ESF2014-2020

Regiobijeenkomst september 2014

Programma

10:00 10:15 11:15 11:30 12:30 13:00 14:15 14:30 Opening en inleiding Projectadministratie deel 1 Pauze Projectadministratie deel 2 Lunchpauze Gelijke kansen en non-discriminatie Rondvraag Sluiting

Projectadministratie deel 1 -

Verantwoording casemanagement • Inhoud Verantwoordingsmethode voor de directe loonkosten van ‘casemanagers’ => invoering is maatwerk • Casemanagers: over welke groep medewerkers hebben we het?

• begeleiding klanten naar werk (actieve inclusie) • • • • maatwerk per klant denk aan coachinggesprekken, bemiddeling werkgevers, regie (extern) re-integratietraject wisselende samenstelling caseload niet: jobhunters/ accountmanagers WSP’s

Verantwoording casemanagement Drie elementen: 1. Addendum bij de arbeidsovereenkomst/ aanstelling 2. Toerekening van de loonkosten naar de verhouding van de ESF/ niet ESF deelnemers in de caseload op, vooraf, bepaalde peilmomenten 3. Inzage in de met de cliënt gemaakte afspraken, feitelijke activiteiten en behaalde resultaten (prestatieverantwoording)

Verantwoording casemanagement 1. Addendum • • • • Gedeelte arbeidstijd besteed aan ESF activiteit (vóór toerekening naar ESF/niet ESF deelnemers). NB. Bij voorkeur alleen medewerkers die enkel casemanagement activiteiten verrichten.

ESF werkzaamheden beschreven in addendum sluiten aan bij de functieomschrijving van de medewerker.

Ondertekening en datering door werkgever en werknemer belangrijke vormvereiste.

Standaard afslagpercentage van 17% voor indirecte en ziekte uren (100% - 5% ziekteverzuim – 12% indirect productieve uren). • Voorbeeld addendum in de toolbox

Verantwoording casemanagement 2. Toerekening van de loonkosten naar de verhouding van de ESF/ niet ESF deelnemers in de caseload op, vooraf, bepaalde peilmomenten.

• • • Projectduur van 24 maanden. Minimaal 5 peilmomenten: een nulmeting en vervolgens 2 per rapportagejaar.

Op peilmomenten wordt de verhouding ESF deelnemers t.o.v. de totale caseload bepaald.

Verantwoording casemanagement

Schematisch:

1 e projectjaar 2 e projectjaar 3 mnd

Verantwoording casemanagement Stel op peilmoment is verhouding ESF/ totale caseload: 24/60 (40%) Controle van: Juistheid van de teller: Is het aantal opgegeven ESF deelnemers juist? D.w.z. voldoet de deelnemer aan de ESF doelgroepcriteria (bijv. is hij/zij 55+ met een WWb uitkering) én worden op het peilmoment ook daadwerkelijk activiteiten voor deze deelnemer verricht door de betreffende casemanager (prestatie). Volledigheid van de noemer: Is het opgegeven totaal aantal klanten ook daadwerkelijk alles? Dit zal moeten blijken uit de bestaande (klant volg-)systemen van de gemeente (zie voorbeeld rapportage).

Verantwoording casemanagement 3. Inzage in de met de cliënt gemaakte afspraken, feitelijke activiteiten en behaalde resultaten (prestatieverantwoording) • • • • Wat is er voor de klant gedaan?

Model voortgang/ eindrapportage re-integratie (zie voorbeeld) niet verplicht maar te hanteren als checklist Per gemeente zal vooraf beoordeeld worden of en hoe de informatie aangeleverd kan worden vanuit de klantvolgsystemen. => maatwerk EC wijst op belang goede prestatieverantwoording

Bijlage 1 Model voortgang/ eindrapportage re-integratie

Waarom dit formulier? Met dit formulier beschrijft u, in overleg met de cliënt, welke doelen u met de begeleiding wilt bereiken, welke concrete activiteiten zijn uitgevoerd om deze doelen te behalen en wat het (tussentijds) resultaat is.

Algemeen

1.Verslagperiode:

(NB Het peilmoment waarop de verhouding ESF/niet deelnemer wordt bepaald moet binnen deze verslagperiode vallen.)

2. Naam organisatie: 3. Naam medewerker: 4. Naam cliënt: 5. Burgerservicenummer cliënt:

Beschrijving doel en resultaat begeleiding

Beschrijf hieronder de belangrijkste doelen die u, samen met de cliënt, wilt bereiken. Geef zo concreet mogelijk aan welke afspraken u heeft gemaakt met cliënt om het doel te bereiken (bijv. welke instrumenten u gaat inzetten (ook onderdelen die extern worden uitgevoerd (scholing, training e.d.), hoe u de cliënt spreekt en het aantal contactmomenten. Geef een beschrijving van het (tussentijdse) resultaat. Als het beoogde doel nog niet is behaald beschrijf dan welke voortgang er is gemaakt.

-Doel(en): ……………… -Welke afspraken heeft u gemaakt om het doel te bereiken? ……………… -Welke activiteiten zijn uitgevoerd? ……………… -Leg uit waarom het doel wel of (nog) niet is behaald? ………………… Ondertekening medewerker: Datum/ handtekening

Verantwoording casemanagement Voorbeeld: Stel het brutosalaris in april 2014 is € 3.000 (full-time). Casemanager voert voor 100% ESF subsidiabele activiteiten uit (vóór toerekening).

Op het peilmoment bedraagt de caseload 40% ESF-cliënten. De werktijdfactor bedraagt 1 (werkelijke dienstverband van 36 tov een full-time dienstverband van 36).

De toe te rekenen kosten voor de periode 1/4/2014 – 30/9/2014 zijn nu uit te rekenen volgens de formule: Loonkosten (A) x Percentage directe werkzaamheden (B) x percentage ESF deelnemers (C) X werktijdfactor (D) X (1-afslagpercentage) (E) = A x B x C x D x E = (6*€ 3000*1.32) x (36/36) x 40% x 1 x 83% = € 7.888,32

Verantwoording casemanagement Implementatie: Inventarisatie belangstelling Plan van aanpak Agentschap SZW Voorbereiding d.m.v. gesprekken/ proefdraaien