytyt tarjoukset [kpl] + Hylätyt tarjoukset [kpl]
Hyväksytyt tarjoukset [kpl]
Hylätyt tarjoukset [kpl]
Tarjousten kiinniottoprosentti [%]
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Useampaa alkeistietoa käyttäen
Hyväksytyt tarjoukset [kpl] ; Hylätyt tarjoukset [kpl] = Hyväksytyt ja hylätyt tarjoukset [kpl]
Hyväksytyt tarjoukset [kpl]
Hylätyt tarjoukset [kpl]
Hyväksytyt ja hylätyt tarjoukset [kpl]
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Vertailumittarin muodostaminen laskukaavalla
Tuotanto Turku [kpl] ; Tuotanto Tampere [kpl] ; Tuotanto Oulu [kpl] = Organisaation tuotanto [kpl]
Organisaation tuotanto yksiköittäin
LAATUKUSTANNUKSET -MITTARI
• Mittarin muodostaminen laskukaavalla
Ennaltaehkäisy [€] + Valvonta [€] + Sisäiset virheet [€] + Ulkoiset virheet [€] = Laatukustannukset [€]
Poikkeamat [€] + Tehottomat prosessit [€]
Ennaltaehkäisy [€]
MITTARI
Laatukustannukset [€]
Valvonta [€]
Poikkeamat [€]
Tehottomat prosessit [€]
Ulkoiset virheet [€]
Sisäiset virheet [€]
MITTARIN MUODOSTAMINEN
• Kuvaajaa muuttamalla (kuvaaja: vertaile vuosia)
Toteutuneet tulot [€] = Toteutuneet tulot [€]
ALKEISTIETO
MITTARI
Toteutuneet tulot
1/2009 – 4/2010
Toteutuneet tulot 2009 - 2010
SUMMA
TAVOITTEET
• Mittarin tavoitteet määritellään tavoite kerrallaan
(esimerkissä kaksi raja-arvoa: ≥ 30 000 ja > 18 000)
Mittarin tavoiteväri tulee viimeisimmän täyteen
kuluneen mittausvälin mukaan
Jos päivämäärä on mittarin tarkastelun ajanhetkenä
27.12.2010, on joulukuu vielä ”kesken”, joten
viimeisen mitattu arvo on marraskuulta 2010 = 20 450 €
Tavoiteväri on keltainen, koska
Raja-arvo 30 000 > 20 450 € > raja-arvo 18 000
ASETA MITTARI SEURANTAAN
1.
2.
Määrittele mittarille tavoitteet
Aseta mittari seurantaan
–
–
–
3.
4.
Määritä ylittävät ja alittuvat tavoitteet
Valitse hälytettävät ryhmät
Valitse lähetettävä viesti
Alkeistiedot päivittyvät
Viestit lähtevät (vain jos muutoksia on tapahtunut)
–
Viesti saapuu sähköpostiin järjestelmän ylläpitotoimintojen aikana
(oletus klo 02:30 yöllä)
Määrittele tavoitteet
Aseta seurantaan
Alkeistiedot päivittyvät
Viestit lähtevät
MITTARILINKKI PROSESSIKAAVIOSSA
MITTARILINKKI VAIHEIDEN
KUVAUKSISSA
MITTARILINKKI YHTEENVEDOSSA
Autoala
KKY
Elintarvikeala
Hamina
Rakennusala
Kone- ja metalliala
Kotka
Rakennusala
Elintarvikeala
Anjalankoski
Rakennusala
(Kotka ja Hamina)
Elintarvikeala
(Hamina ja Anjalankoski)
Kone- ja metalliala
(Kotka)
KESKEYTTÄMISASTE - KAAVOJA
HAMINAN AUTOALAN KESKEYTTÄMISASTE [%]
Hamina autoala keskeyttäneet [hlö]
------------------------------------------------- x 100
Hamina autoala läsnäolevat [hlö]
RAKENNUSALAN KESKEYTTÄMISASTE [%]
( Hamina rakennusala keskeyttäneet [hlö] + Kotka rakennusala keskeyttäneet [hlö] )
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
( Hamina rakennusala läsnäolevat [hlö] + Kotka rakennusala läsnäolevat [hlö] )
VAIKUTTAVUUSINDEKSI
25 %
25 %
PÄÄTÖSTEN
TALOUDELLINEN
ARVO
PÄÄTÖSTEN
MÄÄRÄ
+
1-luokan
päätökset
(kpl)
+
2-luokan
päätökset
(kpl)
50 %
+
3-luokan
päätökset
(kpl)
PÄÄTÖSTEN
MERKITTÄVYYS
+
1-luokan
päätökset
(kpl * 10)
+
2-luokan
päätökset
(kpl * 50)
+
3-luokan
päätökset
(kpl * 100)
VAIKUTTAVUUSINDEKSI 2005 = 100
25 %
+
1-luokan
päätökset
(kpl)
25 %
50 %
PÄÄTÖSTEN
MÄÄRÄ
PÄÄTÖSTEN
TALOUDELLINEN ARVO
PÄÄTÖSTEN
MERKITTÄVYYS
500 kpl = 100
30 000 000 € = 100
23 000 = 100
+
2-luokan
päätökset
(kpl)
+
3-luokan
päätökset
(kpl)
+
1-luokan
päätökset
(kpl * 10)
+
2-luokan
päätökset
(kpl * 50)
+
3-luokan
päätökset
(kpl * 100)
MIKÄ ON LINKKIEN JA LIITTYMIEN
VÄLINEN ERO?
• Liittymät
– Hakevat dataa toisesta järjestelmästä
ERP
IMS ALKEISTIEDOT
MIKÄ ON LINKKIEN JA LIITTYMIEN
VÄLINEN ERO?
• Linkit
– Viittaavat toisen järjestelmän tietosisältöön
Tarjouspohja.doc
IMS
TIEDON KERÄÄMINEN MUISTA
JÄRJESTELMISTÄ
• Haettavat tiedot
– Mittausajankohta
– Mitattu arvo
• Ulkoiset lähteet
– Excel-tiedosto
– Relaatiotietokannat
SELECT t1.Text, AVG(t2.Text) FROM IMSReportData AS t1, IMSReportData AS t2
WHERE t1.ReportId IN(SELECT Id FROM IMSReport WHERE LinkReportId = 1)
AND t2.ReportId = t1.ReportId
AND t2.RowOrder IN(SELECT RowOrder FROM IMSReportTemplateData WHERE Id IN(21, 22, 23, 24, 25, 26, 27))
AND t2.Text != "" AND t1.RowOrder IN(SELECT RowOrder FROM IMSReportTemplateData WHERE Id = 28) GROUP BY 1;
Ulkoiset lähteet ajastetaan päivittymään automaattisesti
EXCEL-TIEDOSTO TIEDON LÄHTEENÄ
1.
2.
3.
4.
Tallenna Excel-tiedosto verkkoympäristöön
Luo uusi ulkoinen lähde Excel-tiedostoon
Kytke ulkoinen lähde alkeistiedolle
Luo alkeistiedosta mittari
Exceltiedosto
Ulkoinen
tietolähde
Alkeistieto
Mittari
TIEDON KERÄÄMINEN MUISTA
JÄRJESTELMISTÄ
• Sisäiset lähteet
– Raportointi -osio
• Asiakasreklamaatiot
• Sisäiset auditoinnit
• kehityskohteet
KYSELYN VIEMINEN
ALKEISTIEDOKSI
HYVÄKSY RAPORTTI
TEE LISÄYKSET
TÄYTÄ RAPORTTI
LUO RAPORTTIPOHJA
Reititys
VARASTOINTI
IMS:ssa
LUO MITTARI
KYTKE ALKEISTIEDOLLE
LUO UUSI TIETOLÄHDE
TEE KYSELY
KORJAAVAT TOIMENPITEET
KORJAAVAT TOIMENPITEET
MITEN PROSESSIKAAVIO NIVOO
ASIAT YHTEEN?
Prosessikuvaukset
Asiakirjat
Tallenteet
Mittarit
MITTARILINKIT PROSESSEISSA
ORGANISAATIORAKENTEEN
MUKAISET MITTARIT
• Mittarilinkit
– Mittaritasoihin
– Yksittäisiin mittareihin